贸易函电书写规范(新)
贸易函电书写规范
目录
贸易函电是贸易实务中最为重要的环节之一，请大家注意以下几点：
1、选择正确的“业务种类”，明示标题。
2、选择合适的贸易函电格式书写函电，如齐头式、缩进式、混合式等。
3、全部使用英文撰写，要求语言简洁、流畅，无语法和拼写错误。切忌在函电中使用中文。
4、尽量使用自己组织的语言书写函电，不允许直接使用百科中范例中的语句。
5、磋商内容清晰完整，包含必要的磋商要素如：品名、规格或质量要求、数量、包装、价格、付款方式、运输方式、装运时间、装运港、目的港、保险条款等。
6、磋商过程中有多次议价过程或英文函电写作文采较好都能够得到相应加分。
一、贸易函电的组成部分和格式
1、组成部分：
（1）、信头Letterhead
?信头往往是商务信函中最显著的要素，位于信纸最上端。它标明是从何处来的，而且给收信者留下第一印象。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。有时信头中还会充分使用商标或简短的广告，很多大公司在信头中还加上部门的标志。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
?例如：
?China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.
?8 Jianguomen Nei Dajie
?Beijing 10005, China
?Telephone: 86-10-6526-8888
?Fax: 86-10-6527-6028
?E-mail:carl@https://www.360docs.net/doc/c21333504.html,
（2）、案号Reference
?根据交易的内容、办事人或时间等来分类，以便于查找存档的信件。案号还有助于将回函与早些时候的信件联系起来，以使它们能及时送达有关的人或部门。案号没有固定的格式，公司可以选择他们认为最有效的方式来表示。
?例如：
?Your ref:CNN/011
?Our ref:12345/XY
（3）、日期Date
?日期是商务信函中至关重要的部分。日期应该使用正规的书写形式。完全用数字表达的方式（如：7/5/2008）应该避免使用。
?例如：
?美语表示法：May 15，2011
?英语表示法：26 July 2011
（4）、封内地址The inside address
?这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化
的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，
由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。
?例如：
?Personnel Department
?Westminster Production Co.
?51 High Street
?Anytown,MN55106
?USA
（5）、注意项Attention line
?通常，当收信人的名字没有出现在信内地址中的时候，你就应该使用注意项来提及具体收信人的名字，以标明信是真正写给谁的。“attention”或“for the attention of”
应大写打出或加下划线。注意项一般放在封内地址和称呼之间，或包括在封内地址
里面。
?例如：
?ATTENTION: MR.ROBERT
（6）、称呼The salutation
?指对收信人的一种称呼。较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般既可使用冒号也可使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。如
果你与收信人关系密切，可以直呼其名。
?例如：
?Dear Sir or Madam:
?Dear Bill Stevenson，
（7）、事由The subject line
?事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。如果有必要，标题可加下划线或用大写
字母打印。
?例如：
?SUBJECT:ACCOUNT NO.222
（8）、正文The body of the letter
?信文是每封信中最重要的部分，它包含着你要传达给收件人的重要信息。尽管有时一封信仅寥寥数语，但还是要遵循三段式的格式。第一段引入主题，它应该一下就抓住读者的注意力，并有助于诱发读者的积极反应。第二段是详细讨论。最后一段与第一段同样重要，它通常是一个总结，讨论或进一步的要求。
?例如：
?Thank you for your interest in our latest Personal Digital Assistant Type III-H.
?As requested, we offer you 500 sets of PDA at USD140 per set FOB Inchon for shipment in February, 20- . We require payment by L/C.
?Because there is an increasing demand for this product, our price is non-negotiable. We look forward to your reply.
（9）、信尾敬语The complimentary close
?信尾敬语以友好的方式结束全信，它通常放在正文下面第三行，齐头式靠左对齐，缩格式偏右。如果称呼是Dear Sir，Dear Madam，Ladies and Gentlemen，结尾语要较正式：Faithfully yours，Yours cordially。如果称呼中使用了客气的头衔，而且提到了姓名：dear Mr.Smith，Dear Dr.Hamilton ，可以使用比较随便一些的敬语，如：Sincerely yours，Yours respectfully，Yours truly。敬语的结尾标点符号是逗号，注意第一个词的首字母为大写。
?例如：
?Yours faithfully，
?Truly yours，
（10）、签名The signature
?位置在敬语下面空三行，签上写信人的名字，中间的空行留做手签写名之用，打出的签名正体可以清楚地显示是谁写的信。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。
?例如：
?Yours faithfully,
?Doris Fergoson
?Doris Fergoson
?(Manager)
（11）、缩写名、附件、分送标志IEC block（initials，enclosures and carbon copies block）
?在签名下的两至三行，紧靠左边线。Initials，在商务信函中通常应标出写信者和打信者的。写信者在左边，打信者在右边，如：HM/LZ；JT/aq。如果随信附有其他单据，你要写出都附有什么附件，其表达方法常采用缩写的形式。如：Enc. Price List；
Encl. As Stated。如果一封信的副本还同时发给第三方，要写入抄送标志，如：明
抄：cc Marketing Department；暗抄：bcc Mr. Simpson。
?例如：
?HM/LZ
?Encl:As Stated
?cc:J.M.Dixon
（12）、附言Postscript
?在商务信函中，附言通常并非用于其原始的作用，而是作为强调某件事的一种手法。
它通常用“P.S.”的形式来表示，位于附件下面,有打印或手写两种方式。然而，应尽量避免使用附言，因为它毕竟是没有计划好的事情。
?例如：P.S. The invitation card will be posted to you in a couple of days.
