当代秘书职业机遇与挑战

论当代秘书职业的机遇与挑战

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单位商务管理

摘要

Secretary worldwide is the most extensive social professions, was also known as the world evergreen career. Along the knowledge economic information, the development of globalization, the secretary job knowledge content, information office means, the application of globalization observation of things vision for secretarial staff provided unprecedented opportunities for development, but also brings the severe challenges. Especially after China's entry into the "WTO" more severe. In order to face new opportunities and challenges, recognize new situations, changing ideas, to seize the opportunities and meet the challenges and increase our life experiences and improve their comprehensive quality. In this paper, ancient and modern secretary professional development course, and foreign secretary professional features make a brief analysis of, on this basis actively explore the future secretary professional development way, and simultaneously solve the influence of career development bottleneck secretary, and finally promote secretary professional health and sustainable development.

关键词：WTO，机遇；挑战

目录

1引言 (1)

2古今秘书职业的演变进程 (2)

3我国秘书职业发展现状及趋势 (3)

4新形势下秘书职业的机遇与挑战 (3)

4.1秘书职业的机遇 (4)

4.2秘书职业的挑战 (4)

4.2.1秘书职业素质 (5)

4.2.2秘书职业态度 (5)

4.2.3秘书职业道德 (5)

4.2.4秘书职业技能 (5)

4.2.5秘书职业知识 (6)

4.2.6秘书职业习惯 (6)

4.2.7秘书职业形象 (6)

4.2.8秘书职业规划 (6)

4.3秘书职业工作者如何抓住机遇战胜挑战 (7)

4.3.1以领导活动为中心 (7)

4.3.2牢固树立十种意识 (8)

4.3.3四种素质 (9)

5结语 (10)

参考文献 (10)

致谢 (10)

1 引言

二十一世纪的今天，在市场经济形势下，特别是我国加入“WTO”后，我国企业的经营管理和决策遇到了前所未有的复杂性、多变性和复杂性。为了面对新的机遇与挑战，认清形势，转变观念，把握机遇，迎接挑战，增长我们的人生阅历和提高自身综合素质，势在必得。只有面对现实，抓紧学习，缩小差距，应对挑战，把秘书工作推向新高度，新阶段，把握这次难得的锻炼机会，让挑战与机遇同在，压力与动力并存。本文主要着眼于新形势下的现状，思考和分析了目前状况，就以下方面展开论述。

2古今秘书职业的演变过程

秘书这个职业对大多数人来说并不陌生，但是大家对他的职位的演变历史并不清楚，要想更好的了解秘书职业未来的发展趋势，就必须对它的过去有所了解。从秘书职位的角度来看，秘书职业经历了从官职向社会职业转变的过程。追根溯源，秘书职业最早诞生于中国古代的炎黄殷商。主要是因为社会组织、领导者需要辅助人员；文字书面信息的使用。原始社会后期：皇帝设“六相”，以仓颉为史官；尧舜设百揆、秩宗、纳言等官职兼秘书工作。这一时期秘书职业的特点：工作范围不广，一人负责多事，分工不明，但已脱离萌芽状态，有一定雏形。直到夏商周我国秘书工作正式确立。以后历经各朝各代的演变到明清时期已形成系统完备严密的秘书工作体制，皇权统治，行政管理的重要组成部分。中国近现代秘书工作的开端源于清末，纯粹以“秘书”二字命名秘书工作。改革开放以前，我国的秘书主要是一种行政职位；改革开放后，秘书开始由官职走向社会化、职业化。秘书职业发展至今已有千年的历史，积累了丰富的经验，对现代的而秘书职业有着很大的指导和借鉴作用。

3我国秘书职业发展现状及趋势

尽管秘书职业在我国有很长的发展历程但是现实中的秘书职业在发展过程中存在诸多问题。特别是秘书工作者身上的问题，主要有：秘书工作者良莠不齐，综合素质偏低；缺乏职业操守，往往屈服于某种压力；缺乏主动性和积极性；创新能力较弱，不能紧跟时代潮流等等。当前国外秘书职业的发展趋势是：秘书工作日益向智能型转化；秘书人员的学历日益提高，秘书工作也日趋终身化；对秘

