EXCEL在会计核算中的应用

题目：EXCEL在会计核算中的应用

随着EXCEL电子表格的功能和技术日渐成熟和强大，具有强大的制表、数据处理分析、丰富的函数、多样的表达方式和能实现资源共享等特点。因此，被广泛的运用于财务、会计、管理工作等方面。

1.本论文研究的目的、意义及国内外研究现状：

1.1研究的目的

EXCEL是微软（Microsoft）公司出品的office系列办公软件的一个组件，它不仅内置了数学、财务、统计等多种函数，而且还提供了数据库分析与管理等多种功能，同时还提供大量的图表与图片处理功能。这款软件可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策等操作。因此研究在会计核算领域中，EXCEL的广泛应用。

1.2研究的意义

随着社会和经济的发展，私营和民营企业越来越多，中小型企业也越来越多，有的企业由子业务量不多，再加上其他多方面的原因，会计核算还大多停留在手工会计核算阶段，为了提高会计人员的工作效率，有必要利用EXCEL去进行有关会计核算。

EXCEL是非常优秀的电子表格软件。除了提供一般的电子表格、数据图标功能外，还提供了各种管理和决策分析的功能。通过具体分析EXCEL的功能及特点，在高效专业报表制作、财务数据分析与预测、财务函数运算中的应用。利用EXCEL 进行会计核算举例，对EXCEL在会计核算中的应用进行探讨。

1.3国内外研究现状及发展趋势

1.3.1国外研究现状及发展趋势

Kathrine Smith（2010）在《Microsoft Excel for Accounting:The First Course》中，对EXCEL应用于教学中的研究已相对成熟和深入,把会计学教育推向一个新的阶段,它将教会学生如何在EXCEL中创建各种数学模型,更加深入地理解课程和进行会计核算的案例解答。

R.Hiptmair（2011）在《Excel application in computerized accounting》中认为，在具体会计电算化实践中,EXCEL表格的应用主要体现在函数计算应用、公式应用、数据链接应用、图表制作应用等几个方面。会计人员熟练地掌握Excel

表在财会中的应用的技巧,有利于提高会计工作质量和工作效率。

Slobodan JOVANOVIC（2007）在《Based on the Excel of manual accounting system》中指出，在EXCEL上设计一种非手工模式会计核算系统的方法，其目的在于：一是为小企业提供一个简单易用的会计核算系统，二是给出一个只需要企业提供“底层”数据即可方便地进行计算机审计的模式，三是希望有助于直观地认识计算机处理数据的程序。

1.3.2国内研究现状及发展趋势

董晴（2011）在《浅谈EXCEL在会计核算中的应用》中提出，EXCEL作为一种非常优秀的电子表格软件，除了提供一般的电子表格、数据图表功能外，还提供了各种管理、决策分析的功能。使用EXCEL可以方便、准确地处理日常会计核算业务。而且EXCEL成功地被应用到会计核算中，不仅解决会计核算本身的问题，更加方便了人们对会计数据的进一步利用。

李秋仙（2010）在《刍议EXCEL在会计核算中的广泛运用》中提出，应该让更多的会计人员了解处理会计数据的工具，而不是仅仅局限于依靠电算化软件或手工办法来解决会计核算问题，只有这样在财务工作中，思路才会清晰，解决的问题才会多办法，工作才会高效率。

殷丽娜（2010）在《EXCEL在会计核算及财务管理中的应用》中认为，自EXCEL 面世以来，其功能强大、操作简单的计算能力和表格处理受到了广大会计人员的喜爱，而且也有很多会计人员已经具备用EXCEL来编制表格、计算并汇总数据的能力了。

孙瑾（2009）在《论EXCEL在会计工作中的应用》中指出，随着EXCEL电子表格的功能和技术日渐成熟和强大，具有强大的制表、数据处理分析、丰富的函数、多样的表达方式和能实现资源共享等特点，利用EXCEL与会计电算化理论相结合，可以提高会计人员的工作效率，也是会计工作中不可缺少的工具。

