浅谈加强电子档案的管理,做好电子档案的利用
浅谈加强电子档案的管理，做好电子档案的利用
摘要：当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。
关键词：电子档案；电子档案管理；电子档案利用
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。
一、电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
二、加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
2.加强电子档案管理，有利于提高服务质量
电子档案管理系统平台
盛年不重来，一日难再晨。及时宜自勉，岁月不待人。电子档案管理系统平台
目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)
第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置
浅谈电子档案的管理和利用
浅谈电子档案的管理和利用 概要：为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。 随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 一、电子档案使用的主要途径 电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。 二、加强电子档案管理的重要意义 电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。 1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力 在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
关于电子档案信息安全管理研究
关于电子档案信息安全管理研究 发表时间：2017-05-05T16:46:36.963Z 来源：《基层建设》2017年3期作者：赵莹[导读] 本文主要分析了电子档案信息管理存在的安全问题，并提出了相应的保障措施。 临沂市公路局山东临沂 276002 摘要：随着我国电子档案研究与实践的不断推进，档案管理部门十分重视电子档案信息安全管理问题。近些年先后制定了一系列措施，有力促进了我国的电子档案信息安全管理工作，但电子档案信息安全仍然面临着种种困难和挑战。只有清楚地认识到存在的主要问题，才能有的放矢，推动电子档案信息安全的完善。本文主要分析了电子档案信息管理存在的安全问题，并提出了相应的保障措施。 关键词：电子档案；信息；安全管理引言 上个世纪九十年代以来，以计算机为核心的信息技术革命的飞速发展点燃了一场全球范围的信息革命，为档案现代化管理开辟了无限广阔的前景，电子档案成为信息时代档案存贮和传播的重要介质。由于电子档案具有非人工识读性、信息与特定载体之间的可分离性、信息对系统的依赖性、信息存贮的高密度性、信息的易变性等特点，使电子档案信息安全保障工作与传统档案安全保障有着质的区别。管理好电子文件，关系到国家和社会历史记忆的长期保存，关系到人类文明的传承延续，对电子档案的管理，必须解决好它的保真、保密、保存、读取等难题。 1. 电子档案安全管理应遵循的原则 1.1信息安全管理原则 确保电子档案信息库的结构不被破坏，能够保持原有数据的正确、有效，并在使用时遵循定时保密功能和备份功能，使同一数据随时保有异地副本，保证数据对用户的可用性。 1.2软件安全管理原则 电子档案软件系统关系到档案的信息内容。系统一旦破坏，将导致信息无法正常读出，甚至丢失。因此，正常运行的系统、适宜的保存方式、安全的记录系统、完善的软硬件设施，是确保软件安全的必要条件。 1.3网络安全管理原则 外网与内网在连接和系统配置管理方面都应严格按照预先制定的管理制度和权限操作，修补系统软件的漏洞、控制账户密码权限、删除过期的账户密码、销毁档案信息的任何行为都要遵守权限制度，并制定不同层次访问者的存取信息的权限策略。 2. 电子档案安全管理中的常见问题 2.1标准化及规范化程度不够 我国现在所进行的档案信息管理还不是非常成熟，相比于那些发达的国家，还有很大的差距。我国电子信息档案管理才刚刚起步，所以，在管理过程经常会遇到这样或那样的问题。而随着网络技术的发展，人们逐渐明确数字化档案、信息化档案对于档案管理工作是非常重要的。可是我国目前在电子档案管理这方面却没有非常高的标准性和规范性，因此阻碍了数字化档案和信息化档案这个管理目标的实现。 2.2编程人员素质具有差异性 档案管理是一项系统化的工作，需要具备整体素质高的编程人员。但是现状下，编程人员却显得极具复杂性，主要表现为各地各县的系统不一样，达不到档案所需要的标准。并且，最为严重的是编程人员匮乏计算机应用能力，进一步严重阻碍了档案管理工作的良性发展。