书理论的研究日益加强。我国在秘书职业人员的专业化培训力度不够大。受社会不良思想的影响，对秘书职业认识存在很大的误区。同时缺乏政策的引导，致使秘书职业的发展道理一路坎坷。鉴于这种情况，我们更需要认清当前形势，分析当前秘书职业面对的机遇和挑战，积极促进秘书职业的快速健康发展。

4新形势下秘书职业的机遇与挑战

4.1秘书职业的机遇

秘书职业面临的机遇是秘书工作古而有之，历史悠久。但在秘书社会化、职业化以前，中外秘书工作都长期处在官吏性秘书工作的阶段，秘书都毫无例外地带有官职化的特征。秘书职业化则是社会生产力发展和社会分工细化促进的结果。西方秘书职业化是随着资本主义生产方式的出现而产生的，而我国秘书职业化的进程开始于20世纪80年代。尽管我国秘书职业起步很晚，但发展很快。随着当代社会生产力突飞猛进地发展，秘书工作已成为遍及社会生活各个领域的社会职业。这说明当代秘书职业不仅占有一定的就业优势，而且面临着非常好的机遇，在这样好的环境条件下，我们要抓住机遇，把握好时代发展的大动脉趋势，在即将正式踏入社会的道路上，走好人生的第一步

据2009年12月9日全国工商联发布的年度民营经济发展分析报告，截止当年9月底，全国私营企业（不含个体工商户3千多万家）已达419万户，占全国企业总数的80.5%，按照这个比例全国企业总数已达1030万家。即使每家公司平均有一名秘书，全国的公司秘书也有近千万人。另全国公办高校有1553所（2004年），中学8万所，小学48万所，平均每所学校一名秘书（或兼任秘书性质的工作），也有50多万所学校秘书，加上医院研究所、文化服务单位，全国事业单位秘书总数也应该在100万以上。秘书这一职业渗透在各行各业之中，从业人数的扩大化，说明秘书职业得到了社会各界的广泛认可，体现了广大秘书工作人员的自身价值和个人的努力方向。这对当前国际形势下缓解我国就业压力，不仅是机遇，更是体现我们秘书人员自身价值的时候，把握当前大好时机，做一名与时俱进的秘书人员

从国际形势看，世界经济和贸易将保持适度增长。据世界银行预测，未来三年世界经济增长速度仍将保持在3% 以上。国际贸易将略高于世界经济的增速，跨国直接投资将继续回升。随着经济全球化趋势深入发展，高新技术产业和现代服务业转移步伐将进一步加快，跨国产业转移和投资将进一步增长，中国仍将是跨国公司产业转移和投资的主要选择地之一。

据政府统计，中国现有人才总量约为4465万名，按照经济起飞时人才资源密度不低于7%的要求，现时尚缺1663万名。预计到2012年，短缺更增为5611万名。人才短缺状况显然难以满足经济发展的需要。同时，我国人才供求结构性矛盾突出，懂得现代管理和国际专业准则的人才非常缺乏，加入WTO后，人才供求结构性矛盾可能加剧。这些信息都给我们学习秘书专业带来许多机会。

4.2秘书职业的挑战

4.2.1秘书职业素质

随着经济全球化，国际国内市场一体化迅速前推进的情况下，对秘书人员的要求不断提高，尤其在今年全球金融危机影响下，秘书人员不仅要把握好时代发展的特征和趋势，而且要不断拓宽自身综合辅助素质，置身于变革创新实践，关注新变化，新思维，新趋势，使自身素质适应新发展的需要，这样才能在竞争日益激烈的社会中占有一席之地。同时，作为一名优秀秘书人员，忠诚与诚实，谦逊与宽厚，自信，忍耐与机灵，这些职业素质特点也是必须具备的，否则，很容易被社会淘汰，只有时刻充满挑战，我们的斗志才会永久高昂，新时代的宠儿，正需要这样的人才。

