企业邮件系统管理规定

企业邮件系统管理规定 Document serial number【KK89K-LLS98YT-SS8CB-SSUT-SST108】

企业邮件系统管理规定

一、总则

第一条随着互联网络的普及，电子邮件已逐步成为人们进行信息交流和亲友感情联络的主要工具。为加强企业

形象宣传，提高邮件传输的可靠性和安全性，充分利用

互联网提供的便利，提高效率，节省费用，逐步提高公

司内部的信息化应用水平，特制定本规定。

第二条本规定是依据《深圳市xxxxxx有限公司计算机信息系统管理条例》而制定。

第三条本规定所指的企业邮件系统，是指由信息管理部建设并实施管理的xxxx自有的邮件系统，不包括员工使

用的各种免费邮箱和其它邮件系统。

第四条本规定适用于xxxxxx有限公司全体员工。

二、使用

第五条电子邮件传送是发信人与收信人之间的信息的传送。公司尊重用户个人隐私权，所以，公司不会公开、透露或

修改用户邮箱内的邮件内容，除非在法律许可、要求或

用户违反服务条款的情况下。

第六条公司各部门、各下属单位及员工个人根据工作需要，可依照电子邮箱申请流程，申请开通电子邮箱服务。用户

必须完全遵守本邮件管理制度并完成申请注册程序，才

能成为公司邮件系统的用户，使用公司邮件服务。

第七条电子邮箱的基本命名规则由信息管理部制定，如有重名等情况，由系统管理员进行相应调整。

第八条当用户所在部门、职位发生变化时，由人力资源部提供更新信息给信息管理部进行更改。

第九条当用户不再为本公司服务,由人力资源部通知信息管理部，将用户的邮件账户删除；或用户不使用公司提供的

邮件服务超过六个月，信息管理部也将用户的邮件账户

删除，包括用户注册的个人资料及邮件里所有的电子邮

件。公司不对此承担任何责任，而由此引起的损失及责

任由用户自行承担。

第十条用户须定期接收邮件，凡属公司业务往来的邮件，用户须回复确认，否则视为未接收邮件，由此造成的损失及

责任由用户自行承担。

第十一条如因协同工作需要，公司上级可以要求下级邮箱设置自动转发，或将自己信箱自动转发他人。

第十二条公司不对电子邮件的删除或储存失败负责。系统给每一用户分配的常规存储量进行限制（可视工作需要

申请调整存储量），如果超出分配的存储量，将会

造成邮件丢失。

三、责任

第十三条用户经申请并获批准取得公司邮局的邮件账户后，自行承担传输内容的法律责任。

第十四条取得使用权的用户必须遵循以下主要条款：

第十五条（1）从中国境内向外传送资料时须符合中国有关法律、法规规定；

第十六条（2）不得泄露公司机密；

第十七条（3）不得使用邮件服务作非法用途；

第十八条（4）核对邮箱的个人资料，如有变动，须及时更新；

第十九条（5）遵守互联网道德规范；

第二十条（6）若用户的行为违反有关规定，公司将作出独立判断，并有权立即取消该用户的服务帐号。情况严

重的，依法追究民事或刑事责任。

第二十一条用户信箱开通后，将得到一个密码和账号。用户应对账号和密码安全负全部责任。同时，每个用户都要

对其信箱内的所有邮件、程序负全责。用户须经常改变

信箱密码以防信箱被他人盗用。

第二十二条用户不得自行把自己的账号提供给他人使用，并承诺负责支付由于用户违反服务条款引起损失及相关费

用，承担其他人使用用户的电脑、账号的情况下而发生

的法律和经济责任。若发现有任何非法使用自己的账号

或存在安全漏洞的情况，应立即通知公司邮件管理系统

的维护人员。

四、附则

第二十三条xxxx企业邮件系统的监督权、管理权和最终解释权归公司信息管理部所有，总部各职能部门、大区、

分公司、办事处配合工作

第二十四条所有发给用户的通告都可通过电子邮件或常规的信件传送。服务条款的修改、服务变更、或其它重要事

项均将以此形式进行。

第二十五条本规定自发布之日起试行。

附件：

xxxx电子邮箱申请流程

一、总公司

总公司员工申请电子邮箱，在本部门助理处领取并填写公司标准的《申请报告》，填写所属部门、职务、联系

二、分公司

办理。

E-MAIL

（

息管理部将相关信息通知至分公司行政人事部门，分公司行政人事部门再为该员工进行开通事宜。

关于建立企业邮箱的解决方案

公司企业邮箱解决方案一，关于建立企业邮箱的几种方式： 1，企业邮箱托管型：专业的企业邮箱产品，由运营商将客户购买的邮箱统一部署在同一个地方集中进行管理。（适用于所有企业） 2，企业邮箱自建型：专业的软硬件公司提供产品，企业自行在企业内部进行部署和管理。（多分支机构的大型企业） 3，企业邮箱赠送型：一些虚拟主机或网络空间服务提供商赠送给用户的具有企业邮箱特性的电子邮件系统（微型企业） 4，个人邮箱：以大型门户网站等为主要力量的网络服务商向广大interner用户提供的邮箱服务。（个人用户）