另外，相关编程人员没有充足的实践经验，在日常档案管理工作中没有形成规范且有效的档案管理体系，从而使得档案信息安全管理不具时效性，不能与未来长期发展相符合。总之，在现阶段编程人员的整体素质需进一步提高。 2.3电子档案软件系统安全 即系统设备硬件和相关设施运行正常，保证系统的实体硬件不受自然和人为的破坏。由于电子档案需要借助设备才能阅读，必须保证电子档案载体所应用的系统设备的安全。系统设备安全主要涉及计算机硬件设备以及网络通信线路的安全，容易受人为破坏和周围电磁信息的干扰和影响，使得电子档案信息在流动的过程中被干扰、截获或发生电磁泄漏。因此，要通过严格的管理和有效的技术手段来对抗这些不利因素。 2.4 电子档案的真实合法性问题 纸质档案上的单位盖章和领导签字具有法律效力，其真实性、合法性比较容易辨别。而电子档案由于其容易复制、修改的特点，其真实性、合法性的鉴别则受到一定条件的制约。 3. 强化档案管理安全性的方法 3.1提高档案管理的规范性及标准性 为了强化电子档案的管理，使其安全性能得到提升，就应该规范档案管理工作。例如：在搜集完电子文件之后，应该形成一个系统的文件，然后再进行细致的整理及积累，最后在相关人员鉴定没有错误后进行归档处理。只要按照以上步骤进行档案归档工作，那么档案的规范性、标准性都会得到相应的提升。同时，当整理完电子档案，并做好归档工作之后，还应该进行保管和移交工作。此外，档案管理部门还应该集中对电子文件进行管理，进而使档案管理工作更加的规范和标准。 3.2提升编程人员的整体素质 提升编程人员的整体素质对于档案工作而言，是非常有必要的。做好这方面的工作，需要从两方面着手：一方面，对编程人员进行培训，努力提升编程人员的文化程度及专业化知识水平，并且在培训过程中将计算机应用作为重点培训内容，以此让每一位编程人员都具备高水准的计算机应用能力。另一方面，编程人员在日常工作中，不但需要努力学习理论知识，还需要以实践作为档案工作的绝对支撑点，擅于总结经验，在工作中激发出高度的积极性，既要熟悉档案业务，又要会操作并设计程序。另外，档案编程技术人员需要充分融入到档案编程工作当中去。例如：为档案部门编程一个能够连接当地OA 办公系统和能够与档案管理系统相配合的系统，实现从文件的收集到档案的归档只需一次输入文件目录就能达到共享的目标。以此让档案信息安全管理更具时效性，并且能够与未来长期发展相契合。 3.3针对软件系统安全的技术措施
浅析电子档案在企业档案管理中的应用及问题.doc
浅析电子档案在企业档案管理中的应用及 问题 在现今企业的管理中，电子档案管理系统的引用，以及大型、高效电子仪器的使用，使企业档案管理由纸质化存储管理向电子化存储管理转变，企业档案实现电子化变成了现实。只有明确电子档案的形成过程和在企业中的利用途径，剖析电子档案在企业发展中存在的问题，并试着解决这些问题，才能促进应用电子档案更好的为企业发展服务，从而促进社会经济建设的不断进步。 一、企业电子档案的形成与利用 (一)档案信息数字化 数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用，为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案，档案数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，档案原件从而得到了有效保护。档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现，它为实现档案信息资源共享奠定基础。 (二)电子档案管理系统 电子档案管理系统具有简单、快捷和可以保持档案原始性的特点。为档案电子化提供了极大的便捷服务。电子档案管理系统一般都采用树形分类结构，使得它的权限控制灵活、简单;电子档案管理系统入库简单，并提供了入库前的浏览功能，它的界面要素简单，一看就会，无需复杂的学习过程;最主要的是它具
有查询简单的功能，为档案提供利用，实现档案服务功能提供了举大的支持作用;对于没有电子版的档案，可以提供批量扫描、从而保持档案的原始样貌，对于已形成的电子档案可以提供快捷的入库管理功能。 (三)实现档案纸质化向电子化的转变 在企业档案管理过程中引进电子档案管理系统以及大型、高效的电子化仪器后，利用高效扫描仪将纸质的档案扫描成电子档案，扫描完成后，对扫描录入到网络服务器中的图像文件进行整理修正，并在网络数据库中建立相应的索引信息，从而达到电子档案的快速自动检索，并最终为查询客户端提供档案服务。 (四)电子档案的存储与利用 电子档案通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。 对档案部门来说，电子档案提供利用的方法有三种：即提供拷贝;通信传输;直接利用。 二、电子档案在企业档案管理中存在的问题 (一)档案队伍的素质与企业的发展还不相适应 历史原因，许多单位档案管理岗位属于人员安置型，造成目前企业档案队伍整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。而档案管理人员的素质直接影响了电子档案在企业档案管理中的应用。 (二)企业的档案管理得不到高层领导应有的重视 很多企业的高层领导对档案的管理认识不到位，认为它只
