秘书学教案第八章秘书工作的规律与原则

第八章秘书工作的规律与原则

在领导工作实践中，秘书在主辅配合中的近身综合辅助是不可缺少的，而且必须与领导公务服务相适应。领导者既要处理决策、指挥、协调、控制等要务，又要处理经常发生的日常事务。随着组织规模的扩大和社会分工的细化，一方面，需要权责相对集中以求指挥统一、步调一致，维护组织的整体性；另一方面，需要领导者透彻地了解各方面的实际，保持与各相关方面的关系与沟通，处理组织中的各项事务。这无疑加重了领导工作的负担。这些负担仅凭领导者个人之力是难以承担的。由此，就产生了与领导主辅配合的，近身综合辅助充当参谋助手的秘书人员。

秘书在主辅配合中，近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应规律：

一是揭示了一切秘书工作和所有秘书职能活动中固有的最本质最稳定的关系一一秘书与领导主辅配合关系；二是揭示了秘书工作的基本特征一一领导近身综合辅助性；三是指明了秘书工作的基本内容：综合辅助，既办文办会办事，提供事务服务，又出谋献策，拾遗补缺，提供参谋辅助；既充当近身助手，又充当近身参谋；四是指出了秘书发挥职能作用的位置一一领导身边，即“近身”；五是指出秘书辅助必须与领导需要相适应。秘书工作虽然经历了数千年的发展和

演变，虽然不同国家、地区、行业，不同的组织管理中都有不同的运作方式的秘书工作，虽然秘书工作的内容日益纷繁，但不同时代、不同国度、不同组织、不同业务系统的秘书工作中，秘书辅助与领导对辅助的需要相适应的固有的本质联系未变；在领导近身综合辅助的基本特征未变；事务服务和参谋辅助的综合辅助的基本内容未变；处于领导身边的近身职能位置未变。因此，与领导主辅配合近身综合辅助，揭示了秘书工作的一般规律。

2．从现实实践看秘书工作一般规律

秘书的一切工作实践，都在与领导主辅配合中进行，都要与领导公务服务需要相适应，都要围绕领导工作展开而处于从属和辅助地位。在领导的一切工作事务中，秘书都要自始至终地、全面地发挥近身综合辅助作用，充当操办事务的助手、运筹策划的参谋。在重大决策的制定过程中，要提供信息、参与运筹策划、收集意见和建议、拟定可行方案；在决策执行中，要收集信息进

行反馈、参与督促检查和综合协调，协助领导进行调控，以实现决策目标；在管理事务中，凡是领导需要代劳的，都由秘书尽职尽责的代劳；凡是领导工作需要服务的，都由秘书提供及时有效的服务；凡是领导工作需要参谋辅助的，秘书都要竭尽全力地献计献策。

这一切都在主辅配合中进行，都在领导近身综合辅助中才能顺利地层开。组织管理中设置秘书岗位，领导者身边配备秘书，就是为了在领导者身边配备综合辅助的参谋助手，通过主辅配合，强化领导工作效能。秘书若不能在领导身边提供有效的综合辅助，不能在主辅配

合中促进领导工作效率的提高，就是失职。

在管理实践中，协助主要领导人行使领导职权的，有副职领导人协助领导进行人、财、物等要素管理的，有各职能部门负责人协助领导人进行运筹策划的，有专职的参谋咨询人员和智囊人物。从某种意义上讲，这些人员的工作，对领导工作都从不同方面有着不可低估的辅助作用。但是，从这些人员的工作范围和职责来看，都难以像秘书那样处于领导身边，及时跟踪领导工作，全方位、全过程地提供综合辅助，提供事务服务和参谋辅助；其他工作人员只能在某个层次、某个领域、某个阶段发挥辅助作用；都很难像秘书那样形成领导近身的主辅配合的一体化工作机制，只能在各自的职能范围内发挥作用。秘书与领导的主辅配合、近身综合辅助，是领导根据需要，对秘书的工作指派、授权理事和秘书的主动服务及参谋活动两者结合的一个统一的整体。这就是秘书辅助领导与其他工作人员对领导辅助的区别。这也使秘书工作成为领导工作的拓展、铺垫、伸延的不可缺少的辅助部分。