三，由上表总结出，适用于本公司的企业邮箱一位自建，二为托管（即外包）。关于自建邮箱的相关问题：企业自建邮件服务器所需的资源： 1.邮件服务器的选型，以企业100用户计算，每个用户邮箱的最大容量是2G,邮件服务器的最低配置为：Intel服务器专用志强系列CPU，主频 2.0G以上即可，内存最低2G,硬盘容量的大小，决定了能存储的资料的多少，Raid1的500*2的解决方案，可以保证硬盘容量的充足，而Raid1磁盘整列的实现，也提高了服务器抗风险的程度。当一个硬盘出现故障，另一个硬盘可以照样保证服务器的正常运行，不会因此影响到正常的日常工作。网络模块方面，做好选择主板集成了的双千兆以太网的网卡，不仅可以保证网络的带宽，也提供了一个备用的应急端口。 2.专用线路和IP：企业对外提供的服务，无论是WEB服务还是电子邮件服务，前提是必须拥有一个稳定可靠的网络线路和一个供互联网上其他应用识别的IP地址。专用线路的稳定，安全及其速度，直接影响了对外提供的互联网服务。 3.域名：域名是唯一的，好比是企业在互联网上的名字，类似企业在现实世界在工商局注册的企业名称。只不过，域名只是在ISP（INTERNER服务提供商）注册，供企业在互联网上使用而已。 4.其他辅助设施：防止互联网上大规模恶意攻击的硬件防火墙，防止硬盘损坏及其认为破坏而造成数据丢失的磁带机，或磁盘柜。防止企业突然断电而被迫停止的邮件日常业务的UPS(不间断电源服务器）等等。自建邮件服务器的实施步骤 Microsort Windows server2003+Microsort Exchange 2003相结合，由于其功能的强大，对于其相配和的软硬件有相当高的要求。第一阶段：考虑邮件服务器的持续稳定，安全高效的运作，在资金允许的情况下，建议在初期部署时配置一下环境， 1.配置防断电的UPS ,确保邮件服务器可以24小时正常工作 2.备份磁带机，主要是为了预防发生邮件服务器的硬件故障，邮件服务器中的数据只能通过磁带导入另一个临时组建的服务器上去。 3.硬件防火墙，主要为了防护互联网上的病毒及其恶意攻击。第二阶段：安装调试： 1.安装域名控制器 2.。Microsoft Exchange 2003安装前域控制器的域林拓展 3.Microsoft Exchange 2003的安装于配置 4.邮箱账号的创建与管理（域用户及其Exchange 任务） 5.Microsoft Exchange 2003 的对外的邮件服务 6.Microsoft Exchange 2003 的备份还原 7.Microsoft Exchange 2003 的安全防范 8.软硬件防火墙的设置

企业邮件系统管理规定 (1)

企业邮件系统管理规定一、总则第一条随着互联网络的普及，电子邮件已逐步成为人们进行信息交流和亲友感情联络的主要工具。为加强企业形象宣传，提高邮件传输的可靠性和安全性，充分利用互联网提供的便利，提高效率，节省费用，逐步提高公司内部的信息化应用水平，特制定本规定。第二条本规定是依据《深圳市xxxxxx有限公司计算机信息系统管理条例》而制定。第三条本规定所指的企业邮件系统，是指由信息管理部建设并实施管理的xxxx 自有的邮件系统，不包括员工使用的各种免费邮箱和其它邮件系统。第四条本规定适用于xxxxxx有限公司全体员工。二、使用第五条公司鼓励和提倡各部门、各下属单位及员工采用电子邮件进行内外交流。公司员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以公司域名为后缀 (如)的邮件服务，公司对员工信箱进行统一规划和管理。在公司画册、职员名片及公司其它对外宣传资料上都统一标注以本公司域名为后缀的邮件地址，不得标注其它的邮箱。第六条电子邮件传送是发信人与收信人之间的信息的传送。公司尊重用户个人隐私权，所以，公司不会公开、透露或修改用户邮箱内的邮件内容，除非在法律许可、要求或用户违反服务条款的情况下。第七条公司各部门、各下属单位及员工个人根据工作需要，可依照电子邮箱申请流程，申请开通电子邮箱服务。用户必须完全遵守本邮件管理制度并完成申请注册程序，才能成为公司邮件系统的用户，使用公司邮件服务。

第八条电子邮箱的基本命名规则由信息管理部制定，如有重名等情况，由系统管理员进行相应调整。第九条当用户所在部门、职位发生变化时，由人力资源部提供更新信息给信息管理部进行更改。第十条当用户不再为本公司服务,由人力资源部通知信息管理部，将用户的邮件账户删除；或用户不使用公司提供的邮件服务超过六个月，信息管理部也将用户的邮件账户删除，包括用户注册的个人资料及邮件里所有的电子邮件。公司不对此承担任何责任，而由此引起的损失及责任由用户自行承担。第十一条用户须定期接收邮件，凡属公司业务往来的邮件，用户须回复确认，否则视为未接收邮件，由此造成的损失及责任由用户自行承担。第十二条如因协同工作需要，公司上级可以要求下级邮箱设置自动转发，或将自己信箱自动转发他人。第十三条公司不对电子邮件的删除或储存失败负责。系统给每一用户分配的常规存储量进行限制（可视工作需要申请调整存储量），如果超出分配的存储量，将会造成邮件丢失。三、责任第十四条用户经申请并获批准取得公司邮局的邮件账户后，自行承担传输内容的法律责任。第十五条取得使用权的用户必须遵循以下主要条款：第十六条（1）从中国境内向外传送资料时须符合中国有关法律、法规规定；第十七条（2）不得泄露公司机密；第十八条（3）不得使用邮件服务作非法用途；第十九条（4）核对邮箱的个人资料，如有变动，须及时更新；