电子档案管理系统平台
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目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)
第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置
浅谈电子档案管理 张德全
浅谈电子档案管理张德全 发表时间：2018-05-08T10:11:51.607Z 来源：《建筑模拟》2018年第1期作者：张德全 [导读] 随着网络信息时代的到来，电子档案管理的优势逐渐显现，能够更加适应当今时代的档案管理工作，加强对电子档案的管理，是目前档案工作信息化的必然选择。 张德全 山东省巨野县人力资源和社会保障局 摘要：随着网络信息时代的到来，电子档案管理的优势逐渐显现，能够更加适应当今时代的档案管理工作，加强对电子档案的管理，是目前档案工作信息化的必然选择。 关键词：电子档案；档案管理；优越性；利用方法；管理制度 1.电子档案的优越性 在档案存储和归档工作上，电子档案极大地提高了统计、分析、归档等的速度。现今社会是信息的、网络的快捷式生活节奏。信息获取和处理的速度体现出了其自身在当今社会的竞争水平和生存能力。电子档案是将文档使用扫描形式录入电脑，避免了人工抄录错误的几率，即使是人工输入，电子档案的信息材料修改起来也非常方便，如果采用专业的高技术系统，还能自得识别相关错误信息，可使其得到及时修正。档案管理工作实行微机化工作方式后，就可以按“件”进行方便快捷的整理归档。由于进行随机管档，就可进行随时整理立卷。通过计算机编码排序后，只要按照电脑呈现的秩序编排，就能清晰地现实文档归置位置，省去了人工费时费力的编排工作。同时，电子档案的存储更为稳定，可采用光盘、U盘、硬盘、存储卡等载体进行存储，其受外部温度、湿度及微生物环境影响小，且储存时间长和信息存储量大大超过了其他介质，具有很强的稳定性。 在档案信息应用上，使用电子档案，利用信息化手段，可以很好地实现档案的体系管理，实现充分的资源共享，使索引、查找等更加快速便捷。同时，由于采用了信息、网络传输等技术，使得电子档案能根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，更加有利于档案的管理和调度，极大发挥了占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点。电子档案使档案在现实应用中实现了网络化、远程化的自动化操作，加快了信息检索速度，促进了文档信息的交流和共享。在知识经济高速发展的形式下，现代网络环境不仅为归档提供了方便有效的工作方式，并且对信息利用的快速途径也起到了一定的促进作用，废除了立卷归档与检索查找的繁琐工作，改变了繁琐低效率的工作强度，归档质量和检索速度也产生了本质的变化。在传统的工作形式下，各单位、各部门相互间都是靠纸来传输信息，以计算机为载体的电子档案管理系统，可以将各种档案信息通过网络传送出去，不论身在何地都能及时阅览到相关信息。 在档案管理模式上，电子档案在以电子信息技术为支撑的数字化管理模式下，文档的规范性和科学性进一步提高。 传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档，可随时补漏增缺，使文档不形成存积。微机管理省时省力，可以给工作人员充分的时间去提高业务水平。微机管理更有利于文档的保密，将整卷档案内容改为单份文件提供利用，利用者就无法接触整卷档案中其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。 2.加强电子档案管理制度 电子档案的出现，彻底改变了传统档案管理的流程，在内容、时间及顺序等诸多方面发生了巨大的变化。由于电子档案对软硬件设备的依赖性更强，且更易更改、流失等特点，常常会使人们对电子档案的信息真实性产生质疑，因为电子档案信息的载体与存放地点均可以不固定，复制后真伪难辨，存在难以认定是否为“原件”的问题。因此，只有通过规范的管理制度使电子档案的形成、归档、保管和利用等环节得到有效约束，并在每个环节上采用制度与技术相结合的方式，切实避免信息失真的隐患，这样既可以保证电子档案的规范管理，又能维护电子档案信息的真实性与原始性，使人们对电子档案产生信心。然而，传统管理制度已无法适应电子档案文件的管理，必须结合电子档案发展的具体情况，建立一套完善、健全和科学的电子档案管理制度。 2.1电子档案的形成制度要进一步完善 在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。 