浅谈电子档案管理

作者：白秀虾

来源：《办公室业务·上》 2018年第5期

【摘要】档案管理的重要对象就是电子档案，包括电子档案的移交、管理、输出等工作，

做好电子档案管理工作是单位正常运营的重要环节，电子档案的实用价值得以实现。此文对如

何做好电子档案的管理工作进行了系统论述。

【关键词】电子档案；重要性；管理

一、电子档案管理的意义

（一）促进管理效率的提高。管理效率提高意味着以较少的人力、物力、时间完成较高质

量或多数量的工作。传统的档案检索方式是档案管理人员在档案管理系统中通过模糊查询、分

类查询档案题名或题名关键字等方式检索到档案的档号，然后按照档号去相应位置调阅相关档案，占用大量时间和人力。信息化后，可直接在档案管理系统中通过查阅关键字查看档案全文

信息。历史档案原件也得以保护。

（二）提高档案信息利用的时效性和服务效率。信息化后档案资源在一定权限内可实现共享，并能远程服务，时效性强，从而提高生产经营的工作效率，并能提升档案部门在企业中的

重要地位，过去简单的档案管理模式，将成为企业的信息中心。

（三）促进各部门之间的和谐。档案资料承载着各种各样极为繁复的信息，记载与反映了

全公司生产经营活动，能为利用者提供决策与参考信息，实现资源共享，减少直接面对面沟通，促进各部门之间更和谐，信息决策反馈得到提升，极大提高了我们主动性。

（四）增进企业结构优化使业务流程更完善。在计算机系统中，管理者将取消控制部门的

监督等职能，加强决策能力和直接面对面沟通的实施，这也就加强了管理水平，同时也减少了

组织规模。通过不同层次，同样信息，使企业内各部门直接的活动变得更加和谐，更快更好地

实现动态管理，使通信畅通并使成本的监督和协调得到降低，市场和信息的决策反馈得到提升，极大提高了各个阶层的潜力和主动性，使知识和经验的交流得到促进，使技术管理达到最佳效率。

二、电子档案系统的概念及特点

（一）概念。电子档案管理系统是人们为了管理电子档案，保证电子档案的行政有效性和

法律凭证作用而设计、实施的软件以及相关的政策、措施等。基于计算的信息系统由硬件、软件、数据库、远程通信、人员和处理过程组成。档案管理系统的主题是管理软件，它由一组软

件程序组成，共同对机构产生的电子档案、基层档案室保存的档案进行管理。

（二）特点。1.有法律证据性。电子档案系统是特殊的档案信息系统，系统里保存的档案

是企业职能活动直接产生的证据。2.具有独特的功能。为了确保档案管理系统的独特功能，在

管理系统开发、设计和试用等各阶段都有档案员全程参与，因为没有人能比档案工作者详细了

解各类目文件作为证据的特点和文件即将成为证据的管理要求，也无法有效管理企业只能活动

的证据。

三、电子档案的特点及优越性

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法 (国家档案局令第5号 1999年6月7日颁布) 1．总则 1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。 1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 2．电子文件的收集与积累 2．1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 2．2 收集积累要求 2．2．1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 2．2．3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储