秘书在主辅配合中的近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应，是秘书工作中固有的、本质的、稳定的联系和关系。秘书职能活动相当广泛，在办文办会办事中有着各种往来关系和联系，而这些业务活动都是为领导工作服务并围绕领导工作展开的。一切关系和联系都以主辅配合近身综合辅助为目的、为主体。这一固有的、最本质、最稳定的关系和联系，影响和制约着秘书的一切业务活动，也对秘书工作中其他方面的关系和联系产生关键性的影响。在工作实践

中，秘书与领导主辅配合默契，能有效提供综合服务，秘书发挥参谋助手作用的领域就大，与其他方面的关系和联系也就更为紧密；反之，配合不当，综合辅助不力，取得领导的信任程度不高，秘书就只能在狭小的范围内被动办事，与其他方面的联系也就很有限了。同时，秘书加强与有关方面的联系，保持良好的相互配合的关系，又能提高主辅配合近身综合辅助的有效性，更为充分地发挥事务服务和参谋辅助的效能，使秘书与领导的主辅配合更为紧密有效。

秘书在主辅配合中的近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应规律，是规范秘书工作行为的重要依据。秘书工作的范围有一定的弹性。随领导工作性质、职责范围和领导工作方式的不同，领导对秘书辅助和服务的需要和要求也有所不同。遵循这一规律，有利于秘书在主辅配合中准确把握领导工作的需要，适时对路地为领导工作服务和辅助，也有利于秘书在工作中避免盲目性和克服随意性。

遵循秘书在主辅配合中近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应规律，有利于秘书有序地安排繁杂的工作事务。秘书承担着大量日常事务，还必须及时处理突发事件和领导交办事项。遵循这一规律，就能在主辅配合中区分工作事务的轻重缓急，并作出妥善的安排，全面周密地完成任务。

3．从未来发展看秘书工作一般规律

科学技术迅猛发展，管理实践也在快速发展变化，未来的领导工作面临着更为复杂的多变的环境，更加需要全面、及时、准确并高度综合的信息和广博渊深的科学知识，需要更有活力的应变适应能力和

创新能力。虽然未来的领导其综合素质将得到进一步提高，但仅凭个人能力是很难适应未来决策的需要的。因此，更需要秘书的近身综合辅助。就未来秘书工作而言，虽然以电子计算机为中心的现代办公设备要大幅度减轻秘书的事务工作，然而，未来事务的复杂性和多变性，风险性和机遇性，利益主体的多元化和多种高科技对管理事务的影响，使秘书为领导提供有效服务和辅助的难度更大。

秘书工作遵循秘书在主辅配合中的近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应的规律。

一是有利于在主辅配合中，辅助领导适应复杂多变的环

境，通过人机配合，为领导提供具有更高参考价值的高度综合的信息；

二是有利于在主辅配合中进行有效的智能共振，增强创新活力和对客观环境的应变能力；

三是有利于秘书在与领导主辅配合近身辅助中，敏锐地预测风险，把握机遇，充分地发挥参谋辅助作用；

四是有利于在主辅配合中，协助领导进行组织协调工作，增强组织的凝聚力和整体性；

五是有利于在领导近身了解多种科技知识介入领导管理活动的情况，不断提高自己对科技知识水平在实际工作中应用范围的了解。

因此，从未来发展来看，秘书必须遵循在主辅配合中近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应规律。才能充分地发挥其职能作用；领导者要有效地开展领导工作，也非常需要主辅配合近身综合辅助的秘书，充当自己的参谋助手。

二、秘书工作一般规律的表述

秘书工作一般规律，即秘书在主辅配合中近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应规律，揭示了领导对秘书公务服务需要。秘书工作效果、秘书与领导主辅配合的有效程度、秘书工作投入(即事务服务与参谋辅助的投入)等要素间的关系和联系。由于主辅配合受领导与秘书价值观念和认识水平的影响，所以它是一个具有方向性的矢量：当主辅配合有利于事业公利时，它为正值；当违背事业公利时，为负值；当领导与秘书价值取向相反

时，以影响力大的决定正负值，一般领导的价值取向起主导作用。

从秘书工作一般规律的公式可以看出：

①领导对秘书公务服务的需要，与秘书在主辅配合中事务服

务和参谋辅助的投入必须相适应，才能取得领导对秘书工作的满意，才能保持和谐的工作关系状态。为领导公务近身综合服务是

对秘书工作的根本要求。

②主辅配合的有效程度对秘书工作起着关键性作用。配合

有效程度高，秘书的事务服务和参谋辅助发挥的职能作用就大，否则，作用就小。在主辅配合中，领导是主导方面，秘书是从属与辅助方面，只有两者相匹配，其主辅配合的有效程度才能高。

