OA行政管理办公平台介绍

协同办公系统解决方案

北京广联达梦龙软件有限公司二Ο一一年十一月

1.协同办公系统 (4)

1.1概述 (4)

1.2授权管理系统 (4)

1.2.1部门用户管理 (4)

1.2.2角色成员管理 (5)

1.2.3授权管理 (5)

1.3系统管理 (7)

1.3.1权限设置 (7)

1.3.2数字证书管理 (7)

1.3.3文档设置 (8)

1.3.4内容管理 (10)

1.4即时通讯 (14)

1.4.1通讯功能 (15)

1.4.2辅助功能 (20)

1.4.3系统选项 (21)

1.5新闻公告、信息发布、讨论区 (21)

1.5.1网站首页 (22)

1.5.2通知公告 (23)

1.5.3新闻总汇 (24)

1.5.4文件简报 (24)

1.5.5交流园地 (25)

1.5.6信息整理 (26)

1.5.7综合查询 (26)

1.5.8投票 (26)

1.6日常工作管理 (27)

1.6.1工作总结 (27)

1.6.2日程安排 (29)

1.7请示管理 (31)

1.8公文流转、印鉴管理 (32)

1.8.1流程设计 (33)

1.8.2发文处理 (35)

1.8.3收文处理 (37)

1.8.4印鉴管理 (38)

1.9手机短信 (39)

1.10会议管理 (40)

1.11辅助办公 (41)

1.11.1待办事宜 (41)

1.11.2个人助理 (42)

1.12通讯录 (42)

1.协同办公系统

1.1概述

高银地产协同办公平台（办公自动化系统）的规划以梦龙LinkWorks协同管理解决方案基础。

协同办公系统是指利用计算机、通信和自动控制等技术与设备，实现办公业务的自动化。它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。现代办公自动化系统是由计算机、通信网络和自动化办公设备以及相应的软件所组成的人机信息处理系统。具有办公信息采集、加工、传输和存储等功能，对文字、数据、语音、图形、图像等信息能进行综合处理。

1.2授权管理系统

授权管理中心是一切信息化管理工作开展的根本，平台中的每个业务模块都有数据读写权限控制，每个部门都可以无限分级。系统管理员负责维护组织结构及部门负责人，由部门负责人为部门成员分配模块使用权限和范围，在部门内部还可以实现二级授权。通过这种灵活的多级分模块权限控制，既能够保证数据安全，又能够保证管理者可以随时查看到最底层的数据，增加管理透明度，实现穿透式管理。

授权管理中心主要分为四部分：部门用户、角色用户、授权管理和互信平台。由于它是整个平台的核心管理系统，只有指定用户才可进行系统的维护。

1.2.1部门用户管理

部门用户的建立与维护，是信息化管理的基础，用户通过部门用户管理建立起组织结构树，添加组织人员及其详细信息。部门用户管理还提供修改组织人员的密码、设置人员隶属的角色、设置是否使用证书等功能。

1.2.2角色成员管理

为了增强组织管理的灵活性，用户可以根据不同的岗位职责或活动类型划分若干角色，将相同类型的人员定义为同一角色，进行统一的授权管理，定义的角色成员可以在权限管理以及其他应用中作为操作对象或者范围来使用，使管理更加方便、灵活。

1.2.3授权管理

授权管理是授权管理中心的核心模块，在这里可以为每一个应用程序模块选择系统管理员，包括即时通讯、工作管理、文档管理、网站管理；由各应用程序模块的管理员完成对组织成员的权限管理与设置，组织成员根据授权及权限范围使用LinkWorks，使信息化平台运转起来。

每个应用程序模块都通过调用通用授权服务的接口注册自己的权限，从而迅速建立起自己的授权体系。在授权管理模块中，管理员可以快速实现批量授权，并能够将授权结果导出到Excel文件中。

授权管理还支持不限级数的分级授权，允许管理员将指定模块中指定范围

内的权限下发给下级管理员，从而减轻管理员的工作负担。分级管理员可以将权

限继续分级下放，这种分级授权体系非常适用于大型企业信息化系统的权限管理，如图。

每一个应用程序模块的授权基本上都包括权限列表和权限设置两部分，授权的方法是按照人（部门/角色）、权限、权限范围的思路进行的，即先选择人（部门/角色），再选择权限，然后选择其使用权限的范围，这样便完成了授权操作。

各应用程序模块的每项涉及权限的功能，都有相对应的用户及角色成员进行管理。

●人员权限设置：为每个用户设置使用相应功能的权限和权限范围。

●角色权限设置：为某一类角色成员统一设置权限。

●个人配置：为组织成员设置内部信箱的容量，不但可以单独设置，也可

统一配制，满足不同用户的需求。

●软件设置：对于设置了“限制使用人员”的软件，其快捷键只会显示在

具有该软件使用权限的用户的软件频道中。

严密的集权、分权授权体系，既保证整个系统严格的安全机制，也满足灵活的权限设置需求，开放的授权机制，甚至可以管理第三方软件的授权，高性能的安全机制和密钥体系，可以确保系统不受病毒、黑客等侵扰。