上海市档案业务知识培训：《档案管理》考试范围-0513

第一章档案P1-23 一、单项选择题 1、档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。 P3 2、兼具原始性和记录性于一体的特点，成为档案区别于其他文献资料的独有特性和根本标志。（单、多）P6 3、因为大多数兵马俑身上无文字，只能算是文物，不能当作档案。P9 4、国家档案全宗，又称国家全部档案。这是社会主义国家档案工作和档案学中的专业术语。P9 5、档案作用的范围逐渐扩展，一般而言，时间和作用范围成正比。P19 6、档案在形成之初的相当一段时间内，主要是对形成者本身有用，是为形成单位工作和生产活动提供查考利用。（判+单）P19 7、档案机密性的强弱与档案保存时间的长短成反比。（判+单）P20 8、档案作用是由社会需要决定的，社会的需要在各个时期会不断发生变化，档案作用的侧重点也随之转移。（判+单）P21 二、多项选择题 1、档案一般来自几个方面：一是机关团体、部队、企业和事业单位等，二是个人、家庭。P3 2、文件转化为档案一般需要具备三个条件：①必须是办理完毕的文件；②必须是对日后具有一定查考和保存价值的文件；③必须是按照一定规律集中保存起来的文件。P4-5 3、档案的形态包括档案的载体形式和档案内容的记录方式。P6 4、从我国档案载体的发展来看，古代有龟甲兽骨、青铜钟鼎、竹木板片、金册铁券、缣帛、纸张等，现代有胶片、磁带、磁盘等。P6 5、档案和图书、资料等都是知识的一种载体，都属于文献范畴。P6 6、档案分类方法有以下几种：四个（按形成时间划分、按内容性质划分、按形成领域、划分按载体划分）（多）P9-12 ①按形成时间划分——新中国成立前档案和新中国成立后档案；（多）P10 革命历史档案是1919年“五四”运动到1949年中华人民共和国成立以前整个新民主主义革命时期内。（单）P10 ②按内容性质划分——文书档案、科技档案、各种专门档案；（多）P11 专门档案也称“专业档案”，如“人事档案”（单）P11 ③按形成领域划分——私人档案和公务档案；（多）P11 人们在私人生活中形成的、为个人所有的档案也可向有关档案馆寄存或出售。（单）P11 公务档案必须按照国家规定，无条件地向国家档案馆移交。（单）P12 ④按载体划分——纸制档案和非纸制档案，其中，非纸质档案又可以分为甲骨档案、金石档案、

[计算机]电子科技大学学籍档案管理系统

[ 计算机] 电子科技大学学籍档案管理系统电子科技大学学籍档案管理系统第一部分系统规划一、概述随着学校的规模不断扩大，学生数量急剧增加，有关学生的各种信息量也成倍增长。学籍档案管理工作则变得更加复杂，档案的完整性、安全性等问题也显得更加重要，日益引起了人们的关注。面对庞大的信息量，需要有学籍档案管理系统来提高学籍档案管理工作的效率。因此，档案管理工作成为一项迫切需要解决的问题，而学籍档案管理系统的开发也正是为了满足社会的需要。学籍档案管理系统的开发是有一定社会意义的，也是符合社会要求的。二、组织机构学籍档案管理两个职务: 管理员，操作员三、组织目标 1、帮助学校对学生学籍档案进行系统化、计算机化、规范化的管理，促进档案的完整、准确和全面，保证学生学籍档案管理工作有条不紊的进行。 2、保障档案的安全性、保密性。四、需求概要 1、保存来自学校各个学院的学生学籍基本档案，保存学生的派遣，招生，论

文信息，在其他部门或个人需要时方便查询。 2、系统需要密码保护，防止不具备权限的人对系统以及信息进行修改 3、对档案馆的案卷进行管理。五、过程流程图：档案处理学校各学院学生档案录入学籍案卷报送案卷入库档案的查询六、组织职能域将概要操作归入五职能域 1、毕业生基本信息的管理； 2、学生派遣信息的管理； 3、招生信息的管理； 4、学生论文信息的管理 5、用户管理； 6系统管理和系统维护；七、过程法定义数据类毕业生学—. - —-———— ---- ■------ - - --- ---- ----- ---尸V毕业先学需措息眾拉灑遣俏息JE总信息录入本科生论文佰恳=5=p＞本科生谕宜僧减征扁冃础氏生论文常息汇总八、可行性分析 1、经济可行性本系统运行于原有的计算机软、硬件上不需要投入多少资金本系统带来的好处：

电子档案管理制度

电子档案管理制度一、总则 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。 4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、归档范围 1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。 2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。 3、模板资料：文字类、图纸类及程序类资料。 4、学习资料：读书、技能及拓展学习资料。三、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。 3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。 4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。 (二) 文件分类及编号方法 1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。 2、电子文件稿本代码：M (manuscript)—草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) —正式电子文件。 3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。

电子文件归档与电子档案管理

电子文件归档与电子档案管理电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，2001年1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖，电子文件归档与电子档案管理。该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，资料共享平台《电子文件归档与电子档案管理》(https://unjs)。项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的组织、管理具有改革创新意义。该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配

套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。该项目所建立的档案馆、室档案计算机管理系统功能齐全、集成性好、自动化程度高，基本覆盖了档案管理的各项工作，其中包括了档案室与国家档案馆之间交、接电子档案的数据通道、工作平台及进馆档案验收鉴定技术;项目所建立的开放式档案利用局域网为用户提供了方便、快捷的检索手段及利用方式;项目还针对电子档案管理特征建立了一系列的管理制度，以保证所建‘保障体系’的有效运行。

