(管理与人事)代建部门管理办法
代建部门组织管理办法
前言
广州市城市规划勘测设计研究院、广州市城市建设监理公司分别作为代建管理项目的主体，参与了代建项目管理投标和管理工作。并积累了近十八年的代建项目管理经验，同时，也遇到了一些管理上面的问题，其中，在招投标以及项目投资控制方面还存在着较大的差距，在项目管理过程的信息传递出现盲点，领导层面无法及时了解和纠正项目管理偏差，是出现差距的原因之一。对此，从规划院到公司层面都有深刻的认识。院领导及公司领导通过对代建资源整合，制定代建项目标准化、信息化管理体系，指导和规范代建项目管理工作。
本办法以规划院及公司整合后的代建部为载体，通过对过去代建项目管理过程中诸多问题的总结，综合目前代建市场的各种因素、代建业务特征、部门组织架构形式、管理功能、项目管理的责任制、管理平台及重要节点等方面进行编制。通过管理硬件和软件的结合形成标准化管理模块，实现代建管理工作在规划院范围内的透明、监督、指令、响应。以管理工作目录指导和规范代建项目管理行为，以管理工作流程实现责任分工，各尽其责，以管理工作考核强化项目管理的执行力，以管理工作风险节点及应对措施约束项目管理工作依法、依规、安全进行。
本办法在信息管理、资料管理上设置了较为科学的信息库，并与公司的信息管理系统对接，随时可以掌握各代建项目的管理动态，同
时支持代建项目管理资料原件的保存、电子资料的共享、管理资料整理与项目管理进度步距保持在两周内，实现项目竣工验收后肆周内具备代建资料提交的目标。
目录
一、代建部组织管理架构
二、代建部岗位责任制
三、项目管理工作指导下目录
四、代建部管理规定及工作流程
1、前期报建管理规定及工作流程
2、技术方案、设计协调管理规定及工作流程
3、投资控制管理规定及工作流程
4、招投标、合同管理规定及工作流程
5、部门成本管理规定及工作流程
6、行政管理规定及工作流程
7、信息、档案管理规定及工作流程
8、项目信息共享平台管理规定
五、项目管理考核制度
六、项目管理风险节点及应对措施
七、代建部承包责任制及二次分配方案
八、项目管理财务制度及部门财务管理制度
1、报销制度
2、报销办法
九、廉政制度
第一部分
代建部组织管理架构
一、管理架构背景
总结过去代建管理的经验，代建项目管理采用项目负责人为项目管理第一责任人，由代建部统一管理模式，规划、技术、造价、招投标等专业给予支持，避免一个项目一套班子各自为政的管理格局，避免由于各一个项目负责人的业务能力不同而导致的业务能力强的项目会做的好，反之，项目就会问题很多的现象，同时，在人员的配置方面相对精简，遇到新项目开工，人员调配相对灵活，避免了管理人员流动性大，管理链条容易出现断裂，项目的后期将留下较多问题的情况。因此，制定新的项目管理模式非常必要，它将为今后做好代建项目打下良好的基础。
代建部组织架构依照矩阵原理设置，精简项目管理人员，强化部门职能管理功能，有效节省项目人力资源和体现对项目管理的支持，各个项目的项目管理保持在一个相对稳定的水平上。同时，更规范地统筹各个项目的报建、设计协调、投资控制、招投标等各项工作的管理。本架构在强化管理的基础上，建立信息管理职能，以求项目管理信息能快捷、有效地进行项目资料的收集、整理、上传并达到信息共享，管理层可以随时通过信息平台了解各代建项目的情况。
二、架构设计模式
本架构管理模式以线性和矩阵结合的模式构成，在代建部以上的工作属于线性管理模式工作，进入部门的管理工作属于矩阵管理模式工作。线性管理主要体现在部长以上的管理工作。
1、规划院管理
（1）、分管领导
作为规划院分管领导人主管代建项目工作，负责制定规划院代建工作的远期规划，制定代建工作的方针，负责规划院代建业务经营管理的最终审批。负责代建项目管理过程中特殊项目和特殊情况需院领导出面的内外部总协调，负责各类涉及合同责任文件的最终审批。
（2）、岩土工程管理部
