文件归档通知单(模版)

尊敬的同仁，

根据公司文件管理政策，我们需要对一些过期或不再需要使用

的文件进行归档。为了确保文件管理的有序和高效，我们需要您协

助进行文件归档工作。

根据我们已经查阅的记录，以下是您名下需要归档的文件清单：

1. 文件名称： [文件1名称]文件名称： [文件1名称]

归档日期： [日期] [日期]

归档位置： [归档位置] [归档位置]

备注： [备注说明] [备注说明]

2. 文件名称： [文件2名称]文件名称： [文件2名称]

归档日期： [日期] [日期]

归档位置： [归档位置] [归档位置]

备注： [备注说明] [备注说明]

请您在收到本通知后的两个工作日内，将上述文件归档至指定的位置。在归档过程中，您可以参考以下建议：

1. 对文件进行分类：按照文件类型、日期或其他相关标准，将文件进行分类，以便于日后的检索。

2. 标记文件：使用标签、文件夹或其他标识方式，将文件上标注清楚归档信息，以方便查找。

3. 记录归档位置：在公司文件管理系统或其他便于搜索的地方记录文件的归档位置，以便于他人查阅时能够及时找到。

为了保护文件的安全性和保密性，您在归档过程中需要遵守以下几点：

1. 防止文件丢失：在归档过程中，确保文件不会遗失或被他人拿走。

2. 保护文件机密：如果文件包含敏感信息，请采取适当的安全措施，确保不会泄露给未授权人员。

3. 保存备份：如有需要，在将文件归档后，请及时制作电子备份或其他形式的备份，以防止意外丢失或损坏。

如果您对文件归档的具体要求有任何疑问或需要进一步协助，请随时与我们联系。谢谢您的支持和合作！

最好的祝福，

[您的名字]

文件材料收集归档的通知

潞蒲常煤总企字…2012?70号关于下发XX煤业文件材料收集归档的通知公司各部门、驻矿各施工单位、监理项目部：为做好我公司基建项目档案收集归档工作，顺利通过档案专篇验收。根据上级档案主管部门对我公司档案工作的具体要求，结合我公司档案工作现状，现将档案资料收集的有关事项及要求通知如下，望各部门认真遵照执行。一、工作职责及内容 1、各部门负责人为本部门档案归档工作的第一责任人，负责全程监督管理本部门档案资料的移交工作。 2、各部门的兼职档案管理员为第二责任人，负责文件资料的收集、整理及归档工作。移交时，要基本完成移交资

料的分类、编目等整理工作。 3、各部门其他工作人员负责将自己工作范畴内所涉及的相关归档资料及时交于本部门兼职档案管理员。 4、各部门要把本年度档案资料移交工作责任到人，保证本部门涉及前期资料如实归档，按期归档。二、收集整理范围（一）、整合矿井资料及关闭资料矿井整合过程中形成的谈判记录、合同、章程、会议纪要、董事会决议、请示、批复、采矿许可证、生产许可证、征地使用证、营业执照(例：股权转让协议，补偿，补充协议，兼并重组合作接管前照片，向上级报送的有关请示和上级单位批复，洽谈协调有关整合事宜的各种会议记录，来往信函和文件，双方在协商制定公司章程、注册公司办理营业执照等事宜过程中的来往文件，矿井关闭文件等)。（二）、基建矿井归档资料 1、党群工作类：（1）、本单位执行上级党委工作的指示、决议、决定、通知、纪要、报告等；（2）、本单位党委会，常委会，党委民主生活会等会议记录；党员代表大会及工作会议；各种调查报告，情况反映；（3）、党务工作，政治思想工作计划，重要活动安排，工作总结，重大政治活动记载，统计报表等；

