6.档号编制规则
成都置信实业（集团）有限公司文件编码：文件版本：生效日期：
档号编制规则
编制部门：集团综合管理中心行政部
编制：日期：
审核：日期：
批准：日期：
序号文件版本修订单号/修订内容修订人修订日期1 初版/ /
目录
1 目的------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
2 适用范围------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
3 定义与缩写---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
4 职责------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
5 管理要求------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
5.1 档号编制原则 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
5.2 档号的结构 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
5.3 档号的编制方法 -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
6 引用文件------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
6.1 《成都置信集团全宗划分》 ------------------------------------------------------------------------------------------ 5
6.2 《成都置信集团档案分类方案》 ------------------------------------------------------------------------------------ 5
7 相关记录------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
8 附件------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
1 目的
为规范集团档号编制结构、编制原则和编制方法，确保集团总部各职能中心/部门、各分子公司档
号编制的科学性、系统性和准确性，特制定本规则。
2 适用范围
本规则适用于集团总部各职能中心/部门、各分子公司的档号编制工作。
3 定义与缩写
3.1 档号：各立档单位在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档
案的标记，并具有统计监督作用。
3.2 全宗号：集团档案室给定每个全宗的代码。
3.3 类别号：档案类别的代码。
3.4 案卷号：案卷排列的顺序号。
3.5 序号：案卷内文件的顺序号。
3.6 页号：案卷内文件每页的顺序号。
3.7 文书档案件号：文件的排列顺序号。
4 职责
中心/部门/岗位职责与权限不相容职责集团总部各职能
中心/部门、各分子公司（1）按照集团档号编制要求，负责本公司、部门所属档案的档号编制工作，确保所编制档号的科学、系统和准确。
无
集团档案室（1）制定档号编制规则。
（2）协助指导集团总部各职能中心/部门、各分子公司的档号编制工作。
（3）检查所接受档案的档号编制质量。
无
5 管理要求
5.1 档号编制原则
5.1.1 唯一性原则
各全宗所编制的档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同档号，一个档号只代表一个编号对象。
5.1.2 合理性原则
档号结构必须与室藏档案的整理分类体系相适应。
5.1.3 稳定性原则
档号一经确定，一般不应随意改变。
5.1.4 扩充性原则
档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
5.1.5 简单性原则
档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提升处理效率。
5.2 档号的结构
5.2.1 文书类档案的档号编制结构为：
全宗号-年度.类别.保管期限-件号
例一：JD1-2011.2.Y-1，即为精典集团2011年行政管理类永久保管档案的第一件。
C25-2013.3.D-2，即为国旅投资2013年人力资源类定期10年保管档案的第二件。
5.2.2 科技类档案的档号编制结构为：
全宗号-项目号.类别号-案卷号
例一：C03-KCY .73 -002，即为科创园（青羊发展）竣工资料的第二卷。
例二：C22-SHYG .71-001，即为上海医谷（上海医学联合发展）项目报建类档案的第一卷。
5.2.3 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“—”（短横）相隔。5.3 档号的编制方法
5.3.1 全宗号的设置：
各立档单位的全宗号由集团档案室统一设置和划分，各立档单位在编制档号时应采用集团统一设
定的全宗号，全宗号设置情况见《成都置信集团全宗划分》（见本文件引用文件6.1）。
5.3.2 类别号的编制方法
5.3.2.1 类别号是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识，不同级位类别之间未设置间隔符。
5.3.2.2 集团文书档案设置一级类目，科技档案设置三级类目，各分子公司应按照《成都置信集团档案分
类方案》（见本文件引用文件6.2）的规定，选用与本公司档案实际情况相对应的类别号。
5.3.2.3 在一个档案室或一个全宗内，不应有重复的类别号。
5.3.3 案卷号的编制方法
5.3.3.1 案卷号采用三位阿拉伯数字从“001”开始标识。
5.3.3.2 目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。
5.3.3.3 每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上（两个）案卷流水
顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录，如一个案卷流水顺序号含两个案卷目录时合并为一个
