文件管理流程图

文件管理流程图是指在企业、机构或个人进行文件管理时，按照一定的步骤和程序进行的管理流程。下面是一个简单的文件管理流程图：

文件管理流程图

1. 收集文件

- 由相关部门或个人将需要管理的文件收集起来

- 包括电子文件和纸质文件

2. 分类整理

- 对收集到的文件进行分类，可以按照文件类型、文件内容、文件日期等进行分类

- 根据分类，将文件进行整理并放置到相应的位置，可以使

用标签、文件夹或文件柜等方式进行标识和存放

3. 创建文件索引

- 对所有的文件进行编号或标识，以便快速查找和管理

- 创建文件索引，包括文件名称、编号、存放位置等信息，

并将索引存储在数据库或电子表格中

4. 存储文件

- 将纸质文件存放到文件柜或文件夹中，确保文件的安全和

完整性

- 将电子文件存储在计算机或服务器中，根据不同的文件类

型选择合适的存储方式，如硬盘、云存储或备份设备

5. 文件检索

- 当需要查找某个文件时，通过文件索引进行检索

- 输入文件名称、编号或关键词等进行搜索，可以根据不同的条件进行筛选和排序

6. 文件借阅与归还

- 当需要借阅某个文件时，填写文件借阅单，并由相关人员审批和签字

- 借阅人在规定的时间内使用文件，并在使用完毕后归还文件

7. 文件更新与维护

- 当文件内容有更新或有需要删除的文件时，进行相应的修改或删除操作

- 在文件更新和维护过程中，及时更新文件索引和存储位置

8. 文件销毁与归档

- 当某些文件不再需要保留时，按照相关规定进行文件销毁 - 对于一些需要长期保留的文件，可以进行归档，将文件存放到专门的存储区域，并做好相应的标识和记录

9. 定期审查与整理

- 定期对文件进行审查和整理，及时处理过期文件或冗余文件，以保持文件管理的高效和精确

以上是一个简单的文件管理流程图，可以根据不同的组织和个

人需求进行调整和优化。文件管理流程图可以帮助提高文件管理的效率和准确性，优化工作流程，并能确保文件的安全和易于使用。

发文管理制度及流程图

第一部分发文管理制度第一章总则第一条为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本管理办法。第二条公司所有文书的呈批和发文由综合办统一管理。第二章行文规则第三条公文的种类公文类别主要有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个文种第四条公文格式公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级等项。 1.标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。 2.主送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。 3.正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。 4.发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。 5.发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。 6.抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。 7.文件版头：正式公文一般都有版头，版头以黑色大写印上“浙江金象科技

股份有限公司”。 8.公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。 9.机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。 10.附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。 11.其它：公文排版要求详见附件。第五条行文要求 1.行文须严格按要求格式书写、排版（具体要求详见附件）； 2.明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。 3.公文由主办部门经办人拟稿，经部门主管审核、签字后交综合办登记。由综合办送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办部门负责组织相关部门会签后，再上交综合办。第六条关于公司的公文编字为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为：第三章发文程序及要求第七条发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。（一）公文的草拟、打印、校对。

办公室发文流程图

办公室发文流程图一、概述办公室发文流程是指在日常办公工作中，对于需要发布的文件进行规范化的处理和管理的流程。通过制定发文流程图，可以明确每个环节的责任人和具体操作步骤，提高工作效率和准确性。二、流程图办公室发文流程图如下所示： 1. 起草文件 - 负责人：起草人员 - 操作步骤： - 收集相关资料和信息 - 根据要求撰写文件内容 - 审核和校对文件内容 - 整理文稿并进行格式排版 2. 审核文件 - 负责人：审核人员 - 操作步骤： - 对起草的文件进行审核 - 检查文件的合规性和准确性

- 如有需要，提出修改意见并与起草人员沟通 3. 审批文件 - 负责人：审批人员 - 操作步骤： - 对审核通过的文件进行审批 - 根据文件的重要性和权限，确定审批人员的级别和数量 - 签署审批意见并记录在案 4. 盖章 - 负责人：公章管理人员 - 操作步骤： - 根据文件的性质和要求，选择相应的公章 - 与审批人员核对文件和审批意见 - 在文件上盖章并记录盖章日期 5. 分发文件 - 负责人：文件分发人员 - 操作步骤： - 根据文件的内容和目标对象，确定分发范围 - 将文件复印并分发给相关人员 - 记录文件的分发情况和日期