2、函电格式:
（1）、齐头式，包括全齐头式和齐头式。
?全齐头式信函各行，包括信头、信内地址、称呼、主标题、正文、还有结束套语，都要从左边缘栏线开始。如果是印刷的信纸，除了信头其他的都必须从左边开始；
?齐头式信函信头位于中间，除了印刷的信纸；结尾敬语、签名靠右边缘；注意事项和事由都居中，其他部分和全齐头式格式一样。
?全齐头式范例：
齐头式范例：
（2）、缩进式。
?要求信内名称和地址逢换行时，下一行比上一行向右缩进2个或多个字母的距离。
正文的每段首行也要要留出一定的空白，一般向右缩进2个或多个字母的距离。日期靠右边缘，结尾敬语和签名也要和日期一样靠右。
（3）、混合式。
?除了信内收信人和地址采用齐头式，公函正文的各段首行都要缩进2个或多个字母的距离。日期还是在右上方的。混合式信函的左边和右边都要留出一定的空白，各段落之间空两行，敬语和签名放在栏中线右侧。
二、贸易函电书写基本原则
?商务信函往来是商务活动的重要组成部分，是通过邮寄或其他电信手段进行的文字形式的商务活动。商务信函是深思熟虑的产物，能最大限度地减少电话和面谈中可能出现的疏漏和误解。
?它要求有得体的版面，逻辑性的观点，正确的语法，拼写和标点符号，合适的风格语气以及巧妙组织的信息。这些要求可被概括成7C原则：
1、Courtesy 礼貌
语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。
?例如：We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a
special offer which we have made in it.
?You will be particularly interested in a special of for on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.
2、Consideration 体谅
写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。
?例如：“You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比“We allow 2 percent discount for cash payment. We won't be able to send you the brochure this month.”要好。
3、Completeness 完整
一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，切忌寄出含糊不清的信件。
4、Clarity 清楚
意思表达明确，要注意：
（一）避免用词错误：
?例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.
?此处bimonthly有歧义：可以是twice a month 或者once two month.故读信者就迷惑了，可以改写为：
?(1). We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.
?(2). We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.
?(3). We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco.
（二）注意词语所放的位置：
?例如：(1). We shall be able to supply 10 cases of the item only.
?(2). We shall be able to supply 10 cases only of the item. 前者则有两种商品以上的含义。
（三）注意句子的结构：
例如：(1). We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20 by air.
?(2). We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20.
5、Conciseness 简洁
（一）避免废话连篇：
?例如：(1).We wish to acknowledge receipt of your letter...可改为：We appreciate your letter...
?(2).Enclosed herewith please find two copies of...可改为: We enclose two copies of...
（二）避免不必要的重复：
（三）短句、单词的运用：
?Enclosed herewith-->enclosed
?At this time-->now
?Due to the fact that-->because
? A draft in the amount of $1000-->a draft for $1000
6、Concreteness 具体
?具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。商务信函写作中注意避免类似：soon, at an early date, good, nearly 等笼统的、含混不清的表达。
?例如：I will send the samples to you soon. 就不如I will send the samples to you in two weeks. 如果能再具体，那就更好了，例如:I will send the samples to you next Monday.