目录号或者按目录分编相应数目的案卷流水号。
5.3.4 件号的编制方法
5.3.4.1 归档文件必须单位装订编号；对于成册或不装订的科技文件，卷内文件必须单位装订编号。
5.3.4.2 文书档案件号用阿拉伯数字从“1”开始标识，件号前必须同时列写保管期限以前各号。5.3.4.3 科技档案序号用阿拉伯数字从“1”开始标识。
5.3.5 页号的编制方法
5.3.5.1 页号用阿拉伯数字标识。
5.3.5.2 卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。
6 引用文件
6.1 《成都置信集团全宗划分》
6.2 《成都置信集团档案分类方案》
7 相关记录
无
8 附件
无
档案编规则
档案编号规则(1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施) 1、主题内容与适用范围 本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。 本标准适用于档案馆(室)编制档号。 2、术语 2．1档号 档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 2．2全宗号 档案馆(室)给定每个全宗的代码。 2．3案卷目录号 全宗内案卷所属目录的代码。 2．4类别号 馆(室)藏档案类别的代码。 2．5项目号 产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。 2．6 案卷号 案卷排列的顺序号。 2．7 件号 案卷内文件的顺序号。
2．8 页(张)号 案卷内文件每页(张)的顺序号。 2．9 代码 一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。 3、档号编制原则 3．1 唯一性原则 档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 3．2 合理性原则 档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。 3．3 稳定性原则 档号一经确定，一般不应随意改变。 3．4 扩充性原则 档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。3．5 简单性原则 档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。 4、档号的结构 档号结构分为三种： 4．1 第一种结构为： 全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。
即：××××?……×××?×××?××× 全宗号?案卷目录号?案卷号件号?页(张)号 4．2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号 即：××××?×××?……n?×××?××× 全宗号?类别号?案卷号?件号、页(张)号 4．3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号) 即： ××××……?n?×××…?n?×××?××× 类别号?项目号?案卷号?件号、页(张)号 4．4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。 ????4．5 件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。 5、档号的编制方法 5．1 全宗号的编制方法 全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。 全宗号的格式是：? ×?××× 全宗属类代码?全宗顺序号
档案 编制要求及管理办法
档案资料编制要求及管理办法 为了加强项目档案资料管理工作，规范项目资料、文件保管程序，保证各类档案资料的完整性，避免后期竣工资料的返工，结合《贵阳市城市轨道交通工程竣工档案验收移交细则》及《贵阳市城市轨道交通有限公司声像档案管理细则》的相关规定，特制定资料编制要求及管理办法。 一、纸质文件归档要求 （一）归档文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘测、设计、监理、施工等方面技术标准的规定。 （二）归档文件应为原件，应真实、准确、完整，与轨道交通工程实际相符合。 （三）归档文件字迹清楚，图样清晰，图表整洁，盖章规范，图章完整清晰，负有责任的各方签署手续完备（签名、盖章）。 1.签字人：技术负责人、质检员签字一栏必须是投标技术负责人及持证质检员签字，若有人员变更，则以变更通知下发之日起的相关文件由变更确认的人员签字。 2.盖章：必须是中标单位公章。 （四）归档文件中文字书写应符合国家用字规范，采用国家颁布实施的简化汉字，图表的绘制应符合国家制图标准的规定。 （五）归档文件中文字材料幅面尺寸宜为A4 幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 （六）竣工文件材料使用的纸张、照片、光盘等记录材料和载体材料必须质量优良，耐久性强。
（七）归档的竣工图必须为新蓝图。 （八）对破损的文件、图纸应进行托裱，使用无粮浆糊，不得使用胶纸带粘贴。 （九）工程文件应采用能够长期保存耐久性强的书写材料，如碳素中性笔,不得使用易褪色的书写材料,如圆珠笔、铅笔、复写纸等。 二、归档文件字体与页边距要求 （一）归档文件字体、字号要求 （二）表格页边距要求 纵向左边距、横向上边距必须保证2.5cm的装订线，其它三边尽量满足要求。（表格页边距已经调整好） （三）签名 必须由本人签名，签名字迹必须工整、清晰，不可艺术话。 三、工程变更依据性文件质量要求 （一）施工单位施工过程中发现设计文件和图纸有差错的应当及时提出意见和建议，所有设计变更文件必须经勘测(设计)单位、监理单位和建设单位签字认可。
房产人力资源编制管理制度
