商务英语信函特点

商务英语信函特点

引导语：随着经济和信息技术的快速发展,信函已成为对外贸易中不可缺少的组成部分，也是现代外贸活动中最常用也最有效的通讯手段之一。但是商务英语信函到底有什么特点?下面就由的带大家一起了解商务英语信函的特点。希望能为大家带来帮助。

摘要: 英国论文随着时代的发展, 使用简洁通俗的语言已成为现代商务英语, 尤其是商

务英语信函的突出特点。本文从这一特点形成的根源简易英语运动出发, 分析了简易英语

的定义, 遵循的原则, 最后在此基础上通过大量例证的对照比较, 总结了简易英语趋势在现

代商务交际中的体现。

商务英语和法律英语一样, 通常被认为是充斥着技术性术语和诘屈聱牙语句的典型书

面语。不可否认, 很长时间以来, 商务文书给人的印象确实如此。然而随着时代的发展, 这

种情况已得到极大的改观, 商务交际用语渐趋简明易懂。使用简洁通俗的语言已成为现代

商务英语的突出特点。我们可以比较一下下面的两句商务信函中的用语:

1. We beg respectfully to state that we are in receipt ofyour L/C in the amount of

USD××× for which we thankyou. 2. We inform you that we have received your L/C

forUSD×××. 可以看出, 这两句表达的意思完全相同, 但是第一句使用了 beg respectfully to state, in receipt of, inthe amount of, 以及包括定语从句 for which we thank you等表达极为

繁杂的用语, 而第二句用语简洁明快, 但是它所包含的信息量较第一句而言没有丝毫的减少。现代商务英语正是提倡使用简单词语( plain words) , 而不用复杂的语句 ( complicated words) , 尤其是那些繁复老套的用语, 即我们所说的陈词滥调( cliché)。现代商务英语的这

一显著特点, 其实与这些年来在英美等国出现的英语简化趋势, 尤其是在美国大张旗鼓推行

的简易英语运动( Plain English Movement)有直接的联系。这一运动要求革除商业契约上

的繁文缛节, 简化法律用语, 从而起到方便民众, 减少因繁复用语而引起不必要争端的作用。1978 年 3 月 24 日, 当时的美国总统卡特更是签署了第 12044 号行政命令, 要求联邦政府

各部切实保证颁布的每项法令必须以简单易懂的英语撰写, 以便须依照有关法令办事的人

都能看懂。这一法令理所当然受到普通老百姓的欢迎, 而简易英语运动在这一法令的推动

之下也得到了更为蓬勃的开展[1]。

一、什么是“ 简易英语”

所谓简易英语( Plain English) , 美国学者考特兰?博维(Courtland Bovèe)和约翰?席尔( John Thill)认为简易英语是用简易的文字和结构写成的语句, 读者都能看懂, 很接近于我们的口语

[2]。可见, “ 简易英语” 是指书面表达中使用清晰正确的英语简明扼要而有效地传递信息。“ 简易英语” 并不幼稚, 也并非过分简单化的英语。“ 简易英语” 重视信息的传递。它并

不堆积词藻, 而且不会不必要地使用行话、术语等难懂的表达。换句话说,“ 简易英语”彻底抛弃了繁文赘语和让人无所适从的表达。用“ 简易英语” 书写的文件是为了让人们读懂, 因此所用的词语都是读者能够理解的。只要读者能够理解, “ 简易英语” 用到技术性较强的专业术语也并非不可。比如,一篇医学学报上的论文面向的是医学专家, 使用专业术语是可以的, 因为这些读者能够理解。只要表达恰当, 这篇论文的语言仍然可被称为“ 简易英语”。当然, 如果这篇文章是出现在面向公众的通俗杂志上, 那么再包含很多专业术语就很可能出现普通读者无法理解的状况。这个时候, 只有使用普通大众能够理解的字眼那它才是“ 简易

英语”。我们应该看到非常复杂的概念也是可以用“ 简易英语” 加以解释的。许多法律文书, 比如合同和法令, 用“ 简易英语” 改写后仍然能做到表达精确无误。

二、“ 简易英语” 所遵循的原则

“ 简易英语” 最重要的原则就是读者为先。即为读者着想, 考虑读者的需求。要“ 简易” , 就得好好考虑如下的问题:读者需要知道些什么? 他们对这个问题的理解程度如何? 怎样才能更好地把意思组织起来以便读者更好地理解? 要想有效传递你的信息, 首要的是要清楚

什么样的人会阅读你写的东西。具体来讲, “ 简易英语” 遵循如下的原则:

(一)写作前做好规划起草文书之前, 首先得明确自己的写作目的。读者是谁? 他们对

于所涉及的话题是非常了解, 了解一点还是一无所知? 他们想知道些什么? 找到这些问题的答案, 做到心中有数。一旦知道了读者是谁, 就应该尽可能从他们的角度来看问题, 来表达