作为规划院对代建项目管理的第一窗口，负责从专业上对代建管理工作的指导、监督、落实，落实规划院有关代建项目经营、管理等工作，从专业上审核代建项目过程中的各种文件。参加代建项目初步设计文件的评审，处理施工管理过程中重大技术问题，协助技术质量事故的调查和处理。组织代建项目管理人员研讨代建项目管理课题，组织召开规划院代建专业分会的经营会议。指导、督促代建项目按照规划院有关代建项目管理及各项管理规定进行代建项目管理活动。
2、监理公司管理
（1）、公司总经理
作为公司代建项目生产、经营的最高领导统筹规划院、监理公司及总承包公司的代建项目管理工作，负责代建项目业务的开拓。
3、、公司分管副总经理
负责代建部的建设和生产管理工作，负责代建部部门制度、项目管理方案、呈批文件、人员调整等审核工作，负责代建项目实施过程中的外部协调工作，组织代建部参加相关的业务、技术学习。
4、部门管理
部门管理是代建项目的具体管理主体，管理办法在第二部分至第十部分中概况
三、代建部组织管理架构
第二部分
代建部岗位责任制
一、管理目标
部门管理采用矩阵式管理，部门设置六个职能小组（见管理架构图），分别服务于各个代建项目组并完成报建、技术、造价、招投标、行政、信息资料等工作，从而精简项目组常驻管理人员，实现资源共享、后台支持的功能目标。代建部总体工作目标主要体现在几个方面。
1、“不突破投资、不延误工期、依法依规、廉政奉公”为根本工作目标；
2、创建一支“服从指挥、工作认真、业务扎实、办事高效”的工作团队；
3、形成代建管理工作标准化、规范化。适应市场，核心竞争力，争取成为代建项目管理的标杆；
4、在高标准完成规划院及公司任务的基础上，以规划院及公司为平台，以素质过硬的工作团队为动力，以新生的代建业务市场为契机，开拓代建业务，并力争为规划院及公司其他业务的发展提供支持。
二、代建部部门职责
1、代表规划院及监理公司行使代建项目管理职责；
2、搭建部门组织管理架构，制定部门岗位责任制度及其他管理制
度；
3、设立部门职能小组，确保各职能对代建项目的支持；
4、统筹、全面负责规划院及公司所承接的代建项目的合同管理、
人员配备、考核及培训。对代建项目组进行定期的指导、检查、考核和支持。规划代建工作方向和业务培训。
5、参加项目部必要的工作会议和协调会议，及时解决项目存在的
问题；
6、按照上级有关文件要求和规划院以及公司实际情况，组织招投
标工作，修改并签订补充合同；
7、代表规划院及公司参加代建局、业主和有关部门召开的专业工
作会议，并按要求贯彻落实；
8、组织召开每月一次的代建项目负责人会议，传达上级及有关部
门的文件精神，了解各代建项目的管理情况，提出具体要求并
下发会议纪要；
9、完成各代建项目发文、工程款的审核并报领导审批；
10、会同规划院及公司制定代建工作的有关制度、规章、表格。
11、建立代建业务委托单位的信誉考核，并择优建立信息库，创建
科学、快捷的内部招标程序；
12、编制项目风险源节点计划，制定触及节点的应对措施，围绕投
资控制和工期控制两大主线，通过制度化、标准化文件指引，
通过检查、考核等手段开展项目管理工作；
13、建立规划院、公司已完代建项目的档案资料库，建立专人负责
向对应固定的报建业务组（如规划报建、用地规划办理、建设
许可证办理、勘测设计联系、施工图报建及各类工程报建办理，招标前期工作等等。）建立和收集相关的文件信息、造价、规范
等资料库专人负责，形成平台共享文件，及时沟通为项目组做
好后勤服务。指定专人建立公司代建（项目管理）工程进度款
支付台账和代建管理费用开支台账，以适应工作需要，专人管
理各代建项目原始资料严格按照资料目录进行整理存档并实现
资料电子共享化。
14、做好与上级有关部门、院专责部门和有关业主的工作联系和交
流沟通，建立良好的工作互动关系。
15、建立与各生产部门、职能部门的良好关系，有效发挥公司资源
整合策略优势。
三、部门工作人员岗位职责及管理架构