公司电子文件归档与电子档案管理办法

公司电子文件归档与电子档案管理办法 Company's electronic file filing and management measures

公司电子文件归档与电子档案管理办法前言：合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。本文档根据合同内容要求和特点展开说明，具有实践指导意义，便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。第二条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集 1．收集方法（1）及时按照要求制作备份。（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。（4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

浅析电子档案在企业档案管理中的应用及问题.doc

浅析电子档案在企业档案管理中的应用及问题在现今企业的管理中，电子档案管理系统的引用，以及大型、高效电子仪器的使用，使企业档案管理由纸质化存储管理向电子化存储管理转变，企业档案实现电子化变成了现实。只有明确电子档案的形成过程和在企业中的利用途径，剖析电子档案在企业发展中存在的问题，并试着解决这些问题，才能促进应用电子档案更好的为企业发展服务，从而促进社会经济建设的不断进步。一、企业电子档案的形成与利用 (一)档案信息数字化数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用，为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案，档案数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，档案原件从而得到了有效保护。档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现，它为实现档案信息资源共享奠定基础。 (二)电子档案管理系统电子档案管理系统具有简单、快捷和可以保持档案原始性的特点。为档案电子化提供了极大的便捷服务。电子档案管理系统一般都采用树形分类结构，使得它的权限控制灵活、简单;电子档案管理系统入库简单，并提供了入库前的浏览功能，它的界面要素简单，一看就会，无需复杂的学习过程;最主要的是它具

有查询简单的功能，为档案提供利用，实现档案服务功能提供了举大的支持作用;对于没有电子版的档案，可以提供批量扫描、从而保持档案的原始样貌，对于已形成的电子档案可以提供快捷的入库管理功能。 (三)实现档案纸质化向电子化的转变在企业档案管理过程中引进电子档案管理系统以及大型、高效的电子化仪器后，利用高效扫描仪将纸质的档案扫描成电子档案，扫描完成后，对扫描录入到网络服务器中的图像文件进行整理修正，并在网络数据库中建立相应的索引信息，从而达到电子档案的快速自动检索，并最终为查询客户端提供档案服务。 (四)电子档案的存储与利用电子档案通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。对档案部门来说，电子档案提供利用的方法有三种：即提供拷贝;通信传输;直接利用。二、电子档案在企业档案管理中存在的问题 (一)档案队伍的素质与企业的发展还不相适应历史原因，许多单位档案管理岗位属于人员安置型，造成目前企业档案队伍整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。而档案管理人员的素质直接影响了电子档案在企业档案管理中的应用。 (二)企业的档案管理得不到高层领导应有的重视很多企业的高层领导对档案的管理认识不到位，认为它只

公司档案管理制度

公司档案管理制度为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。第一章总则第一条公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。第二条档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司综合部统一负责，统一管理。第三条公司档案具体管理工作由专人负责，各部门在工作和业务经营活动中形成的行政、人事、财务、采购、研发、生产、销售、售后等一系列档案资料均须由公司统一管理，各部

门不得分散保存。第二章档案的收集、归档第四条对在公司经营、生产过程中所形成的一切有查考利用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行收集归档，部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件代替正本、原件归档。第五条归档的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符合耐长久保管的要求，杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破埙的文件应给予修整，字迹模糊和易褪变的文件应予复制。第六条各部门应指定一名业务熟练，对文件资料的形成、移交、归档有控制作用的人员担任兼职档案员，负责本部门文件资料的收集、移交、归档和留存本部门查阅文件资料的保管。第七条行政、人资类的综合部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查；财务会计帐务所包含的报表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归档；市场营销类的市场对外合同、技术协议、项目信息台账等部分