1.3系统管理

系统管理模块是LinkWorks协同管理解决方案的管理与维护系统之一，用来维护文档管理系统基础数据和数据使用权限，维护信息发布系统的首页部署、栏目风格等，以及系统的使用权限设置。具有相应权限的管理者才可以进入系统管理模块。

1.3.1权限设置

“权限设置”模块主要是对LinkWorks各个系统功能进行的权限管理。包括对即时通讯、文档管理、工作管理、信息发布及其他辅助功能的授权。

授权机制是：人员（部门/角色）——权限——权限范围。

权限的设置是根据人员的职责、职权的不同进行授权的。授权方式比较灵活，既可以通过先选择人员或角色进行授权，也可以先选择权限进行授权。而且系统还设置了权限查询功能，方便管理者了解哪些人员具有哪些权限，使管理更加严格和安全，如图。

1.3.2数字证书管理

数字证书管理模块是用来维护单位内部CA证书的，在这里可以添加和删除

证书，设置证书的有效期、用途等信息，证书具有识别用户身份、登录系统和数字签名等用途，如图。

1.3.3文档设置

文档设置管理是用来维护与收发文有关的文档或文件类型的，包括：收发文类型维护、文档密级类型维护、红头文件类型维护、收发文模板维护，拟稿纸类型维护、印章维护、签名维护等，如图。

1.3.4内容管理

“内容管理”模块完成的是对信息发布系统的设置与管理，包括栏目风格、栏目增加与删除、首页设置、友情链接和投票管理等。

通过此模块，用户可以根据单位自身的实际情况和日常工作需要灵活设置信息发布内容的风格，充实信息发布的内容，增添信息发布系统的活力，使信息管理系统更适应组织的风格和管理需要。

1.3.4.1 风格设置

所谓“风格设置”即指对信息发布系统的栏目进行的大项分类，例如将单位新闻、国内新闻、国际新闻、业界新闻等划归为同一风格——“新闻风格”，在这里用户可以根据单位的需要增加、修改、删除各类栏目风格。同时用户还可以修改风格的具体内容，如是否分发、是否审核、是否匿名等，使管理更加灵活和

严密。

1.3.4.2 栏目设置

在这里用户可以添加和删除栏目，并设置栏目所属的风格、栏目的顺序号、栏目显示的父栏目。设置这些内容，栏目就会按照一定的顺序显示在某个父栏目

下。

1.3.4.3 首页设置

在这里，用户可以添加、修改和删除信息发布首页显示的栏目和网站链接。

用户可以自定义栏目显示名称，选择显示在此栏目下的子栏目（在已经添加的栏目中选择），以及设置栏目的显示序号、是否可见，栏目在首页显示的信息条数、是否支持图片等。

1.3.4.4 投票设置

“投票设置”是一个管理层与组织成员沟通，体现组织民主性的重要模块。它可以使管理层获取群众意见，了解成员的真实想法，从而发挥群策群立的力量。

在这里可以新建、修改和删除投票活动，用户可以任意增减投票选项，并对投票活动进行描述。而且，随时可以停止投票活动，对投票结果清零。

1.3.4.5 界面设置

依据权限及权限范围，可以按照个人的喜好及工作需要对系统显示风格、首页模块（排序）和颜色等进行设定，对系统中菜单包含的所有功能模块，都可根据自己的工作需要及所在部门的工作情况进行设置，可设置每个模块下面包含哪些功能（与自己工作无关的功能可以不显示）；同时可进行栏目设置，将主界面的显示内容设置为自己经常用到的功能模块，方便日常工作，也可以在主界面链接显示自己常用到的外部新闻栏目（比如交通部网站的某个栏目），这样进入门户系统主界面就会显示设定好的显示风格和内容。

1.3.4.6 参数设置

LinkWorks提供了个性化界面定制工具，如下图所示。用户利用该工具可以方便的定制自己的个性化界面——配置、定制需要显示的模块及页面，隐藏不需

要显示的界面。

1.4即时通讯

即时通讯系统应采用企业级的即时通讯工具，不仅能够实现文字交谈和文件传输，还能提供语音通讯。即时通讯系统应能提供在线信息传输和离线传输。

即时通讯要简单易用，能使非计算机专业人员也能够迅速上手，节约大量

的软件培训学习时间；外观要友好大方，可以让用户以轻松，愉快的心情进行信

通讯功能是即时通的主要功能，是即时通的核心部分，

除此外还应包含以下功能：广播消息、文件发送、文件转发

与分发、会议室、语音通讯、视频通讯、查看屏幕、发送邮

件、邮件到达检测及提示、消息回执、查看留言等。

系统应能与企业CA中心绑定，实现数据、信息和文件

的高强度加密传输。

系统应能与手机短信绑定，即便人员不打开计算机，也

能实现消息的即时通知。

1.4.1通讯功能

通讯功能是即时通的主要功能，是即时通的核心部分。即时通主要有以下功能：发送消息、持续通讯、广播、会议室、文件传输（直接发送/服务器转发）、文件下载、语音通讯、查看屏幕、邮件检测、查看留言等。