代建部实行岗位责任制和薪酬考核制，设部长、副部长（或部长助理）、职能小组组长、项目经理、专业工程师职位。代建部为实现精简项目管理配置和加大后台支持，设立了报建、技术、造价、经营、行政、信息六个职能小组。部门实行项目组、职能组、个人业绩考核、考勤制度，优化管理，评先树优，为部门全体员工提供团结和谐的工作环境和平等的竞争考核环境。
（一）代建部部长职责
1、对公司总经理负责，全面负责代建部及代建项目管理工作，按照部门职责要求，主持本部门的全面工作。加强部门建设，根据公司发展规划制定部门目标和计划，组织、指导部门职员根据目标和计划开展工作，督促检查各岗位职责的执行情况。
2、分管行政职能组、猎德涌项目、二沙岛项目管理工作。
3、负责考核、任免部门各管理人员及项目管理人员。
4、代表部门签订部门承包责任书，对公司负责，管理部门成本账目，制定二级分配制度，确保落实。
5、负责组织部门的经营工作，组织代建项目招投标信息资料的收集、整理、保存和归档，根据收集的信息进行预评估，对符合要求
且有意向投标的项目到行政人事及项目综合管理部门备案，组织招投标人间的评审，并投标、议标工作。
6、负责组织代建合同文本的起草、修订，负责合同洽谈、合同签署及合同变更的组织管理工作，建立、健全本部门的业务统计台账。
7、负责管理项目组织的运行协调，必要时，可对组织机构和管理人员进行调整。领导全体项目部人员，按照岗位责任，最终完成各项项目管理目标。
8、负责制定和颁发各种项目管理制度，组织编写管理方案，审核各专业工程师编写的管理方案。负责组织设计和实施代建项目标准化体系工作。
9、负责任命代建项目负责人，组织和督导项目管理工作。
10、负责签发所有工程的对外文件，对项目管理行为承担责任。
11、按照有关规定制定项目及管理人员考核标准，对管理人员的工作进行考核。
12、负责组织部门培训工作，制定培训计划，提升部门的业务能力，培养代建管理人才。
13、负责部门成本经营及核算工作；
14、提高本部门代建业务的市场竞争力，开拓代建管理业务。
15、负责代建部门内部廉政建设和监督工作。
（二）、副部长（或部长助理，陈夏洋）职责：
1、分管工作
1）、协助部长完成部门管理工作，指导、协助、督办分管职能小组及项目部工作；
2）、分管经营组、投资控制组两个职能小组，负责小组建设及业务指导、督办、落实工作，组织小组制定相关的标准化管理制度、流程，确保经营组工作保质、高效进行；
3）、分管花都劳教三所、广东社会科学中心、广州市质量技术中心、广州市教育城、花都档案馆等项目，负责项目全过程管理工作的指导、协助、督办、落实工作，引导项目部开展全过程的管理工作，确保项目管理工作按照合同要求实现管理目标。
4）、部门与公司相关部门工作联系。
2、职能小组的管理工作
2.1、经营组管理工作
1）、对经营组的工作依照部门标准化要求、按照部门矩阵式管理模式要求制定经营小组的职能要求、工作制度、工作流程；上报部长批准后下发执行；
2）、组织经营组的规范化文件的起草、上报，并在审批后督促落实，其中，包括各类招投标文件范本，各类合同范本；组织经营组工作流程中各种表格的制定；
3）、组织经营组拟定信息化文件内容，上报部长审批通过，参加部门信息化建设工作，并在信息化试行阶段及时跟踪、调整，保证信息化运行畅通；
4）、组织并考核经营组建立及运行招投标信息台账情况，并建立每月上报制度，上报部长审阅通过后上报公司；
5）、组织或参加部门和公司的经营会议，编制经营开拓所需的经营方案、经营计划、项目跟踪情况及投标中标情况等纸质及电子文件，上报部长审核后报公司；
6）、监督经营组组建院、公司投标人员资质库和企业资质库，并监督随时更新；
7）、随时掌握政府相关主管部门发布的与招投标法有关的法律法规更新情况，并监督传阅、下发；
8）、负责组建投标小组，负责组织代建项目投标相关工作；
9）、负责经营组各项办事流程及时效要求文件的编制，报审批后下发并监督落实、考核，按月（每月月底）提交考核报告；
10）、负责经营组以规划院名义建立年度小型企业库、专家库；并完善相关的申请报批、采购、建库手续；
11）、负责经营组建立同行业企业的企业资质及人员资质情况、代建业绩情况档案，并固定在每个季度末进行调查、更新；