浅谈企业纸质档案与电子档案并存管理

浅谈企业纸质档案与电子档案并存管理发表时间：2018-01-22T17:17:29.237Z 来源：《基层建设》2017年第31期作者：周秀芬 [导读] 摘要：本文以上海江南长兴造船有限责任公司档案管理为例，阐述在信息化过程中，传统的纸质档案与新兴的电子档案并存管理。上海江南长兴造船有限责任公司上海崇明区 201913 摘要：本文以上海江南长兴造船有限责任公司档案管理为例，阐述在信息化过程中，传统的纸质档案与新兴的电子档案并存管理。关键词：纸质档案；电子档案；档案管理随着计算机技术的应用和发展，办公自动化步伐不断加快，给传统的档案管理理念和模式等带来了巨大的影响和冲击。近年来，企业在生产、经营、科研、设计和各项管理活动中，产生了大量的纸质档案和的电子档案共存的现象，下文以上海江南长兴造船有限责任公司档案存储现状为例，进行简单阐述。一、纸质档案与电子档案的现状分析企业档案记载着企业发展史过去的优秀成果，记录着企业今天的成长轨迹，为企业明天的发展提供宝贵的借鉴，为研究企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。上海江南长兴造船有限责任公司档案现在的存储方式还是以纸质档案为主，电子档案管理现在处以初级阶段。（一）纸质档案在生产中的现状纸质档案是人们为了纪念并保存一些有意义的事物而产生并加以利用的，也是我们最为熟悉的一种资料保存方式。纸质档案的特征具有保存时间长、易识别、存储形式直观等。从进本公司档案室之初，公司产品档案图纸的发放以纸质为主。首先从设计人员手中拿到底图，然后根据生产部门所需勾划份数，按照份数复印，然后打印各部门发送单，按部门发放图纸。科技的发展，如今，图文档系统地开发实现了通过了网上数据传输打印。在档案管理方面还是以纸质档案为主，公司所涉及的基建档案、设备档案、产品档案、文书档案、财务档案等基本都以纸质形式保存于公司的档案库房内。在利用方面，纸质操作比较多，以产品档案为例：如公司总经理办公室要查一下某条船的合同，还是以纸质为主，首先是申请人员提出申请、然后签档案借阅申请单，档案管理人员查找案卷、借阅、放回案卷。纸质档案的保管方式比较落后，生产日积月累产生大量的产品档案加重了库房的压力。特别是当今航运市场持续低迷，造船企业生产经营形势比较严峻，传统的档案管理模式已经不能满足生产的需要，为此公司紧跟时代步伐，与软件公司合作，开发数字档案管理系统。（二）电子档案在生产中的现状电子文件的归宿是电子档案，但并不是所有的电子文件都能成为电子档案，取舍的原则是看该文件经鉴定后有无保存价值。电子档案与纸质档案的本质相同，都是文件存在的一种方式。但电子档案在记录方式上有许多不同于纸质档案的特征。如：信息储备的高密度性、载体的多样性、信息的共享性、依赖性和不可识别性等。为了适应新形势下公司生产经营不断发展的需要，为了提高图纸复印效率，减小人工复印生产施工图纸的劳动强度，为了提高档案利用水平，公司信息部与其他科研单位同力合作研发了档案信息化管理系统。档案信息化管理系统主要分为两部分：图纸生命管理系统（图文档一体化管理系统）、数字档案管理系统。图文档一体化管理系统是连接公司设计所与档案室之间的电子图纸传送的纽带。图文档一体化管理系统按照不同的权限设置对设计所传递的电子图纸进行接收、分配、打印、发放等。这样提高了工作效率，缩短了图纸发放的周期，杜绝了人工发放过程中出现的错发和漏发的现象，提高了工作效率和质量。数字档案系统主要包括：档案录入功能、档案查询利用功能、档案统计功能、档案借阅登记及归还功能、与公司0A网单点连接功能等。这一系统的研发成功不仅实现了对电子档案的提交、接收、整理的要求，同时也为工作中档案提供服务利用价值，服务于生产提供了便利条件。以公司基建档案和设备档案为例，到目前为止我们完成了前期档案资料的扫描工作，然后根据数字档案系统进行拆分整理，建立目录库，上传至数据库归档并备份。这样方便了查阅和管理。由于我公司电子档案管理起步时间短，产品档案、财务档案等还是以纸质档案保存为主。计算机信息的网络化管理虽然给利用档案信息的工程技术人员带来了极大的方便，但网络化也带来了档案信息的安全问题，尤其重要的、带密级的档案在网上运行的安全问题，如科研档案、专利档案、产品档案中的合同以及一些绝密文件等形成的电子档案的管理，若处理不当，将会造成泄密、失密，后果不堪设想。二、企业纸质档案与电子档案并存形式下存在的问题及对策（一）纸质档案与电子档案并存管理形式下存在的问题档案管理基础设施不完善。江南长兴造船从建厂到现在已有十多年，由于建厂时间较短，相对的一些基础设施的建设不够完善。公司生产日积月累，产生大量的产品档案，增加了库房的压力。档案管理标准和制度不完善。对于纸质档案管理的规章制度公司做的还可以都有明文规定。但是对于起步阶段的电子档案的有关规章制度公司涉及的还是比较少的。档案管理人员专业文化素质不高。本档案室从事档案管理的人员以80后为主，档案管理专业知识层次不高，经验不足，缺少与有经验的专业人员学习与交流的机会。长期以来，档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案管理工作，习惯了传统的管理方法和模式，对新兴的电子档案的管理缺少相关专业的知识和管理经验。（二）纸质档案与电子档案并存形式下做好档案管理工作的对策完善档案管理基础设施。无论是纸质档案还是电子档案，都需要具备相应的保管条件和设备来完成其完整和安全性。现阶段公司的纸质档案整理成以案卷为单位的方式保存于公司的库房内。从建厂到现在公司在发展过程中所形成的基础建设档案、设备档案、产品档案、财务档案、文书档案等都集中存放于公司档案库房内，库房压力增大，库房用地比较紧张，不利于档案的保存，所以建议公司领导如有条件给予适当改善。电子档案的储存空间较纸质档案储存空间来说减小了很多，它减轻了档案库房保管的压力，在保管方式上也优于纸质档案，但是它的储存需要借助计算机、磁盘等介质。这些介质也需要定期进行维护保养等，如磁盘需备份且到一定年限要进行更新，计算机的内存也应该根据档案保存量的增大而进行更新，使其运转速度加快，提高档案工作效率，除此之外，需要进行杀毒等网络安全维护。建立完善的档案管理体系。目前公司在纸质档案管理规章制度制定和实施上是比较完善的。电子档案的管理办法和细则的制订比较少，希望有关部门加快制定相关管理标准的步伐。档案管理人员要更新观念，提高职业素质。电子档案管理工作是一个依赖于通讯和网络的全新工作，因此对档案专业人员的素质提出了更高的要求，除了具有较高的政治素质外，还要有较好的技算机知识和外语知识。因此档案管理专业人员应在完成本职工作基础上，加强自身学习，以适应现代化档案管理工作，为公司生产尽微薄之力。综上所述，纸质档案与电子档案在现阶段各有优势，在经济建设和生产服务中各挥着各自的特殊作用。在企业档案管理工作中纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长一个时期内并驾齐驱共同管理。