关于做好疫情防控档案收集归档工作的通知【模板】

关于做好疫情防控档案收集归档工作的通知各单位：当前，在抗击新型冠状病毒肺炎疫情工作中，产生了大量具有保存价值的文件材料和数据（包括纸质文件、照片、音像材料、电子文件、实物等）。完整收集保存好这些档案资料，为学校抗击自然灾害史留下宝贵的记忆和经验，对今后工作查考、历史研究、档案展览、经验借鉴等具有十分重要的价值。现根据《关于印发工业和信息化部新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作指南的通知》（工办函〔2020〕43号）精神和要求，请各单位统筹做好疫情防控期间形成的文件材料的积累收集和立卷工作，确保档案资料齐全完整，并于疫情结束后两个月内向档案馆移交。档案馆将全面收集疫情防控期间的档案，做到疫情防控档案应收尽收、应归尽归。现将有关疫情防控期间档案收集归档范围通知如下：一、归档范围 1.上级部门有关疫情防控工作的重要文件、决策部署、规定、通知、通报等。 2.学校成立的各级防控工作机构、成员名单、应急预案、工作部署等文件材料。 3.学校各级防控工作机构召开的重要会议纪要、录像，

形成的各类工作简报、统计报表、工作总结等文件材料。 4.反映师生及校友共克时艰、联防联控、参与抗疫工作的文字材料、照片、音视频等，包括医务工作者、有关职能部门人员、志愿者、社区工作者等的工作日记、请战书、工作表、志愿服务凭证、工作场景照以及各种实物等；募集捐赠物资的凭证、记录等。 5.教务处、研究生院、国际教育学院、继续教育学院以及各教学单位开展线上教学的教学计划、课程设置、实施效果等文字和视频资料。 6.后勤集团根据学校部署组织物资保障、交通班车、食堂供餐正常运转等工作文字和视频材料。 7.疫情防控期间电视、广播、报纸、网站、微信公众号等各类媒体上公开报道的与我校有关的抗疫事迹。我校师生以防疫抗疫为主题创作的诗歌、散文等文学作品，音乐、美术、书法、篆刻、摄影等艺术作品。 8.抗疫期间各类表彰决定、奖状奖杯等，以及抗疫工作结束后各部门开展的工作总结情况。 9.其他能够反映抗击疫情工作，具有历史价值或特殊意义的文字、图片、音视频、实物等档案资料。以上为参考性范围，归档以各单位实际工作所产生为准。二、联系方式联系部门：XX大学档案馆

归档通知

为了完整、系统地保存公司各项工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案，以满足公司工作的需要，根据档案管理相关规定，现就文档材料收集工作通知如下：。一、归档收集的范围各单位、各部门在各项工作中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图片、声像等文件材料，包括文书、基建、人事、照片、声像、电子、专业、实物等门类档案；包括已经办理完毕具有查考利用价值的收文、发文、会议材料、内部文件材料等。二、归档文件材料的要求（一）归档文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，行文用纸要按照国家规定的公文纸张标准，即：16开型（长260毫米、宽184毫米），禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。（二）归档文件材料要完整、系统、准确，凡上级来文必须完整移交档案部门归档，经公司领导阅签过的，要附公司收文处理签。（三）归档文件必须是原件，归档的文件材料中，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字材料形成的同一文件都应做到齐全无缺。（四）公司各部门、站段日常形成的有存查价值的重要资料包括协议合同、委托书、记录、纪要等。（五）行文复印件作为正式文件归档，应加盖复制部门的印章，不加盖印章的复印件不得向档案部门移交。

（六）保持归档文件材料之间的历史联系，区分不同保管期限，按分类、编号的规定进行分类、登记、编目造册；（七）文件材料归档必须办理移交手续。三、归档质量要求：（一）归档文件必须齐全完整。文件排列顺序重要在前，次要在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，讨论稿在后；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性在后；卷内文字材料在前，图样在后。（二）文书档案归档，一般以每份文件为一件。联系密切的文件，允许将两份或多份文件作为一件。填写每一件归档文件的总页数，按该件有图文的页面计算，用阿拉伯数字填写。（三）文件纸张原则要求A4，大于A4的要折叠，小于A4的要贴补。装订线有字的应先贴补后折叠。装订前一定去掉文件上的金属物。四、归档文件材料的时间：（一）各项管理工作形成的文件材料，在第二年的三月份前，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档；（二）当年完成的工作，当年归档，跨年度完成的工作，以完成的年度归档，计划和总结、表彰等材料放在对应年度归档。（三）建设项目文件材料应在项目竣工验收后三个月内

