供应商管理作业指引

供应商管理作业指引

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1.

1. 流程概况

流程目

的为了规范供应商的管理，客观评价供应商的履约能力，为采购的效果和效率

提供基础保证，特制订本办法。

流程范

围适用于工程类供应商（包括总承包商、专业分包商、设备材料供应商）和服务

类供应商（包括监理、勘察、设计等）的管理工作。

流程主

导及

参与小

组

采购主导部门（主导），工程管理部、成本管理部部门流程中承担职责

采购主导部门1) 组织集中采购的供应商信息的收集、审查、组织考察和评审；

2) 负责各区域的供应链整合范围内的供应商资格审核；

3) 负责组织定期评审公司战略合作伙伴单位，并将战略合作伙伴单位信息及详细资料在公司内共享；

4) 负责合作供应商履约过程中的冲突管理；

5) 负责审批合作供应商的履约评审和维保评审；

6) 组织建立供应商信息库；

7) 负责维护供应商信息库。

专业管理部门（工程、成本）1) 负责设置归口管理业务范围内的供应商资格初选条件；

2) 负责归口管理业务范围内的供应商资格初选；

3) 参与归口管理业务范围内供应商考察；

4) 参与对供应商的履约评审。

2. 工作程序

2.1. 供应商分级分类管理

2.1.1. 供应商按分级分类原则进行管理，由采购主导部门归口管

理，供应商分为普通和战略供方两类，试用、合格、不合

格、禁用四级。

2.1.2. 对于普通合作供应商，通过招标方式连续三次中标且履约评

审合格，经批准可结为战略合作伙伴。

2.1.

3. 加强供应商的风险管理，每项合同除对应3-5家定向招标的供

应商之外，还应准备1至2家可试用供应商作为替代供应商。

2.2. 供应商资格管理

2.2.1. 供应商资格必须符合公司规定的供应商资格初选条件。

2.2.2. 供应商信息收集与初审

1) 城市公司／采购主导部门及各业务部门应通过各种渠道，广泛收集供应商信息，建立扩充供应商信息库，对于与业务需求相关的供应商应及时填写《供应商信息记录表》；

2) 城市公司／采购主导部门应要求供应商按照标准格式填写《供应商信息记录表》并须提供表中要求的附件资料，并在一周内对供应商提供的资料进行初审，若不能满足《供应商资格初选条件》要求，应报分管领导批准。

2.2.

3. 供应商资格审核

1) 城市公司应对满足供应商资格初选条件要求的供应商进行实地考察，参与考察的人员必须由包括业务需求部门和采购主导部门等的3人以上组成，并将考察合格的供应商及详细资料报主管领导审核，必要时采购主导部门还将组织进行再次考察，实地考察主要内容包括：

a) 供应商业绩、公司组织架构、公司管理等综合实力及服务质量；

b) 供应商成本管理能力；

c) 技术与项目要求的符合性、施工管理能力；

d) 产品颜色、样式、外观、质感等项目可选用型。

2) 考察结束后，必须组织填写《供应商实地考察评分表》，参与考察人员要签字确认。

3) 对于《供应商实地考察评分表》中得分60分以下的供应商，列入《不合格供应商信息库》。

4) 对于《供应商实地考察评分表》中得分60分以上的供应商，报采购主导部门审批，列入《可试用供应商信息库》备用。

5) 对于行业知名企业，可以直接报公司领导审批，列入《可试用供应商信息库》备用。

2.3. 供应商的选择与评审

2.3.1. 入围供应商确定

1) 合作供应商的选择方式主要是邀请招标（定向招标）和主动报名，需要采购时，投标单位必须是确定的通过资格预审招标供应商。

2.3.2. 履约评审

1) 在合同履行完毕（除保修部分内容）后，由采购经办人组织工程、成本、工程等相关专业管理人员根据各自职责对合作供应商的技术、质量、交货/工期、服务和管理水平等方面进行综合评价；

2) 评价各方必须填写《供应商履约评审表》，并签字确认后报主管领导审核，公司领导批准；

2.3.3. 维保评审

1) 保修期满之后，由物管公司评审供应商保修服务及配合质量。

2.4. 供应商的关系维系及冲突管理

2.4.1. 供应商的日常管理由采购主导部门进行；

2.4.2. 建立定期的“合作情况调查”机制，及时发现问题并解决问

题。采购主导部门/业务管理部门每半年访问总部级供应商一

次，及时掌握供应商的现状，提交一份对每个供应商进行评

价的报告，包括合作情况、生产状况、供应商的发展动态等

信息。

2.4.

3. 采购主导部门每年必须与总部级合作供应商会谈一次，沟通

并解决发现的问题。保证与合作供应商之间有一定管理层次

上的沟通，检查合作的工作成绩并交换双方的意见和未来发

展规划。

2.4.4. 建立合作供应商月报制度，总部级合作供应商每月必须在规

定的时间向采购主导部门填报供应商月报，采购主导部门应

及时组织调查处理合作供应商反应的需解决的问题，并将信

息及时反馈给相关合作供应商，直至问题妥善解决；

2.4.5. 重大问题即时报告制度，对于各下属公司、项目部或合作供

应商反应的有关危及双方的品牌及合作诚信的重大问题，采

购主导部门和需求部门应在24小时内组织调查。

2.4.6. 公司应组织同战略合作伙伴的交流与共同发展，提升双方合

作的附加价值。具体方面包括：

1) 根据公司战略需要，有计划地组织一些合作双方的企业文化和经验交流，在企业发展战略、客户服务体系、供应商管理体系、员工培训体

系、品牌宣传推广及技术培训等方面开展双方对口部门的经验交流活

动；

2) 引导战略合作伙伴提前配合产品的研发并提供技术支持，同时引导专

业管理部门及各下属公司、项目部将产品和服务需求计划提前告知战略

合作伙伴。

3) 建立及时无忧的服务体系，建立双方对接管理员的协调机制。任何问

题均可直接致电己方或对方的对接管理员，确保全方位战略合作顺利进行。

2.4.7. 《供应商履约评审表》评审结果分为合格、不合格两类，评

审完毕采购主导部门应及时在供方名录中更改评估级别；不

合格供应商应在供方名录中标注，取消其继续参加投标的资

格。

2.5. 供应商违规处理

在采购或合同履约过程中，供应商有下列行为之一的，应将其列入供应商

黑名单，给予取消合作资格一至三年或直至永久资格的处罚，违规情节极其严重触犯法律的，应采取法律手段予以解决。

2.5.1. 提供虚假材料、隐瞒真实情况，骗取供应商入围资格的；

2.5.2. 提供虚假材料，谋取中标的；

2.5.

3. 中标后无正当理由不签订合同的；

2.5.4. 擅自变更或终止合同的；

2.5.5. 与采购单位、其他供应商或有关代理机构串通的；

2.5.6. 提供产品或服务不合格的；

2.5.7. 向采购人员、招标人员、评委等行贿或提供其他不正当利益

的；

2.5.8. 拒绝监督检查或提供虚假材料的；

2.5.9. 其他违反法律、法规的行为。

3. 相关记录

3.1. 《供应商履约评审表》