7、Correctness 正确
(1). Establishing Business Relations
可以说没有客户，就没有业务，与潜在客户建立业务关系不仅对于新成立的公
司很重要，对于那些想要扩大业务范围，增加营业额的公司来说，同样很重要。
如果一家新公司，既我方一家公司，想要在国外打开市场，买入或者卖出产品，那么，他首先必须做的就是他要明白与谁做业务，通常，这类信息可以通过以下渠道获得：
1）通过写信交流：
2）参加出口商品交易会：
3）出席国内外举办的展览会；
4）互派贸易代表团。
上述所有途径中，写信使用最为广泛。通过写信可以从银行﹑杂志﹑报纸电视广告﹑业务关系介绍﹑市场调查﹑商务参展﹑商会﹑商务参展﹑中间人﹑自我介绍等等来获取所需要的所有信息。
从上述任何渠道获得想要得到的公司名称和地址之后，就开始着手写信与
1
2
3
4
望。
交
, 是交货期,
询盘按其询问内容的不同, 可分为一般函询和具体询盘。一般函询是买方仅仅为了了解情况向卖方索要商品目录、价目单、样本和样品、作报价单用的形式发票等。具体询盘是买方或卖方有买卖的要求, 指定商品要求对方发盘。
询盘时要仔细考虑向哪些地区发出询盘以及同一地区与几家客户联系。一般不宜同时向同一地区三家以上客户询盘, 以免使对方认为写信人需求迫切, 从而对以后交易的价格等条件产生不良影响。一般询价信应以简单、清楚和切题为原则, 最好在信的开头就开门见山地写出想问的问题。因为买卖双方在交易中处于平等地位, 所以不必使用过分客气的词句。如果内容很短, 可以用明信片代替。
向以前没有业务往来的出口商或供应商询盘, 应说明是如何得到对方商行的名称和地址的, 写信人经营什么业务, 对什么商品感兴趣, 一般的经营方针,
要求对方提供什么等。
对于对方的询盘则应迅速、客气而有针对性地答复, 以期带来更多的生意。询盘信包括以下内容：
1）如果是初次询盘，该信就必须告知信息来源，如通过什么方式、由谁告知、信息来源何处。
2）如果回复供应商的询盘信，首先要表示感谢。
3）公司经营的业务范围，打算购买什么商品，数量几规格。
4）了解交易条款，如报价、支付条款、包装、保险等，让供应商知道交易条件。5）告知商品在市场上的整体情况。
6）索要目录、价目表和样品。
7）向对方表明想要与他进行业务往来的愿望。
8）其他情况。
(3). Offers
发盘是指交易的一方向另一方提出具体的交易条件, 并表示愿意按这些条件达成交易的一种行为。发盘在合同法中称之为要约, 对发盘人来说具有法律约束力。发盘可以是应对方的询盘作出的答复, 也可以未经邀请直接发出。发盘多由卖方发出, 称为售货发盘, 也可以由买方发出, 称为购货发盘。从我国进出口业务的实践来看, 发盘报价对磋商成败至关重要, 对此我们必须做到慎之又慎。发盘即是订购意旨的表示, 其内容必须明确无误, 避免使用意义含糊的词语。一般应包括交易的主要条件, 如品名、规格、价格、数量、交货期、包装、付款方式等。
在实际业务中, 出口人常用寄送报价单的形式兜售商品邀请对方发盘。报价单可用印就的格式也可用列表式, 后者特别适用于商品繁多的情况。而在寄送报价单时, 常用一封专函, 告知对方信内附寄报价单, 并对询盘表示感谢或介绍所报商品和希望获得对方的订单。
一封好的发盘盘信要包括以下几点：
1）感谢对方的询盘，如有必要。
2）发盘信中需说明品名、质量或规格、数量、详细的价格条款、折扣、支付条款、装运期、包装条款以便买方做决定。
3）如果是实盘，要说明有效期，如果是虚盘，也要给出相应说明。
4）对商品可以给出适当的评价。
5）最后可以补充一小段来吸引对方注意你公司其他商品。
6）表达希望收到对方定单的愿望。
可以是以写信的形式发盘，也可以是电报、电传或传真发盘，如果是电报发盘，通常还会再写一封信。
要注意的是，卖方在该实盘有效期内不得撤出，只有买方才能在有效期内接受或拒绝或还盘。如果买方已接受，该发盘就具有合同意义。因此，任何一家有信誉的卖家都不会在规定的时间内冒着损坏其信誉的危险去撤出发盘。
当买方拒绝发盘或报价时，要写回信感谢对方，讲明拒绝的原因，如果不这样做的话，显得你很没有礼貌。
一封拒绝信要包括下列几点：
1）感谢卖方的发盘；
2）对不能接受表示歉意；
3）如合适的话可以还盘；
4）建议今后的合作机会。
(4). Counter-offers
买方认为卖方发盘中的某些条款不能接受时，可以还盘。他们往往提出自己的条款，供卖方考虑。
有时，买方主动向卖方递盘。在递盘中，买方说明按什么价格、根据什么条款购买某种商品。因此，递盘实际上是买方的“发盘”。如卖方认为递盘中某些条款不能接受时，也可以进行还盘。
一笔交易的达成，可能要经过多次的还盘。如双方达不成妥协，其中一方放弃继续洽商，则交易告吹。还盘有时通过电报、电传或传真进行，代替书信，以节省时间。
还盘的过程，有时反映两种不同立场、不同利益之间的矛盾，对于原则问题我国外贸企业必须坚持，要根据不同情况，采取灵活措施。在对外贸易中，答复还盘函电时，措辞要谨慎，要着眼于双方之间的友谊和今后的交易，采取冷静、公正、诚恳的基本态度，并要以对方的立场观点，摆事实、讲道理、说服对方，消除误解，增进相互的理解。
(5). Conclusion of Business
接受或确认实际上是买方或卖方毫无保留的同意。他们通过洽谈，愿意按照双方协商同意的条款签订合同。卖方所报的实盘，一经买方接受，交易即告达成；或者买方主动向卖方递交实盘、或递交经其本人确认的订单，两者都包括所有必需的贸易条款，经卖方接受后，也就达成了交易。多数是买卖双方通过大量函电的交往，才达成交易的。在这样的情况下，买方最后向卖方提交正式订单时，还必须确认经双方协商同意的条款，以便卖方接受而达成交易。
接受、确认后，通常由作为卖方的我公司做出合同或外贸常用的销货确认书，由双方会签后执行。
合同或销货确认书必须包含经双方洽谈同意的所有有关条款，合同还要包括向检验、索赔、仲裁、不可抗力等常规条款。如有争论，合同或销货确认书是凭以裁决的唯一合法文件。
商务邮件范文