③领导对秘书公务服务的需要，对秘书工作的职能范围、职

能作用、职能地位等是决定性的。领导对秘书公务服务的需要，既有时代和社会环境所决定的客观需要，如不同的历史时期，不同的社会实践环境下，领导者对秘书公务辅助有着不同的需要；又有领导个人

价值取向、整体素质、工作作风等决定的主观需要，如不同阶级、不同价值观、不同行业、不同个人特质的领导人对秘书辅助有着特殊要求。而且，这种主观需要，对领导与秘书主辅配合方式和有效程度有着关键性影响。领导的客观需要和主观需要，共同对秘书工作起着引导和制约作用。

④秘书发挥其职能作用，是在满足领导需要，适应环境条件变化，与领导主辅配合的前提下，通过事务服务和参谋辅助体现出来的。在事务服务和参谋辅助两个方面投入的智力、体力、精力、时间量越大，其发挥的功能作用越大。但秘书的投入，受主辅配合有效程度的制约，秘书的职能作用，不得超越辅助地位。

三、秘书工作一般规律的运用

秘书工作的一般规律适用于秘书工作的一切领域，对领导如何发挥秘书的职能作用也具有指导意义。

1.从目标把握，坚持主辅配合的正确方向

秘书与领导的主辅配合的有效程度，首先决定于其配合的总体目标是否正确，秘书与领导各自的工作目标是否一致。

从总体来看，我国各级领导者及其秘书，其工作的宗旨和事、世目标，都是为人民服务，为促进国家的现代化建设。只有坚持为人民服务的根本宗旨，从事业公利出发，保持工作方向的高度一致性，秘书和领导的主辅配合才能在工作实践中有效地发挥作用，并不断地提高其有效性。

坚持为人民服务的宗旨，以事业公利为方向并非一经确认就永

恒不变的。在工作实践中，还要接受种种考验。在金钱、物欲、个人名位等诱惑下，要具有自我抗御能力和健全的监控机制，才能在实践中始终如一地坚持正确的方向，才能使秘书与领导的主辅配合在事业公利的基础上和谐一致，充分发挥其作用。在总体方向的把握上，领导是主导者，领导不仅要自身带头，事事从事业公利出发，而且要严格要求自己的秘书对事业忠诚、正派、无私；秘书卜是辅助者，秘书要自觉遵纪守法，无私奉献，同时还要发挥近身参谋作用，协助领导者把握正确的方向。当主辅配合在正向上保持高度一致性时，工作效果最佳；反之，在负向上保持高度一致时，其危害性最大；在总体方向不一致时，主辅配合失调。这是古往今来被无数事实所反复证明了的，它反映了秘书工作一般规律在导向机制上的本质特征。

除了要准确把握正确的导向机制外，还要保持在具体工作目

标上秘书与领导主辅配合的和谐一致性。

作为领导者，其具体工作目标就是组织管理目标。领导的决策、指挥等一切领导行为，都要为实现这一目标服务，同时要以这一目标，引导和指导秘书有效地开展辅助和服务工作；作为秘书人员，要尽职尽责地通过事务服务和参谋辅助，促进领导实现工作目标。特别在发现实践中出现新情况、新问题、新矛盾、新趋势时，秘书应该及时地进行准确的分析研究，并将综合分析的结果和研究的对策建议提供给领导，以辅助领导进行有．效调整、协调和控制；当发现领导在某个时期、某个局部、某个阶段、某项具体事务上，与总体工作目标有所偏离时，秘书应及时发挥参谋作用，辅助领导把握方向，以减

少或避免失误；当群众对领导正确的工作目标不够理解时，秘书应通过上情下达的职能活动，帮助群众理解；当发现领导工作意图与群众的正确意见和要求出现局部不一致时，秘书应通过下情上达的职能活动，帮助领导将工作意图与群众愿望有机地结合起来。这样，就可有效地维护组织整体目标的一致性，秘书与领导的主辅配合也就更为和谐一致。

领导与秘书的主辅配合，还反映在阶段性目标上。秘书人员应把领导工作的各阶段的目标，作为安排具体业务活动的依据。秘书只有将工作安排围绕领导各阶段的工作目标、重点展开，才能做到主辅配合，有效地发挥近身综合辅助的作用。若两相脱节，就会造成领导在某些工作阶段因得不到必要的工作服务和辅助而影响工作效率；而秘书工作则由于主辅配合脱节而难以充分发挥辅助作用，甚至会做无用功。

