档案管理信息系统需求

档案管理信息系统需求

一、我校档案管理信息系统的现状与存在的问题

1、现状：

2、目前存在的问题：

（1）因为档案馆软件系统（C/S结构）服务器在档案馆内部，暂时没有联上校园网，所以各个学院、部门兼职档案人员不能在网上适时归档。在档案的归档程序中，移交档案目录时采取WORD、EXECEL等设计，然后统一移交到档案部门，档案馆工作人员再导入到档案管理系统的数据库中进行归档，这样造成不必要的工作劳动，而且导入工作对专业技术要求较高。

（2）目前档案馆不能进行网上查阅，用户要利用仍然限制在馆内，利用人员必须到档案馆，档案人员在软件系统里查阅出相关档案，然后进行原文借阅管理。现只进行到档案目录的数字化这一步工作。

（3）目前设计的档案管理系统软件，没有和各个部门的子系统链接，信息不能共享。以前各种载体的档案没有数字化。

二、建设的总体目标、指导思想

1、总体目标

以档案信息资源建设为核心，以电子信息管理为重点，确保具有保存价值的电子文件（档案）信息，真实、完整、安全地保存在档案管理部门，并为学校党政领导、广大师生和社会提供方便、快捷的利用服务。

2、指导思想

数字化档案馆工程建设的指导思想是统筹规划、需求导引、科技创新、持续发展。

统筹规划数字化档案馆建设是长期建设的大型系统工程。工程建设需统筹规划、统一标准。

需求导引数字化档案馆建设的核心是建立各类档案信息资源库，除此之外，还涉及对档案资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程的管理。其建设内容应适应学校的需求，循序渐进，逐步发展。

科技创新数字化档案馆工程是采用现代高新技术所支持的创新工程。它要求采用海量存储与压缩，人工智能、自动标引、多媒体制作与传输、信息隐藏、不对称加密技术等，通过科技创新，保障数字化档案馆的不断完善。

持续发展数字化档案馆工程建设是一项长期而艰巨的任务，需要纳入到学校大力发展的信息化建设的大背景中，同时依托专业化、社会化的技术服务，实现持续发展。

三、对新档案管理系统的需求

1、总体要求：建立基于网络平台的数字化档案馆。

（1）档案管理系统须满足档案业务全部流程全面数字化的需求，建议系统架构为B/S方式，适应档案管理数据网络传输、共享要求，能够提供校园网、外网不同层次利用者归档、查阅、档案业务需求使用。

（2）系统建立的数字化档案馆综合应用平台，应包括档案采集、档案管理、档案馆馆务管理、档案利用发布和安全机制等功能。

（3）与我校“数字化校园”管理系统数据同步运行，实现统一身份认证功能。

（4）能够实现网上实时归档，即各部门兼职档案员在文件材料产生后直接录入目录并将电子原文件传送到档案管理系统中。

（5）系统能够实现学校办公自动化系统OA等形成的电子文件及时归档，使档案收集在时限上提前成为可能。通过与数字化校园各系统的无缝衔接，以及对各学院、部门形成的电子文件实行实时接收，用数字化手段对档案业务各流程进行管理，从而真正意义上实现文档一体化管理，极大地促进档案管理现代化水平的提高。

2、具体要求：

（1）确保原来使用xxxx软件录入的信息，要全部导入到新系统中。

（2）系统能够实现：档案数据进行接收、整理、归档、鉴定、打印、统计、借阅、库房管理等一系列档案业务管理。

实现了对文书档案、教学档案、财会档案、科研档案、基建档案、设备档案、照片档案、声像档案、实物档案、电子档案等多种类型的档案管理。

实现了对传统立卷、简化组卷等多种管理模式的档案管理支持。

实现声像档案、照片档案的接收和查询方式的数字化。

（3）系统应具有完善强大的电子文件管理功能，确保电子文件的安全、真实及凭据性，确保电子原文被档案馆接收后，就不能再被更改。电子文件能够远程、批量、高速上传，电子文件可以自动转换为PDF格式，自动提取PDF格式电子文件内容。

（4）系统具有扫描识别功能，可直接连接高速扫描仪。在数据采集过程中，通过影像扫描软件与OCR模块相结合，可轻松实现文档的快速自动录入、数据自动采集、相关图像优化处理及自动建立索引。可对扫描后电子文件进行OCR 识别形成文本文件，用户基于此进行全文检索。

（5）系统能够实现特殊字符录入，具有文件回收站功能，可实现数据的批量修改、删除、替换、查重、恢复，著录界面自定义等功能。

（6）系统能够提供目录检索、高级检索、全文检索、跨全宗检索等搜索功能，查询方式类似于百度、谷歌等搜索引擎，可满足多种条件不同层次用户的查询需求。

（7）系统能够完成《全国档案事业统计年报》及其任意字段、组合字段等多种条件统计任务。

（8）档案整理能够实现计算机辅助立卷、提供条形码打印，并与校园一卡通相连，实现档案借阅、归还自动化。

（9）档案接收、借阅等业务在登录用户的计算机网络平台上有接收或退回、同意下载等业务提示信息并能够设置下载权限、次数、电子文件加密等限制功能。借出的档案，到期短信提醒，同时用户界面上能够自动提示。到期档案的信息提示，为档案的鉴定销毁工作提供便利。

（10）系统能方便设置档案信息发布权限、发布内容，提供网上查询、预约查档或下载、打印原文。系统提供网页式的打印输出方式，用户可以根据具体打印要求，调整打印格式。

（11）档案管理系统与OA链接，确保文件签发单、文件阅办单、原文等完整、准确、系统、安全归档，接口能够自动归档，并提供方便可行的中间档案管理等归类模式。

（12）系统具有实时通信功能，在线用户显示，方便在线传送文件，工作进度实时统计并具有档案离线输入模块。

（13）系统具有在线编研功能。系统能够提供强大的文字编辑及插入图像、音视频、Flash技术，结合全文检索在线提取素材，主动、定向服务，减少专题信息整合在线编研发布。

（13）系统能够提供中英文成绩单管理模块，方便使用和网上查询。

（14）系统能够实现人员绩效管理、考勤、统计分析。

（15）系统具有单机版本，具有涉密档案解密后安全导入方案。

（15）系统能够进行数据远程备份与恢复。并根据检索条件生成脱机运行的数据光盘，并在光盘中提供数据检索及图像浏览功能。

（17）系统具有售后服务（以后的维护、升级、修改等）。配合系统建立符合标准的数字档案标准，当今后学校档案数据需要进一步与其他管理系统实现数据共享或开放时，该系统有进一步接口升级或扩展的空间。

字段权限\身份证读卡

四、对项目承担公司的要求

1、必须是长期从事电子档案领域专业研究的，具有一定规模和自主开发能力的公司；

2、具有自主的电子档案成熟产品，具有较强的项目实施能力及系统集成能力，产品有大量成功运用的案例；

3、具有相应的计算机软件著作权证书，档案管理软件通过国家档案局评测、鉴定；

4、具有涉及国家秘密的计算机信息系统集成资质；

5、具有较强的档案软件产品研发规划能力。