写作中文商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，精品学习网总结了几方面的内容，希望对您写中文商务信函有借鉴作用。 中文商业商务信函的写作格式 如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。 (1)开头 开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。 (2)正文 信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括： ①向收信人问候； ②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等； ③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重； ④提出进一步联系的希望、方式和要求。 (3)结尾 结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。 (4)署名 署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。 (5)日期 写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。 通知：
商务信函的英文书写规则.
商务信函的英文书写规则 写信的原则(Writing Principles已从原来的3个"C"(Conciseness, Clearness, Courtesy发展到目前的7个"C":Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration。 实例 Dear Sirs, Copper Wire With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export Licence. As soon as we are informed of the number of the Export Licence we will open the L/C by cable. 关于你们四月九日涵,我们高兴地接受你们第8/070/02B号报盘单所报100吨紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。的一经接到出口许可证号码的通知,当即电开信用证。 要求书信“完整”的理由有三: 1、一封完整的书信比一封不完整的书信,有更大的可能性带来预期的效果; 2、一封完整的书信,有助于建立和表达友善关系; 3、一封完整的书信,可以避免由于遗漏重要情况(情报所导致的诉讼(Lawsui t; 4、有时,某些不显眼的书信或文件,由于所提供的情况完整而又生动有力(Complete and Effective而成为极为重要的文件。一封信写得是否完整,建议用五个"W"来检验,既:Who, What, Where, When,Why(包括How。 例如:在定货的信中,必须明确说明:
中文商务信函的写作格式
?中文商务信函得写作格式 ?［加入收藏] ?中文商业商务信函得写作格式?如同一般信函,商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。 (1)开头?开头写收信人或收信单位得称呼。称呼单独占行、顶格书写,称呼后用冒号、 (2)正文?信文得正文就是书信得主要部分,叙述商业业务往来联系得实质问题,通 常包括: ?①向收信人问候; ②写信得事由,例如何时收到对方得来信,表示谢意,对于来信中提到得问题答复等等; ③该信要进行得业务联系,如询问有关事宜,回答对方提出得问题,阐明自己得想法或瞧法, 向对方提出要求等。如果既要向对方询问,又要回答对方得询问,则先答后问,以示尊重; ④提出进一步联系得希望、方式与要求。 (3)结尾?结尾往往用简单得一两句话,写明希望对方答复得要求。如“特此函达,即希 函复。"同时写表示祝愿或致敬得话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随正文,也可与正文空开、“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。 (4)署名?署名即写信人签名,通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)得偏右下方位 置。以单位名义发出得商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人得姓名。重要得商业信函,为郑重起见,也可加盖公章。 (5)日期?写信日期—般写在署名得下一行或同一行偏右下方位置。商业信函得日 期很重要,不要遗漏。
中文书信礼仪得格式及举例 提称语,用在对方称呼后面,表示尊敬—-?父母:膝下、膝前、尊前、道鉴?长辈:几前、尊前、尊鉴、赐鉴、道鉴 师长:函文、坛席、讲座、尊鉴、道席、撰席 平辈:足下、阁下、台鉴、大鉴、惠鉴?同学:砚右、文几、台鉴?晚辈:如晤、如面、如握、青览?女性:慧鉴、妆鉴、芳鉴、淑览 祝愿语-— 父母:恭请福安,叩请金安?长辈:恭请崇安,敬请福祉,敬颂颐安 师长:敬请教安,敬请教祺,敬颂海安?平辈:顺祝 署名——?对长辈:叩禀敬叩拜上?对平辈:谨启鞠启手书?对晚辈:字示白谕 ?开头语 惠书敬悉,情意拳拳、接获手书,快慰莫名。昨得手书,反复读之。?谕书敬读,不胜欣慰。拳拳盛意,感莫能言。顷接手示,甚欣甚慰、?久不通函,至以为念、前上一函,谅已入鉴。喜接来函,欣慰无量、 顷奉惠函,谨悉一切。顷接手示,如见故人。得书甚慰,千里面目。 得书之喜,旷若复面。数奉手书,热挚之情,溢于言表。 顷奉手教,敬悉康与,至为欣慰、久未闻消息,唯愿一切康适。 手书已接多日,今兹略闲,率写数语、? 钦佩语?奉读大示,向往尤深、喜接教诲,真解矇矣、大示拜读,心折殊深、?谨蒙悔语,用祛尘惑。大作拜读,敬佩之至。顷读惠书,如闻金石良言、 ?思念久钦鸿才,时怀渴想。德宏才羡,屡屡怀慕、蒙惠书并赐大著,拜服之至、? 语 分手多日,别来无恙? 岁月不居,时节如流。别后月余,殊深驰系。 一别累月,思何可支？海天在望,不尽依依、别后萦思,愁肠日转。?离别情怀,今犹耿耿。别来良久,甚以为怀。近况如何,念念、?前上一函,谅达雅鉴,迄今未见复音,念与时积。???问候语 春寒料峭,善自珍重。阳春三月,燕语雕梁,想必心旷神怡!?当此春风送暖之际,料想身心均健。春日融融,可曾乘兴驾逰？?春光明媚,想必合家安康。时欲入夏,愿自珍重。?赤日炎炎,万请珍重、渐入严寒,伏福躬无恙。?入秋顿凉,幸自摄卫。汗暑无常,伏维珍重自爱。 ?自术语 敝寓均安,可释远念。阖寓无恙,请释悬念。贱体初安,承问极感、
商务书信格式范文