秘书与领导的主辅配合，还落实在具体工作事务的目标上。秘书开展各项具体的服务和辅助活动要以领导各项具体工作目的为出发点。领导者作出决定、召开会议、举行会谈、发布文件，处理各项具体事务，都有着确定的、具体的目的，遵循与领导主辅配合近身综合辅助规律，秘书必须对领导各项具体工作目的准确的了解和把握，并为领导圆满地实现工作目的，提供有效的服务和辅助。明确了领导工作的具体目的，秘书才能明确自己该做什么，何时去做，怎样才能做好。只有这样，秘书的近身综合辅助才能在具体工作中充分发挥作用。

2.从主辅加深理解，提高综合辅助的有效性

秘书工作的一般规律，揭示了秘书与领导在工作上是密不可分的，在工作绩效上是一体化的。领导工作绩效中，包含着秘书近身综合辅助有效发挥作用的绩效；而领导与秘书彼此加深理解，是提高主辅配合有效性的重要条件，也能有效地提高秘书综合辅助和服务的效率，进而促进领导工作效率的提高。在实践中，领导与秘书相互理解和配合的程度，可分为以下四种状况：

和谐共振型。这是领导与秘书主辅配合的最佳状况。领导理

解秘书工作，把培养和正确使用秘书作为优化领导效能加以重视；秘书也善于理解领导工作和领会领导意图，主动提高为领导工作服务的有效性，自觉地把辅助领导，提高工作效率和效益作为自身工作的出发点。这样就从主辅两方面实现最佳配合，从而能取得最佳实际效果。在这种状态下，领导工作能得到有效的充分的秘书综合辅助和服务；秘书工作也能得到领导的有效指导和支持。两者相得益彰。

领导牵引型。这种状况是领导理解秘书工作的重要性，自身

能力强、素质高、富有经验，善于培养和使用秘书；秘书守职、勤奋，但对领导工作缺乏全面理解，不善于领会领导工作意图，能力和经验不足，缺乏主动性，只能在领导的明确指示或指导下，才能顺利完成工作任务。其主辅配合的有效程度和工作绩效虽比不上“和谐共振型”，但在领导者的“牵引”下，也能取得较好的工作绩效。从发展看，在领导的培养和秘书的不断努力下，秘书就能迅速地提高素质增长才干，全面地理解领导工作，把握秘书工作一般规律，主辅配合关

系也就会由“领导牵引型”逐渐发展为“和谐共振型”。

秘书促动型。产生这种状况的原因，一般是领导者的水平不高，能力不强，但有全心全意为人民服务的思想动机，能够虚心听取别人的意见和建议；而配备的秘书具有较高的水平和较强的工作能力，能够正确地理解领导工作的客观需要，并能竭尽全力地辅助领导，充当领导的近身“智囊”和助手。在这种情况下，只要领导者不妒贤嫉能，胸襟开阔；秘书能甘当配角，不侵权，不越权，不搞“秘书专政”，诚心诚意的辅助领导工作，其主辅配合也能取得一定的工作绩效。随着领导才能、经验的增长，也可能会发展为“和谐共振型”。但若领导人无容人之量，或者秘书怀有个人目的，这种主辅配合就会失调，也就很难取得良好的工作绩效。

配合失调型。形成这种状况的原因，或者是由于领导与秘书的事业功利目标不一致，或者是素质、性格不相匹配、或者感情上存在隔阂、或者其他方面存在不和谐因素，致使彼此思想上缺乏沟通，工作上难以配合。领导工作意图难以被秘书理解，秘书工作的作用也不被领导重视。在这种状况下，领导工作难以得到秘书有效的近身综合辅助，秘书工作也难以得到领导的有效指导和支持。这种配合失调型的状况在管理实践中是不允许也不可能长期存在的。要么彼此加强沟通，加强理解。特别是处于辅助地位的秘书应该主动地去理解领导，适应领导者的工作风格和工作习惯；领导应关心秘书，理解秘书工作，加强主辅配合的有效性，使之向“和谐共振型”发展。要么采取组织措施，构建新的和谐的主辅配合。

领导与秘书的相互理解与和谐配合是在实践中形成的。只有领导与秘书都共同遵从为人民服务的根本宗旨，在实践中遵循秘书工作的一般规律，加强沟通，就能逐渐形成和谐共振的主辅配合，秘书的近身综合辅助作用也就能不断加强。