12）、负责与代建项目的立项批复及由于项目变更所产生的需发改委审批相关工作的协调；
13）、负责代建部关于招投标相关知识、业务知识的培训及考试等资料编制、讲授、评分工作（每年1-2次），并安排做好培训、考试的相关统计、记录、存档等工作。
2.2、投资控制组管理工作
1）、对投资控制组的工作依照部门标准化要求、按照部门矩阵式管理模式要求制定投资控制组的职能要求、工作制度、工作流程；上报部长批准后下发执行；
2）、组织投资控制组的规范化文件的起草、上报，并在审批后督促落实，其中，包括各类初步设计审核阶段、投资概算、项目实施过程中的投资控制分析表、投资控制台账；组织投资控制组工作流程中各种表格的制定；
3）、组织投资控制组拟定信息化文件内容，上报部长审批通过，参加部门信息化建设工作，并在信息化试行阶段及时跟踪、调整，保证信息化运行畅通；
4）、组织并考核投资控制组建立及运行投资控制台账情况，并建立每月上报制度，上报部长审阅通过后上报公司；
5）、组织或参加部门和项目的投资控制会议，编制投资控制方案、投资控制计划、项目跟踪情况及投资控制情况等纸质及电子文件，上报部长审核后报公司；
6）、协调投资控制组与公司概预算部的业务运行、及时解决运行中存在的问题；
7）、随时掌握政府相关主管部门发布的与项目造价有关的法律法规、标准的更新情况，并监督传阅、下发；
8）、负责投资控制组各项办事流程及时效要求文件的编制，报审批后下发并监督落实、考核，按月（每月月底）提交考核报告；
9）、负责投资控制组建立建筑工程材料、服务费等市场信息库，为经营组的招标工作提供造价信息；
10）、负责组织投资控制组开展项目的招标清单评审工作，确保项目投资可控；
11）、负责项目支付、结算、调概等与财局有关工作的协调工作；
12）、负责代建部相关投资控制知识、业务知识的培训及考试等资料编制、讲授、评分工作（每年1-2次），并安排做好培训、考试的相关统计、记录、存档等工作。
2.3、项目组的管理工作
1）、督导项目部开展项目招投标和投资控制工作，编制对招投标和投资控制工作的相关规程、流程，经上报审批后下发项目组执行，并对执行情况进行定时的检查、考核；
2）、参加项目组在招投标阶段和投资控制节点工作的各项会议，协助项目组解决与之相关的问题；
3）、参加项目专题会议，协调项目推进过程中的困难问题；
4）、督导项目组根据信息化管理平台的要求严格按照工作流程完成各项工作；
5）、基本熟悉项目技术文件要求，熟悉合同文件的相关约定，并按照文件要求督促、检查项目组严格执行，负责编制相关考核制度并按时进行考核，考核资料纳入部门;
6）、负责与报建、招投标、造价方面文件的解释、指导、落实，并对相关文件执行情况负责考核；
7）、负责组织职能组高效率、高质量服务项目组管理。
2.4、对接公司管理部门工作
1）、负责与公司经营部对接相关经营工作；
2）、负责与公司预算部对接相关造价工作；
（三）、副部长（或部长助理，马晓威）职责：
1、分管工作
1）、协助部长完成部门管理工作，指导、协助、督办分管职能小组及项目部工作；
2）、分管技术组、报建组、资料信息组叁个职能小组，负责职能小组建设及业务组织、指导、督办、落实工作，
组织小组制定相关的标准化管理制度、流程，确保经营
组工作保质、高效进行；
3）、省社会福利中心、广州市档案馆、消防训练基地、派潭扶贫等项目，负责项目全过程管理工作的指导、协助、
督办、落实工作，引导项目部开展全过程的管理工作，
确保项目管理工作按照合同要求实现管理目标；
4）、部门与公司项目管理部门相关工作。
（四）职能小组的管理工作
2.1、技术组管理工作
1）、对技术组的工作依照部门标准化要求、按照部门矩阵式管理模式要求制定技术组的职能要求、工作制度、工作流程；上报部长批准后下发执行；
2）、组织技术组的规范化文件的起草、上报，并在审批后督促落实，其中，包括各类技术文件范本；组织技术组工作流程中各种表格的制定；
