无纸化会议系统建设方案

无纸化会议系统解决方案

一、产品背景

企业现场会议问题

通过调研和客户访谈，企业会议存在如下需求和开展过程中的痛处：

1)开会的准备周期长、效率低，要经过打印、装订、分发、签到、收集投

影资料等过程，效率有待提高。

2)会议成本高，打印或复印大量会议资料，耗费大量的纸张，还存在装订

出差错的可能；

3)含有经营数据、战略规划案、市场营销案等高度保密的会议资料的打印

和分发，会导致泄密。

4)现场会议或大型会议坐后排参会者在看会议资料时，看不清的阻碍；

5)移动办公的需求，想要轻便、简单而又高效；

6)会前阅读会议材料，需要标记或者笔记资料内容和自己观点，但缺少一

种工具在会前和会中都可方便使用。

使用自动化会议系统的好处

针对企业会议的问题和痛处，通过使用自动化会议系统，我们可以解决如下问题：

1)提高办公效率。将会议过程中的各环节无纸化、无线化，将多种信息化

技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，将频繁召开的会议全部搬上

电子平台，这样管理者可以在更短时间内完成多于以往的任务。

2)降低办公成本，包括打印、复印、装订、会议配套设备(投影仪、移动白

板、白板笔等)所产生的费用；

3)解决会议投影内容看不清，姿势累的问题；

4)满足移动办公需求，带平板、笔记本、手机即可参会，轻便、简单、高

效；

5)不需要每个会议室都配备投影仪，系统通过同屏可以起到同屏浏览的效

果，没有投影仪也可聚焦重点；

使用前后的对比

使用自动化会议系统场景一：

使用前：开一些领导决策的相关会议，综合部或者会议服务者要为各个与会领导打印相关资料，以便会上查看材料和发言。这一项准备工作，非常耗费时间，也难免出错，同时耗费大量耗材成本。尤其是当有大量文档的时候，此问题更严重。作为参会者，可能自己带笔记本电脑入会，也可能直接使用打印的资料。

使用后：会议资料无需再打印，只需把会议资料上传到服务端就已经准备完毕。每一位参会者都会有一台安装“无纸化无线会议客户端”的平板，相当于一个“个人会议终端”，可通过无线网络访问到已经准备好的会议资料。无需麻烦的用笔记本或使用打印的资料。

使用自动化会议系统场景二：

使用前：会议参会者众多，后排总有人看不清投影内容。

使用后：通过“个人会议终端”，可方便浏览已上传的会议材料，选择同屏，可跟随主讲人当前屏幕内容。

使用自动化会议系统场景三：

使用前：领导需要发言，翻打印的资料指住某一页并且进行发言，所有参会者跟随一起翻打印的资料。或者在电脑上打开该资料，然后连接投影设备，进行发言，当有多人需要发言时，需要切换设备等过程操作。

使用后：主讲人可在参会者之间切换，切换后可把已经准备好的会议资料打开，所有参会者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。

应用价值

该会议系统是一套会议的辅助工具，通过多种终端设备的屏幕同屏，及会议相关的辅助功能，解决企业无纸化会议的需求，解决参会者就近共同查看会议资料的难题，及会议过程中的障碍，达到降低企业会议成本、加强企业的会议管理、提高会议沟通效率和效果的目的。

二、系统概述

系统组成

本系统主要由“会议服务端”和“个人会议终端”组成。

“会议服务端”主要包含会议控制服务、会议资料解析转换服务、会议资料存储服务等。

“个人会议终端”是运行在笔记本或移动终端上的应用软件，包括PC浏览器上WEB版本、基于移动设备的安卓客户端应用、IOS客户端应用，“个人会议终端”由个人使用，通过WIFI、3G、4G网络登入会议系统。

本产品与其它同类产品的竞争优势

产品支持多种终端同时参会

本产品支持用苹果的iPad、安卓平板、安卓大屏手机、笔记本电脑、PC机等设备共同参会。采用PC和笔记本参会，将为企业最大化利用现有投资。

产品支持多议题会议模式

本产品根据客户需求的反馈，为满足集团型企业、政企单位等现场会议需求，开发了同一会议多子议题的功能，满足不同议题主讲人员分别指定、分权限控制能查看的会议资料的需求。

