ezOFFICE协同管理平台使用手册

黑龙江农信协同办公平台

使用手册

（V1.0）

二〇一四年十二月十七日

目录

第1章如何登录和退出系统

1.1登录方式

打开操作系统的浏览器，在地址栏输入地址后回车。在出现ezOFFICE登录界面后，输入用户账号和密码，回车或点击“登录”按钮即可进入ezOFFICE系统。目前的登录地址为

https://www.360docs.net/doc/2119207787.html,。

注意： 1、“http://”必须填写

2、所有符号必须是西文，不能是全角

账号是我们的柜员号，初始密码为123456

1.2登录页元素介绍：

1.2.1 “控件安装”，OA系统内集成的第三方系统需要安装好控件后才可以正常使用，如上传附件、在线编辑等，点击安装链接后在弹出的对话框中点击“运行”即可。

1.2.2 语言选择：提供中文简体、中文繁体、英文、韩文和日文供选择，选择后进入OA内，则使用语境切换为相应语言。

1.2.3 收藏地址：点击可以将当前OA系统的访问地址收藏到浏览器中方便下次快捷访问。

1.2.4 设置帮助：基于浏览器的OA系统在使用过程中需要设置的浏览器的某些属性，均可在此找到对应设置方案。

1.2.5 记住密码：可以记住密码，下次登录时不用重复输入账号和密码（有安全隐患）。

1.3如何修改密码

在系统基本配置下，用户账号和密码是用户进入系统的身份识别方式。为了您的数据安全，请及时修改初始密码，并间隔适当时间更换密码。

首次登录系统会提示你修改密码，也可以主动修改密码。

进入“个人办公”→“个人设置”→“修改密码”，进入下图显示页面。也可以通过顶部通栏的更多快捷方式进入。

输入旧密码，再输入新密码，再次输入新密码，最后保存即可。

1.4正确的退出方式

退出系统时，要点击系统右上角的退出，不要点击浏览器的关闭按钮。

1.5如何设置IE浏览器

1.5.1打开IE浏览器，通过菜单，工具中的“Internet选项”

1.5.2选中工具中的Internet选项打开设置界面

1.5.3点击设置按钮选中每次访问此页时检查，然后确定

1.5.4选中“安全”中的“受信任的站点”,点击“站点”按钮

1.5.5在上方空白处将OA系统的内外网的网址分别输入添加上去

1.5.6点击“自定义级别按钮”对除弹出窗口以外的均设置为启用

1.5.7安装登录窗口登录按钮旁的控件

第2章信息管理

2.1如何新建信息

点击“信息管理”，在左侧找到“新建信息”，点击打开新建页面；或者在首页快捷栏中直接选择新建信息。也可打开新建信息页面。

新建页面如下图：

选择需要发布的栏目，输入信息标题，根据需要上传相关图片或相关附件，编辑正文后，点击保存退出即可完成信息发布。

2.2新建信息更多功能解析

在发布信息时，我们可以通过系统完善的功能，发布不同格式的信息，比如纯文本格式、图片信息、表格信息、WORD/PPT编辑信息、可直接播放视频、音频的信息等。最大限度的满足日常办公需要。

以下简单介绍各功能点：

2.2.1标题后面的“细览不显示”：发布信息时，标题栏中输入的标题，会自动生成具有固定格式、大小和颜色的标题出现在正文中。如果勾选“细览不显示”，则不会在正文中生成该标题。

应用点：①信息直接从word中复制，正文里本来就含有标题了，不需要显示自动生成的标题。②有些信息如通知、公告等正式文体，对标题格式有特殊要求，自动生成的标题不符合要求。

2.2.2“html编辑”和“普通”：“html编辑”是默认的，指的是正文内容可以使用html编辑器进行编辑。

而“普通”只能编辑文本格式的正文，如下图。

2.2.3“地址链接”：如果您希望分享外部网站上的信息，可以选择地址链接编辑方式。直接输入网页地址，保存退出即可。这样，用户在查看信息时，点击办信息标题可以直接跳转到链接网页。

2.2.4“文件链接”：是用来发布音频文件、视频文件或者FLASH格式的文件，使用“文件链接”上传的文件，用户查看信息时可以直接播放。

2.2.5“WORD编辑”，“EXCEL编辑”和“PPT编辑”：我们有时候会发有格式要求的信息，比如红头文件，要求正文为仿宋三号，每行27~28个字，等等。这种有严格格式要求的信息，在html编辑器中无法保证它的格式，另外，因为html编辑器和word之间无法兼容，从word排版很漂亮的信息拷贝到html编辑器中也无法保证它原来的格式，基于这些因素，我们在新建信息的时候，提供了“word编辑”，“excel编辑”和“PPT编辑”方式，保证了信息的格式。