4.2.2秘书职业态度

态度是决定一个人是否成功的基石，良好的职业态度成就职业价值。在现如今充满挑战的社会中，作为秘书工作人员，要把热情做为本职工作地动力，要有耐心自己给自己创造机会，工作认真、缜密、主动、自律、求精、上进这些职业态度也决定着秘书职业才能的正常发挥，秘书必须清醒认识自己的职业职责，严格约束自己，学会控制自己的情感，保持一种良好的从业心态，掌握和运用适当的沟通方法和技巧，把秘书工作做得更好，适应社会发展的需求，始终保持一种良好的职业态度。

4.2.3秘书职业道德

秘书职业道德是社会道德在秘书职业活动中的具体体现，是秘书工作长期实践的产物，它要求秘书爱岗敬业、诚实守信、团结合作、遵纪守法、谨行尚实，这对秘书进一层提出了更高的要求。秘书爱岗敬业，就要自觉树立较高的职业理想，积极强化鲜明的职业责任，努力提高全面的职业技能；秘书诚实守信，就要忠诚于所属组织，维护组织信誉，保守组织秘密；秘书团结合作，就要互相协作，就要互相尊重，以诚相待，互相配合，顾全大局，互相学习，谦虚谨慎，互相帮助，加强协作；秘书遵纪守法，就要学法知法，增强法律意识，约束个人行为，自觉遵守职业纪律和组织规范；秘书的言行不仅仅代表个人，更代表领导和组织，文明的行为，细致的作风，无不树立着良好的人格形象和组织形象。人们常说：“兴趣是最好的职业”，秘书要严格遵守秘书职业道德，既然已经选择了这一职业，就说明对这一职业有一定的兴趣，那么秘书就应该有甘当幕后英雄的心胸，以不事张扬，埋头实干的品质彰显职业魅力，把时代竞争当做一次挑战来迎接二十一的巨大变革，张显生命之本色。

4.2.4秘书职业技能

从某种意义上讲，秘书工作的实质就是沟通，办文、办会、办事，几乎每一项工作，每一个细节都始于沟通。沟通贯穿秘书工作的始终，成功沟通是秘书展开工作的基础。因此，秘书职业技能应着眼于沟通技能。恰当选择沟通的渠道会大大提高沟通的效率，增强沟通的有效性。当代秘书经常可以选择的沟通渠道有

面谈沟通、书面沟通、会议沟通、电子沟通无极限，沟通有艺术。要想使沟通成功，必须掌握和运用合适的沟通方法与技巧。秘书要使沟通有效，应该把握好可信赖原则，一致性原则，针对性原则，明确性原则，连贯性原则，适当性原则，可接受性原则；有效倾听要求全神贯注，不预先判断，并且恰当反馈；有效表达特别强调恰当地提出问题，自信的提出要求，礼貌的拒绝要求，还强调正确理解和运用态势等非语言沟通手段，成功的沟通追求并依赖表达的有效性。此外，作为秘书人员，还应熟练掌握办公自动化技能，公共关系技能，协作书法技能。只有有效利用这些职业技能，面对挑战，注重细节稳妥高效，才会迎刃而解。

4.2.5秘书职业知识

秘书职业知识，作为领导身边的“百科全书”，就要掌握好基础知识，专业知识，辅助知识。其中，基础知识是衡量一个人能否成为秘书的首要条件，它包括文化基础知识，理论基础知识，法规基础知识；专业知识是秘书知识结构的核心是形成职业特色，与工作目标密切联系的那部分知识，它包括管理学的职业知识，秘书所服务的行业，系统的行业知识，从事秘书职业必需的业务理论知识和必备的工作方法技能；辅助知识是独立于秘书专业知识之外，有助于秘书从更广阔的领域从事秘书工作的相关性知识，它包括社会背景知识和新型学科知识。秘书知识的面越宽阔，越有助于秘书工作的尖端突破，在某些方面取得骄人成绩，秘书要成为行家里手，很大程度上取决于对这些知识的掌握程度。

4.2.6秘书职业习惯

良好的职业习惯是一种无形的力量和无声的命令，它可以使人精神振奋，心情舒畅，提高工作效率，能充分调动和发挥大家的主动性，积极性，创造性，使各方面的工作得到顺利的开展，对实现工作目标，完成工作任务起着推动作用。这种职业习惯通过气氛的潜移默化，耳濡目染对周围工作人员很容易会产生影响。无论在什么情况下都努力使自己保持良好的心境，善于调节自己的心情，克服消极情绪，这样有助于工作效率的提高。职业习惯的好坏，直接决定着秘书工作效率，因此，一个优秀的秘书工作人员，应保持一种良好的职业习惯，达到事半功倍的效果。