房产人力资源编制管理制度 房产公司人力资源编制管理制度 第一章总则 第一条为确保**房地产开发有限公司(以下简称公司)发展需要，有效掌握和控制人力资源配置状况，特制订本制度。 第二条公司人力资源规划编制的管理遵循因事设岗、以岗定人、适当从紧、兼顾储备的原则。 第三条本制度适用于公司本部及所属项目公司。 第四条人力资源部为公司人力资源规划编制的归口管理部门。 第二章申报与审批 第五条公司实行人力资源规划编制定期申报和审批制度。 第六条各单位(或部门)须在组建成立后，及时设置本单位的组织管理架构，并进行岗位设置和人员编制设定。 第七条新组建单位的组织管理架构设置、岗位设置及人员编制设置方案，应报送公司人力资源部，由公司人力资源部填写《项目公司组织管理架构及人员编制审批表》，经分管领导审核后，报公司总经理审批。经批准实施的方案应报送公司人力资源部备案。 第八条各单位(部门)须根据年度经营管理计划、人员流动及岗位职能变更等情况，制订年度人员编制、用人计划，并填报年度《人力资源编制与规划审批表》 第九条各单位(部门)填报的年度《人力资源编制与规划审批表》须经本单位(部门)负责人签署意见后，于每年1月15日前报送公司人力资源部。 第十条公司人力资源部须对各单位(部门)的《人力资源编制与规划审批表》进行统一汇总、核定和统筹调控，并与各单位(部门)充分沟通后，提出意见，经公司分管领导审核后，报公司总经理审批。 第十一条各单位(部门)在审定的编制范围内招聘、录用人员，按照公司《人才招聘录用管理办法》有关规定执行。 第十二条公司人力资源部应监督各单位(部门)严格执行经批准的人力资源编制。各单位(部门)因特殊情况确需突破编制的，填写《人员编制调整审批表》，并按照本制度规定的
规章制度流程类文件编制规范
精心整理 规章制度编制规范 一、规章制度的结构 （一）规章制度的结构一般由名称、题注、正文三部分组成。正文由总则、分则、附则等组成。 1、总则的内容主要包括：制定规章的目的、依据、原则、适用范围、应对的主要风险（可选项）等。 制定 等。 二、规章制度的名称规范 （一）规章制度的命名应当概括出制订规章制度调整的对象，命名应当完整、准确、简洁。 （二）规章制度命名一般结构为：单位名称+调整对象+名称类别（制度、办法、规定、细则）。
（三）某些规定性的规章制度，因为客观要求需要尽快增加新的内容，对原规章制度内容并不改变的，为避免因修订程序延误时间，可以制定“补充规定”。 （四）规章制度标题的题注应当载明制定(或修订)机构、制定(或修订)日期。 三、规章制度制定目的和依据规范 （一）制定规章制度的目的和依据是规章制度的必备条款，应当在规章制度的“第一条”做出表述。 （二）制定规章制度的目的是指所制定的规章制度要获得的直接结果的高度概括。按照具体到 1XX规2 3 遵守本规定的规定”。 （四）行为，指规章制度所调整的行为。如“本规定适用于分中心单证操作 及相关活动”。 （五）物，指规章制度所调整的物。如“本规定适用于公司***相关业务”。 （六）规章制度适用的表述，应当结合实际需要，可以是空间、人、行为和物的单一表述，也可以组合表述（一般按照“本规定适用于……空间……行为……物、人”的顺序表述）。 五、规章制度确定的管理机构规范
（一）管理机构是指规章制度确定的主要管理某一方面工作的部门或协助管理某一方面工作的部门，其表述应当遵循以下原则： 1、主管部门的表述有实写（如财务部）和虚写（如各业务部门）两种方式。一般采用虚写的方式，虚写可以避免因部门名称的变更而频繁修改规章。但是如果虚写指代不明，难以认明该表述实指哪一个部门，或者会产生歧义时，则应当实写。 2、一个规章制度一般明确一个主管部门；不便统一管理的可以明确分别主管的部门；需要在统一主管部门下分管的，可以明确统一主管部门和分工主管部门。 3、既有主管部门又有协管部门的可以明确主管部门和协管部门。 1 2XX工作3C、D部门 等。 “责 1、原则表述：“对XXXXXX成绩突出的，给予表彰和物质奖励”； 2、具体表述：“对XX成绩突出的，给予表彰，并根据创造XX效益或挽回经济损失的大小，分别给予XX元至XX元的奖励”。 （五）规章制度对处罚的规定，通常采取以下方式： 1、条文对应表述：依次引述规章制度中设定的违规行为的有关条款序号，然后表述所给予的相应处罚。如“违反本规定第X条（第X款）规定的，根据情节轻重，给予通报批评、XXXXXX、解除劳动合同等处罚种类，也可原则规定经济处罚”。
制度编制管理办法
中国石油湖南销售公司规章 制度管理办法（试行） 第一章总则 第一条为规范管理，完善中国石油湖南销售公司（以下简称“公司”）规章制度，提升执行力，确保公司各项规章制度符合国家有关法律法规，符合上级公司及行业主管部门的相关要求，建立标准规范的规章制度体系，参照股份公司的相关规定，制定本办法。 第二条本办法适用于公司本部及分公司规章制度管理，控股公司规章制度管理参照本办法执行。 第三条本办法所称规章制度，指公司本部和所属单位依据职责和权限，按照规定程序制定的各类规范经营管理行为、具有长期约束力的规范性文件。 第四条公司规章制度实行统一制定、归口管理、分级分类负责。 第五条本办法所称的规章制度分为：制度、办法、细则。 第二章管理机构及职责 第六条公司成立规章制度管理委员会（以下简称“委员会”），委员会由公司领导组成,委员会下设规章制度管理办公
室（以下简称“办公室”），办公室由人事处、总经办、内控办、律师、财务处、审计处相关成员组成，办公室设在企管法规处。 第七条委员会职责： （一）负责审议公司规章制度的制定、修改和废止。 （二）负责签发公司规章制度。 第八条办公室职责： （一）贯彻国家法律法规、方针政策、上级规定。 （二）受理公司各处室规章制度的制定、修改、废止申请。 （三）对公司规章制度的可行性进行审查。 （四）是否符合公文处理要求。 第九条各处室负责起草本处室职责范围内的规章制度，其职责： （一）根据国家法律法规、方针政策、上级规定和公司经营管理需要，提出制定、修改、废止规章制度的申请。 （二）结合实际情况，需细化上级公司的规章制度，制定相应制度。 （三）规章制度的起草、征询意见、修订和废止。 （四）负责制度宣传、培训、指导和监督。 第三章规章制度起草申请 第十条处室起草前对规章的适用范围、适用对象、与现有公司规章的关系、需要解决的主要问题和解决方案、工作流程，
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求 （文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是
一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。 （4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字
文件排版及编号管理规定