关于做好文件材料归档工作的通知

关于做好文件材料归档工作的通知关于做好文件材料归档工作的通知文章标题：关于做好文件材料归档工作的通知关于做好文件材料归档工作的通知中心各处室并南方管理部：根据《中华人民共和国档案法》、《石油工业企业档案管理暂行规定》和《中国石油化工总公司档案管理试行办法》以及国家和上级有关要求，结合中心实际情况，为了加强对档案的管理和收集、整理工作，完整、系统地保存中心在工作活动中形成的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和中心各项工作的需耍，现对文件材料归档工作提出如下要求：一、归档的文件材料的范围凡是反映中心、各处室工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 l.1 上级机关的文件材料： 1.l.1 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； 1.1.2 上级机关颁发的属于中心主管业务并要执行的文件，以及普发的、非中心主管业务但需要贯彻执行的法规性的文件； 1.l.3 上级机关领导视察、检查中心工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料； 1.1.4 代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本； 1.1.5 上级机关转发中心的文件（包括报纸、刊物转载）。 1.2 中心的文件材料： l.2.1 中心召开职工大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料； 1.2.2 中心党组（党委）、行政领导会议文件材料，中心召开的工作会议、专业会议材料： 1.2.3 中心颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿； l.2.4 中心的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与中心的批复文件； 1.2.5 中心及各职能部门活动形成的工作计划、总结、报告； l.2.6 反映中心业务活动和科学技术管理的专业文件材料； l.2.7 中心检查下级单位工作、调查研究形成的重要文件材料； l.2.8 中心或中心汇总的统计报表和统计分析资料； l.2.9 中心形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； l.2.10 中心党委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料； l.2.11 内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和中心处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等； 1.2.12 中心领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与中心有关的未经文书处理登记的文件材料； l.2.13 中心直接管理的科研、生产项目的科技文件材料；

关于做好2019年档案整理归档及移交工作的通知【模板】

关于做好2019年档案整理归档及移交工作的通知各部门：为进一步加强学院档案资源建设，根据《高等学校档案管理办法》和《XX软件职业技术学院档案管理办法》（琼软院〔2010〕50号）等要求，现就2019年档案整理归档及移交工作通知如下：一、归档范围 1.2018-2019学年度或2019年期间，学院党群、行政、教学、科研、基建、设备、财会、外事等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各部门文件材料归档范围请参照《XX软件职业技术学院各部门档案征集范围》（附件2）和学院制度汇编中的《XX软件职业技术学院党群类、行政类等各类文件材料归档制度》（琼软院〔2007〕96号）（网址：******/news-show-2523.html）相关内容。 2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘等）。各类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。 3.各部门获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省厅级以上）及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。 4.往年应归档但尚未归档的文件材料。

二、归档要求 1.各部门兼职档案员(或由部门指定专人)负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。兼职档案员要保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交学院综合档案室。 2.兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏，并按要求填写目录。 3.归档的声像档案须按照电子照片存档要求编辑，内容包括：人物、事由（事件）、时间、地点及文件目录等。 4.归档文件整理具体操作要求请参照《国家档案局归档文件整理规则》（网址：******/news-show-2512.html）。三、档案移交 1.归档验收移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。 2.移交手续归档部门移交档案材料时必须填写档案移交（接收）登记表，详见附件1(下载网址：******/news-show-2534.html），登记表一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。四、移交时间

文件归档通知单(模版)

文件归档通知单(模版) 尊敬的同仁，根据公司文件管理政策，我们需要对一些过期或不再需要使用的文件进行归档。为了确保文件管理的有序和高效，我们需要您协助进行文件归档工作。根据我们已经查阅的记录，以下是您名下需要归档的文件清单： 1. 文件名称： [文件1名称]文件名称： [文件1名称] 归档日期： [日期] [日期] 归档位置： [归档位置] [归档位置] 备注： [备注说明] [备注说明] 2. 文件名称： [文件2名称]文件名称： [文件2名称] 归档日期： [日期] [日期] 归档位置： [归档位置] [归档位置] 备注： [备注说明] [备注说明]