产品支持多种会议资料类型

产品支持的会议资料类型有：DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、PDF、PNP、JPG、MP4。

安全与稳定性

操作系统更优异：会议系统运行在Liunx操作系统平台上，比一般厂家windows平台的补丁不断、黑客攻击、木马侵入等更安全和稳定。

应用服务更安全：提供帐号的认证、离线即删除资料等功能，保障阅读者的身份控制和会议资料的安全。现有一些厂家是直接下载的SD卡中，能被第三方应用使用，或者被复制。

系统角色及权限描述

1).主持人

?主持人可通过“会议应用服务器”创建“会议”。

?可赋予与会人员主讲权限。

?可控制会议进程，切换各个会议议题。

?与会过程可发起“投票”会议功能。

?会议结束后，可查看保存的会议资料。

2).主讲人

?可上传会议资料；

?可签到会议；

?可操作同屏会议资料，并进行重点标注；

?可全屏显示同屏的资料；

?可隐藏标注和取消一步标注；

?可参与投票；

?可在会中载入和书写笔记。

3).参会者

?会中，手机、PAD、PC可同屏接收到被共享的文档内容；

?可退出同屏，自己浏览会议资料；

?可申请成为主讲人；

?参与投票；

?可在会中载入和书写笔记。

4).来宾

?可登录系统，看到属于该来宾的当前会议。

?只具有观看权限，不能申请主讲等。

三、业务流程及系统功能

核心业务流程：

创建会议流程

系统支持所有注册用户创建会议，董事会会议、总经理办公会议一般由对应的办公厅或综合部秘书创建。该会议类型是私秘性会议，即只有被邀请的人员才能参加。具体流程见下。

主讲人参会流程

主讲人是当前议题的主讲人，每议题的主讲人可分别在创建会议时指定。主讲人进入会议并开始演讲的流程如下。

一般参会者参会流程

一般参会者随会议创建时指定，参会者登录会议系统并参会的流程如下。

会议管理端功能

登录系统

输入系统的登录信息（用户名和密码、验证码），通过用户身份认证后，可登录本系统并进入会议管理控制台。

会议管理

系统支持任一认证用户新建会议，并可创建“会议议程”及议程匹配的会议资料和参与议题讨论的人员。认证用户可查看在线会议列表、浏览会议资料、查看会议详细信息。主持人或管理员可管理会议资料。遇到会议有变更，可变更会议信息。

