紫光档案管理系统技术白皮书

紫光档案管理系统THAMS V6.0 技术白皮书

紫光软件电子档案事业部

目录

1.系统简介 (1)

1.1.研发背景 (1)

1.2.目标应用 (2)

2.体系结构 (3)

2.1.系统体系结构 (3)

2.2.存储体系结构 (4)

2.3.技术路线 (4)

3.系统功能介绍 (5)

3.1.文件管理 (7)

3.2.收集整编 (8)

3.2.1.数据收集 (9)

3.2.2.数据整理 (9)

3.2.3.移交接收 (10)

3.2.4.数据归档 (10)

3.3.档案管理 (11)

3.3.1.数据管理 (11)

3.3.2.综合管理 (12)

3.3.3.档案统计 (12)

3.3.4.鉴定销毁 (13)

3.4.开发利用 (14)

3.4.1.档案检索 (14)

3.4.2.借阅管理 (15)

3.4.3.统计年报 (17)

3.4.4.档案编研 (18)

3.4.5.光盘制作 (18)

3.4.6.工作量统计 (19)

3.4.7.推送管理 (19)

3.4.8.防扩散管理 (20)

3.5.系统维护 (20)

3.5.1.权限管理 (21)

3.5.2.数据维护 (22)

3.5.3.数据转换 (23)

3.5.4.档案设置 (23)

3.5.5.数据字典维护 (24)

3.5.6.个人设置 (24)

3.5.7.登录时间设置 (25)

3.5.8.参数设置 (26)

3.5.9.自动更新设置 (26)

3.6.W EB查询 (27)

3.6.1.档案查询 (27)

3.6.2.编研成果 (29)

4.相关技术的集成 (30)

4.1.全文检索的集成 (30)

4.2.OCR技术的集成 (30)

4.3.图像处理技术 (31)

4.4.流媒体技术 (31)

4.5.多格式安全浏览技术 (31)

4.6.通用数据转换技术 (31)

4.7.安全加密 (32)

4.8.条码管理 (32)

4.9.用户统一认证集成 (32)

4.10.移动载体接收 (32)

5.系统特点 (33)

5.1.采用业务平台化的设计思想 (33)

5.2.先进的技术集成和底层平台 (33)

5.3.规范管理同时兼顾了各级单位的应用 (33)

5.4.以前端控制的理念实现了归档流程的控制管理 (34)

5.5.适应档案管理方式的变化 (34)

5.6.先进的管理理念和法规遵从 (34)

5.7.档案利用手段丰富 (35)

5.8.数据展示的良好约束 (35)

5.9.多种智能处理应用 (35)

5.10.安全、稳定、高效 (35)

6.系统配置 (36)

6.1.数据库 (36)

6.2.操作系统 (36)

6.3.中间件服务 (36)

6.4.服务器设备 (36)

6.5.存储设备 (36)

6.6.网络带宽 (37)

1.系统简介

1.1.研发背景

随着各行业各领域信息化水平的不断提高以及对档案信息化认识的不断深入，档案管理工作日益受到重视。用户对档案管理信息系统定位提出越来越高要求的同时，也面临着许多新的问题。主要体现在如下几方面：

?信息档案化

各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一段时间的利用后，数据会累积的越来越多；这些信息系统内数据的统一管理却是一个重要问题，需要按电子档案管理相关规章制度的要求归档到电子档案管理系统中；

?企业级应用

在较大的集团性行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域管理的要求。

因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭系统，而应具有跨地域、多层级管理的能力；

?开放性应用

档案管理信息系统不再是一个简单封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中重要的应用系统之一。它需要与几乎所有的信息系统，尤其是业务系统进行数据交互，实现信息的双向流动和共享。因此，要求档案系统应具有良好的开放性和数据兼容能力。

?归档前置需求

档案管理信息系统不再只是保管过期资料，而是要深入到各个业务过程中，从信息的产生和现行阶段介入，以便为实际工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。

?新应用要求和新技术集成

随着档案管理应用需求的不断深入，需要档案管理信息系统集成更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。

?异构数据海量存储

在档案管理信息系统应用范围不断扩大、深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的、多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。