电子档案管理制度

电子档案管理制度 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。 4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。 2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。 3 4、学习资料：读书三 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资

料交管理负责人进行归档储存。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。 3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。 4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。 (二) 文件分类及编号方法 1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。 2、电子文件稿本代码：M (manuscript)—草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) —正式电子文件。 3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。

对电子文件档案与传统档案管理_双轨制_的认识

对电子文件档案与传统档案管理“双轨制”的认识刘金兰 (山西省交通信息通信公司,山西太原030006) 面对全新的电子文件管理形式,传统的档案管理方式和方法已经无法适应,因此,适应现代管理制度和信息社会的发展,加强电子文件归档工作,对电子文件实行档案化管理与传统纸质档案管理一起实行“双轨制”已成为必选之路。一、电子文件对档案管理工作的影响电子文件档案化管理给传统的档案管理工作带来了新课题。电子文件具有以下4个特点:1、电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;3、电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。电子信息技术取得飞速发展,办公自动化、标准化、网络化渐趋完善,政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件,许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结,文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。与纸质文件比较,电子文件所具有的以上特点,告诉我们对电子文件进行档案管理难度要大,也有人误认为电子文件不是文件而忽视其归档。传统观念认为档案管理是一种实实在在的实物管理,它的利用是必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上,是一种实物的检索与利用。电子文件有别于传统的档案文件,它必须通过复杂的编码和解码过程,才能提供利用,与载体没有必然的联系,它可以复制并存储于不同介质之中,利用者只要获得允许,就可以随时随地调出查阅所需的档案信息,是以虚拟、开放、灵活的手段方式出现在检索与利用的环境中。电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。电子文件在形成过程中,不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生,人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。二、电子文件档案化管理与传统的档案管理实行“两套制”归档将是档案工作今后的重点。实践证明,电子文件档案化管理与传统的档案管理实行两套制的必要性与适时简化合一的可能性是对档案管理工作提出的要求。电子文件档案化管理,就是在传统档案管理经验和形式基础上,结合电子文件自身的特点,采用先进的计算机和网络技术,有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论,对电子档案实行文件级的管理,对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理,从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式,并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆,本着服务社会,回报社会的原则,发挥档案部门的管理和技术优势,相对集中地保存和管理电子文件,为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间,为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。从电子文件形成的过程和特点看,电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论,电子文件的处置阶段(归档)仍应由档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求,也是电子文件形成部门的必然选择。三、档案管理工作中应采取的对策 (一)采用先进设备及规范化的管理制度在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。表现为电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律 9 《山西档案》2009年增刊 ?问题研究?