2.2电子档案要执行更为科学的归档制度 要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。在归档制度制定的过程中，应以国家有关规定为参照进行，目前，我国已通过先后颁布实施的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规章制度，对电子文件归档工作提出了较为明确的规定与要求，这些规章制度的出台，确保了电子档案在归档过程中的科学性和规范性。 2.3建立严格的保管制度 电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。 2.4规范电子档案的利用制度 在电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当
浅谈新形势下人事档案管理工作思路
浅谈新形势下人事档案管理工作思路 随着社会经济的发展，对档案工作也有了更高的要求，本文通过对目前档案工作管理现状的分析研判，发现档案管理工作中存在的一些问题，并根据这些问题，有针对性的提出了以后档案管理工作的新思路，以提高人事档案管理工作的质量。 标签：人事档案档案管理发展思路 人事档案是在组织人事工作管理活动中形成的，经过组织的审查或者认可，并且记录和反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的原始记录。也是个人经历和实践的历史记录，是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，是记载人生轨迹的重要依据。它既反映出人们经历、学历和职务或技术职称，同时又反映个人的社会关系和奖惩等情况。它是发现人才、使用人才、管理人才的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。人事档案管理工作做为一项基础工作，在人力资源开发、人才预测和人才政策制订等方面具有十分重要的作用，为人事调动、人员聘用、转正定级、干部提拔、专业技术职务晋升以及离退休、养老、医疗保险手续办理等提供帮助。 一、目前人事档案管理现状及存在的问题 近年来随着经济体制的改革，社会的进步，人员类型的多样变化，档案管理也衍生出了很多类型，我国也越来越重视人事档案的管理。根据现状，我国人事档案主要由干部档案、工人档案和学生档案三大类组成。 干部的人事档案管理，一般由有档案管理权限的各单位自行管理，由其独立收集、整理、执行，信息来源单一，仅关系到本单位下属人员。干部档案管理制度是比较传统的管理方法，管理权限分属组织、人事、行政办公室等部门管理；工人档案管理一般由劳资部门来管理，而学生档案由学生工作部门或当地人才交流中心来管理。 随着社会经济的不断发展和人事制度改革的不断深入，传统的管理方式不能适应形势发展的需要，而长期以来的“重人事、轻档案”的陈旧观念也束缚了档案工作的开展。目前，干部人事档案管理工作主要存在以下几个问题： 1.对人事档案重要性认识不足 目前，人们对人事档案的认识还比较肤浅，对档案的重要性意识淡薄。中新网曾经对2068名人员进行调查，49.3%的被调查者认为“工作中注重的是能力，人事档案没用”，12.33%的被调查者则表示“无所谓”，紧紧只有38.64%的人认为“择业自由，但是档案也很重要不能遗弃”。被调查者中近半数的人认为档案并不重要。而“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象也从一定
关于财务电子档案管理的研究
关于财务电子档案管理的研究 摘要：为提高财务管理水平，以细化基础工作为出发点，对公司财务档案管理现 状进行分析，探索财务电子档案管理，实现财务管理的创新。本课题通过研究财务电子档案管理，结合公司财务制度要求，探索公司财务电子档案的方式和方法，对于财务管理信息化具有重要意义，创新思路使财务档案工作实现制度化、规化和科学化管理，使其在公司建设发展中发挥重要作用。 关键词：财务管理研究电子档案 传统的财务档案大都以纸质为载体，不能适应财务档案管理的信息化要求，必须向数字化档案管理转变。未来的财务电子档案就是财务数据采集源泉和基地，通过分类整理和网络共享，最终为各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。 一、财务档案管理现状 (1)财务档案分类 随着公司电力事业的快速发展和经营管理水平的提高，财务档案资料也日趋增多，主要分为会计档案和财务管理文件两大类。 会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括： 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，