公司邮箱管理规定

公司邮箱管理规定公司日常对外对内的、和公司正常业务有关联的电子邮件的往来一律采用公司统一规定的电子邮箱。原电子邮箱地址与此次规定的地址不一致的，一律作废。个人邮箱已对外宣传的，逐步过渡到公司统一邮箱，与公司业务有关的新的邮件往来不再使用原个人邮箱。公司所有用于业务的公共及个人邮箱的密码管理统一由办公室负责，采用一对一管理，使用人不得横向泄漏密码，密码无意透露后，应立即通知办公室修改密码，办公室管理人员应定期更换密码并及时通知使用人。 1、各部门电子邮箱地址及密码见附件一.各相关部门负责人收到新的邮箱号码后应及时更改密码,防止邮箱被盗用；密码变更后，各邮箱负责人要将新密码发至以下邮箱中，以备领导不定期检查。 2、公司邮箱的使用应遵守以下几条规定: 1.不得利用电子邮箱服务危害国家安全,泄露国家秘密,不得侵犯国家的,社会的, 集体的利益和公民的合法权益,不得从事违法犯罪活动. 2.不得利用电子邮箱服务危害公司的安全,泄露公司的秘密. 3.公司电子邮箱由办公室统一管理,各部门电子邮箱需派专人管理。指定熟悉电子邮箱使用方法的固定人员,负责电子邮箱的日常收发,查看和维护工作。 4.电子邮箱可向社会公开,作为公司与客户联系的窗口,进行业务咨询。 5.各部门应建立收发签认制度,对于与工作相关的电子邮件应在电子邮件收(发) 文记录上登记,签字。 6.电子邮箱应建立邮箱值班制度,每工作日必须对公司邮箱查看不得少于两次，并应及时清理过期邮件,保证邮箱正常使用。 7.为了保证办公电脑及信箱系统的正常、稳定的使用，对于信箱中的垃圾邮件不可打开查看，要及时删除，如有疑问请联系邮箱管理员。 8、对邮件中附件大小的限定：web 方式：2M 以内，POP3方式：10M 以内 3、推荐使用OUTLOOK,FOXMAIL类的电子邮箱客户端软件,可以方便快捷的维护电子邮箱,并能起到语音和视频及时提醒新邮件到达的作用。 4、收到或准备发送的与工作相关的电子邮件由邮箱管理员填写电子邮件收(发)文记录卡,报负责领导审阅签字.签认后的记录卡应留存归档。 5、各监理办使用电子邮箱时应注意电子邮箱密码的保护,防止因密码泄漏造成电子邮件丢失或被非法阅读,并应经常更换电子邮箱密码.忘记密码时应及时通知公司办公室,更换新的邮箱。 6、未经公司同意,不得将公司的电子邮件及其附件对外公布。 7、发往公司邮箱或传真的文件须注明接收人的姓名及来文地点,防止错收造成延误.不用的邮箱号码要交回办公室处理。 8、未经公司同意,不得发布广告或具有广告性质的信息和电子邮件。

公司企业邮箱系统规划实施方案

XX公司自建企业邮箱规划与实施方案随着企业的业务逐步扩大，邮件系统是办公首需工具，电子邮件的安全性，稳定性，保密性也至关重要，因此设置公司内部邮件服务器势在必行。邮箱应用现状：公司邮箱构成域名为https://www.360docs.net/doc/bd7815395.html,和https://www.360docs.net/doc/bd7815395.html, A．https://www.360docs.net/doc/bd7815395.html,采用托管在万网，40用户20G空间 1700元/年（主要为固定公司高层主管使用） B．https://www.360docs.net/doc/bd7815395.html,采用腾讯免费企业邮箱200用户，8G/每用户此域名针对公司内文员使用企业邮箱要求：实现邮件收发功能，内外管控及其邮件审计制度，实现邮件归档，大容量数据存储，保证电子邮件的稳定性，保密性，确保企业信息安全。自建邮箱规划：针对现阶段对企业邮箱的各方面要求，现邮箱已经无法满足企业的要求，必须从速进行企业自建的邮箱的实施自建邮箱的优点就是： A．邮箱的大容量，更具企业实际需求调整企业邮箱容量。 B．数据安全性，数据存放企业自己服务器上，可实时进行备份查询等工作。 C．采用具有中继系统邮件系统，保证邮件发送的稳定性。 D．提供的邮件审核、邮件监控、手机邮箱、短信提醒等功能，满足企业的管理需求。 E．6节省成本。相比企业邮箱的分期投资，从长远来看，自建邮件系统的一次性投资更能节省企业的成本。自建邮箱实施：硬件需求：邮件服务器1台（DELL-T310 价格人民币:7800元）四核1T容量影碟互联网宽带（已有100M联通）软件要求：邮件系统软件一套采用TurboMail，价格人民币邮件管理制度：邮箱使用的相关人员的名单。邮箱审核流程的图邮箱相关使用规范和要求。实施周期：14~21个工作日具体操作：先从https://www.360docs.net/doc/bd7815395.html,进行切换到自己邮箱系统进行账户权限设置，系统测试稳定后，进行https://www.360docs.net/doc/bd7815395.html,域名的邮箱切换。系统规划科 Xxx 2012年3月9日星期五

OA邮件系统方案

目录第一章前言 (4) 1.1项目名称 (4) 1.2承接单位、用户单位、服务对象 (4) 1.3编写内容、编写目的、面向读者 (4) 1.4缩略语及名词解释 (4) 第二章项目背景与总体需求分析 (5) 第三章伟峰邮件系统的优势 (6) 3.1基于IBM L OTUS D OMINO平台 (6) 3.1.1 IBM Lotus Domino是什么？ (6) 3.1.2 IBM Lotus Domino邮件系统介绍 (6) 3.1.3 IBM Lotus Domino平台其他特性 (7) 1.单一体系结构的完整解决方案 (7) 2.跨平台性 (7) 3.成熟完善性 (7) 4.高度安全性 (8) 5.企业级信息集成 (8) 6.开发快捷、实施容易 (8) 8.强大的集成开发环境与快速开发能力 (9) 9.可行性 (9) 3.2伟峰邮件系统介绍 (9) 3.2.1 与OA系统“工作流”集成，便于对客户请求事件跟踪 (10) 3.2.2 与OA系统的“资料库”集成，快速外发资料、不需重新下载 (10) 3.2.3 通过AD目录集成，实现与微软平台的应用系统做集成 (10) 3.2.4 回溯围绕一件事情的往复邮件 (11) 3.2.5 全文检索，检索邮件更便捷 (11) 3.2.6 附件上传下载功能 (11)

办公平台系统管理制度

办公平台系统管理制度文件编号：版本号：制作：徐春明日期：2014年4月26日审核：日期：核准：日期：

文件/表单变更记录

加强办系统的管理，规范各办公平台操作使用，针对公司现有的办公系统平台，拟制以下管理办法。 1.企业邮箱目的：加强对公司统一配备邮箱的管理，规范邮箱的日常使用，保证邮箱系统的正常运行。范围：规定企业邮箱账号的申请流程，邮箱使用着的权利和义务，文件适用于集团公司各部门。 1.1 企业邮箱的申请 1.1.1 公司各分厂、各中心、各部门申请企业邮箱账户必须填写申请单，由申请人提出申请→部门负责审核→分厂\中心审核→行政部门审核→人力资源备案→信息中心审核后予以开通。申请单（见附表1）必须填写详细的需求原因。 1.1.2 企业邮箱仅限分配给频繁与外单位有业务往来的员工，以及副部级以上管理人员。 1.2企业邮箱的账号管理 1.2.1 企业邮箱账号的分配管理，包括账号的新增、修改、删除由信息中心邮箱管理专员进行操作。 1.2.2 邮箱管理员在进行邮箱账号的操作处理时必须有依有据，严禁私下进行账号的调整。 1.2.3 人力资源建立企业邮箱账号明细账。离职人员在办理离职手续时，根据明细账查询是否存在企业邮箱账号，存在账号的应及时通知信息中心进