4.2.7秘书职业形象

心理学家做过研究，人与人的沟通所产生的影响力和信任度，是来自语言，语调和形象3个方面，但它们的重要性所占比例分别是：语言占7％，语调占3 8％，形象占55％。由此可见，形象的确是一种征服人心的利器。良好的职业形象，可以使自己充满地出现在领导、下属、客户、同事及朋友的面前；使自己气质高雅地出入写字楼，办公室；使自己形象出众地参加会议，出席社交活动、聚会。良好的职业形象能够给对方留下良好的第一印象，是自尊自爱的体现，尊重对方的需要，还能够反映所在部门单位的管理水平。

每个人都有不同的兴趣爱好，不同的社会价值观，都是自我形象的设计师。如何塑造自己良好的形象，简而言之就是把握住时代的脉搏和节奏感，通过对服饰的选择和搭配，既体现个性又注重整体和谐，既突出特色，又规范得体，既注

重场合又自然舒畅，既整洁干净又落落大方，既展示自己的文化品味，又表现自己的审美素养。作为秘书，塑造自身良好的职业形象至关重要，这样在迎接未来的挑战中就有足够的勇气和信心。

4.2.8秘书职业规划

凡事预则立，不预则废。在未来的市场需求下，作为一名秘书人员，要对自己的人生有一个明确的职业规划，做到未雨绸缪，以适应社会变革生产力发展条件下，新形势秘书工作人员的要求。如何规划自己未来职业目标，才能既能与时代同步，又不会被社会所淘汰，那就要求设定明确的目标，明白生命的意义与目的，同时还需要不断地自我分析，采取必要的正确的措施，制定切实可行的计划，同时在实现自己的职业规划时，评估与检讨是必不可少的环节。在职业规划时还应遵循择己所爱，择己所长，择世所需，择己所利的原则。妥善安排秘书职业规划，依据各计划要点在短期内充分发挥自我潜能，运用环境资源获得各阶段的成功，最终达到既定的目标。只有这样，才能在未来的挑战中，立于不败之地，既提高了自身价值，又对自己的人生画上了满意的句号，作为一名秘书工作人员，更应该对未来职业方向和职业规划有100%的把握，目光要长远，能够准确预测未来秘书职业的发展方向，做好自己的本职工作，应对未来，面向挑战

4.3秘书职业工作者如何抓住机遇战胜挑战

作为一名秘书专业即将毕业的学生，我想从自身的角度谈一下我对这一命题的认识。我们毕业之后就开始秘书职业的生涯，对自己的职业充满信心和期望。面对这样的机遇和挑战，只有增强自己的专业技能，不断吸取新的知识与时俱进。我们将来的就业方向主要是企业，做好企业秘书我们需要紧紧围绕一个中心，树立十种意识，提高四种素质

4.3.1以领导活动为中心

企业的秘书工作是为满足领导活动的需要而产生和展开的，领导活动为主，秘书工作为辅，就决定着企业秘书工作始终要以领导活动为中心，否则，不是越位就是不到位。企业秘书就应该围绕这个中心安排自己的工作和生活，对领导的指示做到招之即来，来之能战，战之能胜。对领导安排的工作一旦接受，即排除一切干扰，全身心地投入，高质量地完成任务，力求达到领导满意。

4.3.2 牢固树立十种意识

①学习意识。知识就是力量，企业秘书的成功更离不开知识的积累，而知识的积累主要靠学习。作为一个合格的企业秘书，就应该象扩大电脑内存一样储存并不断更新自己的知识。首先是加强有关的国家法律、法规学习，特别是与企业生产经营有关的法律法规知识，更要熟悉掌握，例如《公司法》、《产品质量法》、《合同法》等，还必须掌握与本行业密切相关的法律法规，如《石油天然气管道保护条例》等。二是要学习生产方面的知识，了解生产现场设备和装置的性能，了解生产工艺流程。三是向书本学习，博览群书，锲而不舍，从书本中吸取智慧和知识。四是向实践学习，充分利用深入基层的时间，参加生产劳动，锻炼自己，增长知识。五是向领导学习，学习领导同志的领导艺术和工作能力。六是向群众