竭诚为您提供优质文档/双击可除 商务书信格式范文 篇一：商务感谢信格式范文 商务感谢信格式范文 感谢信是一种礼仪文书，用于商务活动中的许多非协议的合同中，一方受惠于另一方，应及时地表达谢忱，使对方在付出劳动后得到心理上的收益，它是一种不可少的公关手段。 感谢信的写作格式是书信体。写作时应篇幅短，中文200字左右即可；对收信人为自己做的好事了然于胸，不要忘了什么；把对方给你带来的好处都写清楚，不要含糊其词；表示感谢的话要合乎商家往来的习惯，语气不应过于卑屈。谢意之外，如果允许别人什么应切实可行，能说到做到。 xxxx电缆有限公司于xx年x月x口在南京举行隆重开业典礼，此间收到全国各地许多同行、用户以及外国公司的贺电、贺函和贺礼。上级机关及全国各地单位的领导，世界各地的贵宾，国内最著名的电缆线路专家等亲临参加庆典，寄予我公司极大的希望，谨此一并致谢，并愿一知既往与各
方加强联系。进行更广泛、更友好的合作。xxxx电缆有限公司 董事长:xxx 总经理:xxx xx年x月x日 篇二：商务电子邮件格式 商务电子邮件格式 在电子邮件的写作中要注意哪些呢？如何写好一封规 范的电子邮件呢？ 在写电子邮件时候，要采用日常办公运用的商业信函格式，使用正规的文字，不用或避免应用网络语言，诸如3Q、IFu等。 主题栏：主题明确，一目了然，让人看了知道个所以然，不会是一头雾水，不知所云，当作垃圾邮件删除掉。 称谓：准确，切不可含糊不清。是先生别称成了小姐；是小姐别喊成了先生。这是大忌讳！一次，青岛一家公司发信到公司，把我们公司的运营总监张可先生称呼成了张可小姐。搞得张先生郁闷一天。当你搞不清对方准确的性别时候，那就称老师就没错。主体：简明，扼要，把事情说清楚就可以了，不要罗嗦，拖泥带水的。事情多，写的多，那最好是分成几小段，看的清楚明了。 祝语：可以写祝您工作愉快，工作顺利，或者顺祝商祺
商务英语：商务信函的书写规则汇总
写信的原则（Writing Principles）已从原来的3（Conciseness, Clearness, Courtesy）发展到目前的７个"Ｃ"： Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy,Consideration) 实例 Dear Sirs, Copper Wire With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export Licence. As soon as we are informed of the number of the Export Licence we will open the L/C by cable. (信的本文汉译)： 关于你们四月九日涵，我们高兴地接受你们第８／０７０／０２Ｂ号报盘单所报１００吨紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。 一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用证。 要求书信的"完整"，理由有三： １．一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预 期的效果；
２．一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系； ３．一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况（情报）所导致 的诉讼（Lawsuit）； ４．有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（Complete and Effective）而成为极为重要的文件。一封信写得是否完整，建议用五个"Ｗ"来检验，既："Who, What, Where, When 及Why(包括How)" 例如:在定货的信中，必须明确说明"需要什么商品"(What you want) " 何时需要" (When you need the goods) " 货物发到何地何人收"(to Whom and Where the goods to be sent) " 如何付款"(How payment will be mande) 如对对方的要求作出否定的答复时（如不能报盘，不能理赔等）应说明理由" 为什么"(Why) Clearness(清楚) （一）．避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇〈例一〉As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco, we have bimonthly direct services. (从香港到旧金山有直达船，) 但是bimonthly 究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？不明确。因此，最好清楚明白地说明"一个月两次"还是"两个月一次"：（a）We have two direct sailings every month from Hongkong to
中文商务信函范文
中文商务信函范文 写作中文商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，精品学习网总结了几方面的内容，希望对您写中文商务信函有借鉴作用。中文商业商务信函的写作格式 如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。 (1)开头 开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。 (2)正文 信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括： ①向收信人问候； ②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等； ③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；
④提出进一步联系的希望、方式和要求。 (3)结尾 结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致 ”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。 (4)署名 署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。 (5)日期 写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。 通知： 本厂已迁移到上述地址, 特此通知。 I inform you that I have now removed my factory to the above address. 我方已在本市开设贸易与总代理店, 特此通知。同时,
