公司管理系统文件资料管理系统规定

公司文件管理规定

第一章总则

第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。

第二条文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。本规定中，公文指公司内外部发文文件，是具有法定效力和规范体式的文书。

第二章公文管理

第三条公文管理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。

第四条公文种类与应用范围

1.公文种类：决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

2.公司常用文种应用范围

2.1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员；变更或者撤销不适当的决定事项。

2.2公告：适用于对外宣布重要事项或法定事项。一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告。

2.3通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项。

2.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

2.5报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。

2.6请示：适用于向上级单位提出请求，并要求回复的公文。

2.7批复：适用于答复下级单位的请示事项。

2.8意见：适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法。

2.9函：适用于平行单位或不相隶属单位之间，相互商洽和联系工作、询问和答复问题，请求批准和答复事项。

2.10会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第五条职责权限

1.综合部是行政公文的管理部门，负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管。涉及公司性文件由综合部负责拟稿，专业性文件原则上由相关业务部门拟稿。

2.行政公文由总经理签发，制度规定类文件由法人代表签发，公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实。

3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文。

第六条发文规则

1.发文应当确有必要，注重效用；发文根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。

2.发文统一使用公司的红头文件格式，由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印，经总经理签发后由综合部成文。如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的事项，则须由董事会会签、总经理签发后成文。

3.公文的编号由综合部编写，发文字号简称为：XX公司发[XXXX]X号。

4.发文流程结束后，由综合部负责封发到主送单位、抄送单位、公司领导及相关各部门；对外行文时由相关业务部门报送。

5.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

6.“报告”不得夹带请示事项。

第七条发文办理

1.发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、影印、用印、登记、分发等程序。

2.草拟公文时，应做到人名、地名、数字、引文准确；引用公文应当先引标题，后引发文字号；应当写明具体的年、月、日；应该使用国家法定计量单位；文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。

3.拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。

4.公文送总经理签发前，应当由综合部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规定的规范等。

5.经总经理签发的公文，在正式印制前，综合部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全等。

6.公司发文严格登记、签收手续。

第八条收文办理

1.收文办理包括登记、编号、拟办、批办、阅办、归档等程序。

2.外来文件由综合部登记，统一编号拟办，送总经理批示，根据批示意见印发相关部门、人员阅办，办理完毕由综合部统一归档保存。

3.主办部门负责协调、催办公文所述事项，协办部门应积极协助办理。

第八条公文格式

1.公文用纸幅面尺寸及版面要求

1.1幅面尺寸：公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。GB/T 9704—2012

1.2版面

1.2.1页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

2.字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

3.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

4.文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

5.公文格式各要素编排规则

5.1份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

5.2密级和保密期限：如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

5.3紧急程度：如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

5.4发文单位标志：由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。

5.5发文字号：编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

5.6签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

5.7标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

5.8主送单位：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记。

5.9正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送单位

名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

5.10附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.11发文单位署名、成文日期和印章：一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内；成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

5.12成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

5.13附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

5.14附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

5.15抄送单位：一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。

5.16印发单位和印发日期：一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

6.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；单页码居右空一字，双页码居左空一字。GB/T 9704—2012

7.公文的特定格式

7.1信函格式

发文单位标志使用发文单位全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办单位标志。

发文单位标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

首页不显示页码。

版记不加印发单位和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

7.2命令（令）格式

发文单位标志由发文单位全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，推荐使用红色小标宋体字。

发文单位标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。

7.3纪要格式

纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。

第三章一般性文件管理

第九条除公司公文外，其余文件定义为一般性文件，其中，公司各类管理制度、规定、办法按程序签字生效。除通知外，一般性文件没有固定的格式，但必须标有页眉页脚。

第十条机密文件由综合部负责保管，其余文件由相关业务部门自行保管。各部门应对文件按时间、内容、名称等分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集齐全，存档备案。

第四章附则

第十一条各部门应及时处理文件，需紧急处理的文件以电话、传真、邮件等方式催办。

第十二条如违反以上规定或遗失、未经同意销毁文件者，给予人民币200元/次的罚款处罚。

第十三条本规定解释权归综合部，自签字下发之日起执行。

附件：1.《文件签发单》

2.《文件阅办单》

3.《发文登记表》

4.《收文登记表》

XX公司文件签发单

说明：1.签署意见时需落款+日期；

2.办理结果由承办部门填写。

3.发文登记表

4.收文登记表