文件收发管理制度

文件收发管理制度

、公文规范

一）集团办公室负责明确公文规范，包括公文种类、公文

级别、公文格式、行文规则、打印格式及公文办理规定，逐级上报报总经理审批后，下发执行。

二）公文种类

公文是指外来文件和企业内部制发的文件。包括通告、通知、通报、会议纪要等。

三）公文类别

1、对内公文

1）以集团或项目公司名义对内下发的红头文件，其中包括公司决定、规章制度、人员任免等；

2）集团总部相关职能部门及项目公司各部门编发的各类关于经营活动的一般性材料，如通知、通报、简报、报纸、图片图表、录音、录像等；

3）集团总部各部门与项目公司各部门之间因工作需要编制发放的纪要、备忘录等文件材料；

2、对外公文

1）以集团或项目公司名义对外发布的各种红头文件。

2）集团总部各部门及项目公司各部门向外界发放的文书、材

料，包括发出的各类公文、函件、传真等；

四）公文载体

1、红头文件：适用于以集团名义向总部各部门、各下属公司及政府部门

的行文；发布公司制度；公司员工的行政职务任免。

2、通知/ 批复：适用于向下级公司决定和需要告知的一些具体

事项，以及对下属公司报请性文件（不含政令性文件）的批复。

3、工作联系单：适用于集团总部部门之间、总部部门与下属企业之间的

会议通知、业务联系安排等事项。

五）公文格式

1、公文一般由标题、发文号、签发人、主送部门、正文、附件、

印章、发文时间、抄送部门、附注等部分组成。在文件起草中要严格公文格式和行文规则。

2、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容和公文种类，一般不

用标点符号，但标题中的法规名称要加书名号。

3、文件编号，包括集团/ 项目公司代码、部门代码、发文年度、

发文编号。以集团名义上报或下发的一级文件，由集团行政

管理中心统一编号。以项目公司名义上报或下发的文件，由

项目公司综合部负责统一编号。各项目公司上报或下发的文件，由相对应的项目公司确定其编号方式。

4、红头文件一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机构

标识、发文字号、签发人、标题、主送机构、正文、附件说

明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机构、印发机构、印发

日期和印发份数等部分组成。

5、抄告单一般由发文机构标识，发文字号、签发人、会签人、抄告依

据、抄告对象、抄送对象、抄告主题、正文、成文日期、印章、附件等部分组成。

6、工作联系单一般由签发部门、发文编号、发送机构、抄送机构、经办

人、审核人、签发人、正文、成文日期等部分组成。1）涉及公司秘密的公文应当标明密级。

2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急” 、“急件”。

3）发文机构标识应当使用发文机构全称或规范化简称。联合行文，主办机构排列在前。如联合行文单位过多，必须保证公文首页显示正文。

4）发文字号应当包括机构代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机构发文字号。

5）上行文应当标注签发人姓名。

6）公文标题应当简要准确地概括公文的主要内容并标明公文种类。

7）主送机构指公文的主要受理机构；抄送机构指除主送机构外需要执行或知晓公文的其他机构。二者均应使用全称或者规范化简称、统称。

8）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

9）公文都应当加盖印章。联合上报和下发的公文机构都应当

加盖印章。印章应该盖在成文时间中上方，上沿不压正文，底边

在成文时间之下。

10）成文日期以机构负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机构负责人的签发日期为准。

11）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

12）公文应当标注主题词。上行文按照上级机构的要求标注主题词。

13）公文中的各组成部分的标识规则，参照《国家行政机构公文格式》国家标准执行。

六）打印格式

1、符合集团的规章制度和有关规定，如提出新的政策规定，应加以说

明。

2、情况确实，观点明确，内容全面，表达规范，条理清楚，层次分明，

文字精炼，书写工整，标点明确，篇幅简短。

3、公司正式文件字体要规范整齐、匀称美观, 一般应统一用宋体字

型，文件排头统一采用公司标志加宋体公司名称。

