文件筐测试答题技巧

文件筐测试答题技巧

神奇的“管理者实战演习”

二次大战期间，美国情报机构在向纳粹德国派遣敌后情报员的过程中，试用情景模拟法物色可靠人选，结果大获成功。情报机构的这一“发明”刺激了商界精英的管理灵感，上世纪五、六十年代，美国电报电话公司率先将该创意由“军用”转向“民用”，先后为本企业422名年经理人实行了一种别具一格的、以工作情景模拟为核心的测验。该测验重点评估管理人员的知识、技能、价值观和个人职业追求，同样得了轰动性成果，这其中就包括被称为“管理者实战演习”的“文件筐测验”。

“文件筐测验”又称“公文处理模拟测验”，作为一种个人综合性笔试测验，特别适合于中、高级管理人员的能力测评。传统的个人能力笔试测验常常与实际工作内容相距甚远。相反，文件筐测验的所有题目都来自于管理工作的实战，通过考察被测评者在处理具体业务中的表现评估其关键能力。在美国,该测验目前已被1000多家知名企业所采用，除美国电报电话公司外，福特汽车、通用电气等诸多大型企业集团均将文件筐测验作为企业管理人员选、测评的重要手段。

文件筐测验是评价担任特定职务的管理人员在典型职业环境中获取/研究有关资料、得体处理各类信息、准确做出管理决策、有效开展指挥/协调和控制工作能力及其现场行为表现的综合性测验。

该测验常常设计一个管理者非常熟悉的、具有代表性的职业工作情境，将各类有关信息和待处理的问题形成十几份乃至几十份书面材料放在被测试者办公桌上的文件筐内（这些文件可能是信函、备忘录、报表、帐单、投诉文章、电话记录、命令、请示、汇报、通知以及其他任何可能的形式）。

当你坐到办公桌前打开第一份文件的时候，对你的测验就正式开始了。所有的问题都是棘手问题，并且许多问题之间相互影响、关系错综复杂——你只有全力以赴地认真分析和统筹考虑方能有效应对；时间有限，可利用资源有限，现有信息又残缺不全，你必须借助于丰富的知识、大胆的设计、勇敢的推理和果断的决策才能摆脱困境；你必须在孤立无援的情况下对所有问题迅速理出思路,对文件筐中的材料一一形成文字处理意见或报告。与此同时，你要力争自始至终保持处乱不惊的管理风度。如果你是一位人力资源福利费用超、员工绩效表现低下、前任管理记录残缺不全、得力助手出现过失等一系列问题的文件；如果你是一位副总经理，你所面对的资料就可能涉及整个企业的财务、人力资源、市场销售、生产物流、信息化、技术研发等更为广阔、复杂和高端的领域。文字处理工作结束后，你还要接受各位考官半小时左右“推心置腹”的考评问询。

不难看出，文件筐测验高度仿真和接近管理实战，非常有利于激发被测评者的积极性和创造性，对于在很短的时间内全面、准确掌握管理者的能力、潜能以及个性心理特征的某些关键要素具有不可替代的重要作用，是不折不扣的“管理者实战演习”。两小时左右的文件筐测验对被测评者自身综合素质状况、工作经验积累、专业知识和相关知识的系统整合与娴熟应用的考察效果为其他许多人事测验所望尘莫及。

最重要的是，公文筐测验具有跨文化、跨地区、跨行业和跨企业规模的普遍适应性。据统计，

欧美发达国家和日本在选拔、评价管理人员时最常用的技术就是评价中心，而评价中心中文件筐测验的使用频率高达95%。文件筐测验效度和信度极高（信度相关系数为0.92）且操作方便，在以往的四十年中已为各国企业的人才招聘选拔、人才价和管理人员培训需求分析立下了汗马功劳。近几年来，文件筐测验在企业管理中的价值和作用也逐步得到中国管理理论界及企业界人士的高度重视。

文件筐测验的考察内容

管理人员计划、组织、预测、决策、沟通能力的个体水平和群体水平是企业管理团队核心能力的标尺，对于企业可持续发展力的保持和提升具有重大意义。五大能力的考察是文件筐测验关注的焦点。下面就以市场总监为例向大家逐一进行介绍：

计划能力是指被测评者在分析每一既得信息所反映的问题、问题产生的根源以及各问题间的相互关系并据此确定工作目标、工作任务、工作方法和工作实施步骤的能力。对于市场总监来讲，就是考察他（她）在特定的外部竞争环境和内部源条件下进行产品计划、价格计划、分销计划和促销计划的能力。滚动计划法的应用情况、计划的可行性、实施所需时间/成本以及风险度是考评管理者计划能力关键指标。