针对上述出现的新的问题和要求，紫光在总结十多年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善了“紫光档案管理系统THAMS V6.0”，并在此基础之上形成针对各个行业的行业版本。

知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是企业信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。档案是每个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理最基础的部分。因此，要实现本单位的知识资源的管理，首先要做好电子档案的管理，才能以档案管理为核心和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源的管理。

档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度和方式、检索利用手段和信息收集的模式等方面都是未来知识资源管理所必须的。紫光档案管理系统THAMS V6.0从设计上考虑了知识资源管理的发展趋势，在功能上更加侧重于档案的收集整理和开发利用，侧重于各种知识管理方式和结构定制工具的提供，为知识资源管理提供了技术层面的支持。

1.2.目标应用

紫光档案管理系统THAMS V6.0主要面对各行业的中高端用户，用以解决复杂的档案管理问题。

紫光档案管理系统THAMS V6.0可以实现多全宗管理。针对集团化企业的档案管理和行业化的档案管理实际需要，可对集团内部或行业内部的多级单位进行统一的档案管理。针对这些类型企业内立档单位众多、档案多级管理、地理分散等的特点，可以实现数据集中或相对集中存储、业务分布式处理、实体属地管理；可实现档案统一管理、统一规划，并可实现跨地域的档案管理应用。

满足各单位档案现代化管理的业务需要，包括档案的业务管理和上下级的工作管理。尤其注重归档文件的收集整理和信息服务两个关键环节，以先进的管理理念处理好文书、科技和特殊载体等不同类别档案的收集整理和开发利用环节，使用户的工作量得到真正降低、档案信息服务发挥更大作用。

2.体系结构

2.1.系统体系结构

紫光档案管理系统THAMS V6.0可以分为以下四个部分：信息采集、档案管理、开发利用、系统设置与维护。其体系结构示意图如下：

?信息采集部分：主要完成各种渠道的数据采集工作。

?档案管理部分：主要完成日常的档案管理工作。

?开发利用部分：主要完成档案的研究开发工作，并提供各种方式的档案利用。

?系统维护部分：主要完成与系统运行相关的各种数据维护工作。

2.2.存储体系结构

紫光档案管理系统THAMS V6.0对异构数据的组织和存储采取了“目录—文件”存储结构，档案的属性信息以目录数据的形式存储在数据库中，与之相对应的电子档案原文件存放在文件服务器中，数据库中的目录信息与电子原文通过存储路径指针相关联，一条目录信息可对应多个电子原文。通过这种存储体系结构，可实现灵活的分布式的海量存储。不同类型的档案信息可存放在不同的存储位置，以实现分类存储和分布式存储。这样，可满足不断增长的档案信息对存储容量的扩充要求。

2.3.技术路线

紫光档案管理系统THAMS V6.0采用C/S和B/S混合方式实现不同的功能需求。其中系统维护部分、档案管理部分、文件管理功能、收集整编功能、数据导入功能、编研开发功能、借阅管理功能、光盘发布功能等交互性处理要求较强的部分采用C/S方式实现。采用DELPHI语言开发；面向广大档案利用用户的档案检索功能和利用赋权申请功能采用B/S方式实现。B/S模式通过"WEB/中间件/服务器"的J2EE技术架构实现。

以XML作为数据接口标准，以Web Service 标准作为基础服务描述标准和数据接口标准。

同时采用成熟的主流技术，这些技术包括：OCR技术、全文检索技术、XML技术、档案管理平台技术、加密技术、双层PDF技术、流媒体技术等。

3.系统功能介绍

软件总体功能设计如下图所示：

系统功能如上图所示，主要分为三大部分：档案业务部分、信息服务网站和系统维护部分。

其中档案业务部分包括：文件管理、收集整编、档案管理和开发利用四部分；涵盖了档案业务中的收集整理、档案管理、信息利用和鉴定销毁等工作，主要针对档案管理人员或各部门的兼职档案员。档案管理人员可以通过这些功能，根据定义好的管理规则和规范，自动或手工辅助实现档案的各项业务工作。