用户管理

会议管理员可根据自身组织情况，新建、删除、编辑企业内会议系统的用户。并根据员工情况可管理使用系统的状态：正常使用、锁定不能登录、阻止使用。

用户组管理

系统管理员及会议管理员可创建用户组，即把经常参加会议的人员归集到一个组中，在创建会议并选择用户组后，组成员都将成为议题内参会人员。

会议室管理

会议管理员可根据企业会议室情况，进行会议室的新建、删除、编辑操作。

会议资料管理

新建会议者可管理会议资料。包括在线查看会议资料，上传、下载、删除会议资料等。

统计会议数据

统计会议相关数据主要从管理需要角度、业务健康度角度出发。主要包含：系统使用方面的报表、会议召开方面的报表、会议资料阅读方面的报表、移动设备版本使用方面的报表。

座席牌设置

座位铭牌功能是仅针对会议发下平板、会后收集平板的公司提供的功能。并且该功能一般由会务秘书在会前调取出来显示。

铭牌先设置后显示。铭牌设置背景色设置，字体大小根据终端已做到自适应。具体操作界面见下。

个人会议终端功能

登录系统

输入系统的登录信息（用户名和密码），通过用户身份认证和设备认证后，可登录本系统并进入会议。

快速建会

移动终端可快速创建会议。此种会议初始所有认证用户可以看见，可设置密码进入。

签到

会议签到是在创建会议时由会议创建人设置，在入会前由参会者根据设置要求进行签到，签到将会在会议结束后根据标准格式，输出签到表。

座席牌

座位铭牌功能是仅针对会议发下平板、会后收集平板的公司提供的功能。并且该功能一般由会务秘书在会前调取出来显示。

铭牌先设置后显示。铭牌设置背景色设置，字体大小根据终端已做到自适应。铭牌显示以全屏方式显示，点击铭牌后，返回前一页内容。

呼叫会服服务

呼叫会服提供参会者在会上能向会场服务人员发起呼叫服务。呼叫会服的服务类型包括：纸、笔、茶水、其它。

会服人员可通过平台可实时查看到具体服务对象和服务类型。并对服务状态

进行跟踪和处理。

同屏文档

可通过本系统和无线网络进行会议资料的同屏，将“主讲人”屏幕文档内容同步显示给参会人员的PAD、手机、PC上。

自由阅读

参会人员可根据自身需要，跟随同屏，也可以退出同屏，进行自由浏览会议资料。自由阅读时不再跟随当前主讲人进度。

阅读控制

阅读会议资料时，所有参会人员可进行上/下翻页，以及进行预览翻页。如果是主讲人做翻页操作，所有参会设备将同步同屏演示文档内容。

在浏览时还可文档放大/缩小/还原会议资料，上/下移动、左/右移动会议资料。

当前主讲人双击移动设备屏幕，可实现会议资料的全屏显示，此时所有参会者的终端都将全屏显示。同时再次双击关闭全屏。

以上阅读控制可完全适配触摸屏进行点击、触摸、双击等手指操作。

标注功能类似现实场景的主讲人用红外笔在投影屏上划的场景。

同屏启用时,可使用标注工具辅助对会议资料进行标注，标注工具的操作包括：画笔、粗细设置、颜色设置、还原、撤销、清除等,并提供标注的隐藏或显示功能。

当主讲人进行标注时，所有参会者均可见标注内容。

保存标注

系统自动保存当前主讲人的文档内容及标注内容。供参会人员下载、查看。为会议纪要、会后总结等提供信息参考

图片集浏览

可一次性打包所要浏览的多张图片，在新建会议时上传此图片集，在个人会议终端可翻页浏览图片集，并且可同屏显示给其他参会者。

浏览视频

支持MP4文件的上传，在会议中可进行播放。

会议笔记

参会者可在会前及会中阅读会议资料，并进行笔记的记录。笔记记录支持“划线”、原笔迹输入笔记、文本输入笔记、笔属性设置、橡皮擦等功能。

笔记记录是用户个人的私有记录，不对第三方公开，笔记记录完成后即保存，可随时调出来进行阅读。

一个会议可以发起多次投票，每一次投票都有创建、发起、参与、结束这4个过程。

投票模式支持2种模式：1)、多选模式：从多个可选项中，选择1个或多个认同的；可选项数额有上限设置，可选项不超过上限；2)、单选模式：从多个可选项中，只能选择一个。

发起投票是主持人功能。每个议题可发起多次投票。单一投票可多次发起，每次都需要记录。发起投票后，被选参会者将看到投票内容（需要阻止其他操作），点击可进入开始投票。主持人应能看到参与投票人员总数、实时变化的已投票总数，当前未投票人员姓名。

主持人在发起投票后，可根据情况结束投票。结束投票会汇总所有投票信息，并随后进行结果展现（见参会者中的查看投票结果）。每一次的投票结束，都需要保留投票信息，以备查看或追查。

结束投票后将不再接受投票。结束投票后，结果不可更改。

变更主讲

变更主讲支持两种模式。第一种模式：参会者申请，主讲人或者主持人接到申请后，同意即申请成功；第二种模式：会议主持人在参会人员中选择某一参会者设为主讲人，可把主讲人权限给目标人员。

