请款管理规定完整版

请款管理规定

HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】

请款管理办法

目的：

为使本公司请款作业之有效、正常、合理的运作，特制订本办

法。

适用范围：

本办法适用于本公司各项费用结报请款、预付借款作业。

名词解释：

1.3.1 外来凭证：

系指向本公司以外之人所取得，足以证明会计事项之发生与经过之各种单

据、文件、收据、厂商送货单、缴款通知单等相关证明文件。

1.3.2 内部凭证：系指经本公司权责主管核准后自行制存者。

(1) 费用发生之前事先核准凭证（例如签呈、请购及采购单等）。

请款及报销作业均须检附「请款/报销单」及相关凭证，相关凭证如附件1(请款单据

一览表)所示。

现金支付限制：

各项费用之请款，除报支费用及申请预借款项，或按国家规定与个人发生交易项，得以现金支付外，其它各项费用之请款，均不得申请现金付款。

开票禁背原则：

2.3.1 即期票一律由开票单位盖“禁止背书转让”之作业。

2.3.2 非即期票若无特别声明，出纳开立支票时，一律于支票上盖“禁止背书转

让”字样；若不于支票上盖“禁止背书转让”之作业，相关作业规定如下：

(1) 由请款（采购）单位于单据上注明不盖“禁止背书转让”。

(2) 会计于凭证上注明不盖“禁止背书转让”。

请款作业流程如下：

请款单位(请款单据) 稽核室 权责主管 会计 出纳 请款单

位

请款时请款单位须将请款凭证排列整齐依序粘贴于「请款/报销单」上，先会稽核单位审核是否符合规章规定及单据之有效性，审核无误后呈权责主管核准。财务单1．总 则 (2) 证明事实发生之凭证（例如：出差请示/旅费报销单等）。

制、修、废：

本规章之制、修、废须经标准化委员会审议通过，经总经理核准后实施。

管理权责：

1.5.1 本办法制、修、废之责任单位：财务部。

1.5.2 本办法编号、送审：总经理室。

1.5.3 本办法登记、分发：总经理室。

2．请 款 作 业

位接到经核准之请款单据后，需对单据作再次复核，确认无误后，建立「付款凭

证」并输入计算机后呈核。

2.5.1 请款单据如不符合规定时，稽核单位应连同请款数据退回请款单位，请款单

位处理时限以五天内完成为原则，如超过五天应注明原因。

2.5.2 财务单位对于非采购系统之请款案件(例如交际费、广告费…等)，应确认该

厂商之数据是否已键入计算机，如未键入，应予补建厂商基本资料(统一编

号、厂商名称、地址)，以利该款项得以纳入出纳系统。

为确认已付款并避免重复付款,出纳应于开票后在发票、收据等内部凭证上加盖<付讫章>，单据经送回财务单位后，财务单位应予检查，如发现漏盖时，应送出纳处查明后补盖；如为转账凭证(先以内部凭证「付款凭证」付款后,取得外来凭证之

冲账凭证，例如：预付款项于付款后，取得单据之冲账作业)，由会计在发票、收据等外来凭证及转账凭证上盖<付讫章>。

业务类支出原则上每月安排两次付款，分别于每月15日及30日，如需紧急付款应在单据上注明。非业务类付款于每周五（清算借款手续不在此限）。

常规费用报支规定：

2.8.1 差旅费：员工出差原则上按先自行垫付，后现金结报；但必要时可预借支，

后冲账（依「出差管理办法」）。借款必须于当月予以结清；否则从当月工

资中扣除所借款项。差旅费报销时，除检附费用外部凭证外，需一并检附

「出差/请示旅费报支单」。

2.8.2 交际费：凡因公宴客，招待来宾之费用，应依「交际费管理办法」申请，但

必要时也可先行预支，然后报销或冲账。交际费报销时，除检附费用外部凭

证外，需一并检附交际费用申请单。

2.8.3 误餐费：限用于因公出差、加班、加点等误餐之报销。

2.8.4 事务文具：凡各部门所用之事务文具用品、影印费用及资料装订等费用，统

一由行政部总务课报销，各部门有急需相应用品时，请先洽行政部总务课办

理。

2.8.5 培训费：参加外界之讲习培训之报名缴费，按公司制度统一在财务部预借报

销。

2.8.6 工具零件：凡各单位急需之工具、零件、物料，且无法透过采购单位而拟自

行购置者，经权责主管核准后，始可购置，事后需补送采购单位签注后，方

可连同单据报销。

2.8.7 邮电费：包括邮费、快递费、电话费等之支付，应统一由总务课报销。

2.8.8 水电费：包括水费及电费等之支付，应统一由总务课报销。

2.8.9 修理修缮费：因公司非生产设备类修理修缮发生费用由总务课负责报销。

交通费：每月定期油单费用应统由车队申请，不得以预借款报销。

书报杂志：各公司之报章杂志应由总务课提出检讨，统一订阅或购置，各单位不可自行报销，如有特殊需求，应项目签准后送总务课办理。

3．预付借款作业

适用范围：

3.1.1 因契约约定或采购时必须预先缴纳款项者。

3.1.2 因需先行缴纳款项始能取得单据者。

3.1.3 因零星、紧急小额开支需预付款项者。

3.1.4 交际费及出差旅费因业务特殊情形需预借款项者。

3.1.5 其他特殊情形经签呈核准者。

申请预付借款时，须填具「请款/报销单」并检附相关证明资料，呈权责主管核准后，送财务单位办理相关付款作业。预借交际费及出差旅费时，除填写「请款/报销单」外，仍需检附经核准的「交际费用申请单」影本或出差请示/旅费报销单影本。

预付款核准权限，依「权责划分手册」办理。

预付借款报销：

3.4.1 检附票据报销者：需于预支后10日内取得统一发票或收据，粘贴于「请款/

报销单」上，呈主管签核后连同余额交财务部冲账。

3.4.2 属在薪资中扣除者，在借款的下个月薪资中扣回。

报销异常状况之处理原则：

3.5.1 财务单位配合每月结帐对于逾期尚未报销者，由财务单位填具「预付款项

逾期未报销通知单」通知该部门经(副)理级主管责成申请人于三日内办理报

销或申请延期，如经通知仍未办理报销或申请延期，财务单位得依「员工奖

惩管理办法」之(6)签报权责主管予以申诫处分。

3.5.2 预付款项报销方式不得以单据先行申请付款再办理缴还预付款。

请款单据一览表