信息服务网站可以为用户提供方便、快捷的档案信息利用服务，其中包含：档案检索、赋权管理、预约借阅、在线收集等功能。

系统维护部分主要提供了一套系统的个性化定制工具，可以针对本单位的档案管理需求和规范，定制符合本单位使用的档案系统。

另外，可以提供与OA系统或其它应用系统的接口，实现电子文件的自动归档和数据交互。

下表为系统所有功能模块及子功能简介：

序

号

功能模块 子功能 功能简介

C/S端功能模块

1 文件管理 文件收集 按部门进行文件资料的收集，可定期转入收集整编库进行整理归档。

2 收集整编 收集整编 散文件收集、移交、接收、整理和归档工作。

数据管理 对已归档的档案资料进行管理的平台。

综合管理 针对库房、资料和设备情况进行登记和管理，是提供档案部门管理档案以外信息的良好工具。

统计 对系统档案数据及其管理状况的统计。

3 档案管理

鉴定销毁 对保管期限已满的档案进行鉴定和销毁。

档案检索 对系统档案数据的全库检索。

借阅管理 档案实体的借阅管理。

统计年报 提供国标年报和自定义年报统计功能。

档案编研 通过动态和静态专题库对档案信息进行研究和提炼。

光盘制作 用于将档案信息导出为标准光盘，可以脱机独立使用和备份。

工作量统

计

用于对系统用户工作量的统计和监控。

推送管理 特定档案信息的按需分发。

4 开发利用

防扩散管

理

防止档案信息非法传播。

权限管理 对系统用户的功能权限和数据权限的管理。

数据维护 日志管理和回收站管理。

数据转换 提供各种数据库格式的数据导入工具。

档案设置 档案库结构自定义的核心平台。

数据字典

维护

对系统中常用数据进行定制和管理。

个人设置 用户使用个性化设定。

登录时间

设置

可灵活设定人员登录系统时间约束条件。

参数设置 自定义档案整理规则、数据对应关系和系统其它方面的设置。

5 系统维护

自动更新

配置

实现软件客户端版本的自动更新。

B/S端功能模块

1 档案检索 条件检索 按照档案类型输入字段检索条件进行档案查询，包含高级条件检索。

分类检索 按照各个档案类型对应的分类表进行检索。

跨库检索 自定义档案库范围进行关键字检索，即多个档案类型库内同时检索。

全文检索 增值模块，实现对电子文件内容的检索。

推送信息 个人所需特定档案信息的申请与接收。

信息统计 对档案利用情况的统计。

2 在线收集 在线收集 普通用户在线信息收集。

3 档案编研 档案编研 发布档案编研成果。

4 借阅信息 借阅信息 个人实物借阅情况查询。

5 预约信息 预约信息 个人预约信息查询。

6 档案员审

批

档案员审

批

档案员赋权审批。

7 领导审批 领导审批 领导赋权审批。

8 赋权申请

结果

赋权申请

结果

赋权审批结果查询。

9 系统设置 系统设置 B/S应用个性化设置。

3.1.文件管理

文件管理主要完成文件和资料的前期收集和管理工作。主要包括文件管理（收发文）、工程资料管理和其它资料管理。数据主要来自部门文书移交数据（未从OA系统中流转的收发文等信息）和其它系统产生的有价值的信息，文件管理的结构依据用户档案工作前置的要求将档案所要管理的内容前置到OA系统中，档案人员仅进行审核工作，不再重复录入。

这些信息分三种情况来进行处理：

?对于不需要归档的文件和资料，保留在文件库中，供检索和利用；

?对于需要归档的文件，将其归档到收集整编库中进行归档整理操作，而后转换到档案库。

?对于需要归档的非档案类的资料，同样采取档案管理的思想和方法进行整个过程的管理，包括从收集、整理、鉴定销毁、查询、打印、编研等功能。

通过文件管理可以实现对文件和资料从产生开始就进行实时收集和管理，可良好的

进行文件和资料的前端控制，使文档收集更加及时、完全和完整。

本功能模块为办公室文书和资料管理人员提供了一个简洁规范的文件和资料管理界面，将文件和资料管理纳入档案管理的轨道，为日后的查询统计工作提供数据源，实现了“一次输入，多次利用”，在不增加办公室文书和资料员工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度减少档案管理员的工作。