和同事学习，学习他们的好经验、好作法、好思想、好作风。企业秘书人员要学习、学习、再学习，养成学习的好习惯，不断完善知识结构，拓宽知识面。

②效率意识。树立强烈的时效观念，培养雷厉风行的办事作风，是企业秘书工作的基本要求，也是企业发展形势的需要。秘书人员办理任何事情，都要思维敏捷、雷厉风行，加快工作节奏，按照工作程序办文、办会、办事，特别要注重时效。不能出现拖拖踏踏、慢慢腾腾的现象，要抢时间、赶速度，争取最快的速度和最好的质量办好每一件事。

③奉献意识。企业秘书工作是一项时效性强、任务繁重、生活清苦、默默无闻的工作，而且岗位重要，工作要求高，责任重大。这就要求秘书人员必须要有安于清贫、乐于奉献、埋头苦干、任劳任怨的精神，必须发扬“俯首甘为孺子牛”和甘当“无名英雄”的精神，绝不能为权力、名利所动，殚精竭虑地做好本职工作。

④严谨意识。秘书工作无小事，秘书人员必须时时、刻刻、事事、处处坚持认真、认真、再认真，细致、细致、再细致的原则，面对千头万绪的工作，要分清轻重缓急，理清思路，不漏办、不误办、不错办，高质量地处理和起草每份文件，高效率地办好每件事情，做到事事有回音，件件有着落。切忌粗枝大叶、马马虎虎、敷衍塞责。

⑤创新意识。企业秘书要充分发挥主观能动性，努力适应加入WTO后给企业带来的新形势，努力学习新知识，研究新情况，考虑新问题；要多动脑筋，多想办法，为领导出点子，出好点子，出新点子；要多请示，勤汇报，主动为领导分忧解难；要开拓进取，大胆创新，力诫墨守成规、大出风头。

⑥超前意识。“凡事预则立，不预则废”。要做好企业秘书工作，就必须增强超前意识和主动意识；既要雪中送炭，更要“雨前送伞”，做到未雨绸缪。要超前接受新知识、新观点，学会创造性地开展工作，力争考虑问题快半拍；要注意收集资料，掌握动态，筛选出有价值的材料及时提供给领导。

⑦形象意识。秘书部门素有机关“窗口”之称，因此秘书人员的形象不仅是秘书个人学识、才能、品格等的体现，更体现了所服务的机关和单位的形象。秘书人员如果衣冠不整、油头粉面，或者格调低下，就会严重损害机关形象。特别是生产经营企业的秘书，经常与基层单位、外销客户打交道，更代表机关和企业的形象，更要加强自身修养，内强素质，外树形象，洁身端行，勤政为公。

⑧全局意识。企业秘书工作无论大小事，事事关系全局，无论是参与行政管理，搞好服务，还是提供后勤保障，都必须心系全局，善于从企业工作的大局考虑问题、处理事情，集中精力帮助企业领导解决重点和难点问题，自觉地服从服务于企业工作的大局。

⑨守纪意识。秘书人员在领导身边工作，处于一种特殊位置，要切实自觉抵制社会上存在的拜金主义、享乐主义、极端个人主义思想的侵蚀，正确对待个人利益，严格要求自己，不以领导名义办个人私事，不打领导的旗号托人情、拉关系，努力做到自重、自省、自警、自励。

⑩、保密意识。保守秘密是秘书工作的重要职业道德规范。秘书在信息传递过程中，牢固树立保密观念，严格执行有关保密法律、法规和制度，切莫以得知“内情”而炫耀，更不可以“秘密”讨好于人，做到不该看的绝对不看，不该听的绝对不听，不该说的绝对不说，不该问的绝对不问，自觉养成保密的好习惯。

