医药有限公司药品采购操作规程

医药有限公司药品采购操作规程

1、目的：建立药品采购操作规程，确保从合法的企业购进合法和质量可靠的药品。

2、依据：《药品经营质量管理规范》

3、适用范围：药品购进过程的管理

4、职责：采购员对本规程的实施负责。

5、内容：

5.1 药品采购的前置工作

5.1.1 采购活动应符合以下要求：

5.1.1.1 确定供货单位的合法资格，供货单位是否具有合法的《药品生产许可证》或者《药品经营许可证》。

5.1.1.2 确定所购入药品的合法性；

A、所购进的药品是否符合供货单位的生产或经营范围之内；

B、所购进的药品是否在本公司的经营范围之内；

C、所购进的药品是否是国家药品监督管理部门要求停止或暂停生产、销售和使用的药品。

5.1.1.3 核实供货单位销售人员的合法资格；

5.1.1.4 与供货单位签订质量保证协议。

采购中涉及的首营企业、首营品种，采购人员应当填写相关申请表格，经过质量负责人的审核批准。必要时应当组

织实地考察，对供货单位质量管理体系进行评价。

5.1.2 首营企业审核

5.1.2.1定义：采购药品时，与本药店首次发生供需关系的药品生产或者经营企业。

5.1.2.2 涉及首营企业时，采购员应索取并审核以下资料：

5.1.2.2.1 《药品生产许可证》或者《药品经营许可证》复印件；

5.1.2.2.2 营业执照及其年检证明复印件；

5.1.2.2.3 《药品生产质量管理规范》认证证书或者《药品经营质量管理规范》认证证书复印件；

5.1.2.2.4 相关印章、随货同行单（票）样式；

5.1.2.2.5 开户户名、开户银行及账号；

5.1.2.2.6 《税务登记证》和《组织机构代码证》复印件。

注：以上资料应加盖首营企业公章原印章，确认真实、有效。

5.1.2.3 填写《首营企业审批表》并附上以上资料，经质量负责人审批，签订质量保证协议后，方可进行业务往来。

5.1.3 首营品种审核：

5.1.3.1 首营品定义：本药店首次采购的药品。

5.1.3.2 涉及首营企业时，采购员应索取并审核加盖供

货单位公章原印章的药品生产或者进口批准证明文件复印件。

5.1.3.3 填写《首营品种审批表》并附上以上资料，经质量负责人审批后，方可购进。

5.1.4 供应商销售人员审核

5.1.4.1应索取、核实、留存供货单位销售人员以下资料：

5.1.4.1.1 加盖供货单位公章原印章的销售人员身份证复印件；

5.1.4.1.2 加盖供货单位公章原印章和法定代表人印章或者签名的授权书，授权书应当载明被授权人姓名、身份证号码，以及授权销售的品种、地域、期限；

5.1.4.2 填写《供应商销售人员审核表》并附以上资料，经质量负责人审核后，方可进行业务洽谈。

5.1.5 签订质量保证协议，并交质量负责人归档保存。

质量保证协议至少包括以下内容：

5.1.5.1 明确双方质量责任；

5.1.5.2 供货单位应当提供符合规定的资料且对其真实性、有效性负责；

5.1.5.3 供货单位应当按照国家规定开具发票；

5.1.5.4 药品质量符合药品标准等有关要求；

5.1.5.5 药品包装、标签、说明书符合有关规定；

5.1.5.6 药品运输的质量保证及责任；

5.1.5.7 质量保证协议的有效期限。

5. 1.6 审核合格后，列入《合格供货单位目录》。审核不合格的不准购进药品。

5.2采购记录

5.2.1 采购员根据市场销售和需求预测结合库存情况，以药品质量作为重要依据，在《合格供应商目录》中选择供货单位，并拟定采购计划，经企业负责人审核后生成采购订单；

5.2.2 采购订单，应提供给财务部作为付款依据。提供给收货人员和验

收人员作为收货及验收入库的依据。

5.2.3 采购订单作为采购记录（电子记录），应记载药品的通用名称、剂型、规格、生产厂商、供货单位、数量、价格、购货日期等内容，采购中药饮片的还应标明产地。采购记录至少保存5年。

5.3 票据

5.3.1 购进药品，应附随货同行单（票），随货同行单（票）应包括供货单位、生产厂商、药品的通用名称、剂型、规格、批号、数量、收货单位、收货地址、发货日期等内容，并加盖供货单位药品出库专用章原印章。如无单据或单据不

符规定，应督促供应商尽快提供符合规定要求的单据，以免耽误验收入库。

5.3.2 采购药品时，应当向供货单位索取发票。发票应当列明药品的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等；不能全部列明的，应当附《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖供货单位发票专用章原印章、注明税票号码。凡未能提供发票的，不准购进。

5.3.3 发票上的购、销单位名称及金额、品名应当与付款流向及金额、品名一致，并与财务账目内容相对应。

5.3.4 发票按有关规定保存。

5.4 采购特殊管理药品应从有特殊管理药品生产或经营资质的公司进货，不得现金交易。

5.5 购进冷藏药品时，与供应商签订质量保证协议，要明确运输方式、保温包装、温度保证及运输责任等事宜。发货前，与供货单位沟通，保证采取正确有效的保温措施，明确到货时间。及时向药品储存人员、质量负责人传递到货信息并跟踪到货情况。

5.6 除发生灾情、疫情、突发事件或者临床紧急救治等特殊情况外，一般情况下不准采用直调方式购销药品。如确需直调的，应按《药品直调管理制度》进行并建立专门的采购记录。

5.7 每年按《进货质量评审规程》对药品采购的整体情况进行综合质量评审，建立药品质量评审和供货单位质量档案，并进行动态跟踪管理。对审核合格的，列入《合格供货单位目录》。审核不合格的不准再购进药品。