工程资料管理措施

项目管理部资料管理措施

一、对文件的管理

１、收到建设局等政府有关部门发放的文件后，项目管理部资料员做好《文件收文登记表》，如须发放到施工单位或其它单位的，复印后留底及时发放并做好《文件发文记录》，还要做好扫描并分类储存起来。

２、对发放到施工单位及其它外部单位的通知和文件等，需经办人呈有关领导批阅并签名盖章后发放，同时必须保留一份在项目管理部并电子存底，做好《文件发文登记》和《文件存档记录》。

３、对施工单位提交的文件、报告等，做好《文件收文登记》，如要回复的，经办人应及时呈有关领导批阅处理回复。

4、对总部来往文件必须经项目总经理批阅并签名后发放，并做好《文件收发登记》。

5、所有文件，须经责任资料员同意后方可借出，并应填写《借阅登记》。

二、对施工图纸、设计变更通知的管理

１、设计院发放到本公司项目管理部的施工图纸、设计变更等要做好《图纸（设计变更）收文登记表》。

２、在收到设计院发放的图纸（设计变更）后，应及时把图纸（设计变更）及时放发到施工单位（或监理单位），并做好《图纸（设计变更）发文登记表》，但须保留一份在项目管理部存档。

3、需借用查阅必须通过负责图纸管理的资料员找出来，并做好借阅登记手续。

三、对开发资料及合同等管理

１、对于施工合同、监理合同、施工许可证、规划许可证、质量报监登记书、安全监督登记书及其它相关政府批文等，原件留在公司存档，项目管理部保存一份复印件并注明原件的去处。

２、如须借出施工合同、监理合同、施工许可证、规划许可证、质量报监登记书、安全监督登记书等原件，须经项目管理部经理同意方可外借。

3、借出必须找责任资料员登记。

四、施工技术资料的管理

１、要求施工单位每天施工记录表格提交一份到项目管理部留存备查，材料/设备/构配件报审、施工组织设计方案报审、工程隐蔽/检验批/放线或基线复核报验等资料及时签名盖章后报项目管理部资料员处登记，再由资料员分发给各区负责工程师。

2、要求施工单位在每栋楼的基础、主体、装修、机电安装等分部（子分部）工程验收前将按规定要求整理好的施工技术资料交项目管理部检查验收通过后方可提交区监督站申请验收。

3、对于图纸会审、开工令，基槽、主体、竣工验收的通知书、验收报告，质量保修书等相关资料需要我公司签字、盖章的，在领导签字并盖章后保留一份在项目管理部并进行归档。

4、在竣工验收后，督促施工单位提交两套竣工资料，一套交当地建设行政主管部门备案，一套留本公司项目管理部存档。对于备案资料应及时办理验收备案，备案后把通过备案的《备案表》、《档案认可书》留一份项目管理部存档。

5、项目管理部定期（每月一次）对工程质量及安全资料管理进行检查，发现问题及时督促施工单位进行整改，确保工程资料完整无误。

五、对于施工过程中发生的工程质量缺陷、问题、事故资料管理

在施工过程中，若发生质量缺陷、问题、事故，要求施工单位提交《质量缺陷（问题、事故）处理方案》，处理方案经监理工程师及项目管理部经理同意后进行存档。

六、施工单位提交的工程技术资料按现行国家文档规范收集、整理、归档。

资料编制严格按照《建设工程文件归档整理规范（GB／T50328-2001）》、《广东省统表建筑工程施工技术资料编制指南》和地方政府有关档案主管部门规定要求实施。

七、对于工程签证及进度款申请资料的管理

1、签证单主要按签证规程操作，要求施工单位按工程项目部要求提供签证单及相关证明材料，工程项目部做好《签证单(签证申请表) 收发登记表》及《签证单存档记录》。

2、工程进度款申请资料按公司2010年7月13日通知《关于加强外判施工单位提交结算及验收资料管理的通知》规定，要求施工单位按要求提供《工程进度款支付申请表》及相关资料，按照《各阶段送审工程结算及验收资料签收表》进行审查工程结算资料及验收资料。

八、对项目管理部工程日记的管理

项目管理部的每一位现场管理工程师须把每天工地施工现场情况、遇到问题及解决方法等信息记录到工程日记上，每月５日前把上月的施工日记交到资料员处提交项目管理部经理审查并做好存档。

九、对书籍的管理

１、对本公司项目管理部所购买的书籍，资料员须编号并做好《书籍目录》。

２、所有的书籍，须经资料员同意后方可借出，并应填写《借阅登记》。借阅人须妥善保管所借书籍资料，如有遗失应原价赔偿。

十、对资料室的管理

1、为保证建筑工程资料管理的规范化、制度化和科学化，资料室的资料应根据以下三种方式对资料进行分类：

a.按工程资料的归档对象进行划分，如甲方资料、监理资料、施工单位现场记录资料等。

b.按工程资料的内容进行划分。

c.按工程同类资料产生时间的先后顺序划分。

2、每个资料柜划给一个资料员负责管理，定为该资料柜的责任人，并直接将责任人名字贴在资料柜上；资料柜内资料进出全部由该责任人执行，责任人要保证柜内资料的完整和按要求分类存放并做好相关目录。

3、资料入柜必须由责任资料员按要求分类放好。

4、项目部相关负责人定期检查资料室资料的整理、分类及完整情况。

5、每个资料柜钥匙由责任资料员负责保管，每次拿完资料要锁好资料柜门；钥匙不能给别人随便用，以免将资料弄乱。

6、需借用资料和文件必须由责任资料员拿，并做好登记。

6、为统一管理，无关人员不得随便进入资料室。

十、对项目管理部资料管理的其它要求

1、根据实际情况，对上述工程技术资料由资料员统一进行计算机信息管理，分类编制目录，存储在电脑上以便查阅。

2、对重要资料应采用移动存储设备进行定期备份，确保资料安全。