请您在收到本通知后的两个工作日内，将上述文件归档至指定的位置。在归档过程中，您可以参考以下建议： 1. 对文件进行分类：按照文件类型、日期或其他相关标准，将文件进行分类，以便于日后的检索。 2. 标记文件：使用标签、文件夹或其他标识方式，将文件上标注清楚归档信息，以方便查找。 3. 记录归档位置：在公司文件管理系统或其他便于搜索的地方记录文件的归档位置，以便于他人查阅时能够及时找到。为了保护文件的安全性和保密性，您在归档过程中需要遵守以下几点： 1. 防止文件丢失：在归档过程中，确保文件不会遗失或被他人拿走。 2. 保护文件机密：如果文件包含敏感信息，请采取适当的安全措施，确保不会泄露给未授权人员。 3. 保存备份：如有需要，在将文件归档后，请及时制作电子备份或其他形式的备份，以防止意外丢失或损坏。

如果您对文件归档的具体要求有任何疑问或需要进一步协助，请随时与我们联系。谢谢您的支持和合作！最好的祝福， [您的名字]

关于单位内部档案归档的通知

关于单位内部档案归档的通知各单位、二级学院：为确保学校档案的完整安全，请各部门加强对本单位档案工作的领导，做到思想重视、组织保证、人员到位，认真组织兼职档案员做好2021年度档案材料归档工作。现通知如下：一、归档范围 1.党群类：主要包括学校党委、工会、团委、组织部、宣传部等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。 2.行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。 3.学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。 4.教学类：主要包括反映学校教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。 5.科研类：主要包括反映学校科学研究过程等活动的文件材料，科学研究项目（包括教研类项目）完成全过程中形成的材料。 6.基本建设类：主要包括反映学校基本建设类项目从前期准备到竣工验收全过程的文件材料。 7.仪器设备类：主要包括学校从国内外购买的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

8.产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、产品样品或者样品的照片、录像等。 9.出版物类：主要包括学校编辑出版的学报、其他学术刊物及学校出版社出版物的审稿单、原稿、样书、正式出版物及出版发行记录等。 10.外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。 11.财会类：主要包括学校在财务管理工作过程中形成的文件材料、账簿、凭证等。 12.实物类：主要包括学校各单位、二级学院和个人获省级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物。各类档案归档具体范围详见附件1《高等学校档案归档范围和保管期限表》。二、归档时间 1.党群、行政、教学、产品、外事、出版、实物等类档案于今年5月31日前归档。 2.科研类档案在项目完成后2个月内归档。 3.仪器设备类档案应在仪器设备验收完毕投入使用（引进设备为索赔期满）2个月内完成归档。 4.基建档案在项目完成后3个月内归档。 5.财会档案：在会计年度终了后，可由财务处保管三年，期满后于次年5月

档案收集归档的通知

关于档案收集、归档的通知各部门：为了加强对我公司档案的科学管理，规范档案的整理和归档，防止重要信息资料流失，满足我公司在证据、责任和信息等方面的需求，为我公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、DA/T 42-2009《企业档案工作规范》规定，综合管理部对各部门现存资料的收集、归档工作特作如下通知：一、文件材料归档范围：（一）反映我公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对我公司各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）我公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）我公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与我公司有关的文件材料；（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对我公司各项活动具有查考价值的文件材料。二、文件材料的分类（一）文书档案按目前部门设置情况，分党委、工会、综合管理