外贸英语函电书写格式要求
11----------------精选公文范文----------------1 外贸英语函电书写格式要求 各位读友大家好，此文档由网络收集而来，欢迎您下载，谢谢 篇一：外贸英语函电写作技巧 外贸英语函电写作技巧 英文信函的信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。 很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。 对于私人商务信函，如求职信等，
22----------------精选公文范文----------------2 信头通常写在信纸的右上方。 如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。 英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。 英文商务信函中称呼的书写有讲究 在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。一般位于信内地址下方空一行；有Attention时也一样，位于Attention下面空一行。称呼后面一般用逗号（英式），也可以用冒号（美式）。 如果信是写给公司的，并没有直接
33----------------精选公文范文----------------3 的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足够的友好。在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member,Dear Customer,和Dear Human Resources Manager这样的称呼。 如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。 1．商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear 。Dear纯属公务上往来的客气形式。 2．写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或Mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。例如：My dear father，Dear Tom等。
商务信函的英文书写规则(3)
商务信函的英文书写规则(3) 商业书信必须写得正确，因为它涉及到买卖双方的权利、义务和厉害关系，是各种商业单据的依据。广义的说，商业书信的正确性表现在： （一）运用正确的语言水平 （二）叙述得正确 （三）数字要正确 （四）正确理解和运用商业术语 （五）合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他的六个"C"。 （一）正确的语言水平 (1)、正式的和非正式的语言水平所用词汇比较： formal informal terminate domicile deem transpire conflagration edifice endeavor obtain; procure peruse remunerate
utilize subsequent ascertain contingent upon anticipate interrogate end home think(or: believe) happen fire building try get read or study pay use next or following find out depending on expect ask (2)、正式的和非正式的语言比较
formal informal Will attain the age of 18 years. Will be 18 years old Render us more detail We will institute a mail search Send us more information We will ask the post office to send out a tracer. We thank you in anticipation of this courtesy and assure you that it will be a pleasure to serve you in a similar manner We shall appreciate your helping us. Let us know when we can return the favor. Inform me of your intentions as to the liquidation of this balance Let me know when you can settle this aount. Give consideration to a plan. Consider a plan This plan will effect a saving of $10,000. This plan will save $10,000. To effect certain modifications in a procedure contingent upon the concurrence of management To make certain changes if management agrees. The conclusions ascertaind from a perusal of the pertinent data is that a lucrative market exists for the product in this vicinity. The data studied show that the product is in good demand in this area.
