档案与秘书工作中的关系

档案与秘书工作中的关系

由国家劳动和社会保障部制订的《秘书职业技能标准》中初级、中级、高级三个级别的每一个级别的“专业知识”项目内，均包含着不同程度的档案知识方面内容。“全国首届秘书职业资格技能鉴定”统一考试的试卷内容中，也列出了有关档案工作的知识与技能题。这说明，秘书工作离不开档案。对秘书工作来说，档案至少有以下功能。

一．提高调研效率。档案资料的原始性、全面性、连续性，可以帮助调研者站在必要的历史高度上，适时地校正认识的偏差，从而使调研工作能够比较客观，比较符合实际地进行，继而获得有益的结论。例如，一位秘书欲就本企业的人员素质专题作一调研，那么，这个企业全体员工的文化层次情况，再教育状况，企业在提高人员素质方面所做的努力等等不可或缺的资料，均须由档案来提取和证实。从档案资料里查核数据，辨析史实，用以在调研报告中进行对比、佐证、说明，依据有力的档案资料来支持正确的调研结论，是党政机关秘书屡试爽的调研方法之一。

二．有助信息工作。档案资料是一个宝贵的“信息源”。我国现阶段的政府机构改革、企业改革以及社会其它方面的调整和变革，都与改革开放20多年来各种变化的、相对静止的因素环环相扣。档案里信息资源的存在是客观的。在电子档案与纸质档案齐头并进的现状下，具备计算机知识与技能并善于开发档案信息资料的秘书将如鱼得水，显示出自身独特的优势。而无视档案信息资源的存在，对秘书而

言，无疑是一种失职性过错。

三．利于协调关系。档案几乎无所不包。人事关系，业务关系，机关、单位的历史渊源，决策与行为的时代背景，档案都有记录、反映。领导的履历背景，能够解释领导的个人风格与能力的形成原因。服务于领导的秘书，不了解领导的个人经历情况，就很难协调领导与领导、领导与秘书之间的关系。秘书欲就某一事项和问题在所属或相关的单位之间进行协调，若期望成功，就必须认真调阅相关档案，做好背景材料的认识工作。协调工作中的经济内容，更须于档案中理清脉络，掌握头绪。档案之于协调工作，具有难于言说的妙处。秘书在协调各种关系时，合法合理使用档案，使复杂的协调工作有迹可循，有据可依，就能提高协调的工作效率。

四．便于公文撰拟。档案对秘书撰写公文有两个基本用途，一个是提供公文中需要的有关数字、事件等，另一个是提供学习公文写作的范例。经验丰富的秘书，大都能在撰拟公文时利用档案。而初入秘书行当的新手，则往往忽视档案对公文写作的价值。其实，档案对初任秘书者来说比对经验丰富的秘书更加重要。“天下文章一大抄”这句话，从规范体例的角度来理解，是有一定道理的。公文有自己的格式和写作规律，这是事实。模仿是初学公文作者的必由之路。利用档案学习公文写作，无疑是初任秘书者成长的捷径以及超越前人的基础。

档案对秘书工作的功能，远非仅仅上述几项内容，更非仅仅是业务的。秘书尤应看重的，是在接触档案进程中生成的宝贵的看不见的

素质，比如对于历史的、现实的问题的分析力、观察力。