4.3.3四种素质

①过硬的政治素质。秘书工作是一项政治性、政策性都很强的工作。秘书工

作的性质、作用决定了秘书人员必须具备具有较高政治理论和政策水平，有较高的思想觉悟。在大是大非面前保持清醒的头脑，运用科学、正确的方法处理日常事务，不在工作中犯原则性、政策性错误。因此秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，特别要学好江泽民同志关于“三个代表”的重要思想，学习党和国家的路线、方针和政策，多了解国际风云，不断接受新信息，更新观念，用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点去观察和分析问题，透过现象看本质，发挥好参谋和助手作用。

②扎实的文字功底。有一定的文字功底是对秘书人员的最基本要求，撰写材料是秘书的基本职责。写作本不是一件易事，写好就更不易。一篇脉络清晰、用语简洁的作品，使人看后一目了然，但没有一定的功底不可能一蹴而就。公文写作作为一种特殊文体，无论从格式还是遣词用语，都有一定的规定，不像诗歌、小说、散文那样可随心所欲自由创作。写作的功夫需要长期的生活实践，深厚的文化积累，系统的写作技能，关键是要做到“三心”：一是留心写作。要务一行勤一行，注意各种结构和格式的作品，要细读、细品、细钻、细研，取人之长，为我所用。二是潜心写作。秘书人员要有长期写材料的准备和习惯，自加写作压力，随时做好接受任务、写作材料的准备和习惯。三是用心写作。写作材料要专心专意，一丝不苟，精心写作，清楚自己写作时所代表的身份后，那种在思想高度集中下对事务方方面面的深思熟虑，具体到某个环节时所迸发的独到见解，及对某些事务防患于未然的预见性想象，就如一位运筹于帷幄之中而决胜于千里之外的指挥官。切忌敷衍塞责、应付差事。

③过硬的技术素质。随着现代化办公机具的普及，企业秘书肯定不能再满足于传统的工作方式和素质，试想一个现代企业秘书如果不会电脑、操作、不会复印、传真、不会接发电子邮件、不会查阅网上信息，如何能干好本职工作。现代企业秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术，提高实际应用水平，做一名立场坚定、作风优良、技术过硬的新时代企业秘书工作者。

④健康的身体素质。常言道：“身体是革命的本钱”。没有好的身体，如何更好地为领导服务。作为企业秘书要有能承担繁重的任务、不分昼夜和节假日去完成的身体，因为身心经常处于高度紧张状态，稍不注意，身体可能就会被累垮。所以企业秘书工作者，必须加强体育锻炼，始终保持乐观向上的精神状态。

综述，当代秘书面对未来的机遇与挑战，要想在未来竞争激烈的社会中，寻求自己的发展空间，应把以上方方面面的知识吸收为自己的东西。当前全球都在经历着金融危机的考验，面对目前形势，做好秘书工作所必须具备的政治素质和个人品质是必须的，还要有担当秘书的知识能力，同时，进一步提升参谋职能，规范办公处理，提高办公质量，加强综合素质的培养也是必需的。在市场经济下，大大小小的公司不断涌现，对秘书的需求增加，机遇增加，如何做好现代秘书工作，具备现代条件，作21世纪的新时代秘书？通过以上方面的论述，相信当代秘书职业会达到的更高的境界，面对未来的机遇与挑战，会迎刃而解。

四、主要参考文献

1.陆世泰,安世民.秘书技能教程.兰州. 兰州大学出版社.1997.8

2.胡志勇.现代秘书.西安.电子科技大学出版社.1997.6

3.黄桐华.秘书办公室工作.北京.海潮出版社.1987.12

4.常崇宜秘书工作概要.北京.海潮出版社.1997.12

5.范立荣,楚世雄,黄桐华,吴士健.现代秘书实务.北京.中央民族大学出版

社1996.8

致谢：

感谢我的导师温宗和老师。他严谨细致、一丝不苟的作风一直是我工作、学习中的榜样；他循循善诱的教导和不拘一格的思路给予我无尽的启迪。感谢周为学对我的帮助和指点。没有他们的帮助和提供资料对于个人来说要想在短短的几个月的时间里完成毕业论文是几乎不可能的事情。在论文即将完成之际，我的心情无法平静，从开始进入课题到论文的顺利完成，有多少可敬的师长、同学、朋友给了我无言的帮助，在这里请接受我诚挚的谢意！