行账号的处理。 1.2.4 离职人员邮箱自离职日期起，邮件内容保留30天，账号及密码由信息中心保管，需查阅该邮箱的内容需填写联络单，并由部门负责人进行审核。 1.2.5 由于实际业务调整不再需要邮箱，需由员工所在部门负责人审核确认无重要信息后，方可注销。 1.2.6 信息中心每月月底进行一次用户账号与人力资源台账的对比，差漏进行及时的调整。 1.3 企业邮箱的使用管理 1.3.1用户必须遵守相关法律、法规，不得复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。 1.3.2 不得利用邮箱服务危害公司的安全，泄露公司的机密。 1.3.3 不得利用企业邮箱对外发送垃圾邮件，影响公司企业邮箱的正常运行。 1.3.4 企业邮箱账号专人专用，不得私自转借他人使用，否则造成的文件损失由账号归属人负责。 1.3.5 企业邮箱只能在本公司使用，不准其他公司人员使用，发现违反将严肃处理，视为泄露公司机密。 1.3.6 企业邮箱仅作为业务往来中信息的传递使用，禁止将其作为活动存储使用，信息中心不提供邮箱的管理备份，必须将重要的资料下载保存在本地磁盘。由于未及时保存造成重要信息丢失，责任由用户自己承担。1.3.7 对于一些论坛或者门户网站注册用户涉及到需邮箱认证的，禁止使用公司邮箱注册（容易被垃圾邮件攻击。）

公司电子邮件使用管理规定

电子邮件使用管理规定第一条总则公司开通网络电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络，无论是对内，还是对外，均不允许传递与本人工作无关的内容，违者视情节轻重给以批评、降薪、降职、辞退处分。第二条邮件服务器管理信息工程部统一管理公司的电子邮件服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查。第三条邮件开户须知申请电子邮件开户首先必须填写“电子邮件开户申请表”并在保密承诺书一栏中签字，然后交部门经理审核签字后，将申请表交到信息工程部邮件管理员处开户。邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。第四条电子邮件使用规定 1．用户应定期检查自己的邮箱并取走邮件，以保证用户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10M，对于超过10M的邮箱，管理员可以删除邮箱中两个月以前的旧邮件，以保证用户邮箱在10M以下。由于不遵守此项规定而可能造成的损失由用户自己负责。 2．禁止向异地发送大于2M的电子邮件，严禁使用FTP下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅，资料室集中管理。申请订阅者需填写“电子杂志订阅申请表”，并提交图书室订阅。公司驻外机构等可由系统主管审批后另行处理。 3．在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址，不能擅自使用其他任何邮件地址。 4．严禁转发有危害社会安全言论和政治性评论文章的邮件及一些无聊邮件。 5．发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待： (1)秘密级：需由部门主管同意，加密发送，由部门对资料的安全性负责。 (2)机密级：由部门主管签字同意，将发送资料交知识产权室审核、存档，由知识产权室负责发送。 (3)绝密级：禁止在网上发送。第五条监督检查工作公司员工使用公司电子邮件要接受行政部和信息工程部的监管，系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存，以便监督检查和备案。公司行政部有权对收发的电子邮件的内容进行检查。第六条违规处罚 1．对于异地发送超过2M的大邮件，使用FIP下载软件，或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工，视情节严重程度，处以X X X——X X X元的罚款。 2．转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件以及其他与工作无关的邮件的员工，首次发现作降薪处理，再次发现作降职处理，三次发现作辞退处理。 3．在公司内部使用非公司电子邮件地址，罚款X X X元。 4．任何人使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现，视情节轻重，处以降薪直至辞退的处理。造成恶劣影响或严重损失的，公司还将依法追究其法律责任。第七条附则本规定的解释权属信息工程部和行政部，如有疑问项，可向以上两部门提出咨询。

电子邮件管理制度

电子邮件管理制度第一章总则第一条目的规范公司内部邮件系统的使用，充分发挥电子邮件系统的作用。为公司办公及业务系统的安全可靠运行提供必要的保障。第二条适用范围适用于日常使用公司邮件系统进行邮件接收和发送的部门和人员。第三条人员职责 1、人力资源部 1.1负责邮件系统安装与设置、系统技术支持、系统运行监视。 1.2负责维护邮件系统、保证服务器及邮件系统的正常运行、并及时处理并解决用户的问题。遇到重大问题时，要负责向技术主管报告。 1.3负责邮件帐号的开通、注销以及邮件系统日常管理等 2、邮箱使用人员 3.1遵守公司的邮件使用规定。 3.2及时向系统部报告邮件使用出现的问题。第二章系统管理第四条内容 1、邮件服务器的安装、维护由人力资源部负责 1.1人力资源部指定专人为邮件系统管理员（可兼任），为了保证邮件系统的安全性和稳定性，邮件系统管理员不得随意更换。邮件系统管理员不能将自已的工作委托他人。

