【人力资源】员工档案资料
人力资源
人力资源员工档案
HR-9新员工入职办理流程及员工档案资料清单
一、新员工入职办理流程 第1步：新员工报到，人事专员接待（谁招聘谁办理）。 第2步：人事专员先收集：员工应提供的资料，核对并复印。 第3步：人事专员提供我方应准备的资料：劳动合同、保密协议、告知函、人事制度等，给新员工学习，并讲解，时间控制在15分钟以内。 第4步：告知其薪酬为面试时的约定，一周内由财务来核定其薪酬如何切分。 第5步：员工签订相关资料后，用手机钉钉通知IT部，开通邮箱/钉钉等权限，开通后由IT部发到其钉钉上。 第6步：人事讲解公司基本考勤制度。 第7步：人事介绍公司/部门/岗位基本情况。 第8步：人事协助员工安装钉钉，并讲解基本的钉钉使用技能。 第9步：引领员工，认识主要部门负责人，并熟悉公司环境。 第10步：引导员工：到IT部领取电脑设备，到行政部领取办公用品。 第11步：引导员工到部门负责人处报到，并安排好办公桌。 第12步：邮箱发送新员工报道通告，员工档案转交。 第13步：员工入职报到流程结束。 二、员工基本档案资料 员工提供资料： 1.身份证原件、复印件，公司核对原件，留存复印件； 2.学历证书原件、复印件、学位证书原件、复印件（一般为最高学历），公司核对原件， 留存复印件； 3.专业技术职称证书原件、职业资格证书原件、上岗证书原件，公司核对原件，留存复 印件； 4.上家公司离职证明（原件）； 5.上家公司劳动合同，公司核对原件，留存复印件； 6.体检报告：最近三个月内、三甲医院体检证明原件； 7.银行卡复印件（标配光大银行卡，入职一个星期后收取）； 8.就业失业登记证（上海户籍员工）；
9.公积金账号； 人事专员准备资料： 10.个人简历； 11.员工求职/入职信息登记表； 12.面试评估表（给入职者看薪资）； 13.劳动合同（需签收）； 14.保密协议（需签收）； 15.用人单位基本信息告知函。
员工档案管理规定
Q/CT 湖北东神楚天化工有限公司企业标准 Q/CTGL-XX-009-2014 员工档案管理规定
2014-03-20发布2014-04-01实施湖北东神楚天化工有限公司发布 员工档案管理标准 1 范围 本标准规定了档案管理职责、归档范围、归档内容、操作流程等内容。 本标准适用于公司所有员工的档案管理工作均可参照本管理规范实行。 2术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 员工档案：员工档案是指企业劳动、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。 3 职责 3.1公司党政办为本公司员工人事档案的归口管理部门，公司所有员工人事管理档案的建立、管理工作由党政办人事专员（档案管理人）负责，由党政办完成人事管理档案的建立、更新工作。 3.2公司员工的人事管理档案属于机密文件，必须是分管副总以上（含）的领导在其所属员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方有权调阅。部门经理仅限于查阅本部门（职位低于本人）的员工人事档案，任何人不许以任何方式复印人事档案资料及将其带出办公室。 3.3档案管理员的职责：由党政办人事专员负责管理员工档案，整理、收录档案资料，保证原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。 4 归档范围 公司员工入职档案、培训档案、离职档案、变动档案、劳动工资、委托书、合同及保密协议、竞业协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。 5 归档内容： 5.1员工入职档案： （1）个人简历； （2）员工人才登记表（含面试评估表）； （3）员工入职登记表；
（4）个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、户口本复印件、暂住证复印件、资格证书复印件、职称复印件、机动车驾驶证复印件等）； （5）原单位离职证明； （6）合同及协议（劳动合同、保密协议、竞业协议）。 5.2培训档案： （1）培训合同、协议； （2）培训相关资料及获取证书复印件。 5.3 员工变动档案： （1）员工转正申请表； （2）员工转正考核表； （3）岗位异动申请表； （4）奖惩文件。 5.4 员工离职档案： （1）辞职申请表； （2）辞职交接清单； （3）离职工作交接单； 5.5 其他资料档案： 劳动工资、委托书、合同及保密协议、竞业协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。 6 操作流程： 流程描述： 6.1行政人事部人事专员确定员工入职后，办理员工入职手续并收集新入职员工基本资料，核对无误后，建立员工档案，并放入所在部门的档案范畴；如档案有所缺失，限期内补全资料。 6.2行政人事部人事专员根据员工资料变动情况，如《岗位异动申请表》、《调薪通知单》等，及时更新员工档案信息。 6.3员工离职时，应及时整理员工入职资料、在职资料及离职资料，并将此离职员工人