吴伟光（2007）在《用EXCEL解决会计核算中的某个具体问题》中提出，EXCEL 解决会计核算的问题具有信息处理量大，可靠性高，可维护性强的特点，也能有效贯彻系统集成思想，作为提高企业财务管理水平的便捷有效的工具。目前，在好多企业EXCEL只是被简单使用，其它功能却很少涉及，还有待企业会计工作者进一步改善。充分利用与推广EXCEL，必将会对中国的经济管理水平的提升起到促进作用。

2会计核算概述

会计核算是以货币为计量单位,运用专门的会计方法,对生产经营活动或者预算执行过程及其结果进行连续、系统、全面地记录、计算和分析,定期编制并提供财务会计报告和其他一系列内部管理所需的会计资料,为做出经营决策和宏观经济管理提供依据的一项会计活动。

会计核算的内容有以下七个方面:①财物的收发、增减和使用;②款项和有价证券的收付;③资金、基金的增减;④债权债务的发生和结算;⑤财务成果的计算和处理;⑥收入、支出、费用、成本的计算;⑦需要办理会计手续,进行会计核算的其他事项。

会计核算往往渗透到企业生产经营和业务活动的全过程,包括事前、事中、事后对经济业务事项的预测、控制和核算。会计核算的方法指的是对会计对象的具体内容进行完整、连续、系统的确认、计量、记录和报告所应用的方法。本文将初步探讨用Excel来解决会计核算的具体问题。

3 EXCEL的特点及功能

3.1 EXCEL的基础知识

3.1.1 EXCEL的概述

Excel是美国Mircrosoft软件公司开发的具有数据处理功能的一种电子表格软件，具有表格运算、图形显示和数据管理的功能，是目前最为优秀的电子表格系统，在办公软件中占有重要的地位。在当今社会的各个领域都有涉足。3.1.2 EXCEL平台的特点

EXCEL的表格处理功能是其他办公软件所不能比及的，其简便、灵活、实用的制表功能，对数据进行的分类管理清晰明了，且在EXCEL中建立的表格具有巧妙的勾稽功能，会自动刷新，从而有利于会计中数据进行不断的更新。EXCEL具有强大、直观、形象的图形处理功能，可以将文字、图画、表格三者有机的结合起来，方便会计工作人员进行预测、分析、决策的实现。EXCEL还具有丰富的函数功能，可以进行财务决策的分析、统计数据的汇总等。另外，EXCEL还可以读取、输出多种格式的数据文件，可以将大量的数据从数据源（如会计软件中的数据库）中引入EXCEL电子表格中，这样就可以节省大量的获取数据的时间，提高会计人员的办公效率，减少不必要的错误。

3.1.3 EXCEL平台的功能

近些年来，EXCEL在日常工作生活中的应用很多，我们对其并不陌生，尤其是，EXCEL在会计管理方面所发挥的作用，下面是EXCEL在会计管理中的主要功能，主要有以下三点：

首先，EXCEL结构的“表册”化。每一个工作簿由多张工作表组成“表册”，当打开一个文件时，工作表就显示在屏幕上，EXCEL的数据就存放在若干个表格之中，采用“行号”和“列号”的定位方法来准确的判断数据的位置，并进行大量的数据处理，方便财会人员使用数据，对会计的信息处理进行科学的管理，并建立以EXCEL为平台的账务处理系统。

其次，EXCEL的VBA功能。VBA功能强大，不仅可以编程对数据进行简单的处理，而且还能够将第三方控件利用于各种复杂的业务处理中，直观易懂，通过“记录”的办法形成可执行程序代码，将事先准备好的工作在EXCEL上演练一遍后，由EXCEL记录操作步骤后直接写成程序。会计人员只需要掌握一些财务功能函数，如IF、SUMIF等，应用EXCEL的VBA功能，可以帮助实现工资调整、奖金核算以及各种报表的自动生成，节省了大量的人力、物力，减少了繁杂的工作，提高了工作的效率。

最后，强大的财务处理功能。由于EXCEL本身包括许多丰富的函数，具有表格、图形处理功能，又支持数学模型，还可以调用外部数据等种种优点，如果将这些优势及技巧建立专用的财务管理系统上，使得EXCEL功能变为财务管理系统的组成之一，则EXCEL在账务处理方面优势凸显。但是，EXCEL的功能仅提供的是解决一般性问题的方法，并不是针对某些特殊问题，只有巧用EXCEL这种“工具”，对用户开发才具有极其重要的作用。