显示效果如下：同时，系统会自动生成相应格式的附件。

2.2.6“相关图片”：在这里上传的图片，信息发布以后，会出现在标题和正文之间，如果这条信息放在首页，并且设置为图文显示，则以图片的形式进行预览。

编辑信息页面

信息查看页面，图片在标题和正文之间出现

信息在首页以图片形式预览

也可以理解为，如果要在首页的图片新闻栏目中显示图片，那么就必须在“相关图片”这里上传图片。但是，在实际应用中，您可能并不希望这张图片同时显示在标题和正文之间，那么在上传图片的时候，您可以直接勾选?“细览不显示”，在这里上传的图片就只在首页显示，而不会在这个信息查看页面显示了。

如果希望将图片显示在正文的文字之间，可以通过在HTML编辑器中插入图片的方式实现。

2.2.7“详细信息”标签页：可以完善信息的“副标题”、“文档编号”、“关键词”等信息。并且对信息进行进一步的设置。

①“可查看人”，可以对信息的查看范围进行设置，只有在可查看人内的用户才能看到您发布的这条信息。（可查看人范围不会超出该栏目的可查看人的范围）

②打印权限和打印次数，设置哪些人可以对本信息进行打印以及每个用户可以打印的次数，权限范围内的用户查看信息时能够看到打印按钮，并且在次数限制内进行文档打印。

③下载权限和下载次数，可以设置哪些人可以对本信息附件进行下载及每个用户可以下载的次数，权限范围内的用户查看信息时可以看到相关附件并且在次数限制内进行附件下载。

④“禁止打印拷贝”，如果勾选了否，则用户查看该信息时，无法对信息内容进行复制和打印操作。如果是有PPT/EXCEL/WORD等可以自动生成附件的编辑方式，则用户无法查看到自动生成的附件。

⑤“允许评论”，如果勾选“否”，则用户查看信息时，将看不到“评论”按钮，不能对该信息进行评论。

⑥“有效期”，对于具有时效性的信息，如放假通知、短期公告等，可以设置信息的有效期，过期文件普通用户将不再能查看搜索到。

⑦“信息推送”，可以通过选择的方式（邮件、短信或者即时通讯）将信息推送给制定的用户，确保相关用户能够第一时间看到该信息。

⑧相关流程、相关项目、相关合同、相关讨论、相关信息、公共联系人的“关联”或“新建”按钮，可以关联对应的内容。例如相关信息，点击关联，选择一条信息，选择关联按钮，信息就被关联到此页面中；点击新建按钮，则可新增信息，并且发布到信息管理中去（前提是有新增权限）；如公共联系人，若本人无新增权限，则不显示新建按钮。

2.2.8知识点：

①新建信息，设置可查看人的时候，为什么只显示了部分部门、不能显示我要的部门呢？

这是因为管理员将这个信息所在的栏目设置了查看范围，在设置某条信息的可查看人的时候，只能在这个栏目的查看范围之内进行选择。比如，管理员设置了“财务报表”栏目的查看范围是公司领导和财务部，在发“2008年2月公司财务报表”这个具体信息的时候，只能缩小查看范围，即只能在“公司领导和财务部”范围之内选择可查看人，而不能设置行政人事部的同事可查看这个信息。

我分别设置了2个相关信息和2个相关项目，可是为什么小王在查看信息的时候看不到相关信息和相关项目？

这是因为相关信息和相关项目，是有查看权限范围的，如果小王不在查看权

限范围内，则看不见相关信息和相关项目。

2.3信息的维护

2.3.1修改信息：点击信息管理，在左侧找到“我的发布”，点击后，右侧会显示您发布过的所有信息。

找到要修改的信息，点击右侧操作栏中的修改按钮，便可进入修改编辑页面。修改完毕后，点击“保存退出”即可。

2.3.2删除信息：点击信息管理，在左侧找到“我的发布”，点击后，右侧会显示您发布过的所有信息。找到要删除的信息，点击右侧操作栏中的删除按钮（小红叉），便可删除信息。

2.4如何查看信息

通过点击首页菜单栏信息管理，可以进入信息管理模块。左侧显示栏目信息，前面有的栏目表示该栏目有下级子栏目，您可以通过点击其将栏目展开，查看各级子栏目。点击具体栏目名称，该栏目下所有信息在右侧展示。