其他财务报告。 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 财务管理文件：指除会计核算专业材料外的财务管理制度、计划批文、通知等各类财务管理资料，是财务档案的重要组成部分。财务集约化管理的不断深入，财务管理文件的积累呈现多元化趋势。财务管理制度包括预算管理、会计核算、工程管理、资金管理、资产管理、资本运营、财务评价与考核等。 (2)财务档案管理规定 自1999年以来采用电子计算机进行会计核算，保存会计档案实行电子存档和纸质存档双规制，2004年发布的《会计电算化管理办法》对电算化会计档案的管理进行的明确的规定，电算化会计档案指储存在磁盘或其他存储介质上的会计数据和程序，以及打印输出的各种账簿、报表、凭证等核算数据和系统开发中的全部文档资料。打印输出的纸质会计资料按照《会计档案管理制度》进行归档管理，储存在硬盘上的会计数据建立定期备份制度，实行电子备份，按年度进行刻盘存档。 二、财务档案管理趋势 为规和加强公司财务管理，公司已经建立了涵盖生产经营全过程的财务管理体系，随着财务信息多元化的发展，积累了丰富的财务管理文件，必须实现由纸质档案管理向数字化电子档案管理转变，才能充分发挥财务管理文件的指导作用。财务电子档案将是财务数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地，通过实时更新和共享，及时、准确地为经营决策提供依据，电子档案将成为财务档案管理的主要形式。 (1)财务电子档案能够提供财务档案信息方便快捷的服务方式 数字化的财务电子档案信息可以通过网络等现代技术实现的远程利用，提供方便快捷的财务档案信息服务方式和途径。 (2)财务电子档案能够使不同载体形式的财务档案信息得到转化与再现
浅谈企业纸质档案与电子档案并存管理
浅谈企业纸质档案与电子档案并存管理 发表时间：2018-01-22T17:17:29.237Z 来源：《基层建设》2017年第31期作者：周秀芬 [导读] 摘要：本文以上海江南长兴造船有限责任公司档案管理为例，阐述在信息化过程中，传统的纸质档案与新兴的电子档案并存管理。 上海江南长兴造船有限责任公司上海崇明区 201913 摘要：本文以上海江南长兴造船有限责任公司档案管理为例，阐述在信息化过程中，传统的纸质档案与新兴的电子档案并存管理。 关键词：纸质档案；电子档案；档案管理 随着计算机技术的应用和发展，办公自动化步伐不断加快，给传统的档案管理理念和模式等带来了巨大的影响和冲击。近年来，企业在生产、经营、科研、设计和各项管理活动中，产生了大量的纸质档案和的电子档案共存的现象，下文以上海江南长兴造船有限责任公司档案存储现状为例，进行简单阐述。 一、纸质档案与电子档案的现状分析 企业档案记载着企业发展史过去的优秀成果，记录着企业今天的成长轨迹，为企业明天的发展提供宝贵的借鉴，为研究企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。上海江南长兴造船有限责任公司档案现在的存储方式还是以纸质档案为主，电子档案管理现在处以初级阶段。 （一）纸质档案在生产中的现状 纸质档案是人们为了纪念并保存一些有意义的事物而产生并加以利用的，也是我们最为熟悉的一种资料保存方式。纸质档案的特征具有保存时间长、易识别、存储形式直观等。从进本公司档案室之初，公司产品档案图纸的发放以纸质为主。首先从设计人员手中拿到底图，然后根据生产部门所需勾划份数，按照份数复印，然后打印各部门发送单，按部门发放图纸。科技的发展，如今，图文档系统地开发实现了通过了网上数据传输打印。在档案管理方面还是以纸质档案为主，公司所涉及的基建档案、设备档案、产品档案、文书档案、财务档案等基本都以纸质形式保存于公司的档案库房内。在利用方面，纸质操作比较多，以产品档案为例：如公司总经理办公室要查一下某条船的合同，还是以纸质为主，首先是申请人员提出申请、然后签档案借阅申请单，档案管理人员查找案卷、借阅、放回案卷。纸质档案的保管方式比较落后，生产日积月累产生大量的产品档案加重了库房的压力。特别是当今航运市场持续低迷，造船企业生产经营形势比较严峻，传统的档案管理模式已经不能满足生产的需要，为此公司紧跟时代步伐，与软件公司合作，开发数字档案管理系统。 （二）电子档案在生产中的现状 电子文件的归宿是电子档案，但并不是所有的电子文件都能成为电子档案，取舍的原则是看该文件经鉴定后有无保存价值。电子档案与纸质档案的本质相同，都是文件存在的一种方式。但电子档案在记录方式上有许多不同于纸质档案的特征。如：信息储备的高密度性、载体的多样性、信息的共享性、依赖性和不可识别性等。为了适应新形势下公司生产经营不断发展的需要，为了提高图纸复印效率，减小人工复印生产施工图纸的劳动强度，为了提高档案利用水平，公司信息部与其他科研单位同力合作研发了档案信息化管理系统。档案信息化管理系统主要分为两部分：图纸生命管理系统（图文档一体化管理系统）、数字档案管理系统。图文档一体化管理系统是连接公司设计所与档案室之间的电子图纸传送的纽带。图文档一体化管理系统按照不同的权限设置对设计所传递的电子图纸进行接收、分配、打印、发放等。