公司合同管理制度

公司合同管理制度

第一章总则

第一条为规范公司合同管理，加强经营风险控制，规范对外经济行为，避免和减少因合同管理不当造成的损失，根据国家法律、法规，结合公司实际情况，制定本管理办法。

第二条本办法所称合同，是指公司在经营管理活动中，为实现一定的经营管理目标，以公司名义与自然人、法人、其他组织等民事主体之间依法签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议等法律文书。

第三条本办法所称公司为xx后勤服务有限公司。

第四条订立经济合同，必须遵守国家法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则，不得侵害国家利益。

第五条合同管理中，公司任何部门和人员不得以任何形式泄露合同涉及的商业秘密。

第二章合同管理职责

第六条综合管理部是公司合同的归口管理部门，主要履行下列职责：

（一）负责合同管理规章制度起草、修改和解释；

（二）负责公司内部有关部门的合同管理及指导工作；

（三）负责合同履行的监督和检查；

（四）负责合同最终审批文本的登记编号并留存复印件、留存1份合同原件，由专人进行备案管理。

第七条合同中涉及财务数据等方面的审核工作由财务管理部负责。

第八条合同签订盖章流程完成后，综合管理部负责办理盖章事务。

第九条资产或相关业务部门是合同经办部门，主要履行下列职责：

（一）负责本部门职责和业务范围内合同草案的起草；

（二）负责本部门职责和业务范围内合同对方当事人的资信调查；

（三）负责本部门职责和业务范围内合同的谈判；

（四）负责本部门职责和业务范围内合同签订审批手续的办理；

（五）负责本部门职责和业务范围内合同的履行；

（六）负责本部门职责和业务范围内合同纠纷的协调；

（七）负责本部门职责和业务范围内合同公证和抵（质）押物登记的办理；

（八）负责办理本部门和业务范围内合同的登记手续；

（九）负责保存本部门和业务范围内合同原件。

第三章合同签订

第十条合同签订前，合同经办部门应当对合同相关方进行资信调查，必要时，经公司领导批准，可聘请律师开展尽职调查。调查内容主要包括：

（一）对方当事人是否具备《中华人民共和国合同法》所规定的自然人、法人、其他组织之合同主体资格；

（二）合同标的涉及国家特许经营的，对方当事人是否具有相应的许可或者资质证书；

（三）非对方当事人本人或者法定代表人签署合同的，代理人是否具有完全民事行为能力和代理签署合同的合法授权；

（四）对方当事人是否具有履行合同的实际能力；

（五）对方当事人的履约信用是否良好，现时是否涉及重大经济纠纷或者重大经济犯罪案件；

（六）涉及保证担保的，保证人是否具备《中华人民共和国担保法》所规定的保证人资格，是否具有代为清偿债务的能力；

（七）涉及抵押担保的，抵押物是否属于《中华人民共和国担保法》所规定的可以抵押的财产，是否真实存在；

（八）涉及质押担保的，质物是否属于《中华人民共和国担保法》所规定的可以质押的动产或者权利，是否真实存在；

（九）其他必要的和相关的资信信息及资料。

第十一条资信调查结束后，由合同经办部门提交资信调查

报告，或者在合同签订审批请示中予以说明。

第十二条合同谈判是指合同当事人对合同标的的数量和质量、合同当事人的权利义务以及合同的条款内容等进行协商。

第十三条合同谈判由合同经办部门负责，必要时可以商情有关部门协助、参与。

第十四条合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：（一）当事人的名称或者姓名和住所；

（二）标的；

（三）数量；

（四）质量；

（五）价款或者报酬；

（六）履行期限、地点和方式；

（七）违约责任；

（八）解决争议的方法。

第十五条合同文本用语应当准确、严谨、简练、规范。合同标的的描述应当清楚、准确，并应当能够唯一理解和明确确定。

第十六条合同当事人的姓名或者名称应当使用法定称谓，不得使用绰号、笔名或者简称等非法定称谓。

第十七条合同价款应当使用中文大写，并应当标明货币币种。

第十八条合同中涉及的时间，应当使用年月日形式，其中年份不得缩写，也不得省略。

第十九条示范合同中未选择的项目或者未约定的空白栏，应当填写“无”字样。

第二十条合同签订之前，合同经办部门应将合同草案及合同相关证明材料提请法律顾问分别进行法律审核。

第二十一条合同的财务审核内容应当包括但不限于：

（一）回收贷款本息余额的审核；

（二）资金、资产的合法合规性；

（三）合同价款结算方式的可行性；

（四）其他相关内容。

第二十二条合同的法律审核内容应当包括但不限于：

（一）合同主体、内容、形式、签订程序的合法性；

（二）合同条款内容的齐备和完整；

（三）合同用语的准确性和严密性；

（四）法律风险防范措施的可行性；

（五）其他相关内容。

第二十三条合同审核部门审核合同草案后，应当出具审核意见。审核意见应当明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性用语。审核意见必须有审核人员和审核部门负责人的签字。