文件管理模块可以实现对文件和资料的分类、登记、修改、删除，以及各种文件资料报表的打印等功能，文件的原件也可以在此模块中输入或引入系统，参加后续的立卷工作。

3.2.收集整编

档案的收集整理是档案工作的重点，也是工作量最大的工作，因此通过管理办法明确归档范围、归档要求、归档时间、归档责任和流程，通过应用系统提供收集手段、自动整理功能、归档流程的控制和管理是系统建设的关键部分。

上图为归档数据的收集、整理、归档的总体流程图。如图所示，整个流程包括数据收集、数据整理、移交接收和数据归档四个步骤，首先由各部门的兼职档案员通过几种方式进行待归档数据的收集，之后由兼职档案员对收集到的数据进行整理使其符合归档规范，然后由兼职档案员对整理好的数据进行移交，由档案管理员对移交的数据进行接收，最后由档案管理员对所有接收到的数据进行检查、编目并归档。归档后的档案元数据进入元数据库，电子原文件进入系统电子原文数据库，系统将对照元数据库与电子原文数据库中的数据自动创建索引库用于全文检索功能。下面将概述这四个步骤的内容：

3.2.1.数据收集

待归档数据的收集有以下三种方式：

?系统接口导入：与档案系统相关的现有其它应用系统的接口数据导入，如合同管理系统、工艺管理系统、明细表系统等。

?扫描及手工录入：兼职档案员或档案管理员手工进行待归档数据的扫描及手工录入。

?其它方式导入：指原有老档案系统的数据导入（关系型数据库）和以Excel或Access方式存放的老数据的导入（需要符合一定的规范格式）。

3.2.2.数据整理

数据整理部分面向各部门兼职档案员或档案管理员提供对于进入系统的待归档数据的整理功能，通过整理使之成为符合档案规范的数据。此部分系统主要提供以下功能：?自动分组（分类）：由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据自动进行分组（分类）。

?自动排序：由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据自动进行排序。

?立卷（装盒）：由系统程序根据预先定义的业务规则对不同类型的数据进行组卷（装盒）操作，并自动生成相关案卷级/盒级字段信息。此功能分为自动组

卷（装盒）和手工组卷。

?手工调整：对于已组好卷的数据提供由用户手工调整的功能。包含以下功能点：

增加、删除、修改、检索、数据排序、数据导入导出、案卷打散、文件拆离加入、插录、转入其他库、批量修改、批量挂接。

3.2.3.移交接收

完成兼职档案员将整理好的数据移交给档案管理员并由后者进行确认接收的过程。该过程包含以下功能：

?移交

主要是各部门的兼职档案员将本部门整理好的归档文件向档案管理员移交，如果是案卷/文件方式管理则以案卷为单位移交。相关的移交单及移交清单由系统保存。此功能主要提供给兼职档案管理员。

?接收

档案管理员认为移交的数据没有问题后可以进行移交数据的接收，接收后相应的数据从兼职档案员的库中进入档案管理员的库中。在移交时由兼职档案员打印移交单和移交清单与实体一并移交给档案管理员，实体与移交单、移交清单对应合格后由档案管理员进行实体接收。接收完毕后的移交单和移交清单将保留以备查考。此功能主要提供给档案管理员使用。

?打回

档案管理员在系统中看到移交单和移交清单后，如果认为移交的数据整理不合格，打回给相应的兼职档案员重新整理后再移交。此功能主要提供给档案管理员使用。

?实体接收

档案管理员进行数据接收后由相应兼职档案员在系统中打印移交清单与实体一并交由档案管理员进行实体的对照接收。

3.2.

4.数据归档

此部分主要是由各单位档案管理员对已接收的数据进行检查归档的操作，包含以下功能：

?数据检验：由档案管理员详细检查所接收的移交数据。

?数据编目：由档案管理员操作系统自动生成数据的相关目录信息，以备归档。

?数据归档：由档案管理员操作将数据归档进入档案库。

3.3.档案管理

档案管理主要针对归档后的电子档案信息进行日常的管理工作，包括了：数据管理、综合管理、档案统计和鉴定销毁四部分功能。

3.3.1.数据管理

利用数据管理模块进行档案数据的增加、删除、修改及档案的日常维护工作。采用直观的树型结构显示各种档案类型，针对某种档案还可以分类树的方式显示。对于档案数据还提供了批量修改、批量删除、打印各种表格（各种目录）、转入数据、转出数据、个性设计、加入专题库、复制到鉴定库等功能。

