泛微OA系统在国际货运代理企业的应用：精于费控,细于协同

泛微OA系统在国际货运代理企业的应用：精于费控，细于协同

（泛微OA系统在国际货运代理企业的应用）

随着经济和对外贸易的快速发展，我国国际货运代理业发展迅速，已成为一个初具规模的新兴服务产业。在互联网的冲击下，国际货运代理企业考虑更多的是，如何借助技术手段实现更为精细化的费控与企业管理。一套能够“统一聚合、内外协同”的OA系统无疑成为首要选择。

成立于1985年的上海中外运钱塘有限公司，是中国外运长航集团有限公司的下属子公司，同时也是上海口岸地区最早从事国际货运代理的公司之一。作为上海市商务委员会认定的

20家国际物流（货代）重点企业之一，钱塘公司非常注重企业内部的信息化建设。通过借助泛微移动办公平台，“精于费控，细于协同”，让管理效能实现跨越式提升。

一、透视每笔费用的“台前幕后”

钱塘公司日常办公中会涉及到各种费用，如行政支出、会费与法务费、物业费用、安全管理费用、保险费、安全生产费等。在使用OA系统之前，每一笔费用如何用、用在何处，往往难以跟踪与监控，最终只有一个大概的数字，而数字背后隐藏的流程、业务交互等全不可查。

借助OA系统，钱塘公司通过专门的费用模块，实现每一笔费用的分类管理与动态跟踪。面对纷繁复杂的费用，将不同类型、不同级别的费用进行分类，一级类目下面又可以添加二级类目，层层细分，让每一笔费用找到自己合适的“位置”。比如，行政支出费用下面又包括公司交通费、防暑降温费、体检费、差旅费等。

通过费用清单，以时间和科目为纬度立体展现费用的动态变化情况。按照年、季度、月的

时间维度，可查看不同费用科目的纵向支出情况；按照费用科目的维度，可查看随着时间推移，一种费用类型的变动情况。当有新的费用产生，系统自动记入清单，并进行智能统计。通过这样的方式，让管理者随时了解费用支出情况，清晰企业预算花在哪儿、如何花。

二、费用预警的多维管控

钱塘公司费用类型多，支出频繁，费用超支一直是个管理难题。通过借助OA系统，对个人、部门及公司整体进行预警值设置，有效避免了预算超支的情况。

进行费用设置时，预警对象可为公司、部门、角色或具体的某个员工，预警方式可以年、季度、月或自定义周期进行，预设金额可按总值或科目设置。通过制定细化到针对每个人、每个角色、每个岗位的费用预警，实现更为精准的费用管控。预警值设置后，员工在报销时若超出预警范围，系统则会根据实际情况进行驳回或增加相关审核节点。

通过费用统计，可查看部门、员工或公司维度的报销及预警情况。以部门或员工维度，可

查看不同部门和单个员工一年来已报销金额、剩余报销金额、总计报销金额，从公司角度，则可掌握整体层面的预算及超标情况。通过及时了解费用支出，相关领导者在制定战略或进行费用分配时，能更好、更科学地进行决策。

三、穿透式的电子报销

借助OA系统，钱塘公司的员工需要报销时，直接在系统发起费用报销流程，不用填写纸质申请单。对于一项报销，可选择“正常、重要、紧急”程度，以此给紧急报销事项让出“快速通道”。报销时，系统自动呈现发起人的基本信息，如姓名、岗位、角色等，无需手动填写。当然，报销人还需填写报销事由、报销类别以及付款对象等。

在报销明细列，报销人可直接通过下拉框的方式选择报销类别，通过数据联动，系统自动关联出此费用大类下的子类，报销人所做的只是勾选而已。勾选出具体的报销科目后，系统自动呈现此科目下个人、部门及公司维度的预警值以及剩余报销金额。根据实际情况，报销人可选择费用承担主体是个人、部门还是公司，实现个人预算与整体预算的精细管控。根据所填的报销项目及每笔报销所对应的金额，系统自动计算报销总金额，整个过程全面电子化，极大的减少了人员的核算工作。

另一方面，报销流程产生的数据与费用模块动态关联，报销完成则相应费用科目也会发生变化。电子化流程在于对费用行为进行规范，费用模块则更多的是对费用进行整体记录与统筹分析。

通过电子化的费用报销、穿透式的数据关联，钱塘公司实现了费用管控的全过程跟踪。从一笔费用的产生，到一类费用的沉淀，OA系统不仅“见其果”，更“知其因”，费用管理不再只是“台面”上的数字游戏，更是“幕后”的动态协作过程。