1.2禁止在邮件服务器上安装与邮件系统无关的软件。 1.3对违反操作规定，影响办公应用或给邮件系统造成严重问题的管理员，人力资源部经理给予警告、减免当月奖金等处罚。 1.4邮件进出邮件服务器需经过邮件过滤和病毒扫描。 1.5邮件系统应允许用户可自行更改密码。 1.6邮件服务器应纳入防火墙的管理，防火墙策略应只打开邮件服务必需的端口。 1.7定期对邮件服务器进行安全扫描，保证邮件服务器及时更新。 1.8保证现行的各项保护措施发挥作用，保证邮件服务器所采用的安全补丁的有效性。 1.9应建立邮件服务器的日志文件记录机制，记录所有成功的和未成功的入侵行为以及所有可疑行为。 2、应定期对邮件系统进行备份。 3、邮件服务器的帐户管理及日常管理由人事部负责 3.1人力资源部负责邮件帐号的管理，在员工入职时开通邮件帐号；员工离职时应及时注销离职员工的邮件帐号信息。 4、员工使用电子邮件 4.1邮件用户必须严格遵守国家有关保密法规法令，不得泄露国家及公司机密，不得侵犯公司及其他员工的合法权益，不得从事违法犯罪活动。 4.2邮箱需设置密码；邮箱的密码必须保证6位或以上，并且足够复杂（如字母和数字混用，有大小写区别等）；邮箱的密码使用期限为6个月，过期后用户需要更改密码。 4.3邮箱密码必须严格保密，不得泄露。 4.4普通员工发送和接收邮件的大小限制为 10 M。 4.5定期清理个人的邮箱，防止邮箱爆满，影响正常通邮。员工的邮件应在本地PC 机上保存。 4.6严禁以电子邮件工具破坏、干扰他人正常工作或无目的地乱发邮件；禁止传递游戏、MP3等与办公无关的邮件。 4.7 凡是通过电子邮件在网上发送的文件，发件人应主动使用查病毒软件检查并确认安全后方可发出，从而尽可能避免病毒通过网络扩散。 4.8不得故意制作、传播计算机病毒等破坏性程序及其他危害电子邮件安全的活动。 4.9严禁利用电子邮件制作、复制和传播如下信息： 1)捏造或歪曲事实、散布谣言；

公司邮箱管理办法

一、目的为规范公司各部门电子邮箱使用与管理，根据国家有关法律、法规，结合公司实际，制定本管理规定。二、邮箱申请使用 2.1 电子邮件系统分为个人邮箱和办公室公共邮箱。 2.2 办公室设置公用邮箱，公用信箱归办公室员工的公共使用。 2.3 本公司需要使用电脑发送邮件的员工，邮箱使用人自己向总裁办申请，有总裁办网管员注册个人邮箱，用户自行修改密码。邮箱使用人以公司员工身份与他人交流信息、联系工作。 2.4 个人邮箱是公司信息网络系统的重要组成部分，其申请、使用纳入公司信息网络系统统一规划和管理，确保其长期、安全、稳定和可靠运行。 2.5 个人邮箱由管理员依据公司的授权进行统一管理。三、邮箱的使用管理 3.1 关于公司相互交流的文件，不需要审批的文件，均可以用个人邮箱形式传输，便于相互沟通、节约用纸。 3.2 员工每天早成上班前，打开自己个人邮箱，查看是否有自己个人邮箱是否有公司通知。如果不定时查看邮箱，错过公司相关通知，自己承担相应责任。对于自己邮箱中重要文件，责任人应定时对邮件进行处理，及时阅读、回复、转发或备份，否则自己承担相应责任。 3.3 个人邮箱严格限制邮件的进出往来，所有邮件的传递将根据邮箱的通讯录进行，禁止向不在通讯录之内的邮件地址发送邮件。 3.4 为便于邮件的分类和管理，员工可根据不同属性建立多个文件夹，将邮件分别置入不同文件夹归档，如不会做，可以请总裁办网管员帮忙。

3.5 对于无保存价值的、前后版本易导致混淆的、时效性强已过有效期的及其他需删除的邮件，员工最好不要随意删除文件，应向网管申请删除，说明原因并注明收件人、发件人、时间、内容，经批准后由管理员手动删除。 3.6 员工对自己使用的个人邮箱帐号和密码安全负全部责任，并对以其帐号进行的所有活动负责。 3.7 员工应向网管即时举报个人邮箱被盗用情况，及时报告系统安全漏洞或其它任何不正常状况。 3.8 员工应遵守《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》等有关计算机及互联网规定的法律、法规和实施办法。不得利用个人邮箱作连锁邮件、分发垃圾邮件或商业邮件，不得干扰网络服务，不得以任何形式滥用个人邮箱，自觉维护个人邮箱的严肃性。四、企业邮箱的终止 4.1 员工离职，其个人邮箱自离职登记办理手续之日起注销。 4.2 凡违反本规定者，终止其使用邮箱的权限，并追究其责任。情节较轻的，进行内部处分或教育；触及法律、造成严重后果的，移交司法机关处理。五、附则 5.1 本规定由公司总裁办负责解释，并根据网络发展情况适时修订。 5.2 本规定自发布之日起实施

各种邮件系统建立方式的区别

中小企业邮件系统解决方案网络高速发展极大的带动了人与人之间网络交流方式的发展，即时通讯软件、网络电话、微博等以自身的优势给人们带来很多方便，但在办公自动化过程中，电子邮件依然作为我们日常信息交流的重要工具，以其低成本、高效率、书面化、易存储、正式性等优点，在公司运营中扮演着不可替代的角色。企业邮箱对外使用统一域名，不仅可以树立良好形象，彰显公司实力，也是员工之间、员工与客户、供应商乃至政府机构沟通的正式有效的方法，更是公司信息化建设的基础工具。eWorld邮件服务器正是中小企业打造自己专业邮件系统的一枚利剑，其专业的功能、高效的管理方式、贴近用户的操作界面与优质及时的服务都是中小企业建立邮件系统最好的选择！免费邮箱面临的问题 1.严重安全隐患：密码在员工手中，员工离职时邮箱也一并带走，和邮箱关联的客户与技术等重要信息也随之流失，存在很大的信息安全隐患； 2.降低工作效率：免费邮箱垃圾邮件评判标准不一，致使垃圾、病毒、广告邮件泛滥，严重影响有用信息的获取，降低了工作效率；又或是将正常邮件判别为垃圾信息，导致邮件丢失，让公司错失商机； 3.无法统一管理：员工使用自己申请的免费邮箱，公司无法统一建立、删除、设置群发、设定过滤等，不便整体管理； 4.降低企业形象：免费邮箱不能使用公司自己的域名，对外宣传时无法彰显企业实力，降低了企业形象； 5.无法即时服务：免费邮箱不收取费用固然存在很大，但具有不稳定性和不可控性，无法提供一对一的专业服务，致使邮件故障无法及时解决，影响内外部信息沟通；传统邮件方案的缺点传统邮件方案一般采用租用空间的方式，即租用虚拟邮件运营商提供的邮件空间； 1.空间受限：空间越大费用越高，致使企业基于资金的压力很难扩展空间； 2.严重安全隐患：全部邮件收发内容均放在别人的服务器硬盘上，容易被损坏、丢失、或被监控、或被竞争对手收买等，存在较大安全隐患，； 3.效率低下：邮件服务器不在本地，邮件收发速度较慢，公司内部传输邮件也须受限于网络上行传输速度； 4.稳定性较差：邮件收发不顺畅，经常有邮件退信、邮件收不到、发不出的情况发生，尤其是国外邮件更甚； 5.不支持大邮件：超过5M以上的邮件，发送速度很慢或因超时而发不出去； 6.垃圾邮件较多：无专业垃圾邮件过滤机制，垃圾邮件多而引起邮件堵塞，占用邮件空间，影响邮件收发，严重降低工作效率； 7.缺少专业服务技术支持：自建邮件服务器 ----是指公司自己采购硬件服务器，并自行安装配置邮件系统 1.费用昂贵：购买硬件服务器，软件系统，及专线线路费用比较昂贵； 2.维护困难、稳定性差：采用windows操作系统，需要经常打补丁，防病毒，防木马入侵，误操作导致系统文件丢失等，稍有不慎，则系统出现故障，维护量大，