这样提高了工作效率，缩短了图纸发放的周期，杜绝了人工发放过程中出现的错发和漏发的现象，提高了工作效率和质量。数字档案系统主要包括：档案录入功能、档案查询利用功能、档案统计功能、档案借阅登记及归还功能、与公司0A网单点连接功能等。这一系统的研发成功不仅实现了对电子档案的提交、接收、整理的要求，同时也为工作中档案提供服务利用价值，服务于生产提供了便利条件。以公司基建档案和设备档案为例，到目前为止我们完成了前期档案资料的扫描工作，然后根据数字档案系统进行拆分整理，建立目录库，上传至数据库归档并备份。这样方便了查阅和管理。由于我公司电子档案管理起步时间短，产品档案、财务档案等还是以纸质档案保存为主。计算机信息的网络化管理虽然给利用档案信息的工程技术人员带来了极大的方便，但网络化也带来了档案信息的安全问题，尤其重要的、带密级的档案在网上运行的安全问题，如科研档案、专利档案、产品档案中的合同以及一些绝密文件等形成的电子档案的管理，若处理不当，将会造成泄密、失密，后果不堪设想。 二、企业纸质档案与电子档案并存形式下存在的问题及对策 （一）纸质档案与电子档案并存管理形式下存在的问题 档案管理基础设施不完善。江南长兴造船从建厂到现在已有十多年，由于建厂时间较短，相对的一些基础设施的建设不够完善。公司生产日积月累，产生大量的产品档案，增加了库房的压力。档案管理标准和制度不完善。对于纸质档案管理的规章制度公司做的还可以都有明文规定。但是对于起步阶段的电子档案的有关规章制度公司涉及的还是比较少的。档案管理人员专业文化素质不高。本档案室从事档案管理的人员以80后为主，档案管理专业知识层次不高，经验不足，缺少与有经验的专业人员学习与交流的机会。长期以来，档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案管理工作，习惯了传统的管理方法和模式，对新兴的电子档案的管理缺少相关专业的知识和管理经验。 （二）纸质档案与电子档案并存形式下做好档案管理工作的对策 完善档案管理基础设施。无论是纸质档案还是电子档案，都需要具备相应的保管条件和设备来完成其完整和安全性。现阶段公司的纸质档案整理成以案卷为单位的方式保存于公司的库房内。从建厂到现在公司在发展过程中所形成的基础建设档案、设备档案、产品档案、财务档案、文书档案等都集中存放于公司档案库房内，库房压力增大，库房用地比较紧张，不利于档案的保存，所以建议公司领导如有条件给予适当改善。电子档案的储存空间较纸质档案储存空间来说减小了很多，它减轻了档案库房保管的压力，在保管方式上也优于纸质档案，但是它的储存需要借助计算机、磁盘等介质。这些介质也需要定期进行维护保养等，如磁盘需备份且到一定年限要进行更新，计算机的内存也应该根据档案保存量的增大而进行更新，使其运转速度加快，提高档案工作效率，除此之外，需要进行杀毒等网络安全维护。建立完善的档案管理体系。目前公司在纸质档案管理规章制度制定和实施上是比较完善的。电子档案的管理办法和细则的制订比较少，希望有关部门加快制定相关管理标准的步伐。档案管理人员要更新观念，提高职业素质。电子档案管理工作是一个依赖于通讯和网络的全新工作，因此对档案专业人员的素质提出了更高的要求，除了具有较高的政治素质外，还要有较好的技算机知识和外语知识。因此档案管理专业人员应在完成本职工作基础上，加强自身学习，以适应现代化档案管理工作，为公司生产尽微薄之力。 综上所述，纸质档案与电子档案在现阶段各有优势，在经济建设和生产服务中各挥着各自的特殊作用。在企业档案管理工作中纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长一个时期内并驾齐驱共同管理。
浅谈电子档案管理
浅谈电子档案管理 作者：白秀虾 来源：《办公室业务·上》 2018年第5期 【摘要】档案管理的重要对象就是电子档案，包括电子档案的移交、管理、输出等工作， 做好电子档案管理工作是单位正常运营的重要环节，电子档案的实用价值得以实现。此文对如 何做好电子档案的管理工作进行了系统论述。 【关键词】电子档案；重要性；管理 一、电子档案管理的意义 （一）促进管理效率的提高。管理效率提高意味着以较少的人力、物力、时间完成较高质 量或多数量的工作。传统的档案检索方式是档案管理人员在档案管理系统中通过模糊查询、分 类查询档案题名或题名关键字等方式检索到档案的档号，然后按照档号去相应位置调阅相关档案，占用大量时间和人力。信息化后，可直接在档案管理系统中通过查阅关键字查看档案全文 信息。历史档案原件也得以保护。 （二）提高档案信息利用的时效性和服务效率。信息化后档案资源在一定权限内可实现共享，并能远程服务，时效性强，从而提高生产经营的工作效率，并能提升档案部门在企业中的 重要地位，过去简单的档案管理模式，将成为企业的信息中心。 （三）促进各部门之间的和谐。档案资料承载着各种各样极为繁复的信息，记载与反映了 全公司生产经营活动，能为利用者提供决策与参考信息，实现资源共享，减少直接面对面沟通，促进各部门之间更和谐，信息决策反馈得到提升，极大提高了我们主动性。 （四）增进企业结构优化使业务流程更完善。在计算机系统中，管理者将取消控制部门的 监督等职能，加强决策能力和直接面对面沟通的实施，这也就加强了管理水平，同时也减少了 组织规模。通过不同层次，同样信息，使企业内各部门直接的活动变得更加和谐，更快更好地 实现动态管理，使通信畅通并使成本的监督和协调得到降低，市场和信息的决策反馈得到提升，极大提高了各个阶层的潜力和主动性，使知识和经验的交流得到促进，使技术管理达到最佳效率。 二、电子档案系统的概念及特点 （一）概念。电子档案管理系统是人们为了管理电子档案，保证电子档案的行政有效性和 法律凭证作用而设计、实施的软件以及相关的政策、措施等。基于计算的信息系统由硬件、软件、数据库、远程通信、人员和处理过程组成。档案管理系统的主题是管理软件，它由一组软 件程序组成，共同对机构产生的电子档案、基层档案室保存的档案进行管理。 （二）特点。1.有法律证据性。电子档案系统是特殊的档案信息系统，系统里保存的档案 是企业职能活动直接产生的证据。2.具有独特的功能。为了确保档案管理系统的独特功能，在 管理系统开发、设计和试用等各阶段都有档案员全程参与，因为没有人能比档案工作者详细了 解各类目文件作为证据的特点和文件即将成为证据的管理要求，也无法有效管理企业只能活动 的证据。 三、电子档案的特点及优越性
有关档案电子化管理现状及对策研究
有关档案电子化管理现状及对策研究 发表时间：2018-06-08T10:09:45.517Z 来源：《电力设备》2018年第3期作者：胡江芸[导读] 摘要：档案指的是单位在发展以及管理过程中所形成的各种文件材料，这些材料对于社会以及国家而言具有非常重要的保存价值，通常情况下在载体形式上主要包括了文字、声音以及图像等几种类型。 摘要：档案指的是单位在发展以及管理过程中所形成的各种文件材料，这些材料对于社会以及国家而言具有非常重要的保存价值，通常情况下在载体形式上主要包括了文字、声音以及图像等几种类型。档案可以对单位内所发生的各项活动进行真实的记载，不仅能为单位内部的经济效益起到非常重要的维护作用，同时还能为单位未来发展提供重要的基础条件。本文主要针对供电单位档案管理的现状进行了分析，并结合实际情况提出了几点有效的建议，希望能为相关人员提供合理的参考依据。 关键词：档案；电子化管理；现状；对策 0前言 在我国社会经济不断发展的背景下，我国大部分供电单位已经逐渐认识到了档案管理工作的重要性。供电单位在开展档案管理工作的过程中，应该实现主观与客观之间的有效结合。如果是站在主观的角度上进行分析，供电单位的档案管理工作应该在传统的管理方式上进行不断的完善和优化，实现对信息化技术的合理使用。如果是站在客观的角度上进行分析，档案管理工作一定要满足相应的真实性，保证所有的资料都能得到有效的保存，这样才能为之后工作的开展提供良好的基础条件。 1、供电单位档案管理工作的现状分析 随着科学技术的不断发展，信息技术在各个行业中得到了非常广泛的应用，并且对于行业发展起到了非常重要的促进作用，同样档案数字化技术在相关单位的档案管理工作中也实现了非常普遍的应用。结合目前供电单位档案管理工作的实际情况来看，在落实过程中还存在着很多的缺陷，这些问题的存在对于档案管理工作的安全性造成了非常严重的影响，具体主要体现在了以下几个方面。 1.1 没有认识到档案电子化管理工作的重要性 档案电子化管理是在科学技术发展背景下逐渐产生的一种先进的档案管理方式，如今已经得到了档案管理部门的高度认可和使用。供电单位在开展档案管理工作时，因为长期受到传统管理观念的影响，还没有加强对档案电子化的认识和了解，甚至将档案电子化管理工作与分类保存之间进行了连接，没有对档案电子化的本质含义进行深入的分析。还存在部分单位认为档案电子化管理不具备可靠性，这就导致在档案管理工作中仍还是采用传统的方式来进行，导致档案电子化管理工作一直得不到有效的实施。 1.2 档案安全性管理存在的问题 在供电单位发展过程中，档案在其中起到了非常重要的价值作用，所以档案管理人员应该对档案的安全性与真实性引起足够的重视。通过对档案电子化管理方式的合理运用，不仅可以对实际的管理流程进行不断的简化，同时还能在很大程度上提升档案管理工作的安全性，实现对档案信息资源的有效共享。计算机档案信息系统属于一种数据库应用系统，在使用的过程中需要保证数据库的安全性，所以这就对档案管理人员自身的专业性提出了非常高的要求。而目前供电单位档案管理人员还没有达到非常高的计算机管理水平，从而对档案电子化管理工作的实施形成了一定的阻碍。 1.3 档案电子化管理技术方面存在的问题 档案电子化管理工作需要在对计算机设备利用基础上才能得到有效的落实，在硬件方面，单机版需要实现对计算机的合理配置，网络版主要涉及到了交换机、网线以及服务器等设备。如果在站在软件方面进行分析，需要具备专业的计算机软件开发队伍，只有经过不断的调研和分析，才能构建出合理的档案管理软件系统，然后严格按照档案管理中的相关规定和要求，完成档案的扫描、录入以及归档等工作。