部、人力资源部、财务资产部、质保部、经济运行部、技术中心、科技部、营销部、产品制造一部、产品制造二部、产品制造三部、产品制造四部、产品制造五部等部门，文件归档时，按以上部门分成大类，每大类再按《文书档案收集目录》（附件一）的内容分为若干案卷。（二）科研档案按科研项目分大类，每个项目按阶段分为若干案卷：1准备阶段、2试验阶段、3总结鉴定阶段、4成果和奖励申报阶段、5推广应用阶段（三）基本建设档案按建设项目分大类，每个项目按类别分为若干案卷：1文字、2土建、3工艺、4电气、5给排水、6仪表、7热工、8采暖通风冷冻（四）设备档案按设备类型分大类，分为：1.测试类、2液压机类、3挤出类、4滚压类、5浸渍类、6注射机类、7炉及烘箱类、8压缩机类、9空调类、10泵类、11混合类、12机床类、13仪器仪表类、14 起重类、15运输类、16其它类、17计算机、复晒印机类、18有关项目用的设备仪器。一台设备的资料整理为一个案卷。（五）会计档案按类别分为：0凭证、1账册、2报表、3工资、4其它。（六）声像档案按类别分为：1奖状、2照相、3磁带、4光盘（七）质量记录按部门分为：1产品制造一部、2产品制造二部、3产品制造三部、4产品制造四部、5产品制造五部。三、归档要求及规定（一）归档原则：凡属我公司归档范围的文件材料，行文日期在2016年12月31

档案归档的通知

档案归档的通知关于档案归档的通知公司各部门及负责人：为了保障企业健康运营、规范公司档案管理工作，根据公司《档案管理规定》要求，各部门将本部门2011年度档案按时间顺序分类整理后，于5月20日前交至企管办公室进行归类存档。存档范围：集团文件、各系统部门制度文件、集团要求集中管理的文件、外部政府管理部门文件、签订的各类合同协议等；还包括各部门日常工作备案文档等。如生产管理制度文案、计划，各期生产纪要、记录、生管跟踪记录与生产反馈记录、生产会议纪要等；品质管控文案、各期分订单产品品质管控纪要、记录等；工艺管理制度文案、图纸、分件资料、物控核算原始数据等；采购供应商管理制度文案、价格管理文档、原材申购、入库、交接凭证等；业务管理制度文案、订单备案、出货原始数据资料、国外清关数据备案、订单运行跟踪备案等。财务部管理制度文案、重要财务资料数据的备案。工务部门的物品领用记录、日常设备维护保养记录。仓储组物品申领记录，出入库登记等。此外，各部门负责人结合本部门日常管理实际情况，提报未涉及的类相关管理文案及数据留档保存。各部门上交档案中涉及后续使用的有重要文件、报表、业务记录等资料请在本部门同时进行留档备份。以上涉及档案将根据情况不同分别予以三年、五年、永久保存。企管部 2012年5月4日档案归档的通知 [篇2] 机关各部门：为做好党工委、管委会机关档案立卷归档工作，提高哈高新区机关档案管理水平，维护档案的完整，使档案工作能更好地为机关各项

工作服务，根据《哈尔滨市档案管理条例》、市档案局印发的《2011年全市档案工作安排意见和工作要点》及我委印发的《哈高新区管委会2011年档案管理工作计划》，现就我委档案收集整理和归档工作有关事宜通知如下：一、档案整理、归档范围根据《机关档案工作条例》规定，在我委机关内设机构实施档案收集归档整理工作。时间范围为： 2017年两区管理机构分设至2017年底形成的档案，2017、2011年全年形成的档案业务范围为：文书档案：反映我委机关当年主要职能活动和在工作活动中形成的'具有查考价值的文件材料等；机关财务档案：原始凭证、账簿、决算报表等财务相关文件；企业档案（内外资）：企业入区审批、外商投资企业审批、外商投资企业变更文件等。声像档案：记录我委在各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。实物档案：反映我委职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品。包括：我委在各类活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；公务活动中获赠的纪念品；上级领导知名人士的题词字画等；我委自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品等。委机关档案整理、归档工作实行部门责任制度。文书档案、机关财务档案、实物档案由办公室负责；内资企业档案由投资促进局负责；外资企业档案由招商综合局负责、声像档案由党群工作部负责。二、档案整理、归档的操作方法按照《归档文件整理实施细则（试行）》的要求，各部门的档案整理以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。各部门在整理、归档工作中使用的档案用品由办公室统一进行购买。具体操