整理部门企管部生效日期2013-8-10 版本G 编制审核批准 1.0目的 为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。 2.0适用范围 适用于公司的所有文件与记录。 3.0内容 3.1文件的编制格式 3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填 写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具 体设置参照附件。（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使 用。） 3.1.2文件编写条目按照以下格式。 1.0 1.1 1.1.1 1.1.1.1 2.0 依此类推，层次分级最多不超过4级。 3.1.3文件页边距设置如下： 竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm 横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm 3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序 列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。 3.1.5文件文档为word文件，表单不限。 3.1.6页眉：1.5cm 页脚：1.0cm 页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。 3.2表格记录的编制格式 3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。 图（1）集团公司logo标示
整理部门企管部生效日期2013-8-10 版本G 3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号， 表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。 3.3文件的编号 3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件） 3.3.2管理体系文件 体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。 3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册） X1-X2-01 流水号：01—99 文件类型标示： QM质量手册 SM安全手册 EM环境手册 公司代码：参照附件 说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。 3.3.2.2二阶文件（体系程序文件） （1）ISO9001质量体系程序文件 X1- X2-01 流水号：01—99 文件类型标示：QP质量体系程序文件 公司代码：参照附件 说明：程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件，分公司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用。 （2）OHSAS18001安全体系程序文件，ISO14001环境体系程序文件 X1-X2-01 流水号：01—99 文件类型标示：SP安全体系程序文件 EP环境体系程序文件 公司代码：参照附件
档号编制方案
公司档号编制方案 档号是保管、查找、利用档案的依据，同时也是进行档案统计的有力工具。档号主要由以下几个部分构成：全宗号、案卷目录号、分类号、案卷号、件号。全宗号是档案馆给立档单位编制的代号，没有全宗号的可以略去；案卷目录号即案卷目录排列的序号，由于案卷目录一般都是装订成册的，案卷目录号就是指一册册案卷目录的序号，它适用于档案数量比较庞大的类别，如会计档案，一般的文书档案编制档号时此项也可略去；分类号是对公司所有档案分类后用一些简单的数字和字母进行的标识；案卷号即案卷的排列流水号，用三位阿拉伯数字表示；件号是指案卷内文件的顺序流水号，用一位阿拉伯数字表示，不编虚号。 我司档案一共分为七大类，分别是行政管理类、经营管理类、生产管理类、固定资产类、人事档案类、会计档案类、特殊载体类，各大类又分若干属类，具体的类目名称、代码及档号编制如下： 1.行政管理类（XZ） 考虑到行政管理类档案在数量上并不是很多，若再划分属类进行编号、排列、上架，会占用大量的耗材和库房空间。因而对行政管理类档案不再划分小类，可直接采用“年度—期限”分类法进行编号和整理。大类代字“XZ”后面应加上文件生成的年度，保管期限也可用代号表示如下：“01”代表“永久”，“02”代表“30”年，“03”代表“10”年。例如：“XZ2011—01—001—1”表示行政管理类2011年永久保存的第一卷档案第一份文件。 2.经营管理类（JY） 经营管理类档案和行政管理类档案同属于文书档案，在档号编制时其分类方法也采用“年度—期限”法，例如：
3.生产管理类（SC） 依据档案目录表，生产管理类档案可分为六个一级属类，分别是质量管理（SC1）、检测报告（SC2）、标准类（SC3）、专利类（SC4）、项目资料（SC5）、产品设计和生产类（SC6）。其中质量管理类和产品设计、生产类又可以划分二级属类，质量管理（SC1）分为内审资料（SC1.1）和外审资料（SC1.2）两个二级属类；产品设计和生产类（SC6）分为模具档案（SC6.1）和工艺生产档案（SC6.2）两个二级属类。档号编制如下： 项目资料、专利档案以及模具档案的档号和其他略有不同，以专利档案为例：
文件编号及格式编制规定
文件编号： 文件编号及格式编制规定 版次： 受控状态：
1.0目的 对本公司质量管理体系文件、记录进行编号和格式规定，确保本公司质量管理体系文件的一致性。 2.0适用范围 适用于本公司所有部门 3.0职责 3.1技术质量部负责编制质量管理体系文件、记录编号及格式规定，审核质量管理体系文件、 记录编号及格式规定。 4.0工作程序 4.1质量手册的编号规定 HC / QM 质量手册 XX 4.2程序文件的编号规定 HC / QP —×× 程序文件 XX 4.3管理及操作性文件编号规定 HCYL—×××—××—××× 文件流水号 职能代号（见4.3.1） 文件分类（见4.3.3） 医疗 4.3.1 职能代号 “JZ”——技术质量 “SC”——生产采购
