房地产收款流程

销售现场收款管理办法

1.

目的

规范房产销售现场的收款、开票等环节的操作,确保销售收款的安全和效率;

2.

适用范围

适用于集团内全资、控股及受托非控股经营的房地产开发企业各项目销售现场的收款管理;

3.

总体原则

3.1岗位分离、即时控制、防范风险;

3.2兼顾安全和效率,对于事前控制不足的采取补偿控制措施;

3.3遵守公司制度的同时兼顾客户感受,全心全意为客户服务;

4.

职责

4.1 一线公司

项目销控：

负责将公司审批确定的价格表、折扣录入明源系统；复核客户认购资料,在明源系统中登记客户认购记录,在完成公司规定的审批流程后,执行更名、退、换房、更改付款方式、延期付款、没收再售等特殊销售事项的操作,确保明源系统销售信息准确;

项目销售现场收款员部分公司采用外包或劳务派遣方式：

负责项目销售现场的收款工作,非集中开盘期人员配备无法达到收款和开票岗位分离的项目,收款员同时负责开票和明源系统收款信息登记工作,确保收款准确和单据的完整,明源系统收款信息录入及时、准确;

项目销售经理：

负责统筹项目销售工作,维护销售现场收款的秩序,调度、协调现场相关人员的工作;

公司财务管理部：

负责对项目现场收款员进行上岗前培训、考核,对现场收款情况执行监督和检查,复核明源系统中的定价、收款信息,检查销售现场票据的使用情况,审核核销票据;

4.2集团总部

集团市场营销部、财务管理部：负责本办法的制订、修改、解释、指导；集团风险管理部：对本管理办法的执行情况不定期进行审计;

5.

方法和过程控制

集中开盘和非集中开盘实行不同的控制,具体控制要求见下表：

5.1.

价格和折扣录入

销控岗或项目销售经理指定人员根据预售测绘面积报告和公司审批确定的销售定价明细表、折扣方案,将每套房的标准总价、面积信息录入明源系统,并在明源初始化模块设置一般折扣的种类;项目销售经理指定第三人与录入人员不得为同一人导出明源的价格表,与公司审批确定的价格表进行逐套复核,财务部销售管理岗进行总额核对,以确保明源系统中价格数据的准确性;经过复核后的定价数据被公司系统管理员锁定;

销控岗根据公司审批后的调价方案在明源系统更新售价,调价数据的复核和锁定要求同5.1.1

销控岗根据按公司规定审批完成后的销售折扣审批表,将相关房间的特殊折扣信息录入到明源系统中;

销控岗在明源系统执行相应的操作;

销售经理或客户事务部指定专人定期至少每两周核对明源系统与政府网上签约系统、买卖合同文本的房号、客户姓名、合同金额、面积等相关信息是否一致;

5.2.

收款

为规避现金收款的丢失和舞弊风险,销售现场不收取现金;公司应要求销售人员提前和客户做好沟通,并通过销售宣传资料、现场提示牌等多种途径告知客户各类可选择的缴款方式和

注意事项;若客户带现金到现场,销售人员应耐心做好对客户的解释工作,由项目销售经理安排人员陪同客户将现金存入就近银行的公司账户;

现场可采用的收款方式和相关控制要求如下：

POS刷卡收款：POS交易单须请持卡人签字确认,使用未设密码的信用卡,收款员须核对卡背面的签名和POS单的签名是否一致;收款员当天须完成POS机结算处理,结算笔数、金额与明源中的POS收款方式数据及收款日报表上POS收款方式数据核对一致;

支票收款：收款人员对客户交付的支票须认真进行审核,重点查看出票日期、金额、收款单位名称、印鉴等要素是否填写完整、准确,要素不全的,需当场补齐,确认所有信息无误及完整后向客户开具票据收取回单格式见附件一,待收到公司财务确认款项到帐的邮件通知后方可通知客户前来换开收据;票据的出票方如和购房者名称不符的,须取得第三方代为履行合同义务的确认书;格式见附件二

转帐现金缴款单、银行进帐单、电汇等收款：客户以现金缴存公司账户、银行进帐单、电汇等方式缴款的,现场收款员联系公司出纳查询款项是否到帐,待收到公司财务确认款项到帐的邮件通知后,通知客户前来办理开票事宜;转账或汇款方如和购房者名称不符的,须取得第三方代为履行合同义务的确认书;

5.3.