外贸英语函电书写格式要求
外贸英语函电书写格式要求 各位读友大家好，此文档由网络收集而来，欢迎您下载，谢谢 篇一：外贸英语函电写作技巧 外贸英语函电写作技巧 英文信函的信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。 很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。 对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。 如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写
上页码、收件人姓名及日期。 英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。 英文商务信函中称呼的书写有讲究 在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。一般位于信内地址下方空一行；有Attention时也一样，位于Attention 下面空一行。称呼后面一般用逗号（英式），也可以用冒号（美式）。 如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足够的友
商务信函的书写规则(七)
商务信函的书写规则（七） （四）运用被动语气有时，运用被动语气，比主动语气客气，如： a) You made a very careless mistake. A very careless mistake was made b) You did not enclose the check with your order. The check was not enclosed with your order. c) For the past two years, you did not give us any order. For the past two years, no order has been given us. Or: For the past two years, no business has been materialized between us. （五）避免（或力争避免）使用语气强烈或容易引起不快的词汇 a) we demand immediate payment from you demand的意思是ask for(sth) as if ordering, or as if one has a right to, 即带有命令意味的要求。非不得已，应尽可能避免使用demand而改用request 如： We request your immediate payment. b) We are disgusted with your manner of doing business. disguste意味hate而且有strong feeling of dislike or distasted, 既"厌恶"的意思，因此，还是婉转或含蓄一些为宜，如： We are not completely satisfied with your manner of doing business. c) We must refuse your offer. Must.........带有威胁性的意味（minatory tone），不如改为： We regret that we are unable to accept your offer. Or: We regret that we are not in a position to accept your offer. d) We want you to assist us 带有傲慢或长者的口吻（superior tone），不如改为： Your assistance would be appreciated. （六）使用高兴，遗憾，感谢等词汇及表达法 (1) We have pleasure of -ing....... We have pleasure in -ing....... It is with pleasure that we do so It gives us(great, much) pleasure to do so We are pleased for us to do so It's a pleasure for us to do so. We are glad(or: delighted) that you do so We shall gladly do so We shall feel happy if you will do so We are happy to do so (2) 表示感谢的表达法有： We are (very, most) appreciative of your doing so We are gratified to learn that you do so We shall be (or: feel) obliged by your doing so We shall be obliged if you will do so You will oblige us by doing so We shall be grateful to you if you will do so We shall appreciate your doing so We shall appreciate it if you will do so We shall thank you to do so It will be appreciated if....... We are thankful that you do so (3) 表示遗憾的表达法有： It is a matter for regret that we cannot do so It is with regret that we must do so We express our regret at -ing..... To our regret we cannot do so It is regrettable that we must do so We regret that we cannot do so We regret to do so It is to be regretted that you do so We are regretful that we must do so It is a pity that you cannot do so We are sorry we cannot do so We are sorry to do so 注：以上的表达法只是常用的一部分。 写信要做到ＣＯＵＲＴＥＳＹ，但要注意： （１）不要使用已经过时的毫无意义的老套子，如： our esteemed clients; your esteemed letter; your respectable house; your good self(or good selves); your valued order; your esteemed reply等等 （２）要分清"礼貌"与"卑恭"的界限，如： (a) We are extremely and sincerely sorry for the error and ask that you accept our humble and sincere apology for the undue
中文商务信函的写作格式
中文商务信函的写作格式 中文商业商务信函的写作格式 如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。 (1)开头 开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。 (2)正文 信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括： ①向收信人问候； ②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等； ③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或 看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重； ④提出进一步联系的希望、方式和要求。 (3)结尾 结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。” 同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。 (4)署名 署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。 (5)日期 写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。
中文书信礼仪的格式及举例 提称语，用在对方称呼后面，表示尊敬—— 父母：膝下、膝前、尊前、道鉴 长辈：几前、尊前、尊鉴、赐鉴、道鉴 师长：函文、坛席、讲座、尊鉴、道席、撰席 平辈：足下、阁下、台鉴、大鉴、惠鉴 同学：砚右、文几、台鉴 晚辈：如晤、如面、如握、青览 女性：慧鉴、妆鉴、芳鉴、淑览 祝愿语—— 父母：恭请福安，叩请金安 长辈：恭请崇安，敬请福祉，敬颂颐安 师长：敬请教安，敬请教祺，敬颂海安 平辈：顺祝 署名—— 对长辈：叩禀敬叩拜上 对平辈：谨启鞠启手书 对晚辈：字示白谕 开头语 惠书敬悉，情意拳拳。接获手书，快慰莫名。昨得手书，反复读之。 谕书敬读，不胜欣慰。拳拳盛意，感莫能言。顷接手示，甚欣甚慰。 久不通函，至以为念。前上一函，谅已入鉴。喜接来函，欣慰无量。 顷奉惠函，谨悉一切。顷接手示，如见故人。得书甚慰，千里面目。 得书之喜，旷若复面。数奉手书，热挚之情，溢于言表。 顷奉手教，敬悉康和，至为欣慰。久未闻消息，唯愿一切康适。 手书已接多日，今兹略闲，率写数语。 钦佩语 奉读大示，向往尤深。喜接教诲，真解矇矣。大示拜读，心折殊深。 谨蒙悔语，用祛尘惑。大作拜读，敬佩之至。顷读惠书，如闻金石良言。 久钦鸿才，时怀渴想。德宏才羡，屡屡怀慕。蒙惠书并赐大著，拜服之至。
外贸函电写作技巧与规范
外贸函电写作技巧与规范 This is an english writing howto I copied from somewhere (name withheld) some time ago. hopefully you'll find it helpful too. 日常要处理许多信件电邮,因而运用英语上不得不留神,以下有一些个人意见,也参考了一些书本,希望大家有所得益。 外贸函电写作技巧之一 A. 文法上 1. 切忌主客不分或模糊. 例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.” 应改为Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.) 2.句子不要凌碎. 例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起. 3.结构对称,令人容易理解. 例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract. 4.单众数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服. 例如: An authorized person must show that they have security clearance. 5.动词主词要呼应. 想想这两个分别: 1.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted. 6.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊. 7.标点要准确. 例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment. 8.选词正确. 好像affect和effect, operative和operational等等就要弄清楚才好用啦.