关于建立企业邮箱的解决方案

万利企业邮箱解决方案一、公司为何要自建邮件系统由于公司IT部门发展的滞后，不少中小企业目前仍未给员工统一配置专用的企业邮箱，员工们都是在使用自己的个人免费邮箱来开展日常工作，它存在着以下弊端： 1.企业形象受到影响：员工使用自己的个人邮箱开展业务，给客户以实力薄弱的感觉。 2.不稳定：免费邮局经常发生速度慢、或者无法登陆的情况。 3.不安全：免费邮箱会发生丢失邮件，邮箱密码被人窃取的情况；而且一旦邮箱运营商停止提供邮箱服务，所有的邮件都将消失。 4.国外邮件发不出去：免费邮箱不对客户提供100%邮件收发保障服务。 5.由于个人免费邮箱是员工的个人财产，当员工离职后，他仍可以使用这个邮箱与老客户进行沟通，所以会将企业的客户资源带走。企业领导无法对员工的邮件进行监控，放任自由的邮箱使用会导致企业核心数据的外泄。二，关于建立企业邮箱的几种方式： 1，企业邮箱托管型：专业的企业邮箱产品，由运营商将客户购买的邮箱统一部署在同一个地方集中进行管理。（适用于所有企业） 2，企业邮箱自建型：专业的软硬件公司提供产品，企业自行在企业内部进行部署和管理。（多分支机构的大型企业） 3，企业邮箱赠送型：一些虚拟主机或网络空间服务提供商赠送给用户的具有企业邮箱特性的电子邮件系统（微型企业） 4，个人邮箱：以大型门户网站等为主要力量的网络服务商向广大interner用户提供的邮箱服务。（个人用户）

三，关于以上几种邮箱功能的比较：四，由上表总结出，适用于本公司的企业邮箱一位自建，二为托管。关于自建邮箱的相关问题：

企业自建邮件服务器所需的资源： 1.邮件服务器的选型，以企业100用户计算，每个用户邮箱的最大容量是2G,邮件服务器的最低配置为：Intel 服务器专用志强系列CPU，主频 2.0G以上即可，内存最低2G,硬盘容量的大小，决定了能存储的资料的多少，Raid1的500*2的解决方案，可以保证硬盘容量的充足，而Raid1磁盘整列的实现，也提高了服务器抗风险的程度。当一个硬盘出现故障，另一个硬盘可以照样保证服务器的正常运行，不会因此影响到正常的日常工作。网络模块方面，做好选择主板集成了的双千兆以太网的网卡，不仅可以保证网络的带宽，也提供了一个备用的应急端口。 2.专用线路和IP：企业对外提供的服务，无论是WEB服务还是电子邮件服务，前提是必须拥有一个稳定可靠的网络线路和一个供互联网上其他应用识别的IP地址。专用线路的稳定，安全及其速度，直接影响了对外提供的互联网服务。 3.域名：域名是唯一的，好比是企业在互联网上的名字，类似企业在现实世界在工商局注册的企业名称。只不过，域名只是在ISP（INTERNER服务提供商）注册，供企业在互联网上使用而已。 4.其他辅助设施：防止互联网上大规模恶意攻击的硬件防火墙，防止硬盘损坏及其认为破坏而造成数据丢失的磁带机，或磁盘柜。防止企业突然断电而被迫停止的邮件日常业务的UPS(不间断电源服务器）等等。自建邮件服务器的实施步骤 Microsort Windows server2003+Microsort Exchange 2003相结合，由于其功能的强大，对于其相配和的软硬件有相当高的要求。第一阶段：考虑邮件服务器的持续稳定，安全高效的运作，在资金允许的情况下，建议在初期部署时配置一下环境， 6.配置防断电的UPS ,确保邮件服务器可以24小时正常工作 7.备份磁带机，主要是为了预防发生邮件服务器的硬件故障，邮件服务器中的数据只能通过磁带导入另一个临时组建的服务器上去。

邮箱管理规定

公司邮箱使用管理规定一、目的为加强对公司统一配备邮箱的管理，规范邮箱的日常使用，保证邮箱系统的正常运行，特制定本规定。二、使用要求 1、所有员工一旦成为公司邮箱的合法用户，必须严格遵守以下规定： ⑴用户必须遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国电信条例》、《全国人大常委会关于维护互联网安全的决定》、《互联网信息服务管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》和国家其他有关法律、法规、行政规章。 ⑵用户不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。 ⑶用户不得自己或允许他人利用公司的邮件服务散布大量不受欢迎或未经请求的电子邮件、广告等，也不得散发包含反动、色情或违反国家法律规定的有害信息的电子邮件和信息。 ⑷违反以上规定，给公司和公司员工造成损失的，由该用户承担全部责任，部门负责人承担连带责任。 2、为充分利用邮箱空间，接收和发送邮件使用OUTLOOK，FOXMAIL，闪电邮（管理部将预先为所有邮箱进行设置），登陆WEB界面的账户密码由管理部分配。