4、文字排版可根据公文的文字数量，按照规范整齐、匀称美观原则适当

调整字号；一律从左向右横排，采用黑色。

5、人名、地名、数字、引文准确，时间应写具体的年、月、日。

6、公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用

术语和其他必须用阿拉伯数码外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致。

7、公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。

8、公文应按照其格式的标准和要求进行书写。

9、公文用纸，一律使用标准A4 型纸。

10、文件打印好后要认真校对，原则上由拟稿人校对。

七）行文规则

1、行文应当确有必要，注重效用。凡是能通过当面协商或者利用现代通

信手段等方式解决的事项，不要行文。

2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报

告。如遇特殊情况，必须越级请示、报告时，应当同时抄送被越过的上级单位。

3、除上级机构负责人直接交办的事项外，请示、意见、报告应当主送上

级机构，不得以公司名义向上级机构负责人报送。

4、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机构，需要同时送其他机

构的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机构。“报告”和“意见”中不得夹带请示事项。

5、不相隶属机构之间一般以函的形式商洽工作，对不相隶属机构发送

的公文，不得有指示性、规定性的文字内容。

6、同级机构之间必要时可联合行文，上下级之间，禁止联合行文。联合

行文按主、会办次序依次签发，原则上不得使用复印件会签。

八）公文办理

1、公文办理分为收文和发文办理。

2、收文办理一般包括登记、分发、拟办、批办、承办、督查、立卷及归

档等程序，收文流转之前必须填写《收文登记表》。

3、发文办理一般包括拟稿、审稿、核稿、签发、校对、打印、用印、发

文、登记、分发、传阅及归档等程序。发文填写《发文登记表》。

4、集团办公室指定专人负责公文的收发、登记及传递工作。

5、分公司综合部指定专人负责公文的收发、登记及传递工作。

6、各部门可根据本部门的实际情况由部门负责人或指定专人负责本部门

日常公文的收发、登记、归档及公文送审过程中的传递工作。

、收文办理

一）集团总部：办公室负责登记外部收文，需要办理回复的公文，应当根据内容和性质，及时交予有关部门办理或请示主管领导；内容涉及几个部门的，应当确定一个主办单位；紧急公文，应当提出办理时限。所有公文必须交办公室存档管理。二）项目公司：综合部负责登记外部收文，需要办理回复的公文，应当根据内容和性质，及时交予有关部门或主管领导办理；内容涉及几个部门的，应当确定一个主办单位；紧急公文，应当提出办理时限。

（三）集团总部、项目公司承办单位接文后，应当抓紧办理并在 5 个工作日内或按时间要求答复办理结果，不得延误、

推诿。

（四）对不适宜由本部门办理的公文，应当迅速返回办公室或者综合部并说明理由。对限期办理的重要公文，办公室或者综合部要登记备案并及时检查催办，文件在办公室或者综合

部停留不得超过半天，急件随时处理，不得积压。定期的资料性文件，由办公室或者综合部按规定范围发送有关人员传阅。每月末汇总一次文件处理情况。

三、发文办理

（一）集团总部各部门根据拟办意见，完成答复意见后，根据发文的性质报领导审批，具体的审批程流程如下：

1、集团总部对外发文：以集团公司名义对内、对外的发文，由主办

部门经办人填写《文件呈阅单》，经主办部门负责人审核后，报分管领导、总经理审核，由董事长签发。

2、审批完成后，集团各部门根据审批意见进行公文完善。

（二）项目公司各部门根据拟办意见，完成答复意见后，根据发文的性质报领导审批，具体的审批程流程如下：1、项目公司对外发文：以项目公司名义对外发布的发文，由主办部门经办人填写《文件呈阅单》，经主办部门负责人、项目分管领导、总经理审核后，上报

办公室、总部分管领导审核，由总经理签发，备案至董事长。

2、项目公司对内发文：以项目公司名义对内发布的发文，由主

办部门经办人拟稿并填写《文件呈阅单》，经主办部门负责人审

核后，由项目分管领导审核，总经理签发。

3、文件审批完成后，项目公司各部门根据审批意见进行公文完善。

4、需要说明的是：核稿主要是对发文稿进行审核与修正的过程。主

要表现为以下几个方面：

1）检查是否需要行文或是否应以公司名义行文；