公司重要文件归档通知

公司重要文件归档通知尊敬的全体员工：根据公司的管理要求和文件归档的规定，为了保障公司文件的安全性和便于管理，我们决定对公司的重要文件进行归档工作。现将相关事项通知如下：一、归档目的 1.保护文件安全：归档能够有效保护公司的重要文件，避免文件的丢失、损坏或泄露。 2.提高工作效率：通过合理的归档和管理，可以方便快速地检索和查阅文件，提高工作效率。 3.规范管理流程：归档工作有助于规范公司的管理流程，使各部门之间的协作更加顺畅和高效。二、归档范围 1.文件种类：包括但不限于合同、协议、公告、报告、备忘录、决策文件等属于公司重要文件的内容。 2.具体要求：请各部门、各岗位根据自身职责和工作性质，对属于自己单位的文件进行归档。三、归档方式

1.电子归档：员工需将文件电子版整理存储至指定的共享文件夹或文件管理系统中，确保文件的完整和易于查阅。 2.纸质归档：对于必须保留纸质文件的情况，请务必按照文件分类和编号的规范要求，将文件整理妥善并存放在指定的文件柜中。四、归档标识 1.电子归档：所有电子文件须按照规定命名，包括文件名称、日期、版本等相关信息，以方便检索和辨识。 2.纸质归档：请各部门根据文件的种类、年份等标识要求，在纸质文件上进行相关标记，确保文件易于辨认和查找。五、归档责任 1.各部门负责人：负责本部门文件的整理、归档和保管工作，并建立文件清单及档案目录，定期向公司归档管理员进行报备。 2.公司归档管理员：负责文件归档系统的管理和维护工作，对文件的存储、检索和销毁等流程进行监督和指导。六、文件存储期限 1.根据相关法律法规及公司的规定，各类文件的存储期限有所不同，请各部门根据具体情况进行文件存储期限的设置。 2.到期文件的处理：文件存储期满后，应及时进行评估，根据需要确定是否延长存储期限或进行销毁处理。七、监督与执法

重要文件归档通知模板

重要文件归档通知模板尊敬的各位同事：根据公司的文件管理制度和相关规定，为了保证公司文件的安全性和一致性，我们将对现有文件进行一次全面的归档整理工作。特此通知，希望各位同事积极配合。一、归档目的归档工作的主要目的是确保公司文件的完整性、可审查性和易访问性。通过对文件进行分类、整理和标记，可以提高文件的管理效率，方便员工在需要时快速检索相关资料。二、归档范围本次归档工作将涵盖公司内所有重要文件，包括但不限于以下几类： 1. 合同文件：包括与供应商、合作伙伴以及客户签订的各类合同及附件。 2. 财务文件：包括财务报表、会计凭证、发票等相关文件。 3. 人力资源文件：包括员工档案、薪资福利文件、培训记录等。 4. 项目文件：包括项目计划、进度报告、验收材料等。 5. 知识产权文件：包括专利证书、商标注册证、软件著作权等。三、归档流程

1. 文件准备：请各部门负责人与文件管理员协调，确保需要归档的文件按照统一的标准进行整理，清除冗余、重复或已过期的文件。 2. 文件分类：根据文件的性质和用途进行分类，例如合同文件可以按照供应商、客户或合同类型进行分组。 3. 文件标记：为每个文件添加清晰、准确的标签，包括文件名称、创建日期、重要性等信息，以便于后续检索和管理。 4. 文件整理：将已分类和标记的文件整理到指定的归档盒或文件柜中，确保文件的有序性和易读性。 5. 归档登记：文件管理员将对每个归档盒或文件柜进行登记，建立相应的档案目录和索引，方便后续的文件查找和追溯。四、归档要求 1. 文件完整性：请确保归档文件的完整性和真实性，不得私自删除或改变文件内容。 2. 文件安全性：归档文件应妥善保管，避免丢失、损坏或遭受非授权访问。 3. 文件索引：请提供详细的文件目录和索引，方便他人通过检索快速找到需要的文件。 4. 文件维护：请定期检查和维护归档文件，确保文件的更新和有效性。五、归档时间