3）、组织技术组拟定信息化文件内容，上报部长审批通过，主持部门信息化建设工作，并在信息化试行阶段及时跟踪、调整，保证信息化运行畅通；
4）、组织并考核技术组建立每月上报制度，上报部长审阅通过后上报公司；
5）、组织或参加部门和公司的技术及项目管理会议，编制投资控制方面的技术方案、控制计划，负责组织投标文件中技术标部分的编制（包括纸质及电子文件），上报部长审核后报公司；
6）、组织根据使用单位要求编制设计招标任务书，组织项目设计方案的评审工作，直至满足项目投资、规模、标准要求；
7）、随时掌握国家颁布的国家及行业技术规范、标准更新情况，并监督传阅、下发，组织学习；
8）、参与组建投标小组，参与组织代建项目投标相关工作；
9）、负责技术组各项办事流程及时效要求文件的编制，报审批后下发并监督落实、考核，按月（每月月底）提交考核报告；
10）、负责组织项目重大设计变更的评审工作，并获得相关评审结论；
11）、负责项目专项方案及技术方案的审核工作；
12）、负责代建部关于技术相关知识的培训及考试等资料编制、讲授、评分工作（每年1-2次），并安排做好培训、考试的相关统计、记录、存档等工作。
2.2、报建组管理工作
1）、对报建组的工作依照部门标准化要求、按照部门矩阵式管理模式要求制定报建组的职能要求、工作制度、工作流程；上报部长批准后下发执行；
2）、组织报建组的规范化文件的起草、上报，并在审批后督促落实，其中，包括各类报建及验收工作流程中各种表格的制定；
3）、组织报建组拟定信息化文件内容，上报部长审批通过，主持部门信息化建设工作，并在信息化试行阶段及时跟踪、调整，保证信息化运行畅通；
4）、组织并考核报建组建立及运行报建进度台账情况，并建立每月上报制度，上报部长审阅通过后上报公司；
5）、组织或参加部门和项目的报建和验收等会议，编制报建和验收计划，上报部长审核后报公司；
6）、协调报建组与使用单位、代建局及相关单位的业务运行情况、及时解决运行中存在的问题；
7）、随时掌握政府相关主管部门发布的与项目报建有关的法律法规、标准的更新情况，并监督传阅、执行；
8）、负责报建组各项办事流程及时效要求文件的编制，报审批后下发并监督落实、考核，按月（每月月底）提交考核报告；
9）、负责报建组建立业务进度信息公开制度，便于监督；
10）、负责组织报建组编制各项报建及验收清单工作，确保项目根据清单要求完整提供基础资料；
11）、负责报建组与项目组之间的协调工作；
12）、负责代建部相关报建和验收知识、业务知识的培训及考试等资料编制、讲授、评分工作（每年1-2次），并安排做好培训、考试的相关统计、记录、存档等工作。
2.3、项目组的管理工作
1）、督导项目部开展项目招投标和投资控制工作，编制对招投标和投资控制工作的相关规程、流程，经上报审批后下发项目组执行，并对执行情况进行定时的检查、考核；
2）、参加项目组在招投标阶段和投资控制节点工作的各项会议，协助项目组解决与之相关的问题；
3）、参加项目专题会议，协调项目推进过程中的困难问题；
4）、督导项目组根据信息化管理平台的要求严格按照工作流程完成各项工作；
5）、基本熟悉项目技术文件要求，熟悉合同文件的相关约定，并按照文件要求督促、检查项目组严格执行，负责编制相关考核制度并定期组织考核，考核资料纳入部门;
6）、负责与报建、招投标、造价方面文件的解释、指导、落实，并对相关文件执行情况负责考核；
7）、负责组织职能组高效率、高质量服务项目组管理。
2.4、对接公司管理工作
1）、负责对接公司信息化工作；
2）、负责对接公司项目管理工作；
效性、符合性和持续改进。
9）完成代建部长交办的其他工作。
3、专业工程师：根据代建工作需要，公司代建部设置报建报批、资料管理、专业工程（建筑、机电、设备安装等）、造价咨询、行政助理等专业岗位，负责协助部长开展专业范围内的工作，负责指导、监督现场代建项目开张相应专业范围内的项目管理工作，负责相关专业范围的文件初步审核，为部长和公司领导提供决策依据。