树型结构显示各档案类型

进行档案数据的日常维护工作，主要包括如下几个方面的工作：

?加入专题：动态编研。

?复制到鉴定库：将保管期限已满的档案数据提交到鉴定库。

?打回整编库：将需重新整理的数据打回整编库。

3.3.2.综合管理

针对库房、资料和设备情况进行登记和管理：

?设备管理：主要提供对于档案管理设备的登记管理，包括密集架、密集柜、底图柜等。

?库房管理：主要提供库房人员对实体档案的必要管理工作，主要功能有档案位置索引，档案上架，进出库登记及管理，温湿度管理，日志台帐维护等功能。

?库房温湿度管理：对档案库房进行温湿度测量并登记，并且对每月和每年的库房温湿度进行自动计算统计，同时生成月统计表、年统计表并打印输出。

3.3.3.档案统计

对档案库中的数据进行总量和分类统计，并可根据档案员自行定制的条件进行统计，形成各种统计图，具体操作流程如下：

统计效果图

3.3.

4.鉴定销毁

系统根据档案的保管期限自动提醒管理员档案需要进行档案销毁鉴定处理；档案管理员根据鉴定结果对档案信息进行处理，一般会出现三种情况：销毁、更改还原、还原，此模块中档案管理员可以根据鉴定结果进行相应的处理：

?销毁处理：将档案信息从档案库中删除，本系统中删除的档案信息放到销毁库中；

?更改还原：先修改档案信息（如保管期限或密级）后再还原；

?还原处理：将档案信息在不做任何修改的情况下直接还原到档案库。

鉴定和销毁流程图

3.4.开发利用

开发利用模块主要包括：档案检索、借阅管理、档案编研、信息发布、光盘制作、工作量统计、推送管理、防扩散管理等功能。

3.4.1.档案检索

对系统档案数据的全库检索。提供给档案管理员进行所有案卷信息和文件信息的查询，保证数据的查全性，支持递进式查询。具体操作如下：

1)检索：对档案进行检索查询和浏览，支持模糊检索；

2)重新检索：返回到初始状态，准备进行新的检索；

3)结果中检索：在检索结果中进行再次检索；

4)显示档案信息：显示当前所选文件的档案信息。

档案检索展示图

3.4.2.借阅管理

提供档案管理人员对档案实体借阅、归还进行登记，形成借阅记录以便查询，有过期未还的档案催还的功能。借阅流程如下：

网上查询现场查询

借阅管理的具体功能如下：

z每个用户在默认权限允许的范围内可以直接到档案部门办理借阅手续，或进行网上预约；

z实体借阅可以实现网上预约，即在网上查到所需档案，然后进行实体借阅预约，档案人员收到预约，准备好所需借阅实体、打印借阅单等待用户办理借阅手续；

z当需要越权操作时，需要进行审批。

z审批完成后，可以到档案部门办理借阅手续；

z在借阅时间到期之前到档案部门办理归还和续借的手续；

z档案管理人员可以查到过期未还的借阅人，通过网络发送催还单或打印催还单，也可以通过系统控制过期未还者的再次借阅和利用；

z系统可实现对借阅条件（默认的借阅时间、默认的借阅份数、有过期未还档案是否允许借阅等）的控制；

z系统可实现实体借阅情况的统计。

z用户在数据查询后可直接在同一页面上进行实体借阅的预约操作。

z用户可以看到自己的全部预约数据及数据的处理状态和结果。

z利用方式：查阅、复印、借阅。

3.4.3.统计年报

年报系统可以提供本单位年报的生成登记、形成上报文件以及汇总下属档案单位的年报。系统可以自动生成年报的格式，以及年报中的可统计字段，自动进行可统计字段的统计，其它需要手工录入的字段需要管理员进行录入，最终可以打印并形成上报盘。

利用系统提供的档案年报编辑器，用户可以方便自由的设计本单位的档案年报。

系统提供了标准的国家年报模版，自动统计年度内各种档案的数据，并生成档案年报。

支持档案年报的导出、可以将下属单位移交的年报进行导入并汇总，生成用户的档案年报。