3.2 EXCEL在会计核算中的发展现况

3.2.1我国信息化的发展背景

自1979年开始，我国就进入了会计应用领域的计算机化。随着会计电算化工作的普及，会计人员也进行着角色的转换，在掌握更多计算机数据处理技能的同时，在会计核算的基础之上，根据实际情况进行数据的二次开发、二次数据处理与分析，故传统的会计已经不能够满足社会的需求，为实现全方位的财务分析、预测、决策，就要不断地提高各企业的财务管理的水平。

3.2.2当前会计信息系统存在的缺陷

会计信息系统（Accounting information system）它主要包括五个部分：凭证单元、账簿组织、报表体系、记账方法、账务处理程序。在数据的加工处理过程中有机相结合，当前会计信息系统仍存在许多的不足，不便于日常维护和使用，而EXCEL主要体现在以下几个方面：①会计信息系统难以完善。必须借助逻辑关系紧密的子系统，其功能庞大而复杂，要想做到完美也是一种考验。②会计信息管理尚不完整。由于会计管理的所需，信息没有一个特定的统一的系统模式（结构），在软件设计上因不易兼顾导致经常被忽视。③企业的信息管理不易维护。如何落实好信息的维护工作，并采取相关有效的措施，充分发挥会计信息系统的功能，以及运用计算机来辅助达成合理有效的管理工作。

3.2.3用EXCEL解决会计核算问题的优势

目前，市场上的会计核算软件大多作为会计软件的附属物,停留在记账、审核及对会计指标的简单综合分析的层次上,没有充分发挥财务管理的其他职能,因而往往导致人们认识上的误解,从而无法适应现代企业财务管理的要求。另外,市场上的会计核算软件通用性差,成本高,而每个企业又各具特点,这为各类企业进行科学的会计核算造成了极大的障碍。

利用EXCEL提供的绘图、文档处理、数据库管理、统计图形等功能,能够很轻松地对表格中的数据进行计算、统计、排序、分类、查询及图表制作等数据分析和处理工作;利用EXCEL提供的大量函数创建数据库管理的功能,可以完成较为复杂的任务。同时EXCEL界面友好,操作简单,易学易用的特性,为企业财务人员根据自身管理的需要,自建灵活多变的财务管理系统提供了极大的方便。

利用EXCEL进行会计核算,可从会计核算最终信息的需要出发来提供会计数据,不受手工会计模式的影响。操作简单,只利用了EXCEL的一些常用功能,不使用任何代码,具有“简单易用,维护方便”的特点,且可利用EXCEL的分析和网络功能方便地进行后续数据处理归结起来,用EXCEL解决会计核算问题具有以下几个方面的优势:

①实用,便于操作与维护。

②可作为一个计算机审计软件。企业可在EXCEL这一通用的软件上提供最基本的数据,而数据的“加工处理”由审计部门在EXCEL上设计的系统统一进行。这样就解决了由于会计核算软件不统一给计算机审计带来的难题,也解决了手工账簿不便于计算机审计的问题。

③可用于“基础会计学”的教学。一般的会计核算软件,由于其程序代码看不见,无法了解其数据处理程序。将EXCEL用于会计核算具体问题的解决,使得数据处理简明直观。

④信息处理量大,可靠性高,可维护性强。综上看来,利用EXCEL进行会计核算的具体问题的解决,改变了传统的会计核算方式,扩大了会计数据领域,提高了会计信息质量,推动了会计技术的进一步发展完善,促进了会计管理制度的改革,是整个会计实务的一次重大变革。

3.2.3.1手工记账会计循环流程

财务会计必须对企业的交易和事项进行会计处理，以便最终为会计信息使用者提供财务报告。会计处理包括许多具体的会计程序，并要依次完成一系列的基本步骤。在财务会计中，这些依次继起、周而复始、以记录为主的会计处理步骤为会计循环。手工记账会计循环的流程如下图所示。

手工记账会计循环流程图

由图可知，手工记账的会计循环一般包括以下面几个过程:

(1)编审凭证：经济业务发生后，会计人员首先要取得或编制原始凭证，并审核其合法性、合规性等。其次，对每笔经济业务列出其应借记和贷记的账户及金额，并填制记账凭证。

(2)登记账簿：根据记账凭证所确定的会计分录，在各分类账中按账户进行登记。

(3)进行试算：将各分类账中各账户的借方总额、贷方总额和期末余额汇总列表，以验证分录及记账工作是否有错。

(4)定期调整：根据经济业务的最新发展，定期修正各账户的记录，使各账户能正确反映实际情况。

(5)期末结账：在会计期间终了，分别结算收入、费用类账户，以确定损益，并列出资产、负债、所有者权益类账户余额，以便结转到下期连续记录。

(6)编制报表：会计期间结束，将经营期间内所有经济业务及其结果汇总，编制完成资产负债表、利润表和现金流量表，以反映企业的财务状况、经营成果和现金流量等。

手工核算程序包括记账凭证核算程序、科目汇总表核算程序、汇总记账核算程序以及日记总账核算程序等。在手工核算方式下对数据进行的分类整理是通过将记账凭证的内容按会计科目转抄到日记账、明细分类账以及总分类账的形式来实现的。各种核算形式的根本出发点都一样，就是坚守转抄的工作量，于是为了适应不同企业的特点而产生了各种各样的核算程序，但这些核算形式只能在一定程度上减少或简化转抄工作，而不能完全避免转抄。同一数据的多次转抄不仅浪费时间、精力和财物（存储纸张等），而且还人员容易造成错误。为了减少这类错误，必须增加一些核对工作，如编制试算平衡表、进行明细账和总账的核对等。

3.2.3.2 EXCEL记账会计循环流程

使用EXCEL进行会计核算时，登账的环节完全可以取消，即平时不记现金日记账、银行存款日记账、明细分类账及总账，只将经济业务以会计分录（记账凭证）的形式保存在会计分录表（记账凭证表）中，在需要时对记账凭证按会计科目、日期等条件进行检索、编辑和直接输出日记账、明细账、总账甚至会计报表。由于计算机处理速度相当快，因此检索和编辑的时间很短，能快速得到各种账簿和报表资料；另一方面，由于计算机不会发生遗漏、重复及计算错误，因此，某些手工方式下的核对环节不需要了。

EXCEL提供了强大的表格处理函数和功能，借助这些工具，可以编制各种类型的报表。使用EXCEL进行会计核算的过程如下图所示。

使用excel记账会计循环流程图

如图可知，利用EXCEL记账会计循环包括以下几个过程：

（1）编制会计凭证表：根据实际发生的经济业务编制生成会计分录表（即记账凭证表），并对此进行审核。

（2）生成分类账和日记账：将会计凭证表中的经济业务进行透视，生成分类账（总分类账和明细分类账）和日记账（现金日记账和银行存款日记账）。

（3）生成科目汇总表：将会计凭证表中所有具有相同的一级科目名称的科目汇总生成一张科目汇总表。

（4）编制调整分录表：在编制现金流量表时需要按现金产生的原因调整会计分录表中的有关科目，即将现金区分为经营活动现金、投资活动现金和筹资活动现金，调整后生成一张“调整分录表”。

（5）生成会计报表：根据调整分录表和科目汇总表生成资产负债表、利润表和现金流量表。

可以看到，利用EXCEL进行会计核算并不用遵循传统会计核算程序（即依次为经济业务、原始凭证、记账凭证、日记账、分类账和会计报表）。这样做的理由主要有以下几方面：

（1）编制会计报表所需的信息均可从会计分录表和调整分录表中直接或间接获得。

（2）使用表格化“会计分录表”能更直观地反映出经济业务的具体内容。（3）即便需要查询科目明细内容、现金日记账和银行日记账，通过EXCEL的数据库功能也很容易实现。

4 利用EXCEL进行会计核算举例

会计核算程序是有序的、前后相连的、存在紧密的勾稽关系的。EXCEL通过将登记凭证、填制账簿、编制报表这些纷繁复杂的手工账，改进为简单高效的财务信息系统。主要是利用EXCEL各种基础功能建立会计凭证表；生成总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账；建立科目汇总表、科目余额表；建立资产负债表、利润表、现金流量表。