组织能力是指被测评者按照各项既定工作任务的重要和紧急程度安排工作次序、调配人力/物力/财力资源、合理分工/授权并进行相应组织机构或人事调整的能力。当某大区的商品营业额出现大幅度滑坡时，市场总监往往要组织增派促销人员、调拨促销用品、加大营销费用，授予大区市场经理临时特别权力，甚至调整大区市场部组织机构或管理班子来加以应对。工作次序安排、资源配置、工作分工/授权情况以及组织措施的成本和风险度是考评管理者组织能力的关键指标。

预测能力是指被测评者对模拟工作环境中相互关联的各类因素及总体形势未来发展趋势进行准确判断并预先采取相应措施的能力。竞争对手在某中心城市的各大商场刚刚投放一种明显优于公司现有主导产品的新产品，而该城市正是公司计划下一步重点经营的目标市场——准确的预测及有效的应对措施此时对市场总监来讲就显得十分关键。对工作环境中各类相关因素及总体形势未来发展的多种可能性及其发生概率的分析论证、各种防范/因应措施的合理性是考评管理者预测能力的关键指标。

决策能力是指被测评者在解决实际工作问题（特别是解决重要且紧急的关键问题）时策划并选择高质量方案的能力。公司的新产品已被消费者认同，销售额和利润正在快速增长，仿制品也开始进入市场——是重点开拓全新市场、建立新的分销渠道，还是在已开发市场转变广告宣传策略、降价促销呢？这就需要市场总监审时度势、全面斟酌、正确决策。决策目标的清晰程度、备择方案（一般为两到三个）的可行性、各方案的评价/比较和最终确定的方式是考评管理者决策能力的关键指标。

沟通能力是指被测评者通过书面形式准确表达个人思想和意见的能力。实际工作中，市场总监会经常以电子邮件、传真、信函或公文的形式与各大区经理进行工作交流、根据市场人员状况和市场竞争态势对大区经理进行适时的工作指导、对大区经理进行日常慰问和精神鼓励等等——这就需要良好的书面沟通能力。沟通网络和沟通方式的选择、信息的准确性、思维的逻辑性、结构的层次性、文字的流畅性是考评管理者沟通能力的关键指标。

文件筐测验的题目设计

有效的工作分析是文件筐测验的最核心的基础工作，工作分析的关键内容开展得越规范、越全面、越深入、越细致，文件筐测验的题目设计就越容易，测评结果的信度和效度也就越高。但仅有系统的工作分析还远远不够，对行业特点、企业内外环境、企业文化和测评标的分析也是测评题目设计时需要考虑的重要内容。下列因素就是文件筐测验题目设计的主要依据：

一、企业所在行业的特点；

二、企业内部和外部环境状况；

三、企业现行文化和希望建立的新文化；

四、测评的目标：招聘、选拔、评价和培训需求确定等不同的测评目标对不同测评题目在整个测评中的权重有不同考虑；

五、管理职务设置的目的和工作职责；

六、管理职务的工作性质与工作方式；

七、管理者工作活动的内容、各项工作活动占全部工作活动时间的比

例、各项工作活动的执行权限和执行依据、工作活动结果的预期标准（每一管理者的工作活动都包括人际关系、信息传递和决策制订三大类活动）；

八、管理者每一工作活动的主导业务流程；

九、管理者的工作关系：管理者的直接上级和间接上级、直接下级和间接下级、管理者的同级、管理者的企业内部客户和企业外部客户；

十、管理者可调遣或协调的工作资源：包括人力资源、物力资源、财力资源和信息资源。

掌握充分相关资讯的题目设计组一般用两至三个工作日即可完成一个重要管理职务的文件筐测验题目设计。

文件筐测验对考官的要求

文件筐测验对考官的综合素质要求较高。他们不仅要具备管理学和心理学领域的基础知识，了解文件筐测验的理论和实践依据，而且还要对测评对象所任职务的职责权限和任职资格（工作经验、学历、能力、潜能和个性心理特征等）进行过系统研究，能够独立或与他人合作设计测评题目，了解各测评题目之间的内在联系；能够恰如其分地开展考评问询，能够对被测评者进行全面、客观、公正的评价。考官要对每种可能出现的答案及其所代表的意义成