第二十四条法律审核后，应当将审核意见连同合同草案交还合同经办部门，报送有关公司领导审批。

第二十五条合同由公司法定代表人签署。

公司法定代表人可以授权公司中级以上管理人员、相关业务人员签署合同。

第二十六条授权签署合同的，应当由公司法定代表人出具书面授权委托书。

第二十七条授权签署合同的，代理人应当签署自己的姓名，不得签署被代理人的姓名。

第二十八条未经公司授权，不得以公司职能管理部门或者业务部门名义对外签订合同，亦不得在合同上加盖该类部门印章。

第二十九条合同文本超过一页的，应当对整份合同加盖骑缝章。

第三十条合同盖章时，合同文本中的修改、删除之处，经合同经办部门确定后盖章确认。

第三十一条对方当事人对合同的签署，由合同经办部门按照本节规定予以要求，并确保：

（一）对方当事人的合同签署人具有签署合同的合法权利或者有效授权；

（二）对方当事人的合同签署人的签名真实；

（三）对方当事人为法人或者其他组织的，必须在合同上加盖其合同专用章或者单位印章；

（四）合同文本中的修改、删除之处，必须由对方当事人签名或者盖章确认。

第四章合同履行

第三十二条合同依法订立后，即具备法律效力，应当实际、全面地履行，当对方当事人不按照合同约定履行时，合同经办部门应当在法定或者合同约定期限内向对方当事人书面催促履行或者提出索赔。

第三十三条依法履行和索赔函件送达对方当事人的，应当由对方当事人签收，在回执上签名并注明签收时间；对方当事人为单位的，应要求对方当事人在回执上加盖其单位印章或接收部门印章。

对方当事人拒绝签收直接送达的前款函件的，应当立即使用特快专递形式邮寄送达对方当事人，并应当在特快专递详情单上注明函件内容。邮寄送达后，合同经办部门应当及时查询对方当事人的签收，并应当收存由邮寄部门盖章确认的查询回单；或采用公证送达等形式确保诉讼时效的延续。

第三十四条合同经办部门应当将催促履行和索赔函件备份、对方当事人的签收单、特快专递详情单和查询回单或公证送达文书作为合同档案资料予以完整保存。

第五章合同的变更和解除

第三十五条变更或者解除合同的通知或答复应当在法定或者合同约定期限内作出。合同变更或者解除的程序与合同签订的审批程序相同。合同变更后，合同编号不予改变。

第六章合同争议处理

第三十六条合同发生争议时，应当首先采用协商方式解决。

不愿协商或者协商不成的，可以依照合同约定提起仲裁或者诉讼；合同未约定的可以依法提起诉讼。

第三十七条合同发生争议时，合同经办部门应当及时咨询法律顾问并报告公司领导处，并在法律顾问和公司领导指导下与对方协商。

协商能够达成一致的，应当按照合同签订程序签订和解协议或补充协议。

第三十八条采用仲裁或者诉讼解决争议的，应当由合同经办部门按合同签订程序报公司领导审批。

第七章合同档案管理

第三十九条合同签订后，合同经办部门应当妥善保存合同审批文本及合同原件；综合管理部保存审批文本复印件及合同复印件。

第四十条合同经办部门除项目台帐外，应当对合同建立专项档案。

合同档案包括合同谈判、签订、变更、履行和争议处理过程中形成的，具有查考利用价值的各种书面、电子资料，具体内容包括：

（一）合同原件；

（二）资信调查材料；

（三）合同审核和审批材料；

（四）合同谈判、签订、变更和履行过程中的往来函件，包括信函（含信封）、电报、传真、电子邮件等；

（五）合同谈判、变更和履行过程中签订的意向协议、补充协议、备忘录、会议纪要等；

（六）争议处理过程中形成的和解协议书、仲裁调解书、仲裁裁决书、决定书、民事裁定书、民事判决书等。

第四十一条合同履行完毕或者因其他原因终止并清算完毕后，合同经办部门应当及时整理合同档案，在确定合同档案资料齐全后装订立卷。

第八章检查与奖惩

第四十二条公司综合管理部进行合同管理监督时，有下列职权，有关部门应当予以协助和配合，不得拒绝、阻挠：（一）有权向公司相关人员了解情况，并制作询问记录；

（二）有权查阅、复制或者暂扣有关的合同、发票、账簿以及其他有关资料；

（三）有权责令相关部门和人员立即停止违反本办法的行为；

（四）有权对实施违反本办法行为的相关人员提出处分建议。

第四十三条对违反本办法的行为进行调查时，应当由两名及以上的调查人员进行。

第四十四条对在合同管理工作中作出成绩，为公司避免或者挽回经济损失的人员，给予相应表彰和奖励。

第四十五条有下列情形之一，情节严重或者造成重大经济损失的，对责任人给予通报批评或者行政处分；构成犯罪的，交司法机关依法追究刑事责任：

（一）未经公司授权、超越授权或者滥用授权签订合同的；

（二）未经公司同意，签订有重大缺陷或者无效合同的；

（三）未经公司同意，擅自以公司职能管理部门或者业务部门名义签订合同的；

（四）提供虚假资信调查资料及其他相关资料的；

（五）未经合同文本审核签订合同的；

（六）审核人员无正当理由延误审核的；

（七）审核人员敷衍塞责未审出合同重大缺陷的；

（八）未经公司授权、超越授权或者滥用授权变更或者解除合同的；

（九）发生合同争议后，隐瞒或者不及时报告或者不及时采取有关措施的；

（十）未经公司同意，擅自放弃追究对方当事人违约责任的；

（十一）丢失合同或者相关重要资料原件的；

（十二）泄漏合同秘密的；

（十三）在合同签订或者履行过程中，与对方当事人或者第三人恶意串通损害公司利益或者收受贿赂的；

（十四）利用合同进行违法犯罪活动的；

（十五）其他违反本办法损害公司利益的行为。

第四十六条因故意或者重大过失违反本办法，导致公司因此遭受经济损失的，视情节轻重，公司有权向其追索经济赔偿,并给与相应的党纪、政纪处分；构成犯罪的，移交司法部门。

第九章附则

第四十七条本办法由公司综合管理部负责解释。

第四十八条本办法自颁发之日起施行。