3、公司邮件服务器将开启垃圾邮件过滤功能，为了不避免发生邮件被劫持为垃圾邮件，需注意以下几个事项： (1) 外发邮件必须填写邮件主题，不得以空白主题发送邮件,必须有发件人的签名。同时必须抄送本部门主管领导。 (2) 邮件附件应采用压缩包形式。 (3) 邮件正文中尽量避免出现网页地址链接内容，容易被识别为垃圾邮件。 4、公司邮箱的合法用户，对外业务联络必须使用公司邮箱，不得以任何形式利用私人邮箱收发邮件。 5、公司邮箱仅限本人（或本部门）使用，禁止将公司邮箱以各种形式转让给他人。公司邮箱的账号和相应的密码，由用户自行负责保管。三、邮箱管理 1、管理部负责管理公司员工的邮箱帐号、空间等工作，并保证电子邮件系统的正常运行（不可抗拒因素除外）。各部门若有新进或离职员工，请及时将名单书面呈报管理部（部门负责人签字）以便管理部及时分配邮箱帐号。 2、管理部为了合理使用邮件服务器空间，将于每半年对邮件进行清理，请大家及时对邮件进行备份，以免不必要的损失(foxmail或outlook上的邮件没有影响)。 3、管理部责监督各邮箱帐号的规范使用情况，一旦违反上述规定的，将视情节轻重给予20～100元的罚款，屡犯者将加重处罚。 4、公司现有邮箱列表：

电子邮件系统安全解决方案

电子邮件系统安全解决方案针对目前电子邮件系统存在的许多安全隐患，方标讯业提供一套领先的电子邮件安全解决方案。该方案包括了电子邮件反病毒，反垃圾，邮件加密传输，数字签名管理，负载均衡抗攻击，邮件中继网关等多种手段和措施，以满足用户对电子邮件安全的苛刻要求。面向用户电信级大规模电子邮局运营系统电信级企业邮局托管运营系统大中型企业的电子邮件系统系统结构下图是方标讯业电子邮件安全解决方案的系统工作原理图。主要工作区域在用户网络的边界防火墙和邮件系统之间，通过Foundir Email Security Suite 建立五层防护体系，防范来自外界的拒绝服务攻击。服务器上选装的Certificate Management，可以实现数字签名和内容加密管理，为用户提供个性化的电子邮件安全服务。通过邮件中继服务器Mail Relay的隔离和过滤处理，擦除邮件中继轨迹，避免内部网络结构外泄所引发的安全隐患。功能特点安全的电子邮件传输服务方案中部署的Foundir SSL Gateway 是一个邮件通信信道加密网关，实现了用户端到服务器端甚至服务器端到服务器端的通信信道POP3、SMTP、Webmail、IMAP4会话过程的高强度加密防护，解决了邮件客户端以近乎明文方式登录系统带来的口令字泄密隐患。稳定高效的电子邮件反防毒在网关服务器上部署的Foundir VirusWall 是一套基于边界防病毒模式的电子邮件反防毒产品，内部采用了TCP代理、快速编解码以及多进程、多线程技术，减少了系统资源调度时间，提高了整体性能和效率，尤其在电信级的大用户量的电子邮件系统中, 性能表现优异。强大的反垃圾邮件功能在网关服务器与邮件服务器之间部署Foundir Spam Gateway，对邮件来源的发信人地址、姓名、邮件收信人、关键字进行多种条件组合的匹配过滤，智能识别潜在的垃圾邮件，并按照用户的需要给予适当的处理，尤其与硬件结合的功能对电信级的用户系统的性能有可靠的保障。支持用户定制的邮件内容过滤通过部署Foundir ContentFilter Gateway，可以实现电子邮件内容过滤，防止敏感内容和不安全的信息、文档、资料等透过电子邮件不恰当地传播。简便易用的数字证书管理在邮件服务器上部署的Cetitficate Management System提供电子邮件数字证书管理，支持所有主流的安全认证系统，例如VeriSign，InfoSec等。建立邮件内容加密、防窃听、反抵赖机制，是电子邮件应用于电子商务、电子政务的有力安全保证。优秀的抗攻击性能 Foundir LoadBalance 邮件负载均衡网关，全面提高邮件系统的抗拒绝攻击能力，能够有效的抵制外来网络层攻击。通过审定超过TCP连接阀值，分别限制的POP3、POPs、SMTP、SMTPs、HTTP、HTTPs、IMAP4、IMAPs等访问，防止半连接方式的拒绝服务攻击。方案特点

企业为什么要搭建邮件系统

企业为什么要搭建邮件系统一、企业为何要自建邮件系统由于企业IT部门发展的滞后，不少中小企业目前仍未给员工统一配置专用的企业邮箱，员工们都是在使用自己的个人免费邮箱来开展日常工作，它存在着以下弊端： 1，企业形象受到影响：员工使用自己的个人邮箱开展业务，给客户以实力薄弱的感觉。 2，不稳定：免费邮局经常发生速度慢、或者无法登陆的情况。 3，不安全：免费邮箱会发生丢失邮件，邮箱密码被人窃取的情况；而且一旦邮箱运营商停止提供邮箱服务，所有的邮件都将消失。 4，国外邮件发不出去：免费邮箱不对客户提供100%邮件收发保障服务。 5，由于个人免费邮箱是员工的个人财产，当员工离职后，他仍可以使用这个邮箱与老客户进行沟通，所以会将企业的客户资源带走。 6，企业领导无法对员工的邮件进行监控，放任自由的邮箱使用会导致企业核心数据的外泄。二、使用TurboMail自建企业邮件系统的好处随着企业的发展，企业的邮箱使用已不是一个简单的邮件收发功能，它会涵括反垃圾邮件、反病毒邮件、国际邮件、邮件审计、业务集成等等功能，形成企业的专业全能的通信平台，贵司使用TurboMail自建邮件服务器有以下好处。 1、全面提升企业形象：建设自己的企业邮件系统，给员工分配“name@企业域名”形式的邮箱帐户，有助于树立统一的企业形象。 2、有助于网上推广和产品宣传：当收到一封陌生邮件，根据来信域名查询网站是个初步了解对方的好方法。收件人通过发件人邮箱帐户，就可以知道发件人是什么单位，单位的网站域名是什么了。 3、克服员工流动影响，留住客户：员工离职时，企业邮箱可以顺利收回从而将所有业务联系保留和延续下来。 4、邮件通讯监控与审计：TurboMail提供的邮件监控模块、邮件审计模块、邮件收发权限管理等模块可以保障企业的邮件通信是被审计的，是安全可靠的。 5、邮件备份功能：TurboMail提供数据自动备份与恢复功能模块，邮件系统自动对企业邮件进行定时备份，保障了企业邮件的留存与数据安全。