通知关于会议记录归档的通知

通知关于会议记录归档的通知尊敬的各位同事：根据公司行政管理部门的要求，现通知各部门将会议记录进行归档，以便日后查阅和参考。请各位务必按照以下要求执行：一、归档内容 1.会议文件：包括会议议程、会议纪要、会议决议等相关文件。 2.参会人员名单：记录每次会议的参会人员，包括部门代表、领导及其他相关人员。 3.会议时间和地点：详细记录每次会议的召开时间和地点。 4.会议议题：对每次会议的议题进行详细描述和记录，确保完整和准确。 5.会议讨论记录：记录会议期间各项议题的讨论过程、主要发言及相关决策。二、归档格式为了方便检索和查阅，归档内容务必按照以下格式进行整理： 1.会议文件应按照时间顺序进行编号，并将各个文件分别整理在文件夹中，每个文件夹上标注会议日期和议题。 2.参会人员名单应将每次会议的参会人员名单整理为电子表格或者文档形式，注明参会人员姓名、部门、职位等信息。

3.会议时间和地点应将每次会议的时间和地点记录在表格中，按照时间顺序排列。 4.会议议题应使用清晰明了的标题，并在文件夹中建立相应的记录文件，以便详细记录每次会议的议题内容。 5.会议讨论记录应按照每个议题分别进行整理，记录发言人、讨论内容、决策结果等相关信息。三、归档存储为了确保归档内容的安全和隐私，归档材料应存放在专门指定的归档库中，确保归档文件不易受到损坏或丢失。四、保密措施归档材料涉及公司内部会议内容，属于公司机密信息，请各位同事严守保密义务，不得将归档材料外传或用于其他未经授权的用途。五、归档责任人各部门应指定专人负责会议记录的归档工作，并确保归档文件的准确性和完整性。六、归档审核行政管理部门将随机抽查各部门的归档文件，以确保归档工作的落实和符合要求。

文件归档申请单

文件归档申请单申请人姓名：XXX 部门：XXX 申请日期：XXX 文件名称：XXX 归档编号：XXX 申请事由：我特此向贵部门提交文件归档申请，详细说明如下：一、文件概述（在此段落中简要介绍需要归档的文件的种类，包括文件数量、主题或内容等。）二、归档原因（在此段落中说明为什么这些文件需要归档，可以从以下的角度进行解释： 1. 法律法规要求：说明归档是基于符合相关法律法规或政策的要求； 2. 业务需要：说明归档是为了方便日后查询、审计等业务需要； 3. 资料保管：说明归档是为了保障文件的安全性和完整性，以防止遗失、损坏等意外情况；

4. 组织架构调整：说明归档是为了应对组织架构变动、人员流动等情况所做的必要调整。）三、归档方式（在此段落中明确描述归档的方式，例如： 1. 电子归档：说明文件将以电子形式归档，存储在XXX系统中，并特别说明归档的格式和命名规则； 2. 纸质归档：说明文件将以纸质形式归档，存放在指定的文件柜或文件箱中，并特别说明归档的分类方式和位置。）四、归档责任人（在此段落中指明归档的责任人，包括具体的部门或个人，并说明其具体的职责和权限。如果需要多人共同负责，应明确划分各自的任务和协作方式。）五、申请批准（在此段落中请求相关部门负责人对本申请单进行审批，并在此处预留审批签字栏，包括批准人、审批日期等，以便后续跟踪和归档。）六、申请结果通知（在此段落中，负责人应填写审核结果并通知申请人，可以直接在此处填写或采用其他方式如邮件、短信等进行通知。同时，负责人可以在此处对归档后的文件进行初步的说明，如存放位置、访问权限等。）