培训档案管理办法(总7页)

培训档案管理办法(总7页) -CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1 -CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除

一、目的为适应教育培训工作科学化、制度化、规范化要求，进一步加强培训档案的管理，及时掌握各类培训班型的开展情况和各类人员的受训情况，特制订本办法。二、适用范围本办法适用于****各类培训班（含各类会议、竞赛等）档案的管理。三、档案内容主要包括纸质档案和电子档案。（一）纸质档案 1.档案手册由封面、目录和内容组成。其中内容依次为：培训通知、日程安排、学员名单（姓名、性别、年龄、单位、岗位、职务、联系电话等信息）、班级组织、教师授课情况登记表（姓名、讲授课程名称、课时数、职称、职务、单位）、教材使用情况（教材名称、主编、出版社）、学员成绩单、结业证书发放名册、调查或测评汇总表、专题报告、培训总结等。 2.教学档案（原件）（1）培训班通知；（2）学员“两个带来”、培训体会等；（3）学员手册；（4）考试试卷样卷1份和学员试卷；（5）自编教材、讲义、教学参考书等各1本；（6）课时费酬金表复印件；

（7）学员登记表或结业鉴定表；（8）教学情况调查表、测评表等；（9）退学手续、请假单、考勤表原件及汇总表；（10）其它与培训管理相关的材料等。（二）电子档案主要包括档案手册、学员手册、考试试卷、相关教学文件（教学计划、教学大纲、培训班管理制度等）和“两个带来”、培训体会、照片、课件等教学资料，以及其他相关的材料。四、培训档案的管理 1.档案的收集和整理培训档案应按本办法规定的档案清单内容，由班主任负责收集、整理和组建，并于培训结束一周内，将纸质档案和电子档案报教务科档案管理员存档，并履行档案移交手续。会议和对口培训等参照上述清单，档案内容视具体情况而定。其中，档案手册由班主任组建为word文档，经由教务科审核后由班主任印制成册，再交教务科管理员保存。 2.培训档案的保管（1）培训档案由教务科设定专人负责管理。（2）档案保存按年度分类保管。（3）档案管理员根据档案移交内容，及时、认真做好档案验收、归类、登记、入柜工作，以及培训班（培训班名称、培训班类别、办班时间、人数）和师资情况登记（专兼职教师姓名、职称、职务、工作单位、培训班名称、讲授课程名称、课时数）工作。

学生档案管理系统需求分析

学生档案管理系统需求分析一、引言 1、编写目的为了方便教师管理学生档案以及学生方便查询自己的信息，在对教师和学生进行详细的调研以后，做了学生档案管理系统需求分析。 2、背景由于internet的迅速发展，开发一个好的学生档案管理系统势必在行。该系统主要针对学院日常办公的各项事务，以便捷、有效、实用为目标，以便更好的为学院教职员工、学生等人员服务，实现网络化，信息化，现代化为一体。 3、参考资料王珊,萨师煊.数据库系统概论(第四版).北京：高等教育出版.2006 马瑞新,https://www.360docs.net/doc/b913966486.html, 2.0程序设计案例教程.清华大学出版社二、任务概述 1、目标学生档案管理系统，将以现有网络平台为基础结，结合教师对学生管理工作的实际情况，全面考虑学生档案管理系统可操作性和可视性，使得设计的系统能够最大限度的提高学生管理工作的效率，为全体师生提供辅助的电子办公平台，最大限度的实现无纸化。在设计实施的过程中尽量要做到使系统具有易操作性、良好的扩展性、易用性，安装、实施、管理简便，运行维护费用低的特点。 2、用户的特点学生档案系统的管理员是全体教职员工，教师用户是全体教师，学生用户主要是在校学生，这些用户对基本的电脑操作比较熟悉，能够熟练运用学生档案管理系统。三、需求规定 1、对功能的规定系统功能结构图：