会议进度控制

通过“开始会议、议题切换、关闭会议”的控制功能，来形成主持人的会议进度控制台，方便主持人进行会议的进度控制。

其中“开始会议”、“关闭会议”将记录时间，用于之后的数据统计。

会议议题控制

主持人创建会议后，已经建立多个议题。在会中，主持人可根据议题讨论节奏和情况，在多个议题中进行切换。

会服服务终端功能

会服人员专用终端。

可查看是哪个会议、哪位用户、需要什么服务类型。根据需求去进行服务，并可对服务进行进展的跟踪。

系统安全及服务

终端管理

所有登入系统的移动终端设备由此功能进行管理。系统内存储所有登录设备，支持对单个设备进行阻止、许可2种操作，对于阻止的设备，在登录做设备验证时，将会阻止登入系统。

手势登录

为保障登录安全和减少每次输入数据的麻烦，系统提供手势登录，避免因记住密码后，被他人借阅或丢失后查看到会议资料的风险。

文档水印

任何认证用户载入会议资料后，都将隐性的会显示文档水印，水印内容为当前登录者的姓名。该水印最大作用是截屏时，水印一并保留在图片上。

安全审计

系统内任何用户、任何时间、登录位置，登录系统做任何操作，比如：登录、进入会议、操作文档、操作投票等动作都将被进行记录。

离线即删除资料

保障资料不被复制，资料原件不下载到移动终端，仅存储在应用独有内存空间，保持会议资料在线阅读，退出会议后即刻删除，避免外泄。

安全传输

本产品分为“个人会议终端”以及“会议服务端”，为保障网络传输的安全，本产品支持HTTPS的管道传输方式，使得传输的文档资料、用户信息、操作指令等不被网络截取。

自动更新版本

当发布新的客户端版本时，客户端能自动的检测与比较当前服务端存留的版本信息，根据“主版本号.子版本号.编译版本号”的规则，逐个比较信息，并在低于服务器端版本时进行全自动化的下载更新。

IOS应用企业内私有化部署

本产品支持IOS的应用在企业私有化部署模式，不再需要企业去Appstore 下载通用版本，为企业个性化提供更快的服务。

四、技术方案

本产品的服务端将部署在企业的机房中，完全使用企业内网进行管理和提供服务。以下从运行环境、网络环境、部署方案等方面。

运行环境

会议系统应用服务及系统应构建在稳定的Linux和相关基础平台上，会议终端应支持多种设备参与会议。具体请看运行环境说明。

网络建设

会议应用场景应适用多种固定环境和移动环境。

网络建设建议

移动环境应支持Wi-Fi/3G/4G网络。

固定环境主要是企业内部会议场所，会议服务部署在企业的核心办公网段，个人会议终端通过无线路由器连接到企业主干网，再访问会议服务。

从企业外部访问会议服务，应通过VPN安全访问企业内部的会议系统。

会议室现场建设建议

企业已具备Wi-Fi网络环境，应根据使用的用户数情况，建立Wi-Fi热点。如果是非企业级的无线路由器（一般仅能支持10个左右用户并发），建议单独建立2-3个Wi-Fi热点，一个热点接入公司领导的设备，同时把要连接投影机的平板/PC设备接入此热点下，通过PC/实现无线投影功能；另一热点接入其他参会者的平板或其他终端设备。

如果是企业级无线路由器，则根据路由器支持的用户数来进行判断，一般企业级无线路由器都支持30及更多用户数。

建议专门为会议场所单点部署企业级无线路由器。并且该路由器应该直通企业骨干网上的会议服务器，避免多网元的网络。

部署方案

服务端程序包括：会议web服务应用、会议控制服务、文档转换服务、文件存储服务、数据存储服务。以上服务部署在1套linux环境中。

根据前期沟通，贵公司已经具备wifi和网络安全环境，则自动化会议系统只需一台x86服务器，物理机和虚拟机皆可，其它利旧。详细见下面拓朴结构：

建议有虚拟服务的企业采用虚拟化，减少投资。

产品主要技术指标

本服务端可支持多个会议同时开会，使用人数达到购买的用户数上限（目前），初始状态最多同一会议支持512人。

同屏文档延迟 <1s；标注延迟<1s。

设备建议

会议产品所需设备包括：服务端、移动终端及匹配的网络设备，建议使用如下设备。

服务端设备

服务端运行可以用二种模式来实现，一种是运行在虚拟化环境中，另一种运

行在硬件服务器上。无论哪种模式，都需要用匹配用户数的同等性能设备来服务。

具体服务器设备配置需求见后的设备配置总表对应章节。

网络设备

构建会议现场的无线网络设备选择企业级WIFI设备。因进入会议的终端设备依赖多并且使用时间长，需选择并发用户量大且稳定，信号强度可调、设备无线频道可设置的大厂商产品。

五、系统交互件