3．从主辅配合协调，提高综合辅助的效率

秘书工作的一般规律，要求秘书在工作思维、工作节奏、工作进程上，都要保持和谐一致性。当领导正在思考某个问题时，秘书应进行辅助性思考，为领导提供信息、调研和事务性服务；当领导已经形成某项工作意向时，秘书应围绕领导工作意向展开、伸延、做好铺垫和准备；当领导开展某项工作时，秘书应根据领导工作的目标和要求，开展办文办会办事和处理信息等业务工作。只有这样，才能在和谐的主辅配合中提高近身综合辅助的效率。

为了维护组织的有序运转，领导一般要按客观实际的需要安排领导工作的进程；秘书工作进程的安排应从属于和服务于领导工作进程。从时序上讲，年初、年中、年末领导都有不同的工作点；秘书综合辅助的重点必须与领导工作重点相契合。从工作环节上讲，决策前、决策中、决策执行中、决策效果的总结评估等，领导工作有不同的环节；秘书综合辅助必须跟踪不同环节的进程，抓住不同环节的重点。

秘书工作一般规律，要求秘书动态地把握和满足领导工作的需要，在主辅和谐配合中，提高近身综合辅助的有效程度，促进领工作效率和效益的提鬲。

4．从主辅增强素质，提高综合辅助的效能

综合素质是一切工作人员工作表现和工作绩效的内在基础。

良好的素质基础也是领导与秘书主辅配合的重要条件。一般来

说，领导者是经过实践考验晋升上领导岗位的，应该有良好的素质基础；秘书也是经过严格选拔的，也应该有较好的素质基础。但是，人的综合素质是在实践中发展的，并以实践发展的需要作为评价素质的标准。有的人本来有良好的素质，担任领导或秘书职务后得到了更多实践锻炼的机会，并自觉加强了理论与实际方面的学习，业务素质和思想素质都得到迅速提高；有的人本来素质也不错，但担任领导或秘书后，或忙于工作事务，或滋生了自满情绪，放松了理论与实践方面的学习，跟不上时代发展的步伐。当领导与秘书的综合素质都不高的情况下，秘书与领导的主辅配合的效果一定较差；当两者综合素质不相匹配时，主辅配合也会出现不相匹配。由此，两方面都不断地自觉地提高自身素质是优化主辅配合的重要途径。领导者不断提高自身素质，是不断提高领导工作效率的重要条件，也能为秘书作出榜样，促进秘书素质的提高，秘书不断提高素质，能有效增强工作能力，也能优化对领导的近身综合辅助。两方面的素质都能在实践中得到不断提高，就能有效地增强主辅配合的效能，而秘书近身综合辅助效能也能得到不断提高。

秘书发挥近身综合辅助的职能作用，是在与领导主辅配合的

特定职能环境中运作的。秘书工作的一般规律就是揭示双方相互

作用下的规律。离开了主辅配合的相互作用，就脱离了秘书工作

的本质关系和联系，也就不成其为秘书工作了。

第二节秘书工作的特殊规律

所谓特殊规律，是指某种或某类事物所特有的规律，它只能在特定的领域中起作用。秘书工作的特殊规律，是指秘书工作在发展和运作实践中，不同领域所特有的规律，它是不同领域里固有的、本质的、稳定的关系和联系，是秘书工作一般规律在秘书活动特定领域的体现。

一、秘书工作发展规律

唯物辩证法认为，矛盾是事务发展的动力。事物内部的自身

矛盾推动事物运动的发展；矛盾对立面又同一又斗争，推动事物的运动发展；矛盾的同一性和斗争性相结合构成事物运动和发展的内在的源泉和动力。运用唯物辩证法对我们揭示秘书工作发展规律，提供了一条科学的途径。只有研究秘书工作产生、发展的矛盾，才能正确认识秘书工作的发展规律。

1．秘书工作体制与社会生产力发展相适应的规律

社会生产力的发展，促进了人类社会管理和领导工作的发展，而管理和领导工作的发展，必然促进领导近身综合服务和辅助的秘书工作的发展。

在人类社会生产力极为低下的奴隶制神权行政时期，最大的

奴隶主国王近身的“巫”“史”秘书性人员，以解释“天意”的方式，综合辅助体现“天意”的国王；在封建宗法行政时期，大小封建诸侯身边，有持不同治国兴邦之策的“士”，提供综合辅助，两者双向选