商务函电写作的7C原则
商务函电写作的7C原则 函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。 商务函电的写作应掌握7C原则，即： 完整（complete） 正确（correctness） 清楚（clearness） 简洁（concreteness） 具体（concreteness） 礼貌（courtesy） 体谅（consideration） 完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。 正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。 清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。 简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。 清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。 具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。 礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。 体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。 商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函电的具体使用功能来讲，又可分为：来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。
12种经典商务信函范文-中英对照
12种经典商务信函范文-中英对照 第一种、介绍信Letters of Introduction 实例之一： Dear Mr. / Ms., This is to introduce Mr. Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business. We shall appreciate any help you can give Mr. Jones and will always be happy to reciprocate. Yours faithfully 尊敬的先生/小姐， 现向您推荐我们的市场专家弗兰克·琼斯先生。他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。 我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。 您诚挚的 实例之二： Dear Mr. / Ms, We are pleased to introduce Mr. Wang You, our import manager of Textiles Department. Mr. Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season. We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need. Yours faithfully 尊敬的先生/小姐， 我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。 如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。 您诚挚的 第二种、约定Appointments 实例之一： Dear Mr./Ms, Mr. John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m. about the opening of a sample room there. Please let us know if the time is convenient for you. If not, what time you would suggest? Yours faithfully, 尊敬的先生/小姐 我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：00点拜访您。 请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。 您诚挚的
函电写作基本规范
函电写作基本规范 一．书写格式： 函电写作有“齐头式”和“缩进式”两种格式。“齐头式”指信件各部分内容均齐左对齐（包括正文的每段首单词）；而“缩进式”则指传统格式。 目前国际上使用频率较高的是“齐头式”。 范例： 1．缩进式： （1）TIANJIN CARPETS IMP. & EXP. CORP. 45 BAODING STREET TIANJIN, CHINA E-Mail Address : （2）Our Reference No.: Tel : Your Reference No.: Fax : （2）Date: 3rd Dec.,2002 （3）Messrs. Williams & Warner Trading Co.,Ltd. 36 Tower Street Sydney, Australia （4）Attention: Mr. Arnold Simpson, Sales Department （5）Dear Sirs, (中文可翻译为“敬启者”) （6）Re: SHEEP WOOL （7）With reference to our Order TC303 of 30 September for 50 M/T Sheep Wool, we shall be glad to know when we may expect delivery,as these are urgently required. The catalogue will be enclosed. Will you please inform us by fax or e-mail, of the earliest possible date when you can deliver these goods. Should the delay be longer than two or three weeks, we shall regretfully have to cancel the order.
商务信函书写规则与方法
商务信函的书写规则（一） 写信的原则（Writing Principles）已从原来的3（Conciseness, Clearness, Courtesy）发展到目前的７个"Ｃ"：Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy,Consideration) 实例 Dear Sirs, Copper Wire With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export License. As soon as we are informed of the number of the Export License we will open the L/C by cable. (信的本文汉译)： 关于你们四月九日涵，我们高兴地接受你们第８／０７０／０２Ｂ号报盘单所报１００吨紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用证。 要求书信的"完整"，理由有三： １．一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果； ２．一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系； ３．一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况（情报）所导致的诉讼（Lawsuit）； ４．有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（Complete and Effective）而成为极为重要的文件。一封信写得是否完整，建议用五个"Ｗ"来检验，既："Who, What, Where, When 及Why(包括How)" 例如:在定货的信中，必须明确说明"需要什么商品"(What you want) " 何时需要" (When you need the goods) " 货物发到何地何人收"(to Whom and Where the goods to be sent) " 如何付款"(How payment will be made) 如对对方的要求作出否定的答复时（如不能报盘，不能理赔等）应说明理由"