项目知识管理

项目知识管理

摘要：知识管理属于项目管理范畴。有效的知识管理对项目执行可以起到事半功倍的效果；可以使团队成员中已有的不易言传的知识较好地共享；对需要亲历过才能够学到的知识提前呈现在未经历成员的面前，形成团队的核心竞争力。

关键词：项目管理知识管理显性知识隐性知识

1、知识管理的现状

在现实的项目管理活动中，有的企业虽然做了许多项目，企业也有了很大的发展和一定的财富积累。但是对于知识的沉淀和创新却远远落后于财富的积累，甚至有时制约了企业对项目的支持力度。虽然项目是“千古无重盘”的工作、项目团队也是临时性的，而现实中企业忽视知识管理是不争的事实。这样造成的直接后果是面对每一个新项目，无论是从资料的收集到项目标书的编写，还是从项目的准备到现场的操作都需要从头来过。很多缺乏经验的项目管理者只能在“血”的教训中进步，这势必给项目的实施造成难以弥补的损失，IT项目更是如此，甚至出现由于某一两个人的离职造成项目夭折的后果。

现代社会发展快，效率高，主要的一个原因是知识复用，而知识复用的前提是知识的积累和创新，这就离不开知识的有效管理。IT项目的实施过程就是一个典型的知识采集、知识筛选、知识整合、知识调度、知识运用、知识开发的过程，因此知识管理对IT项目尤为重要。

2、知识管理的概念

项目知识就是一个项目团队对项目实际的操控能力、对环境的适应和利用能力、对信息的敏感程度和分析能力以及项目团队成员执行力度的能力，也就是项目管理团队在特定的项目环境中，解决具体问题时所使用的技能、运用的策略、采取的行动方式、处理问题的理念、思维模式和感情倾向等诸方面的综合表象。

知识管理就是对所拥有的知识资源和智力资源进行管理的过程，就是对知识的获取、整合、存储、挖掘、共享智力资源及创新成果的管理过程。

知识管理的目的是提高知识工作者的执行力、优化创新模型、提高自身的反应速度和应变能力，让知识沉淀、知识学习、知识共享、知识应用、知识创新形成良性循环，在循环中指导行动，不断地产生价值。

3、项目知识的分类

项目知识按照其表现形式可以分为显性知识和隐性知识。

显性知识是指项目在执行过程中团队内部人员完成的文档，以及外部技术调查、研究成果等表象信息，是可视的、可以明确表达的、客观存在的、易于描述的、可以确认的知识。就是那些能够用正式、系统的语言表述、简单的手段观摩和展示的知识，通常以承载知识的实物、文件、数据库、说明书、流程、公式和程序等形式存在。主要包括过程文档、产品信息、规程、手册等，它可以通过建立数据库、网络技术、电子邮件、广播等手段来实现全面共享，是相对固定的知识类型。

IT项目中的显性知识就是其团队所拥有的设计开发成果、各种专利、非专利技术，由于其易于表达和可编程的特征，很容易在成员之间沟通和共享，并且比较直接、明显、容易掌握。如果能将不同项目各个阶段的显性知识集成一个共享的平台，供开发人员重用，可以极大地提高工作效率和产品质量。

隐性知识是个人技能的基础，是通过实验、犯错、纠正、总结的循环往复而在经历中形成的“个人惯例”。它一般是以个人、团队的经验、习惯、直觉、想象、创意、诀窍、风格、风俗等形式存在。

隐性知识是不可能传播或传播起来非常困难、极度个性化、难以规范的知识，不易用语言表达。是某个人长期沉淀和积累的结果，存在于所有者的工作素质中，表象于所有者的个人魅力，及所有者的性格、阅历、修养、知识结构等因素有关，是动态的、没有固定格式的知识。隐性知识是靠个人体验、领悟而获得的，人们很难对它进行言传表述。

同样，隐性知识的共享也受到员工价值观念、文化层次、心理感觉、环境氛围、团队体制等多方面因素的影响。

知识管理的就是把这些知识特别是隐性知识变为团队内部的智力资源和知识资产，形成一种“克难题、攻坚垒”的能力，这种能力是不可复制的财富，是团队的核心竞争力。

然而，知识管理不同于一般的文件管理。文件管理的对象是过去的知识，主要解决的是项目中已存在的大量规章、制度，形成的文件、产生的文档，使用的规范、标准等各类资料统一存储及共享，方便团队成员查阅。就是对看得见、摸得着的显性知识进行分类、归档、管理等的静态管理，并没有对动态的隐性知识

给予重视。

知识管理则是立足当前，着眼未来。其焦点集中在项目可以得到的“未来的知识”，是对知识采集、知识整合、知识挖掘、知识共享等知识动态管理系统的解决方案，是解决项目及其它系统中知识如何关联、如何归并、如何沉淀、如何快速复制、如何共享等问题，能够极大地提高团队的工作效率。