“SB”——设备 “RL”——人力资源 “BG”——办公室 “YC”——营销 “JL”——计量（监视和测量设备） 4.3.2文件分类 “SOP”——标准操作规程 “SMP”——标准管理规程 “STP”——技术、质量标准 “SOR”——记录 “CE”——CE技术文件 “QR”——确认 “YZ”——验证 4.4产品确认资料编号 HCYL –YZ/QR /×××—××× 确认或确认流水号 产品名称首位字母（大写三位） 验证/确认资料 医疗 4.4.1第一个确认资料编号为001，第二个验证/确认资料编号为002，……依次排序表示 如：灭菌确认为公司第一个验证/确认资料为001，包装确认为第二个验证/确认资料为002，……依次排序表示 4.4.2方案为每个验证/确认的001，报告为每个验证/确认的002。 如：导尿包灭菌验证如果为公司的第一个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-001-A，验证报告为HCYL-YZ/DNB-001-B；导尿包包装验证如果为公司的第二个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-002-A，确认报告为HCYL-YZ/DNB-002-B，……。 4.4.3验证/确认版次、修订按管理及操作性文件执行。 4.5外来文件的编号 如果原文件有编号，引用原文件编号，如无编号按下列编号格式执行。 ×××—××××—××× 流水号
企业管理制度的编制制度格式
有企业就应该有管理制度，这是企业正常运行的必备条件。就企业管理制度而言，林林总总，范围广泛。但企业规模有大有小，管理模式有粗有细，因而就形成了企业制度的篇幅差异很大，多者洋洋万言，少者仅有薄薄几页，但是它们都在不同程度地发挥着作用。多者的优点在于规定了所有的人做何事及所有的事如何做，可谓是面面俱到，管理有序；缺点在于增加了管理成本。少者的优点在于简明扼要，运行成本较低；缺点在于规定的面较窄，例外情形较多，经常出现一事一议现象，不便于控制。那么企业到底需要什么样的管理制度？如何编制企业管理制度呢？ 一、管理制度的编制原则 服从于组织结构和规模的原则、简明化原则、系统化原则、锁链化原则、一般和特殊相结合原则。 二、管理制度的编制要点 管理制度的编制以做事为主线，以各部门、科室、班组、员工为点，以岗位责任制（包含岗位工作指引）、标准作业书、操作规程、技术标准和管理办法等为枝干构成一个平面，结合五大部门和总则构成立体化的篇章。要站在公司和部门的角度来看问题，注意把握以下几点： 表──要弄清公司总经理和部门经理每天、每月、每年应看的表，例如销量、产量、进货量、质量、费用等；要弄清公司各岗位每天、每月、每年应填、应报的表；要弄清公司各控制点每天、每月、每年应填、应报的的表。 会──要弄清公司总经理和部门经理每天、每月、每年应开的会，例如公司月经营检讨会、公司（半）月采购委员会会议、（半）年公司员工大会、周产供销协调会、月市场分析会等。 权──要设定人权、财权、物权、事权的管理权限，编制核准权限表。 计划和预算──公司的一切工作必须围绕着公司的年度策略、计划和预算来展开，制度的编制要为完成公司的年度策略、计划和预算服务，要弄清公司各部门每天、每月、每年有哪些计划，如何执行和追踪。 三、管理制度的体系 以企业的总则和五大部门（产、销、发、人、财）为篇章： 产指生产，包括采购、外协、储运、技术、制程、设备、基建、安全环保、品控等环节。 销指营销，包括市场调查与研究、通路规划与管理（B2C）、大客户管理（B2B）、营销控制、营业推广与公关、售后服务、营销人员管理与激励等环节。 发指研究和发展，包括调研、项目立项、研究设计、项目管理、投资、企划等环节。 人指人力资源管理，包括招聘、培训、考核、升降、异动、薪酬、档案、行政事务、保安等环节。 财指财务和会计，包括会计、财务、审计等环节。 同时将管理的四大功能（计划、组织、领导、控制）贯穿其中，主要的计划有公司的年度策略计划，各部的年（月）工作计划。其中最核心的是年（月）销售计划，以此为前提，技术部门做出设计和材料预算，采购部门做出采购计划，财务部门做出资金计划，生产部门做出生产计划等。主要的控制手段包括计划控制和预算
档案编号规则
档案编号规则 (1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施) 1、主题内容与适用范围 本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。 本标准适用于档案馆(室)编制档号。 2、术语 2．1 档号 档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 2．2 全宗号 档案馆(室)给定每个全宗的代码。 2．3 案卷目录号 全宗内案卷所属目录的代码。 2．4 类别号 馆(室)藏档案类别的代码。 2．5 项目号 产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。 2．6 案卷号 案卷排列的顺序号。 2．7 件号 案卷内文件的顺序号。 2．8 页(张)号
案卷内文件每页(张)的顺序号。 2．9 代码 一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。 3、档号编制原则 3．1 唯一性原则 档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 3．2 合理性原则 档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。 3．3 稳定性原则 档号一经确定，一般不应随意改变。 3．4 扩充性原则 档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 3．5 简单性原则 档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。 4、档号的结构 档号结构分为三种： 4．1 第一种结构为： 全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。 即：××××……×××××××××