员工档案管理规定
员工档案管理规定 第一章总则 第一条为加快建设现代企业制度，规范员工的档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪，避免因员工档案遗失或职工隐私泄露，给企业和员工带来的风险，有效的保护和利用档案，提高科学管理水平，特制订本规定。 第二条员工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招聘、调配、培训、考核、奖励、选拔和任用等工作过程中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是全面的考察员工的依据，是公司档案的组成部分。 第三条本规定适用于公司全体员工。 第二章机构和职责 第四条员工的档案由公司的人力行政部负责管理，人力行政部设专人管理员工档案。 第五条公司员工失踪、合理流失或出国不归者，其档案由公司人力行政部管理。 第六条人力资源档案管理人员的职责 （一）保管员工档案； （二）收集和整理员工档案资料； （三）办理员工档案的查阅、借阅和传递手续； （四）登记员工工作变动情况； （五）为有关部门提供员工情况； （六）做好员工档案的安全、保密、保护工作； （七）办理其他有关事项。
第三章档案的内容 第七条公司员工档案的内容和分类 （一）岗位招聘申请单； （二）应聘者登记表 （三）个人简历 （四）初试评估表； （五）复试评估表； （六）部门接收确认单； （七）《聘任书》； （八）《员工试用期报告单》； （九）身份证复印件（或户口本复印件）； （十）学历证明、职业资格证书复印件； （十一）《承诺书》、《职业道德及反欺诈行业准则》； （十二）《员工手册》签收单； （十三）《离职证明》； （十四）包括但不限于员工入职后的各类人事变动及奖惩情况等相关资料； （十五）《劳动合同》。 第四章档案的收集、保管和销毁
单位辞退员工对员工档案有什么影响
单位辞退员工对员工档案有什么影响 被用人单位辞退的，不会计入档案。现在是市场经济，档案的作用不大。并且，一般的用人单位是无档案代理权的。 档案的相关内容 人事档案 5.1.1人事档案的调转 5.1.1.1员工可在被公司正式聘用之日起三十天内将人事 档案转入公司。 5.1.1.2人力资源有义务协助员工办理人事档案调转手续。 5.1.2 人事档案的管理人力资源部负责按照国家有关 法规和文件的规定,定期对员工的人事档案进行更新、整理。 人事管理档案 5.2.1人事管理档案的建立 5.2.1.1 人事管理档案应在员工到职一周内，由所在部 门负责将员工到职后形成的人事资料收集完整，待员工经试用期考核通过，正式录用时将其人事资料移交人力资源部。 5.2.1.2 人力资源部对移交的人事资料要依据《人事管 理档案分类目录》进行审核，发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索，以确保人事档案的真实与完整。 5.2.1.3 对营销人员、送货员、外派财务人员等特殊岗 位的人员应收取学历证原件;对外派财务人员还需收取执业资 格证、职称证原件;对营销人员及非总部财务人员同时需收取 担保文件。 5.2.1.4 收取员工相关证件时，应向对方出具收据(一式二份)，一份交对方，一份存入档案袋(盒)查验。
5.2.1.5人事资料收集、归档后，人事管理专员应在档案 袋(盒)上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人姓名。 5.2.1.6档案管理员应将档案资料分类存放、严格保管。 5.2.2 人事管理档案的健全、更新 5.2.2.1公司员工考核、任免、奖惩、教育培训、薪资调整、职务异动等人事资料一经形成，员工所在部门应及时协助人力资源部整理相关资料。 5.2.2.2员工调任、晋升、降职、免职等人员异动资料归 档时,除按资料形成时间顺序排列装订在档案第三类外,同时应在《人员薪资/异动变化记录表》中登记。 5.2.2.3员工薪资变动资料归档时，除按资料形成时间顺 序排列装订在档案第五类外，同时在《员工薪资/异动记录表》中登记，如因调任、晋升、降职等人事异动涉及薪资变动时，所归档资料仍放第三类。 5.2.2.4人力资源部人事管理专员在对收集上来的各项人 事资料审核无误后，应参照5.2.1.5条款规定交档。 5.2.3人力资源部本着对员工负责的态度，按照人事档案 管理的有关规定，定期填写《人事(管理)档案资料移交清单》。 5.2.4 人事管理档案建立后，由人力资源部按照档案管 理的有关规定统一保管。 5.3 人事档案及人事管理档案查阅、借阅及复印管理 5.3.1 有下列情形之一时，方可查、借阅人事(管理)档案： a. 须查阅人员(管理)档案时，查阅人持所属一级部部长签批的《人事(管理)档案查阅/借阅单》，经人力资源部长签 核后，即可到档案室查阅所需的人事资料。