竹在胸并与其他考官事先达成共识。

在上世纪五十至八十年代，文件筐测验的考官是清一色的管理顾问、咨询专家或心理学家。二十世纪八十年代以后，文件筐测验的考官也开始逐步吸收所在企业的高级管理人员（他们通常是被测评者直接上级的上司）。企业高级管理人员通常对企业管理现状的方方面面感受深刻，通过两周左右的标准化速成培训以及顾问人员的现场指导，他们基本上能够担负起合格考官的工作职责——而这对于企业自身管理团队的建设意义深远！

结束语

文件筐测验自上世纪九十年代介绍到我国以来，已在少数跨国企业的中国子公司内开始推行。该测验由于技术要求较高，在我国企业的人力资源开发管理工作中尚处于起步阶段。但由于文件筐测验自身所具备的特殊优越性，其实际应用和发展的前景非常广阔。随着我国企业管理基础的不断改进和人们对企业管理咨询认识的不断加深，文件筐测验必将会为我国企业的人才测评工作开辟令人鼓舞的新局面。

某公司管理者文件筐测验案例：

假定你是上海某合资食品公司的总经理，下面的任务都要求你一个人单独完成。今天是5月18日，你到总部里开了一天的会议刚回来，已经是下午4：40。你的办公桌上有一堆文件，你最好在5：00点前处理完毕，因为你将去北京参加全国食品卫生鉴定会，机票已经订好，司机小王5：00来接你去机场，你要5月24日才能回到你的办公室办公。你公司的主要产品是星星牌系列食品，产品市场需求量很大，正打算扩大生产规模。好，你现在可以开始工作了。

公文1

关于加强职工教育培训工作的报告贾总：职工教育是开发、培养人才的重要途径，是企业持续发展的可靠保证。我公司百分之五十的职工没有达到大专程度，基础知识缺乏，业务方面实际操作水平低，多数管理人员业务水平低，且缺乏现代企业经营管理的知识如果不改变这种状况就很难掌握先进的技术和设备，就不能管好现代化的企业，就不能消除人力、物力、财力的巨大浪费，也就难以大幅度提高劳动生产率。我公司虽然生产任务很重，但提高职工的素质也是势在必行的。所以有必要把干部、职工最大限度地组织起来，有计划地进行态度观念、文化、技术业务的培训，我们计划在5月20日下午3：00-5：00举行培训协调大会，到时将请你出席并为大会讲话，以引起有关人员的高度重视，完成我们的培训计划，从而为企业发展作出贡献。

培训部：田二平

1999．5．17

公文2

贾总：工商银行的赵行长来电话约你商量有关5000万元贷款到期后再延长转期3个月的有关问题。他约你于明天下午3：00在阳光酒店与你会谈，能否赴约请你通知赵行长。

财务部：张杰

99．5．18

公文3

贾总：接到湖南联营厂刘厂长的长途电话：原定于本月20日举行的开工典礼，因遇到一些棘手问题尚未解决，决定延期举行。

助理：王平

5月18日下午3：00

公文4

贾总：从本报度财务报表来看，这个月底应收款为500万元，应付款为250万，应归还银行贷款200万元，现银行帐面余额为250万元，从报表情况来看，本季度销售情况虽然比较好，但销货款回收不理想，上海食品二店的销货款至今还未汇来。应收款项只能收回10%，因此本月的工资和奖金没有办法支付。而5月25日是工资和奖金发放的日期，如果到时职工领不到工资和奖金，将会产生不良的后果。如何解决这一问题，请你尽快作出决定。

财务部：张杰

1999．5．18

公文5

贾总：暑期高温就要到了，一车间提出要解决他们车间里的降温设备问题。二车间和三车间都装有空调，由于一车间的空间太大，少量空调不起什么作用，而多装的话需要的资金太多，这个问题一直没有解决。为此，一车间的职工意见很大，他们认为很不合理，对他们很不公平，他们提出今年如果不解决降温设备问题，他们将集体提出抗议，如果再不解决，他们将集体怠工，你看怎样解决这一问题？

生产部：陆唯文

5月18日

公文6

贾总：今天下午，公司外方经理比尔在车间检查工作时发现操作工小王在打瞌睡，他极为恼火，操着生硬的中国话用粗鲁的语言训斥、谩骂小王，语言极为难听，并决定扣发小王的当月工资并罚款100元。这件事引起全车间工人的强烈反响。他们议论说：“小王有错该批评，但不该训斥谩骂，经济惩罚也太重了。解放前，我们工人受尽洋人的欺凌，现在再也不能受洋人的气。”有的工人说：“再发生这类事，我们要罢工。”请问该如何处理这件事？

人力资源部李劲