全宗号案卷目录号案卷号件号页(张)号 4．2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号 即：×××××××……n×××××× 全宗号类别号案卷号件号、页(张)号 4．3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号) 即： ××××…… n ×××… n ×××××× 类别号项目号案卷号件号、页(张)号 4．4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。 4．5 件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。 5、档号的编制方法 5．1 全宗号的编制方法 全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。 全宗号的格式是： ×××× 全宗属类代码全宗顺序号 5．1．1 全宗属类代码的编制方法
质量管理体系文件编制规定(doc 7页)
质量管理体系文件编制规定(doc 7页)
质量管理体系文件编制规定 1目的 确保质量管理体系文件的编制符合内容格式统一、保持清晰、易于识别和检索等要求。 2 范围 本办法适用于本所的质量管理体系文件，包括质量手册、质量管理体系程序（程序文件）、作业文件和质量记录的编制。 3职责 3.1质量管理体系文件由有关职能部门负责起草，部门负责人负责审核。 3.2 质量手册由所长审定批准，程序文件、作业文件由主管所领导审定批准。 4文件编号 Q S X —X X —X X X X 发布年份 同层次文件顺序号 层次代码：质量手册—A 程序文件—B 作业文件—C 质量管理体系代号质量记录—D 5 文件封面格式 5.1质量手册及程序文件的封面格式应符合附录A的规定。 5.2作业文件及质量记录不设封面。 6 文件页面格式
6.1 质量手册、程序文件、作业文件，除封面、目录外，每页均设有页 眉。 6.2 页眉格式为 文件名称 中国建筑标准设计研究所 质量管理体系文件 X X X X 文件编号： 批准人： 修改码： 7 文件内容 7.1 质量手册内容 0 引言 1 范围 2 引用标准 3 定义 4 5 6 按GB/T19001-2000—ISO9001:2000标准中的4至8的条款对应 编写。 7 8 7.2 程序文件和作业文件内容 1 目的 2 范围 3 职责 4 程序内容 5 记录 中国建筑标准设计研究所 质量管理体系文件 质量管理体系文件编制规定 文件编号：QSC-01-2002 批准人： 修改码： 0 / A
注：1、程序内容可以分几章编写； 2、记录也可以插入程序内容中编写。 8 文件条文的编排 8.1 文件层次编号 章 条 条 条 1 2 3 4 5 当条文内容适于采用分行并列叙述时，其编号用小写的拉丁字母 a .，b.，c.，……顺序表示。 8.2 “章”一般设有标题，“条”可有也可没有标题。但同一层次的“条”，有无标题原则上应一致。 9 文件幅面 质量管理体系文件的幅面采用A 4（210mm×297mm ）。 10 质量要求 文件编写要符合下列要求： a ．文字通顺，表述清楚。 b ．名词、缩略语、标点符号要符合国家有关标准的规定。 c ．计量单位一律采用法定计量单位。 11 会签与审批 质量管理体系文件稿经编制人起草后，按附录B 的《质量管理 体系文件会签审批单》，经编制人、编制部门负责人签字后，经相关部门会签，并经主管所领导签署批准。 中国建筑标准设计研究所 质量管理体系文件 质量管理体系文件编制规定 文件编号：QSC-01-2002 批准人： 修改码： 0 / A ???2.21.2
各种文件(管理制度)编制管理规定
关于各种文件编制的管理规定 一、目的：为确保各种管理制度、计划、报表等的有效性、协调性、统一性、规范性及执行性，避免各种文件要求的分散性、杂乱性，特制定本规定。 二、适用范围： 1、适用于集团总部、各子公司 2、各种管理制度、计划、报表、通知、报告、会议纪要等所有文件。 3、对各子司的各种文件要求按本文第八条款执行。 目录 第一章管理制度 第二章工作（项目）计划 第三章各种对外报表 第四章对外上报公文 第五章管理放权评价表 第六章项目任务书 第七章子公司与总部之间问题上报、回复表 第八章通知 第九章其他文件 第十章对子公司文件要求 第一章管理制度
一、制度格式 (三) 子公司的制度格式参照以上格式进行，个别地方可根据本公司实际情况变动。 二、制度编制
(一) 制度编制要求： 1、各部门根据工作需要，编制各种管理制度时，应优先考虑在原有制度的基础上重新完善、补充。 2、管理制度内容中，需明确考核标准的，应优先选择考核绩效分。若需考核金额的，应与公司统一的考核标准一致，不得冲突。 1、集团总部编制的制度，原则上应报总部办公会讨论，需填写“总部管理研讨记录表”。 2、子公司各部门编制的制度，原则上报子公司办公会讨论。 (四) 制度备案要求： 1、内容：制度电子版、制度签批书面版原稿或复印件各一份，（管理研讨记录表、仅限总部） 2、备案部门：总部制度到集团企管办备案，子公司制度到本公司企管部备案。 3、备案制度中的审核、会签、批准人必须是手签字。 4、制度必须在批准后三天内到企管部门备案。 (五) 制度审核、会签、批准要求：
(六) 制度发布 1、编制部门将制度进行发布，通知、宣贯到相关部门，电子版、书面版均可，但必须确保制度宣贯、实施到位。 2、企管部门将新备案制度在集团内部网上共享，以方便各部门随时查询、贯彻。 三、制度实施 1、制度的编制部门，即为该制度实施、有效持续执行的推动、主管部门，并对该制度有最终解释权。 2、各部门负责人必须安排人员定期查阅集团内部网上制度，以获得最新管理制度信息，并对因本部门查询不及时造成制度执行不到位负责。 3、各部建立文件目录，规定制度的检查周期和检查部门，并按周期定期检查制度执行情况，对检查中发现的问题进行纠正、处理，对不完善的地方及时进行完善。 4、各部门有义务监督、确保管理制度在本部门的有效执行。如发现有未按制度执行的行为或现象，应积极主动反馈到制度主管部门或企管部门。 5、企管部门负责监督各制度主管部门，对制度执行不力的，对制度责任主管部门负责人考核；同时对制度执行不力的责任部门考核。 四、制度的修订、完善 1、在制度实施过程中，各部门根据实际情况可随时对主管制度进行修改、完善、换版、规范等。修改、完善后的管理制度按原程序审批、备案。同时将修改内容在电子版中用红色字体标明。 2、如每次修改（含新增、删减）内容不超过本制度内容的1/3，可直接将修改内容写出，按制度审批程序审批后直接报企管部门备案，不需再将整篇制度打印修改审批。 第二章工作（项目）计划
文件分类编制管理规程