但是，目前我国还没有针对档案电子化管理工作制定出统一的规范要求，导致档案电子化管理工作质量一直得不到明显的提升。 1.4 电子档案的法律效力低 在传统的档案管理工作中，需要相关档案在纸质材料上将加盖印章，具有非常明显的法律效力。同时，在对档案进行查阅或者是传达命令的过程中，都需要对加盖印章的材料进行使用，而在档案电子化管理过程中，法律效力得不到很好的体现。目前，电子版的档案材料只能完成对信息的通报工作，如果是对于一些比较重要的处理或者是决定，同时需要相关部门对原始材料进行加盖印章。 2、加强供电单位档案电子化管理的相关对策 2.1 提高档案电子化管理技术水平 我国相关的档案管理部门之所有没有认识到档案电子化管理工作的重要性，主要是因为目前所具备的档案电子化管理技术还不具备先进性。因此，供电单位要想保证档案电子化管理工作可以实现全面的实施，首先应该对目前的电子化管理技术进行不断的优化和完善。可以对先进的计算机设备进行有效的配置，这样才能为档案电子化管理工作的开展提供良好的基础条件；其次，结合单位实际情况构建出相符的档案信息管理软件，从而可以保证档案电子化管理工作在开展过程中更具有规范性。另外，供电单位的档案管理部门还应该不断提高管理人员的计算机操作水平，这样才能对计算机软件的合理运行起到重要的维护作用。 2.2 维护电子档案的安全性 档案对于单位发展而言起到了非常重要的参考作用，所以，在档案电子化管理工作开展过程中，一定好对档案信息的安全问题引起足够的重视。首先，档案管理部门应该有效维护纸质档案的真实性，在电子档案发生丢失现象的时候，就可以通过纸质档案完成相应的修复工作；其次，档案管理部门针对于相关的信息共享机制，应该结合实际情况进行严格的规划和管理，不可以将单位内部的档案信息发布在网络上，可以构建出符合自己单位的档案安全管理制度；最后，为了可以在最大程度上保证档案电子化管理工作的安全性，还应该制定出相应的使用制度，通过这种方式不但可以实现对档案资料的合理使用，同时还能实现对档案的安全管理，从而有效保证供电单位信息数据的安全性。 2.3 提高档案管理人员的素质水平 在档案电子化管理工作中，管理人员在其中起到了非常重要的执行作用，因此，档案管理人员自身的素质水平在一定程度上将直接影响到档案电子化管理工作的效果。在实际的管理工作中，档案管理人员一定要加强对相关知识的学习工作，对先进的管理技术和方法进行全面的掌握，通过对电子技术的合理使用，从而加强对档案的管理工作，同时还应该在一定程度上保证档案的安全性。 2.4 提升电子档案的法律效力
企业电子档案管理平台建设方案
企业电子档案管理平台建设方案 大连恒智科技发展有限公司
目录 一、建设背景 (3) 二、建设目标及内容 (3) 三、建设方案 (4) （一）企业电子档案管理系统建设方案 (4) 第一节系统管理 (4) 第二节档案收集 (6) 第三节档案整理 (8) 第四节档案管理 (10) 第五节档案利用 (10) 第六节档案借阅 (11) 第七节审批流管理 (12) （二）企业档案数据资源建设方案 (12) 第一节工作内容 (12) 第二节工作标准 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)
一、建设背景 什么是档案？档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。随着国家经济的飞速发展，我们已然迎来了大数据时代。随之而来的，人们越来越重视信息，越来越重视档案，越来越重视档案的保存、利用及档案信息化的发展。 我国早在2000年的全国档案工作会议上，就已经提出：“大力加强档案信息化建设”。并在随后的几年里发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。 2017年9月国家档案局正式发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》。企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。越来越多的企业开始懂得档案的重要性，懂得档案信息化的价值，纷纷加入了建设“企业数字化档案馆（室）”的队伍档案中。 二、建设目标及内容 （一）建设目标 通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。 （二）建设内容 1、建设企业电子档案管理平台系统 企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。 2、建设企业档案数据资源库 通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。 3、建设应用及存储体系 企业电子档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应