系统功能结构图说明：该系统的使用者为老师和学生，学生为单纯的使用者，只具有登陆以及浏览自己档案信息的功能；老师不仅是使用者，同时也为管理者，不仅具有浏览信息，查找学生，添加等功能，同时还负责管理整个系统。学生档案管理系统E-R 图： 2、对性能的规定 (1)精度查询时应保证全查率，通过唯一的关键词可以查到相应的学生档案，如学生学号。本系统对教师和学生很重要，要保证正确率和全查率。

公司档案管理制度及流程

公司文件档案管理制度及流程一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成

的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。

4、各部门负责人 1）负责对部门档案管理监督检查。五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10

公司电子文件归档与电子档案管理办法

编号：_______________ 本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载公司电子文件归档与电子档案管理办法甲方：___________________ 乙方：___________________ 日期：___________________

第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。第二条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集 1．收集方法（1）及时按照要求制作备份。（2）需在登记表中登记。（3）登记表应与备份一同保存。（4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。（5）用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。（6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。二、电子文件的归档 1．电子文件的整理电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中；应制成相应电子文件目录；归档电子文件应填写登记表。 2．电子文件的归档（1）归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。（2）归档检测与鉴定在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件的有效性、软件的有效性及其信息记录格式等。并进行有效性和完整性的鉴定。（3）归档过程 A把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。 B存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

上海市档案业务知识培训：科技档案管理考试试题

单选题 1.所谓直接记述和反映，揭示了科技档案与科技资料的特征区别。 2.从性质上看，科技文件是现行科技生产活动中按一定程序和要求形成的原始记录；科技档案是科技生产活动的历史记录。 3.科技文件是指导现行科技生产活动的依据。 4.从外单位搜集来的科技资料一旦为本单位采用，成为科技生产活动的历史记录，可以转化为本单位的科技档案。 5.科技档案与文书档案的区别主要是形成领域与内容性质的不同。 6.科技档案的现实性是指科技档案应与所反映的科技对象的现实保持一致。 7.科技档案种类的多样性，是指科技档案的类别的多样性。 8.基本建设档案指各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基建项目在规划、设计、施工、使用和维修活动中形成的科技档案。 9.产品档案的成套性是按型号成套。 10.科技档案工作是以管理性为中心的一项服务性、机要性的工作。（单、是非） 11.科技档案工作的宏观管理体制按专业实行统一管理。 12.按专业统一管理，符合科技档案专业性的特点。13.从我国整个科技档案工作的角度看，基层档案机构又是国家档案事业的基层业务机构。 14.文化性是科技档案馆的基本属性。（单、是非） 15.石化总厂档案馆属于企事业档案馆。 16.科技文件是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。 17.结构编号法按所反映对象结构的从属关系和有机联系进行编号的方法，有代表性的是隶属编号法和工程编号法。 18.产品-部件-分部件-零件的编号方法称为隶属编号法 19.工程编号法主要适用于工程项目设计文件的编号。 20.工程编号由三部分组成：工程代号、结构组成部分代号、顺序号。 21.工程编号法的表示方法为：工程代号-结构组成部分代字代号-顺序号 22.分类编号法指以预先编制的分类方案为依据。 23.科技文件积累工作是指按科技生产活动的程序，通过一定的方法将正在使用的科技文件适当集中并妥善保管的一项工作。 24.实践中使用“积累袋”的做法是一种行之有效的方法。

电子文档管理制度[1]

电子文件归档与电子档案管理制度一.目的为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。二、适用范围本制度适用于木业工厂各业务模块。三. 负责部门本制度由企划办行政管理科负责信息收集、归档，各部门协助实施。四. 制度内容 3.1总则（1）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政管理科统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。（2）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政管理科档案管理员要进行指导与监督。（3）电子文件的管理由行政管理科负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。（4）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。（5）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。（6）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。（7）电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 3.2电子文件的收集与积累（1）收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。（2）收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电