文件分类编制管理规程 你的签名表明你已清楚了解本文件及附件内容，充分理解并认可本文件的所有条款。 任何对本文件及其附件的目的、内容或标准进行的改变或修正都必须起到改善的作用，并详细记录文件的修订及变更历史（详见变更记录），并且在执行以前必须取得批准，下表仅记录修订/变更主要内容。 1. 目的 用于规范湖南振兴中药有限公司GMP 文件的起草/修订、颁布、收回、销毁及管理维护程序，对与生产质量管理有关的GMP文件进行控制，确保各GMP实施场所使用的文件是该文件的有效版本。 2. 范围
适用于湖南振兴中药有限公司中药饮片生产和质量管理的所有标准文件及其附件的编制与管理。 3. 术语或定义 3.1 GMP：药品生产质量管理规范(Good Manufacturing Practice)的英文简称。 3.2 SMP：标准管理规程（Standard Management Procedure），用于指导工作的管理类文件。 3.3 SOP：标准操作规程（Standard Operating Procedure），用于指导如何完成一项工作的文件。3.4 EHS：是环境(Environmental)、健康(Health)、安全(Safety)的缩写。 3.5 DCC：文件变更控制，是Document Change Control 的词首位字母的缩写。 3.6 MP：工艺规程（Manufacturing Process） 3.7 QS：质量标准（Quality Specification） 3.8 AM：分析方法（Analysis Method） 3.9 VD：验证（Validation） 3.10 ST：稳定性研究（Stability） 3.11 TM：技术手册（Technical Manual） 3.12 N/A：不适用（Not Applicable） 3.13 文件：是质量保证系统的基本要素，是指一切涉及中药饮片生产和质量管理的书面标准和实施过程的记录。 3.14 文件管理：是指文件的设计、起草、修订、审核、批准、替换或撤销、复制、分发、培训、执行、归档、变更、保管和销毁的一系列过程的管理活动。 4. 职责 4.1 文件起草人负责按本程序的要求制订各种文件，确保文件格式、编排等符合本程序要求。 4.2 质量保证室负责本程序的执行，确保颁发执行的文件符合本程序的各项要求。 4.3 质量管理部GMP专员负责建立公司文件目录（包括序号、文件编码、文件名称、版本号、批准日期、执行日期、复审日期等）并及时更新，确保目录上的信息与现行文件一致。对即将到期文件进行跟踪，每季第一个月第一周向文件起草部门负责人按到期顺序发送当季即将过期的文件清单，制定文件修订计划并监督其按期完成文件修订。 4.4 各使用部门文件管理员负责建立本部门文件目录（包括序号、文件编码、文件名称、版本号、批准日期、执行日期、复审日期等），及时更新，确保目录上的信息与现行文件一致。 4.5 各部门文件管理员负责管理发放至本部门的受控版复印件，并使用记录模板的受控版复印件印制工作记录（批生产/包装记录除外），使用培训考核试题的受控版复印件印制培训考核试卷。 4.6 各部门应指定专人按要求编制本部门所需要的各类文件，并负责管理本部门文件。 4.7 文件起草部门负责人应对所制定文件进行初审核，再依次报文件使用其他部门或监督部门负责人进行审核，最后由质量管理部负责人进行审核。 4.8 文件批准应由文件使用部门上级直管部门负责人批准。
(完整word版)集团公司制度编制管理办法
*************销售公司规章 制度管理办法（试行） 第一章总则 第一条为规范管理，完善*****公司（以下简称“公司”）规章制度，提升执行力，确保公司各项规章制度符合国家有关法律法规，符合上级公司及行业主管部门的相关要求，建立标准规范的规章制度体系，参照股份公司的相关规定，制定本办法。 第二条本办法适用于公司本部及分公司规章制度管理，控股公司规章制度管理参照本办法执行。 第三条本办法所称规章制度，指公司本部和所属单位依据职责和权限，按照规定程序制定的各类规范经营管理行为、具有长期约束力的规范性文件。 第四条公司规章制度实行统一制定、归口管理、分级分类负责。 第五条本办法所称的规章制度分为：制度、办法、细则。 第二章管理机构及职责 第六条公司成立规章制度管理委员会（以下简称“委员会”），委员会由公司领导组成,委员会下设规章制度管理办公
室（以下简称“办公室”），办公室由人事处、总经办、内控办、律师、财务处、审计处相关成员组成，办公室设在企管法规处。 第七条委员会职责： （一）负责审议公司规章制度的制定、修改和废止。 （二）负责签发公司规章制度。 第八条办公室职责： （一）贯彻国家法律法规、方针政策、上级规定。 （二）受理公司各处室规章制度的制定、修改、废止申请。 （三）对公司规章制度的可行性进行审查。 （四）是否符合公文处理要求。 第九条各处室负责起草本处室职责范围内的规章制度，其职责： （一）根据国家法律法规、方针政策、上级规定和公司经营管理需要，提出制定、修改、废止规章制度的申请。 （二）结合实际情况，需细化上级公司的规章制度，制定相应制度。 （三）规章制度的起草、征询意见、修订和废止。 （四）负责制度宣传、培训、指导和监督。 第三章规章制度起草申请 第十条处室起草前对规章的适用范围、适用对象、与现有公司规章的关系、需要解决的主要问题和解决方案、工作流程，
档案分类与档号编制规定
档案分类与档号编制规定 一、总则 1.为了更好地规范公司的档案业务。提高管理水平，促进公司档案工作的整体建设，以便为公司的经营、管 理、决策和各项工作更好地服务，特制定本规定。 2.本规定制定了集团公司统一的档案分类原则、方法、类目设置及其所含基本范围，适用于集团公司以及各 下属单位档案的分类整理、组织案卷、排架管理。 3.集团公司档案分类的原则是以集团公司的全部档案为对象，依据集团公司的特点和主要职能,保持文件之间 的有机联系，便于科学的管理和提供利用。 4.根据集团公司的特点和主要职能，共设置了十二个一级类目，即董事会及股东会类、法务及审计类、行政 管理类、经营管理类、销售类、产品研发生产类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、电子档案类及注册证书及内部刊物类。 5.档案的二级类目，按照集团公司的特点和主要职能进行设置。附表中设置的二级类目是档案分类的基本二 级类目，各部门、各公司可结合实际需要增设或减少二级类目。 二、集团公司档案分类类目标识、归档范围及保管期限 1
1.档案类目分类号一律采用阿拉伯数字统一编号标识。其表示为： 2
3
4
5