关于做好XX年度档案资料归档工作的通知

关于做好XX年度档案资料归档工作的通知关于做好XX年度档案资料归档工作的通知各部室、公司：根据《企业档案工作管理规定》及我厂档案管理工作升“国家二级”的需要，各单位应将在2000年度工作、活动中形成的有保存价值的各种载体文字、图表、声像文件材料，加以收集、整理、归档，3月底前移交厂档案室。归档材料应字迹清晰、签署完备、用蓝黑或碳素墨水书写，纸质优良、规格（a4纸）符合质量要求。移交文件材料目录一式二份（见附表），一份同材料一起移交档案室，一份本单位留存备查。望各单位高度重视，切实组织好资料归档工作，安排专人具体负责，对照归档类目进行整理、汇总、按时移交，确保各类档案资料归档率达到100％，为实现我厂档案管理工作升“国家二级”目标创造条件。

附件：1.XX年度档案资料归档类目 2.文件、资料移交目录表二XXX年X月X日附件1： XXXX年度档案资料归档类目根据电力部《电力工业企业档案分类规则》，各单位应对以下资料进

行及时归档：办公室 1、上级发文、各类公文、平行文（包括：传真、函件等） 2、以厂党委、行政名义印发的各类上行文、下行文及重要的通知、规定、办法等 3、本厂年度综合经营计划、月度工作计划、各部门年中、年度工作计划、总结。 4、本厂党委会、党委扩大会、党委民主生活会、厂长办公会、生产调度会及专题会议记录形成的材料。 5、参加上级召开的各种会议带回的文件材料。 6、领导外出学习、考察材料。 7、上级领导来厂视察、检查工作、专题研究所做的指示、及有关记录材料。 8、专题调研工作材料。 9、本厂荣获的各种奖励（荣誉证书、奖状、奖牌和报批材料。） 10、以厂名义出具的各种介绍信、证明信存根。 11、本厂内部组织机构变更、终止用印的印章。 12、企业工商管理、法律事务、合同材料。 13、电话记录。 14、重要的信访、接待工作材料。 15、收、发文件记录。 16、党务、行政工作大事记。

档案收集归档的通知

档案收集归档的通知 Revised by Petrel at 2021

关于档案收集、归档的通知各部门：为了加强对我公司档案的科学管理，规范档案的整理和归档，防止重要信息资料流失，满足我公司在证据、责任和信息等方面的需求，为我公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、DA/T42-2009《企业档案工作规范》规定，综合管理部对各部门现存资料的收集、归档工作特作如下通知：一、文件材料归档范围：（一）反映我公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对我公司各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）我公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）我公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与我公司有关的文件材料；（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对我公司各项活动具有查考价值的文件材料。二、文件材料的分类

（一）文书档案按目前部门设置情况，分党委、工会、综合管理部、人力资源部、财务资产部、质保部、经济运行部、技术中心、科技部、营销部、产品制造一部、产品制造二部、产品制造三部、产品制造四部、产品制造五部等部门，文件归档时，按以上部门分成大类，每大类再按《文书档案收集目录》（附件一）的内容分为若干案卷。（二）科研档案按科研项目分大类，每个项目按阶段分为若干案卷：1准备阶段、2试验阶段、3总结鉴定阶段、4成果和奖励申报阶段、5推广应用阶段（三）基本建设档案按建设项目分大类，每个项目按类别分为若干案卷：1文字、2土建、3工艺、4电气、5给排水、6仪表、7热工、8采暖通风冷冻（四）设备档案按设备类型分大类，分为：1.测试类、2液压机类、3挤出类、4滚压类、5浸渍类、6注射机类、7炉及烘箱类、8压缩机类、9空调类、10泵类、11混合类、12机床类、13仪器仪表类、14起重类、15运输类、16其它类、17计算机、复晒印机类、18有关项目用的设备仪器。一台设备的资料整理为一个案卷。（五）会计档案按类别分为：0凭证、1账册、2报表、3工资、4其它。（六）声像档案按类别分为：1奖状、2照相、3磁带、4光盘（七）质量记录按部门分为：1产品制造一部、2产品制造二部、3产品制造三部、4产品制造四部、5产品制造五部。