4.1 使用EXCEL在会计核算中的准备工作

①建立会计科目表，企业科目表的设置应保持相对稳定，但是并非一成不变，必

须根据社会环境的变化和本单位业务发展的需要，对已使用的会计科目进行相应的修改、补充或删除。在建立科目表时需要注重的有三点：

A、会计科目表的格式由公司名称、科目编号及科目名称组成，其表格格式如下：

B、输入会计科目表时可采用“数据”|“记录单”命令在“科目名称”和“科目编号”文本框中输入各项目，在记录单中可对记录进行编辑、删除和插入。建立时也可在选定区域内直接输入或编辑，主要运用tab或enter键盘切换单元格。

C、对会计科目表的美化，可以通过对单元格和字体的设置使会计科目中的资产、负债及所有者权益区别分明以方便会计使用者的使用。主要运用工具：加粗、倾斜、填充色、格式刷等。

②创建会计凭证表：

A、会计凭证表主要由年、月、日、序号、凭证编号及科目名称、借方金额、贷方金额组成。一般格式如下：

B、凭证编号的自动生成，凭证编号可以根据年月日及序号通过Concatenate函数自动生成“=concatenate(年，月，日，序号)”；也可用文本连接符“=年&月&日&序号”自动生成凭证编号。

C、自动显示会计科目，进入经济业务记录工作后，应先登记业务发生的时间，然后用会计专门的语言企业发生的经济活动。在输入经济业务时借助会计科目表可以根据输入的会计科目代码自动显示会计科目名称，这里主要运用Excel中的Vlookup查找函数，在会计科目所对应的单元格中输入如“=If(科目代码=””,””,vlookup(科目代码，选定的科目表区域，2，0))的公式语言。

D、在贷方金额与借方金额所在的列的单元格的数值格式应设置为会计专用，小数位数为“2”位，运用快捷键“Ctrl+1”或右键进入单元格格式的设置。

E、借贷不平衡的提示，有借必有贷借贷必相等，这对于会计人员来说是一基本常识，但在会计核算中经常出现借贷不等的情形。为方便借贷平衡的检测可以利用If函数进行借贷不平衡的自动提示如“=If(sum(J:J)=sum(K:K),””,”借贷不平衡”)”

③日记账的创建，日记账是序时记录企业经济业务的账簿，从而按时间顺序全面的反映企业发生的所有经济业务。

A、日记账与会计凭证表构成大体相同，区别为日记账中为“账户名称”而会计凭证表中为“会计科目”。其结构如下：

B、日记账中可以运用“数据”—“筛选”功能就库存现金、银行存款和按日期时间等进行分类查看以方便会计信息使用者。

C、日记账中借贷不平衡的提示同会计凭证表。

4.2使用EXCEL进行会计核算

①生成总分类账与明细分类账，企业的一切经济活动都应分类整理入分类的相关账户中，这样企业的经济活动和财务状况可以通过分类账分门别类的反映出来。

A、分类账的生成需要以会计凭证表为数据源通过“数据”—“数据透视表和图

表报告”命令合理对数据透视图的版式进行设置生成。生成后格式一般如下：

B、数据更新，当生成分类账的数据源中某个或某些数据数值发生变化时，分类

账中的数值并不随之同步变化。为确保会计核算的准确性需对分类账中的数据进行自动更新。具体操作为：右击分类账中任一单元格—刷新数据。

②建立科目汇总表，科目汇总表是根据一定时间内所有的经济业务，根据会计科目进行归类，定期汇总出每一会计科目借方本期发生额和贷方本期发生额计数的一种表格。科目汇总表在会计核算过程中起着承上启下的作用。一方面，它将一定期间内发生的经济业务分门别类进行汇总，另一方面，它为编制会计报表提供了数据。

A．科目汇总表的生成，科目汇总表由记账凭证为数据源通过数据透视表和图表报告生成。以年月为页字段，科目代码、科目名称为行字段，借方金额、贷方金额为数据区域排版而成。格式如下：