1.4.1.1 联系人管理

用户可根据自身需要随时添加、删除联系人。可采取逐个添加和批量添加两种方式。

搜索功能则是联系人添加的补充方式为用户提供多重选择，添加联系人向用户展示完整的组织机构以及组织机构下的人员信息，用户可以根据地域、单位的方式来添加相关联系人。

1.4.1.2 发送消息

向用户发送消息。发送消息不仅是对一对一发送，也可以进行一对多的消息发送。单击发送窗体的一对多按钮。在好友选择框勾选消息发送的用户名单（如果要对所有好友发送消息，勾选【全选】复选框，然后单击【发送】按钮即可）。点击发送消息窗体下方【通讯记录】按钮，可以查看所有消息发送的记录。

1.4.1.3 持续通讯（对话模式）

选择对话模式，两个用户之间直接在通讯窗体里收发消息进行信息交流。在对话模式下进行交流，用户在输入栏输入文字信息的同时，系统自动向信息接受方显示用户正处于输入状态。用户可以选择文字的字体，以及选择自己喜欢的文字颜色。

1.4.1.4 消息广播

有权限的用户能够对权限范围内的用户广播消息，广播权限由管理员在服务端设置。广播消息时，用户可选择对部门或角色进行广播。如果选择部门，在部门列表里将列出用户权限范围内的部门列表，用户可选择一个部门进行广播；如果选择角色，则将对组织结构中角色列表中的角色进行消息广播。

1.4.1.5 会议室

通过具有召集会议权限的人员，创建一个虚拟会议室，设定会议主题、关键词、会议简介，由会议召集人邀请其他人员进入会议室，就可以召开会议了。

1.4.1.6 文件传输

文件传输是将文件从用户的计算机上通过网络传送给另外一个计算机上的用户。文件传输不仅支持在线发送，同时支持离线发送、文件分发以及文件夹发送。

若需要对接收方用户说明如文件的使用方法、注释等内容，可以在“文件说明”输入框里输入具体的内容。若各文件里“文件说明”的内容都相同，可在“统一说明”里输入文字内容。如需发送给多人，可选择【分发】，对话框的右边将出现好友选择列表，选择其他的发送对象，单击【服务器转发】按钮，等待文件传输完毕即可。

1.4.1.7 文件下载

用户从服务器上下载另一个用户发来的文件。

1.4.1.8 多媒体通讯

是指用户通过摄像头、麦克风与耳机等建立视频与语音的交流，如同面对面的谈话一般。首先，选择一个需要进行多媒体通讯的用户，并在用户项上单击鼠标右键，然后在弹出的用户快捷菜单上选择“多媒体通讯”，即时通将向该用户发出请求多媒体通讯的邀请，在对方接受多媒体通讯的邀请之后，用户之间即可进行便捷的语音、视频交流。

1.4.1.9 查看屏幕

有权限的用户可以查看其他用户计算机屏幕和进程，可以关闭被查看方的进程；没有权限的用户可以向其他用户请求查看屏幕，被查看方根据选择来决定是否响应查看方的请求。

1.4.1.10 邮件检测

用户可以设定需要检测的邮件服务器，设置需要定时进行新邮件检测的信箱，如果有新邮件系统会马上提醒用户。

1.4.1.11 状态展示

提供查看联系人在线状态信息，可以方便，清晰了解联系人的在线状态。状态能够根据联系人的信息报告该联系人的可用性，当联系人在会议中、不在办公

室或将有空闲时，能够指示其状态。另外，联系人可以添加个人注释来提供关于自己行踪的更多信息。

1.4.1.12 查看留言

当用户处于离开状态时，其他用户可查看该用户离开时的留言。

1.4.1.13 离线消息

能够为离线用户发送消息，当离线用户登录系统后，将自动接收到所有的离线消息。

1.4.1.14 客户端自动升级更新

不断的完善和改进，需要适时修改即时通的相关程序和文件，从用户的易用性和可用性出发，使之具备自动升级更新，每次相关程序、文件的修改不需要客户端进行卸载安装，而在运行客户端时自动进行。

1.4.1.15 可扩展接口

软件的需求是多样化的，即便是一个成熟的系统，也不可能满足所有用户的功能需求。因此，即时通提供一个可供二次开发的接口体系，为第三方开发特定要求的功能提供便利。

如提供用户同步接口，消息服务接口，状态显示接口。

1.4.2辅助功能

辅助功能主要为方便用户通讯和交流而设定的一些辅助性的功能。主要有以下功能：自动升级、记录管理、文件管理、会议记录、查找用户、资料修改、更改用户、加为好友、删除好友、状态提示、组织结构、用户状态、快捷列表、动画窗体、资料备份。