办公自动化管理制度.doc

OA办公自动化管理制度7

肃北县霍勒扎德盖北东矿业有限责任公司文件

北东矿〔2010〕37号

关于印发《办公自动化OA系统管理制度》的通知

各车间、部室：

为加强办公自动化OA系统管理，提高工作效率，明确用户权限及责任，现将《办公自动化OA系统管理制度》印发给你们，望认真组织学习，并遵照执行。

二〇一〇年七月十二日

主题词：OA 系统管理制度

抄送（报）：执行董事、西安总部

综合办公室2010年7月12日印发

办公自动化OA系统管理制度

第一章总则

第一条办公自动化系统（以下简称OA系统）是以华天动力协同办公系统为管理平台，采用B/S架构（服务器/浏览器），建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是北东矿业信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

第二条为了加强对北东矿业OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》等有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二章组织职责

第三条OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。

（一）综合办公室是办公自动化OA系统的管理部门，负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。

主要职责为：

1、负责制定OA系统规章制度；

2、负责OA系统核心工作流程设计、修改，以及各职能部室工作流程设计的审核；

3、负责组织操作培训；

4、负责搜集、整理优化系统的需求；

5、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督;

6、负责OA系统的数据备份；

7、负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；

8、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

9、负责系统用户注册、注销等管理。

（二）其他各车间、部室主要职责为：

1、负责制定本部门OA系统相应管理办法；

2、负责指定部门OA管理员，参与本部门在线报表、审批流程的定制，以及本部门OA系统中部门主页、信息发布、任务管理以及终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；

3、部门OA管理员负责本部门OA系统用户权限变更时，及时上报综合办公室申请调整；

4、负责根据本部门工作需要，提出优化需求。

第三章文件管理

第四条公司各部门OA用户发出、报送的各类文件（包括发通知、请示、报告、报表、信息、工作日志、工作计划、工作总结等）原则上统一采用公司办公自动化OA系统发送，特殊情况需经综合办公室审批。

第五条OA系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一配置的办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输，是指电子公文的生成、发送和接收过程。

第六条综合办公室负责对电子公文传输工作进行指导和检查。

第七条电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送单位等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。

第八条电子公文与纸质公文具有同等效力，加印电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各单位可向综合办公室申请正式文件。

第九条各类电子公文处理程序按照《肃北县霍勒扎德盖北东矿业有限责任公司公文处理办法》的规定在公司办公自动化OA系统中办理。

第十条公文签发后，由综合办公室编号、制作电子公文，使用OA系统文件分发流程发至公司领导、部门主要负责人和OA管理员各一份。并根据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。

第十一条办理工作业务使用本系统设定的工作流程，按流程设置逐级审批，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。

第四章系统模块

第十二条办公自动化OA系统分为个人办公、信息发布、公共资源、审批流转、任务管理、综合行政六大功能模块。各部门按照系统功能模块的作用及相应管理程序正确使用OA系统。

(一)个人办公

短消息：用户可以向指定人员或部门发送消息，发送消息时可附带文件同时发送。个人文件柜：作为系统中的文件柜，用户可以将自己的文档上传到此处并分类保存。

(二)信息发布

公告、通知：有相关权限的用户可以选择对某个人、某些人、某个部门或全体人员发送各种通告、制度、会议等消息，及时沟通，协同工作。

(三)公共资源

规章制度：政策法规、管理制度在线浏览；知识管理：技术资料、经验方

法的共享；下载中心：常用工具、软件的共享。

(四)审批流转

在OA系统中起草申请，并发送给相关负责人进行审批，实现无纸化办公；审批人可以在网上直接对申请内容进行修改、审批，注明审批意见，并盖章或签名。

(五)任务管理

分配工作任务，并可在线查看任务进度图示，进行任务绩效统计，对任务内容进行调整，并对团队成员进行督办，提升员工的执行力。

(六)综合行政

车辆管理：包括车辆使用申请、车辆使用查询；办公用品：购买登记、领用登记、在库查询、领用查询；固定资产：资产登记、资产查询。

第五章用户权限

第十三条用户主要权限如下：

(一)普通用户

通知、公告、新闻等日常信息的阅读与收藏；个人信息的设置、个人文件柜的使用；起草工作流申请、执行下达的工作任务，记录工作日志；规章制度、知识管理在线阅读，下载中心、网络硬盘的使用。

(二)各部门OA管理员

除普通用户权限外，协助部门主管完善本部门工作流程的定义、制作，做好本部门OA系统的管理工作。

(三)各部门主管

除普通用户权限外，对本部门工作流程的定义进行审核，日常工作流程的审批，工作任务的下达，查看下属工作日志。

(四)分管总经理

除普通用户权限外，对分管部门工作流程的定义进行审核，日常工作流程的审批，工作任务的下达，查看下属工作日志。

(五)系统管理

OA系统管理，用户权限管理；数据以及重要文件的备份、维护。

第十四条系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人办理。

第六章登陆规范

第十五条系统所有用户必须在每个工作日上班后第一时间进入OA系统，并保持在线状态，（或OA助手在线）以保证OA系统的正常流转和信息的及时传送。