B、数据更新同分类账。

③创建科目余额表，建立科目余额表,科目余额表是用来记录本期所有会计科目发生额和余额的表格。它是科目汇总表的进一步延伸，能够反映某一会计期间相关会计科目期初余额本期发生额期末余额，为会计报表提供更完善的数据。其一般格式如下：

A．本期期初余额的填列根据上期科目余额表的期末余额直接调用填列。直接引用公式“=【被引用工作账簿名称】被引用工作表名称！被引用单元格”

B．本期发生额的链接调用，由于每个会计期间发生的业务完全不同，这样，根据经济业务日记账自动生成的科目汇总表科目不固定。在本期科目汇总表中调用数据时，不能直接调用要借助函数进行间接调用。通常运用ISNA函数检测是否为#N/A，公式为“=If(ISNA(vlookup(查找的会计科目，科目汇总表，2，0))，0，vlookup(会计科目，科目汇总表，2，0))”

C．期末余额的计算，科目余额表中根据不同的会计科目运用不同的会计核算规则进行计算余额，其中，损益类账户期末无余额。

◆资产/成本类账户期末余额=期初借方金额+本期借方发生额-本期贷方发生额◆负债/所有者权益类账户期末余额=期初贷方金额+本期贷方发生额-本期借方发生额

4.3使用EXCEL编制会计报表

①编制资产负债表，资产负债表是反映企业某一特定日期资产与负债情况的报表。按照编制时间的不同分为月报、季报、半年报、年报。按照反映内容的不同分为静态会计报表和动态会计报表。

A.资产负债表按照其编制格式分为多栏式和账户式，我国企业多采用账户式，其

格式如下：

B.资产负债表数据填列：

●根据总账科目余额直接填列，例如：应收票据、短期借款。

●根据总账科目余额填列，例如：货币资金=库存现金+银行存款+其他货币存款。

●根据明细科目余额计算填列，例如：应收账款、预付账款、应付账款、预收账款。

●根据总账和明细账科目余额计算填列，例如：长期借款、长期债权投资。

●根据科目余额减去备抵后的净额填列，例如：应收账款、短期投资、无形资产。

C.数据来源的相关链接，各项目可采用直接连接引用科目余额表明细分类账等工作表的相关数据进行资产负债表的编制，也可采用SUMIF（）函数和VLOOKUP（）函数间接调用科目余额等其他工作表相关数据编制资产负债表的编制。

②编制利润，利润表是反映企业一定期间生产经营成果的会计报表。利润表把一定时间的经营收入与同一会计期间相关的营业费用进行配比，以计算出企业一定时期的净利润，通过资产负债表反映收入费用等情况，是一种动态的报表。

A.格式，利润表分为多步式和单步式，在我国的会计实务中一般采用多步式利润表。格式如下：

B.数据来源于科目余额表其填列中需要注意的地方一般有两点：

●营业收入/支出=主营业务收入/支出+其他业务收入/支出，其在填列时多用VLOOKUP（）函数。

●销售费用、管理费用等可直接从科目余额表中链接。

③编制现金流量表：现金流量表是反映企业一定会计期间现金和现金等价物流入和流出的报表。现金流量表能够说明企业一定期间内现金流入和流出的原因/企

业偿债能力和支付股利的能力。分析企业未来获取现金的能力。一般格式如下：

A.编制调整分录表，调整分录的编制以会计凭证为基础，调整的方式为找到涉及库存现金和银行存款的单元格，按照业务发生的类型调整为经营活动现金、投资现金、筹资活动现金。

B.编制现金流量表主要利用SUMIF()函数引用并计算现金流量表的各项目。

5 结论

企业会计核算所面临着经营环境日益复杂多变,用相对比较固定的数据处理系统是难以实现企业财务管理的目标。Excel为解决现代企业会计核算问题提供了非常简便易行的工具。用Excel解决会计核算的具体问题信息处理量大,可靠性高,可维护性强,能有效贯彻系统集成思想,是提高企业财务管理水平的便捷有效的工具。但是我们不难发现,在日常财务工作中,虽然Excel得到了广泛的应用,其实在好多单位它只是被用来制作一些简单表格或者用于加减乘除类的汇总, Excel强大的函数汇总功能却很少涉及。在这方面还需要企业财务工作者

进行进一步改善。