点击想要查看的信息的标题，就可查看到信息的详细正文，如果有附件，会在正文下面显示链接，您还可以查看到信息发布人，发布时间，版本号及历史版本等信息。

历史版本：点击可查看信息版本号，修改备注，修改人和发布时间。

①新建信息时如果需要流程审批，则审批过程中的每次修改生成一个小版本，从0.1到0.99，每次增加0.01，正式发布时生成大版本1.00。

②信息修改时如果需要流程审批，则审批过程中的每次修改生成一个小版本，小版本每次增加0.01。例如在1.00版本修改，变成1.01，流程办结后发布版本为2.00。

③新建信息时如果不需要流程审批，则发布时版本为1.00，信息修改后版本为2.00，每次修改增加1。

④每个大、小版本都需要可以在“历史版本”中查看，修改历史版本查看方式，每一个大的版本以粗体标识。

阅读情况：点击可查看该条信息的阅读情况，显示该信息查看范围内的所有用户列表。列表左上方显示信息阅读率，黑色为已查看用户，灰色为未查看用户。

评论：点击发表对该信息的评论。在评论栏中输入评语，点击提交即可。

邮件转发：点击可将该信息以邮件的方式转发给系统内的其他用户。该信息将以超链接方式自动添加到邮件正文中。

打印：打印该信息。

关闭：点击“关闭”，信息查看页面关闭。

更多：点击可展开更多操作按钮，收藏和记笔记。

收藏：将该信息收藏到“个人办公-我的文档”中。点击“收藏”，会弹出我的文档的所有文件夹，选择某个文件夹，即可将当前信息收藏到我的文档中。

记笔记：点击“记笔记”，在弹出的对话框中，用户可以将看信息后的心得、感想记录下来。笔记可在“个人办公→个人工具→笔记本”中查看。

相关性：这里显示与信息相关的流程、项目、合同等信息。

第3章公文管理

3.1如何新建发文

在系统菜单栏，点击进入“公文管理”模块，再点击左侧功能栏中的“发文管理”→“新建发文”，便可看到自己有权限使用的发文流程。

3.1.1选择相关的发文流程，点击后打开发文标签如下图：

默认的发文标签中各项解释如下：

文件标题——标题是必填项；

起草正文——可直接粘贴Word、Excel内容，也可手工输入正文信息，还可引入文章或导入本地文件；

附件——上传附件；

文头/机关代字——根据所发文件的不同，选择相对应的文头/机关代字；（注：在标准表单中机关代字也叫做文头）

字号/文号——在发文编号时自动生成，可以修改；（注：在标准表单中文号也叫做字号）

主送、抄送等——选择或输入相应的主送、抄送单位或部门，也可以点击“分发单位”从下拉框中选择设置好的分发单位；

拟稿单位——默认提取拟稿人所属的组织，也可以手工修改；

拟稿人——默认提取发起人姓名，发起人也可以手工修改；

签发日期——文件的签发日期，在套模板时自动显示汉字日期，如“二〇〇九年四月二十八日”；

共印——文件共印多少份。

3.1.2点击标签上方“起草正文”按钮进入正文编辑页面：编写完成正文内容后，点击保存正文按钮，提示保存成功后，点击返回办公系统按钮，回到发文标签页面。（注：这里只编辑正文，要放入红头，机关代字等标签里有的信息）注意：这里保存成功以后一定要点击返回办公系统，否则正文无法保存。

3.1.3返回到发文标签，填写“标题”、“主送”等要素，点击“发送”按钮，选择办理人，点“发送”提交下一办理人。

作为拟稿人所要做的操作，可以简单的概括为三个步骤：①选择所需的发文流程，填写发文标签。②点击“起草正文”进行正文编辑。③点击“发送”按钮，提交到下一办理人。

3.2如何审批文件

在首页右上角文件办理处收到数字提醒。点击文件办理按钮，进入“待办文件”列表。?

3.2.1找到需要办理的文件，点击标题打开发文标签，查看标签内容后，点击“批阅正文”按钮，可查看或修改正文。对正文的修改有痕迹保留，点击上方“显示/隐藏痕迹”按钮，可以显示/隐藏痕迹，每个用户的修改痕迹以不同颜色显示，将鼠标放在修改痕迹上，可以显示是哪个用户在什么时间进行的修改。

3.2.2回到标签页，填写审批意见，点击“发送”按钮提交给下一办理人。

3.3如何编号，套红，分发

作为编号人员，在收到一份待办的发文之后，在标签上检查主送、抄送、印发份数等要素是否正确后，按以下步骤进行编号、套红等操作：