6. 归档文件 - 负责人：档案管理人员 - 操作步骤： - 收回已分发的文件副本 - 对文件进行分类和整理 - 将文件归档并标注相关信息 - 建立文件管理系统，确保文件的安全性和可查性三、注意事项 1. 在起草文件阶段，确保准确收集和整理相关资料和信息，保证文件内容的准确性和完整性。 2. 在审核和审批文件阶段，要仔细核对文件的合规性和准确性，确保文件符合相关规定和要求。 3. 在盖章和分发文件阶段，要注意保护文件的安全性和机密性，确保文件只能被授权人员查阅。 4. 在归档文件阶段，要建立完善的档案管理系统，确保文件的存储和检索方便快捷。通过以上办公室发文流程图，可以明确每个环节的责任人和操作步骤，从起草到归档，每个环节都有明确的规范，可以提高工作效率和准确性，确保文件的合规性和安全性。

公文管理流程

公文管理流程 1 目的对收文、发文过程及行文规则进行规范化管理，以保证公文在处理过程中准确、及时、安全。 2 范围适用于公司及下属各单位处理上级公司、外单位来文及OA系统流转的公文处理流程。 3 定义公文是各类机关、单位，在行政、业务等管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理和进行公务活动的重要工具。 4 职责 4.1 公司行政中心负责制定公文管理流程，检查公文管理流程落实效果。 4.2行政部 a) 分管领导负责行文的审批； b) 行政部经理/主管负责公司收文的分发处理； c) 行政部文员/专员负责行文编号，收、发文处理； d) 拟稿人负责公文相关内容的协调管理。 5 内容 5.1 公文划分与种类 5.1.1 公文划分

公文分为正式文件和专用文件。正式文件是指内容比较重要、格式完整的公文。专用文件是指在一定范围内使用、具有特定文件版头和处理程序的文件。 5.1.2 正式文件种类 a)公司文件。凡公司范围内的重大事项，以公司文件行文。该类文件是指内容比较重要、格式完整，版头有发文机关名称及文件字样，套红印制的公文； b)公司部门文件。凡部门职责范围内的常规性事项，以及可以部门名义办理的某些公司职责范围的事项，以部门文件行文。 5.1.3 文件种类文件种类包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、函。 a)决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排； b)通知：适用于发布企业内部规章；任免、奖惩有关人员转发上级机关和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；传达要求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项； c)通报：适用于表彰先进，批评错误，要求下属企业办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项； d)报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况；提出意见或者建议；答复上级机关的询问； e)请示：适用于向上级机关请求指示、批准； f)批复：适用于答复下级企业请示事项； g)函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关同级主管单位或部门请求批准等。

档案管理流程流程图

档案管理工作流程详细工作采集各部门、分企业的文书档案流程图详下发通知→审查→接收→存档→没有准时移交的部门向上司领导报告→上司领导督办→移交完成细对于此流程图的解说工档案室每年1 月份下发通知，要求各部门、分企业移交前一年的文书类资料，各部门、分企业秘书依照要求填写移交清单，作经部门领导署名确认。档案室秘书对移交清单进行查对，切合要求的进行接收，档案管理员对接收的文件进行整理、立卷。流如没有准时移交的部门，档案室进行统计上报董事局办公室，由其再进行督办，直到移交完成。程详细工作对企业全部文书资料进行整理流程图详采集→分类→组卷→录入卷内目录→编写模卷题名→装订细对于此流程图的解说工作采集企业及分企业全部文书资料，按要求进行分类、组卷、录入卷内目录、编写模卷题名，最后装订成册。流程

详细工作文件借阅借阅人填写《文件借阅申请单》—写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原由、借阅人、借阅部详门、借阅日期、送还日期—借阅部门主管领导署名—持署名齐备的借阅单到档案室借阅—档案管理员在文件目录中查找该文件的编细号,将文件编号写在借阅单上—文件借出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未送还目录中登记—已到借阅估计工送还日期,档案室电话通知其送还或办理续借—文件送还时检查能否完好无损，完好无缺,档案室在实质作送还日期中写明送还日期,注销其借阅手续—档案室将送还文件整理归档流程详细工作合同接收详到董办接收合同—档案室秘书依照合同类移交表对合同进行查对— 手续完好署名接收——档案室对合同进行存档并下发相细关部门工接收合同要求：1、注意合同及附件、合同转签文件的完好性；2、走特事特办的合同在奏效后且下发到各个部门，但经办部作门需后补手续。流程