票据管理

空白收据由公司统一印制格式见附件三,同一公司内每张收据的编号应保持唯一性;

收据、发票收发须通过明源系统登记,按编号顺序使用;销售现场领用的空白收据、发票须放置在保险柜内并妥善保管,若有遗失、损毁须立即报告公司财务部;现场收款人员须于整本收据、发票使用完毕一周内送回公司财务,公司财务须即时审核核销收据、发票的编号是否连续完整、作废联次是否完整;

为了规避明源系统收款信息漏记的风险,通常情况下开具收据须通过明源系统录入信息后打印,特殊情况例如集中开盘或系统故障等,可手工填写;收据、发票各栏内容必须填写齐全,包括项目名称、楼栋号、房号、客户姓名、交款方式、款项性质定金、首期款、按揭款等、开票人、日期等信息,并请客户签字确认;集中开盘手工填写的收据,最迟于次日录入明源,若属系统故障而手工填写的收据,需在故障排除后的第一时间录入明源,并将此故障信息报公司财务部备案;上述各栏填写内容须与录入明源的数据核对一致;

同一笔业务若有不同的收款方式,须按每一类收款方式分别开具数张对应金额的收据;

收据换开发票,以及客户退、换房、更名等,须收回原收据客户联,如果客户收据遗失,须由

客户出具遗失声明,同时留存客户身份证复印件;其中现场受理的退款业务单据须传递到公司财务办理,销售现场不直接经手退款;

现场收款员每日盘点票据,确保票据和附件完整,每月由项目销售负责人不定期监盘一次,公司财务至少每季度抽查各项目一次,检查明源系统登记领取的票据是否完整并按编号连续使用盘点表格式见附件四;

5.4.

交接和核对

现场收款人员须每日通过邮件向公司报送收款日报表格式见附件五,在规定时间内集中开盘最迟于次日、非集中开盘至少每周将收据记帐联及POS结算单等附件送交公司财务部；公司财务须审核收款日报表、收据及其附件、明源记录是否一致,每月核对明源、EAS记录、银行对账单是否一致;

现场收款人员休假,由项目销售负责人安排人员进行交接,并做好交接记录,包含移交票据号码、明源操作备忘等,接班时对接交票据和明源数据进行核对,若出现不符须及时查明原因并报告公司财务负责人;

6.

销售现场应设置客户缴款注意事项的温馨提示：

尊敬的客户：

恭喜您成功选房,热忱欢迎您成为本项目的业主为方便您顺利办理缴款手续,请详细阅读以下几下5项重要提示：1、为避免现金交易的风险,保障您的资金安全,根据我司制度规定,销售现场不接受现金缴款,您可以选择POS机刷卡、支票或银行转账等多种缴款方式,或将现金存入我司指定的人民币账户;2、若您选择支票缴款,请在支票的收款人栏填写本项目开发商“万科公司”的名称,以确保您所缴纳的房款能准确、及时到账;3、若您选择银行转账方式缴款,请您在相关银行单据备注栏上注明：“支付×××购房人姓名××楼盘名称、房号购房款”,并提醒银行柜台人员务必将该信息录入银行系统,以便快捷查询和核对您的款项到账情况;4、若您由单位或他人代为支付房款,请填写第三方代为履行合同义务的确认书,并由您和代付方签章确认;5、收款收据是确认您缴款的依据,请您勿忘索取,若您是采用支票或银行转账方式缴款的,我司确认款项到帐后将会电话通知您到售楼处领取收款收据,您也可直接联系您的置业顾问查询;