2.档号的组成 本公司档案的档号由一级类号、二级类号、年份、点、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。类目之间以点分隔开，必须时可以增加三级类号。 3.编号格式和示例 1）按年度划分，卷内由若干份文件组成。适用于1-5类和7类可增设三级类目。 例如： X ?X ?XXXX —XX / XX 1 ? 1 ?2001 —1 / 8 卷内流水号卷内流水号 案卷流水号案卷流水号 年份（用四位表示）年份（用四位表示） 二级类目二级类目（董事会） 一级类目一级类目（决策类） 上例表示：本公司决策类中2001年董事会第1卷内第8份。 2）按年度划分，案卷为一不可分割的整体。适用于会计档案类。 例如： 6
公司制度编制管理办法
公司制度编制管理办法 制度管理办法 第一章总则 第一条为规范管理，完善中国石油湖南销售公司（以下简称“公司”）规章制度，提升执行力，确保公司各项规章制度符合国家有关法律法规，符合上级公司及行业主管部门的相关要求，建立标准规范的规章制度体系，参照股份公司的相关规定，制定本办法。 第二条本办法适用于公司本部及分公司规章制度管理，控股公司规章制度管理参照本办法执行。 第三条本办法所称规章制度，指公司本部和所属单位依据职责和权限，按照规定程序制定的各类规范经营管理行为、具有长期约束力的规范性文件。 第四条公司规章制度实行统一制定、归口管理、分级分类负责。 第五条本办法所称的规章制度分为：制度、办法、细则。 第二章管理机构及职责 第六条公司成立规章制度管理委员会（以下简称“委员会”），委员会由公司领导组成,委员会下设规章制度管理办公室（以下简称“办公室”），办公室由人事处、总经办、内控办、律师、财务处、审计处相关成员组成，办公室设在企管法规处。
第七条委员会职责： （一）负责审议公司规章制度的制定、修改和废止。 （二）负责签发公司规章制度。 第八条办公室职责： （一）贯彻国家法律法规、方针政策、上级规定。 （二）受理公司各处室规章制度的制定、修改、废止申请。 （三）对公司规章制度的可行性进行审查。 括律 （四）是否符合公文处理要求。 第九条各处室负责起草本处室职责范围内的规章制度，其职责： （一）根据国家法律法规、方针政策、上级规定和公司经营管理需要，提出制定、修改、废止规章制度的申请。 （二）结合实际情况，需细化上级公司的规章制度，制定相应制度。 （三）规章制度的起草、征询意见、修订和废止。 （四）负责制度宣传、培训、指导和监督。 第三章规章制度起草申请 第条处室起草前对规章的适用范围、适用对象、与现有公司规章的关系、需要解决的主要问题和解决方案、工作流程，风险点的控制，管理职责划分以及主管部门的确定等做出充分论证，根据论证结果填写起草申请表，并起草规章制度。
制度编制管理办法
中国石油XX销售公司规章 制度管理办法（试行） 第一章总则 第一条为规X管理，完善中国石油XX销售公司（以下简称“公司”）规章制度，提升执行力，确保公司各项规章制度符合国家有关法律法规，符合上级公司及行业主管部门的相关要求，建立标准规X的规章制度体系，参照股份公司的相关规定，制定本办法。 第二条本办法适用于公司本部及分公司规章制度管理，控股公司规章制度管理参照本办法执行。 第三条本办法所称规章制度，指公司本部和所属单位依据职责和权限，按照规定程序制定的各类规X经营管理行为、具有长期约束力的规X性文件。 第四条公司规章制度实行统一制定、归口管理、分级分类负责。 第五条本办法所称的规章制度分为：制度、办法、细则。 第二章管理机构及职责 第六条公司成立规章制度管理委员会（以下简称“委员会”），委员会由公司领导组成,委员会下设规章制度管理办公
室（以下简称“办公室”），办公室由人事处、总经办、内控办、律师、财务处、审计处相关成员组成，办公室设在企管法规处。 第七条委员会职责： （一）负责审议公司规章制度的制定、修改和废止。 （二）负责签发公司规章制度。 第八条办公室职责： （一）贯彻国家法律法规、方针政策、上级规定。 （二）受理公司各处室规章制度的制定、修改、废止申请。 （三）对公司规章制度的可行性进行审查。 （四）是否符合公文处理要求。 第九条各处室负责起草本处室职责X围内的规章制度，其职责： （一）根据国家法律法规、方针政策、上级规定和公司经营管理需要，提出制定、修改、废止规章制度的申请。 （二）结合实际情况，需细化上级公司的规章制度，制定相应制度。 （三）规章制度的起草、征询意见、修订和废止。 （四）负责制度宣传、培训、指导和监督。 第三章规章制度起草申请 第十条处室起草前对规章的适用X围、适用对象、与现有公司规章的关系、需要解决的主要问题和解决方案、工作流程，
档号及编制方法
档号及编制方法 1、档号定义 档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（张）等。 全宗号：档案馆指定的全宗代码； 案卷目录号：每一本案卷目录的代码； 类别号：档案类目的代码（分类号）； 项目号：指产品、工程、课题、设备的代字或代号； 案卷号：案卷排列的顺序号； 件号：案卷内的顺序号； 页（张）：案卷内文件每页(张）的顺序号。 2、档案的编制原则 档号是存取档案标记，并具有统计监督作用，档号编制遵循以下原则：（1）唯一性原则 档号应指代单一，一个编号对象只能赋予一个代码，一个代码只表示一个编号对象。档号不能重复。 （2）合理性原则 档号结构必须与馆（室）档案的整理分类体系相适应；档号应保持完整，不能随意减少某种代码。
（3）稳定性原则 档号一经确定，一般不应随意改变，否则会给档案保管和检索造成混乱。如必须改变的档号，应在卷皮、卷盒、所有有关检索工具及计算机数据库中作出修改，保持实体上的档号与检索工具的一致性，改变档案号时，还应注明原档号。 （4）简明性原则 档号力求简短明了，使之易识、易写、易记，以便减少代码差错率，节省存储空间，提高手工和计算机的处理效率。 （5）扩充性原则 档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 3、档号的结构 根据《档号编制规则》（DA/T13—1994）的规定，档号结构分为三种：（1）全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号（xxxx-xxx-xxx-xxx）适用于档案馆（室）对文书档案的编号。 （2）全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号（xxxx-xxx……n-xxx-xxx）适用于档案馆（室）对各类档案的编号。