问题, 而不要从自己或是公司的角度出发。表达时要直截了当, 就像是在和读者当面交谈一样。多用“ we” 和“ you” , 这要比用“ the department/ bank/council” 和“ the client/ customer/ ratepayer” 平易近人得多。

(二)使用读者能懂的词如果面向普通读者群, 简易英语中不会使用艰深难懂的字眼, 不会使用技术性强的专业术语, 因为这样读者很有可能理解不了。如果确实有必要让读者了解某个术语, 那是一定会加以解释的。简易英语中不会出现“ heretofore” , “ herein” 和

“ aforementioned” 等文绉绉的字眼。简易英语多使用明白晓畅的日常表达, 它更易理解,也更平易近人。当然, 简易英语并非简单地将难懂的单词替换为好懂的字眼, 但是如果你用与人直接交谈的方式来写作就已经是一个很好的开端了。例如, 将 I refer toyour letter of 7 May. 改写为 Thank you for your letter of 7May.这便是 Plain English。再如, prior to and following 换用 before and after, 这也是简易英语的体现。

(三)多用短句和简短的段落简易英语多用短句, 一句话中通常只包含一至两个意思, 如果需要解释一个术语或是阐述某个观点, 通常会另起一句单独解释。

但是, 简易英语不会单纯为了达到简洁的目的而牺牲文字的清楚性。短句并不一定就能将意思表达清楚。有时为了讲清楚某个意思你必须得用更多的词语。某些规则讲一句

话只能包含多少字, 我们不能机械地盲从如此的规则。我们首要的指导原则还是要将意思表达清楚。其次, 在简易英语中, 通常是把思想用简短的段落组织起来, 而且每一段都有一个中心思想。这样的文章比长篇大论易懂得多。

(四)多用主动语态, 少用被动语态

在以前, 人们草拟各种文书时总是被动语态用得多。例如: Applications will be processed within two weeks. 在这句话中, 我们并不清楚动作由谁发出。此外, 读者对于“ processed” 一词的含义也有可能不太明白。现在随着简易英语运动的进行, 同样的一句就会换用主动语态, 从而意思表达就直接得多:We will reply to your application withintwo weeks. 这样读者就清楚了动作由谁发出, 会得到什么:两星期后得到答复。

(五)少用大写字母

大写字母不能滥用，而且使用大写字母会使你的文字少很多亲切感。过去在有些商务文书中总是存在过度使用大写字母的趋势。例如, 在一些政府文件或公告中会有这样的文字:When the Department issued its Annual Report,the Minister tabled it in the Federal Parliament. 考虑到公众的接受程度, 现在符合潮流的写法是去除那些不必要的大写字母, 像这样:When the department issued its annualreport, the minister tabled it in the federal parliament[3].这样公众更能接受, 因为它不再那么高高在上、面目可憎。

(六)语义不能模棱两可写作时要注意不能写出有歧义的句子, 这样会妨碍读者的理解, 这也是简易英语重要的一条原则。伦敦地铁里曾经有这样一个告示: Dogs must be carried at all times.给人的感觉是每个乘地铁的人都必须牵条狗。但它的本意是说如果乘客带狗的话必须随时牵着不能放手[4]。虽然用词简单, 但整句话令人费解, 已经不是 Plain English 了。当然, 简易英语并不仅仅是遣词造句的问题。文本的设计同样重要。如果文本的布局很凌乱, 字体很小, 或者文字的颜色不醒目, 那么即使内容很清楚读者还是有可能在理解时碰到困难。所以这些问题在所谓的实用( practical writing)中都应该仔细考虑。

三、“ 简易英语” 在现代商务英语中的体现简易英语在现代生活中是无处不在的。

很多人都听说过有用简易英语拟就的保单和政府报告, 但简易英语并不仅仅出现在官方文书中, 任何组织或机构为了和公众以及它们的内部员工沟通, 都需要用到简易英语。简易英语的使用随着简易英语运动的蓬勃开展以及政府的提倡, 已经渗透进商务交际(Business Communication) 的方方面面, 大到法律文契、保单、标书、年报、政府部门和银行等其它组织的往来信函, 小到各类帐单、通知、航班及公共交通时刻表等, 都出现了简易英语的身影。简易英语在现代商务英语中有如下体现, 我们用实例详细加以说明:

(一)现代商务英语, 尤其是商务信函中, 通常会略去不必要的冗言赘语。商务业务中讲求的是时间和效率, 正所谓 Time is money, 因此简单地表达内容和适度地把握分寸就非常重要。请看以下例句:We are compelled to ex-press our surprise and disappointment at finding the goodscontained in your last shipment not up to the agreed stan-dards.在此句中, 划线的部分其实都大可不必, 若改写为:We are surprised that your last delivery does not match upwith the standards.则要简洁许多。此外, 为了达到简洁的目的, 除了表示强调的重复, 商务信函中还会避免使用反复累赘的用语, 试比较(括号外为简明用语, 括号内为累赘用语) : annually ( for the period of a year) , during 2002( during the year of 2002) , separately( under separate cover) ,for $ 200( for the price of $ 200)。很显然, 括号内的用语与当今英语简易化的趋势和商务英语精干简练的表达风格不相适应。当然, 以下的表达尤其应当避免使用: adequateenough, grateful thanks, and moreover, combined together,past history, filled to the top, true facts, final completion, usu-al customs 等等。

(二)现代商务英语和传统的商务英语不同, 为了满足时代的需要, 满足现代商务活动高效率和低消耗的需要,它已开始采用近似于口语化的语言。这是现代商务英语中极其值得重视的一点, 它与上文提到的“ 简易英语” 的第二条原则是相吻合的。具体来讲, 就是现代商务英语,尤其是商务书信往来中, 人们趋向于使用短小精悍、更为人熟悉和口语化的用语及表达方式。经过笔者的总结, 有以下几点(例子中括号外为现在常用的简明用语, 括号内为以往的用语) :

1. 使用短小精悍的单词, 避免使用较长而又过于书面化的单词。有人认为不写一些罕见的词便不足以表达写作者的水平, 因此明明可以用 prefer, consider 或 decide来表达, 却用 to express a preference for, to give considera-tion to 或 to arrive at a decision 来代替。这是一种错误的想法,不应提倡,我们写的每一封信都有它的一定目的,如果我们的书信和文件要使阅读者看了两三遍以后才能明白, 那么应该说这份文书的质量就有问题。我们应该考虑读者的文化水平和阅历知识,所用词语应控制在读者的词汇量范围内, 例如: fire

( conflagration) , penalty( disincen-tive) , alike( homologous) , change(metamorphosis) , through-out ( pervasively) , widespread ( ubiquitous) , quick ( expedi-tious) , first

( foremost) , sweat ( perspiration) , after ( subse-quent) , large ( substantial) , issue

( promulgate) , house ( domi-cile) , use( utilize) , show( disclose)。

2. 商务英语中术语的使用是必不可少的, 但是在现代商务英语中, 我们应不再使用技术性过强的词汇和一些过去常用的外来语, 以达到简明易懂的目的, 例如: dan-ger ( peril) , arrangement ( format) , develop ( generate) , daily( per diem) , passage in and out ( ingress and egress) , well ac-quainted( au fait) , among other things( inter alia) , the presentposition( status quo)[5], in good faith( bona fide)。

3.使用简单的趋于口语化的表达方式, 避免使用复杂的商务固定用语:We can deliver (We are in a position todeliver) , If you decide to?( If you come to a decision) , dur-ing( in the course of) , concerning( on the question of) , before( prior to) , if ( in the event of) , according to( as per) , We en-close ( Enclosed please find) , of today ( of even date) ,

by( per) , Please tell us ( Please be good enough to advise us) ,you ( your good selves) , your letter ( your favor) , separately( under separate cover) , We received your letter (We ac-knowledge receipt of your letter)[6], Thank you for your letter(We acknowledge with thanks for your letter)[6], We write toinform you(We beg to inform you) , a long time( a long peri-od of time) , now ( at the present time) , because ( due to thefact that) ,

about(with regard to) , even though( in spite of thefact that) , as you requested ( in accordance with your re-quest) , soon( in the near future) , allow/enable ( afford an op-portunity) , please note ( attention is required) , normally/e-qually( other things being equal)。

参考文献:

[ 1]邬孝煜. 研究简易英语运动, 探讨商务英语教学[ J ] . 国际商务研究, 1999, ( 3) : 56- 59.

[ 2] B ovèe, C our t l and, and John V . Thi l l . B us i nes s C om m -uni cat i on Today. [M ] . N ew J er s ey: Pr ent i ce-H al l ,1999: 15- 16.

[ 3]Q ui bl e, Zane K . , M ar gar et H . Johnson & D enni s L.M ot t . B us i nes s C om m uni cat i on Pr i nci pl es and Appl i cat i ons [M ] . N ew Jer s ey: Pr ent i ce-H al l , 1995:325.

[ 4]G uf f ey, El l en M . B us i nes s Engl i sh, [M ] . W i nf i el d:Sout h-W es t er n C ol l ege Pub, 2007: 268.

[ 5]陆墨珠. 国际商务函电[M ] . 北京: 中国对外经济贸易出版社, 2000: 141.

[ 6] 胡敏, 陈彩霞译. 涉外秘书全书[M ] . 北京: 中信出版社,1998: 238.