项目档案管理流程及网络图

附录 1：玉湖水电站项目档案管理流程及网络图图1：玉湖水电站项目档案管理工作流程

图 2：玉湖水电站项目档案移交流程图

图4：建设单位项目文件管理流程

图 5：勘测、设计单位项目文件管理流程

图 6：施工、安装及调试单位项目文件流程阶段内容主要形成文件文件来源形成单位准备施工管理策划阶段1施工组织设计和专业施工组织设计 2施工质量验收范围划分表 3工程建设强制性条文实施方案及清单 4施工方案、作业指导书编审计划 5安全级职业健康管理方案、重大起重运输方 6调试大纲及调试计划 7专业系统、整套试运调试方案及审查 8其他各项管理方案（包括强条执行、绿色施工、达标创优等） 1开工报审、现场质量保证措施 2施工方案及报批、技术交底记录 3设备、材料及构件出厂质量证明施工单位安装单位施工阶段施工记录系统调试4材料试验报告 5设计更改通知当、材料借用审批单、设备缺陷单 6施工定位测量、复核记录 7施工技术记录 8强条执行检查记录 9工程施工检验检测报告、设备试运行记录 1启动调试报告 2调门调试记录 3升船机等调试记录 4材料实验报告 5调试井等调试记录及报告施工单位安装单位调试 6 调试质量验收签证阶段施工单位安装单位机组启动调试1机组调试大纲 2试运行记录 3调试工作报告 4调试质量验收报告5移交记录竣工图编制竣工阶段竣工移交竣工图 1施工、调试工程总结 2竣工档案及移交签证施工单位安装单位

质量控制进度、投资控制监理记录1项目开（停、复、返）工令2监理日志 3监理月报 4监理会议纪要 5监理工程师通知单 6监理工作联系单图 7：监理（设备监造）单位项目文件管理流程图阶段内容主要形成文件文件来源形成单位机构、人员项目监理机构成立文件及人员名单、监理人员资格证书、监理单位资质证书及报审表准备监理策划阶段监理大纲、监理规划、监理实施细则监理单位资质、资格审核进场单位资质、人员资格报审表施工阶段工程总结竣工阶段验收审查1监理工作总结 2工程质量评估报告竣工档案案卷及竣工图质量的审查监理单位1组织机构成立文件及规章制度 2参建单位安全机构、管理制度报审表 3安全人员资格配置名单报审表、特殊工种作业人员资格报审表 4事故调查处理文件 5其他安全管理文件 6环保检查、处理记录安全、环保控制 1施工进度计划报审表2索赔及付款报审表3合同变更审查 4工程计量单 5工程款支付证书 6竣工结算审核意见书建设单位监理单位施工单位 1设计文件图纸评审意见及回复单位 2供应单位资质报审表、进场材料、构配件、设备报审表 3施工、调试方案报审表 4阶段性验收记录 5单位工程分部工程、单元工程（检验批）报6监理旁站记录（平行检验记录）

质量管理程序文件和程序流程图

程序文件全套——程序流程图1~34页；程序文件35~61页; 目录 a.质量手册编号 (2) b.程序文件编号 (2) d.质量记录编号 (2) 附图1：组织及所属部门制订、发放的文件受控流程图 (3) 附图2：外来受控文件受控流程图 (4) 质量记录控制流程图 (5) 内部质量审核工作流程图 (6) 进货检验的不合格品控制程序 (7) 产品已交付和使用时发现的不合格品控制程序 (8) 产品最终检验的不合格品控制程序流程图 (9) 产品实现过程中不合格品控制程序流程图 (10) 类纠正措施流程图 (11) 类纠正措施 (12) 类纠正措施 (13) 质量情况通报的编制、发放、回收、处理 (14) 财务状况预警系统 (15) 预防措施的制订、实施和评价 (16) 管理评审控制程序流程图 (17) 人员招聘录用程序流程图 (18) 培训程序流程图 (19) 考核程序流程图 (20)

产品实现过程策划程序流程图 (21) 策划依据 (22) 产品要求的识别与评审过程 (23) 产品合同修改过程 (24) 市场信息控制过程 (25) 设计和开发控制程序 (26) 采购控制程序流程图 (27) 生产运作程序流程图 (28) 测量和监控策划程序 (29) 体系业绩的测量和监控过程程序 (30) 过程的测量、监控和分析程序流程图 (31) 产品测量和监控程序流程图 (32) 持续改进过程控制程序 (33) a.质量手册编号 b.程序文件编号 c. 质量记录编号

附图1：组织及所属部门制订、发放的文件受控流程图附图2：外来受控文件受控流程图

质量记录控制流程图