显性知识及隐性知识在现实中往往是可以转化的，而每一次的转化都是对前一次的升级。

从“隐性知识”到“隐性知识”转化，这种转化只能以通过人们在交往中潜移默化的方式完成。主要是人们受社交圈内成员的感染形成一种默认的观念、思维模式、价值观念、技能。

从“隐性知识”到“显性知识”转化，这是人们把自己的经验、技能总结提炼而成的书面或影视资料。

从“显性知识”到“显性知识”转化，这是人们对现有的知识进行归并、重组、加工、抽象而成的“新”的显性知识。

从“显性知识”到“隐性知识”转化，这是知识的使用者对显性知识的学习、理解、抽象成自己内在的技能、经验、“绝活”，形成具有明显个性化的知识内容。

项目知识管理并不是简单地对知识收集、归并和分发，而是利用智力资源和知识资产创造更高价值的过程。它在项目管理的过程中及人的关系更为密切，更多的取决于人的因素，因为隐性知识是存在于过程之中，且不易传播。

知识管理的关键是知识共享。就是在合适的时间、在合适的地点、利用合适的手段、将合适的知识输送给合适的人。

4、显性知识的管理

显性知识管理的主要目标是形成项目稳定的、可积累的知识体系，以便于知识的沉淀和共享。

（1）、项目档案库：把团队执行的每一个项目、外来的比较有价值的案例都一一建档。建立从项目跟踪到完成整个运作过程的成功模式，通过总结、提炼成项目的最佳实践。其内容包括：项目过程文档、项目各种记录、项目总结等。项目案例库的建立可以使项目成员在任何时候都很方便地查询到需要的类似项目，为当前项目提供有价值的经验以及可复用的知识成果。

（2）、知识线路图：为知识的需求者提供一个合理适用的索引。通过知识线路图使得知识使用者知道在什么地方能够找到自己所需要的知识。它本身并不是知识仓库，而是关于知识来源的指向，它的目标是知识源。知识线路图不仅仅提供知识的存储地，也包括各种知识之间的关联、集合等，其最终的目标是为团队成员提供便捷的知识共享平台。

5、隐性知识的管理

项目隐性知识主要包括各种经验、教训、默契、技能、思维模式、价值观等。这些知识看不见、摸不着，分散在各个成员身上。这些隐性知识较显性知识更有效、更有价值、更有能量，从某种程度上说就是团队的核心竞争力。因此，对隐性知识的管理实际上就是使隐性知识“清晰化”。

（1）、建立完善的知识体系结构，描述组织中的所有知识的组成情况和内部关联，使得知识需求者能够很方便地检索到需要的内容。例如，我应该做什么？我应该怎么做？我能从哪儿寻求到帮助？等等。

（2）、“师徒制”是一种非常古老的知识管理工具，也是隐性知识传授的最佳实践。就是为每一位新员工有针对性地指定一位师傅，这个师傅通过正式及非正式的方式将自己的知识传授给新员工，使新员工在独立承担任务之前，能够有人给其传授技能和方法、讲解规则、传授心法，使其更多地了解组织文化、更快地适应工作、尽快地融入团队。

（3）、员工“肖像库”是一个特定的员工名单，其中包含特定员工的技能、特长、“绝活”等信息，使知识需求者能够很便捷地找到具有相应技能的人，从而缩短知识学习的时间。

（4）、“警示录”是一种通过建立项目教训记录库，将以前本组织和能够得到的失败项目的案例予以记录，使其对现在类似项目提供快速响应资料，将经验教训、重要问题的解决方法在团队内部进行分享。

项目中经常会遇到一些时效性强、又有重要参考价值的问题及疑惑，通过“警示录”可以迅速将解决方案传递给需要的人员，避免团队内部对类似问题的重复研究、重复设计、重复模拟，更重要的是能够有效地避免再次“踏进同一条河”。

（5）、“兴趣社”是由一群兴趣相投者所组成的非正式的团体。大家是因为有共同兴趣而聚集在一起的，自然在一起时就无话不谈，共享成果，共探究竟，

共研对策，从而使未经历的人员能够在较短的时间内汲取到更多的经验。这也是成本最低、效率最高的一种知识共享方式。

6、知识管理的价值

知识的有效管理能够提高项目执行的效率；通过跨部门、跨领域的知识共享，可以拓宽团队成员的知识面；能够使团队借鉴更多项目成功的经验，汲取更多项目失败的教训，降低失败机率，减少不必要的重复工作，减低项目的执行成本，提高项目运作效率，增强核心竞争力。

知识的有效管理也可以降低新项目的风险，或者对新项目能够及早明了风险所在，为采取有效措施提供充分的时间保障。

知识的有效管理还能够减少由于人员岗位的变动和离职造成的损失。同时，能够使新员工的培训效率更高，使新员工能够尽快进入角色、融入机体、投入工作、创造价值。