公司邮箱管理制度

公司邮箱管理制度 1、目的为规范化公司邮箱的管理与使用，保障邮件系统的高效运行，特制订本制度。 2、权责 2.1总经办 2.1.1 负责公司邮箱的创建、收回、群组划分、密码重置等账户相关的管理工作。 2.1.2 负责公司邮箱管理员、分级管理员的授权管理。 2.1.3 负责对已收回的公司邮箱进行后期监管，并有权对有效信息进行分发、处置。 2.1.4 负责公司邮箱使用情况的监控、信息统计与发布，对长期不使用或者违规使用的邮箱有权停止使用。 2.1.5 负责企业邮箱相关制度的制定、修订与解释。 2.2 行政部 2.2.1 负责为新入职的员工登记《网络资源申请表》再交由总经办统一开通。 2.2.2 负责及时统计离职（含辞退）员工信息交接，通知总经办注销相关人员邮箱，并定期通知总经办相关的人事信息更新。 2.2.3 负责安排新员工学习公司邮箱相关的制度、规定及使用。2.2.4 网管负责公司邮箱系统运行维护及安全管理。

2.2.5 网管负责公司邮箱使用过程中的答疑与技术支持工作。 2.3部门 2.3.1 负责公司邮箱相关规章制度的落实，确保员工按要求规范化使用邮箱。 2.3.2负责部门内员工分配的公司邮箱账户及信息安全。 3、账户管理 3.1个人邮箱开通新员工正式入职后，行政部应及时登记《网络资源申请表》再交由总经办统一开通。 3.1.1 新员工登录网站平台后，自主激活公司邮箱账户。首次登陆即修改个人密码。 3.1.2现有员工需申请注册公司邮箱的，由本人填写登记《网络资源申请表》交由主管或部门负责人批准后再交由总经办开通。 3.2 账户收回与密码管理 3.2.1 员工经过行政部办理完成离职手续后将收回其使用的个人邮箱账户。被辞退或自动离职的行政部应第一时间以书面通知向总经办提交注销申请。 3.2.2 有权使用对外公共邮箱的员工转岗或离职后，行政部应及时以书面通知总经办更新密码；同时由部门负责人指派新邮箱管理员，并重置密码。 3.2.3 邮箱密码遗忘或者被遭他人恶意篡改后，员工本人应及时与总经办联系进行密码重置。

内部邮箱管理办法

内部邮箱管理办法 1.目的为规范***（以下简称“***”）和***（以下简称“***”）内部邮件系统的管理，为员工提供良好的邮件环境，特编制此管理办法。 2.适用范围本管理办法适用于***和***电子邮件系统的使用和管理。 3.名词定义电子邮件系统：根据***信息化发展规划，在***部署的唯一邮件系统，其建设、运行和维护属信息中心统一规划，自部署以来已经成为***主要的办公系统之一，能够实现***内部、外部的邮件收发，具备多种访问方式，目前已经覆盖***、***所有员工。电子邮件系统账户类型：根据邮箱使用用途不同分为个人邮箱、公共邮箱、群组邮箱三种类型。个人邮箱：用于个人对内、外部办公邮件收发，默认个人邮箱加入所属的部门。公共邮箱：用于部门（队）的公共办公邮件收发，具有较大的容量和较高的群发权限。原则上涉及到部门公共邮件的都需要经过此邮箱进行发送。为便于对公共邮箱的识别和管理，采用统一命名规则。群组邮箱：用于***内部快捷对收件人较多并且收件人具有共同性质（一般以部门（队）确定）一组人员的邮件发送，是虚拟邮箱，为便于对群组邮箱的识别和管理，采用统一命名规则。 4.邮件系统账户管理随着***的发展邮件系统的用户数量和各种需求不断增加，为更好地满足***的办公需要和规范邮件管理工作，需要对邮件系统账户的管理和邮箱的使用进行规范。 4.1账户申请 4.1.1个人邮箱申请管理人员邮箱默认开通，非管理人员申请需按照《个人邮箱账户使用申请表》（见附录1）要求进行申请； 4.1.2公共邮箱申请 (1) ***各部门（队）、***默认开通，部门内所辖各组根据工作需要，由该组根据需要按照《公共邮箱授权使用申请表》（见附录2）要求申请开通公共邮箱。 (2) 公共邮箱原则上不加入群发组。

邮件管理制度

邮件管理制度 SuperD 二〇一四年十二月

文档升级说明 **初始版本号：

目录 1.目的 ............................................................. 错误!未定义书签。 2.适用范围 ......................................................... 错误!未定义书签。 3.名词定义 ......................................................... 错误!未定义书签。 4.权责（包括但不限于） ............................................. 错误!未定义书签。 5.邮件的账户管理 ................................................... 错误!未定义书签。 6.邮件的使用管理 ................................................... 错误!未定义书签。 7.邮件的安全管理 ................................................... 错误!未定义书签。 8.附件 ............................................................. 错误!未定义书签。 9.参考文件 ......................................................... 错误!未定义书签。 10.本制度自信息部发文之日起生效，信息部有最终解释权和修订权。...... 错误!未定义书签。附件一：邮件账户命名规则 ............................................. 错误!未定义书签。