工程项目采购管理

采购管理

1采购程序计划管理措施

1.1采购计划分为季度采购计划和月度采购计划。

1.2采购计划编制应主要包括如下内容：

（1）描述项目采购任务的范围，明确项目经理部在采购任务上的分工及职责关系。

（2）说明发包人对项目采购工作的特殊要求，以及项目经理部的应对措施。（3）对采购原则作出规定：包括经济原则、质量保证原则、安全保证原则、进度保证原则、设备材料的采购原则等。

（4）费用、进度控制要求。项目采购计划中，应明确规定费用/进度控制的要求和目标，项目采购的费用、进度控制目标，应服从整个项目的费用、进度控制目标。

（5）特殊问题的说明。例如关键设备的采购，要求提前采购的设备，超限设备的采购和运输，现场组装的设备等。

（6）降低采购成本的具体措施。

（7）为完成项目采购任务的其他问题说明。

1.3采购计划编制及审批程序

（1）开工前专业工程师根据设计图文件和实施性施组的施工进度计划安排编制物资、设备的需求计划，需求计划应包括所需物资设备的数量、规格、技术要求、进场时间等内容。

（2）工程部负责上报的需求计划进行汇总和审核，形成请购文件，经技术负责人审批。

（3）物资供应部根据审批的请购文件和计划合同部提供的施工总进度计划编制项目采购计划，合理确定物资设备的采购批量、采购时间、进场时间。项目采购计划经施工负责人审核后，报项目经理审批。

（4）采购计划需上公司审批，经批准后实施。

2采购质量计划管理措施

2.1材料采购的质量保证措施

（1）用于本工程的材料和设备进场前，向监理提交样品和有关证明材料，经监

理同意施工后进场。

（2）材料采购前，采购部门应根据技术部门提出的施工总进度计划、技术要求及质量标准要求制定材料采购计划。材料采购计划要有必要的编制说明，并明确物资名称、型号（或规格等级）、数量、验收标准、质量标准、交货期等事项，经主管领导审批后执行。采购部门依据批准的材料采购计划从合格供应商中择优订购所需物资，确保材料质量从选购、运输、装卸、贮存、保管、测试使用监控及信息反馈等各个方面得到有效控制，形成严密、周全、多层次、多方位的质控循环，严把材料进场关。对使用于施工现场的工程材料全部实行材质验收“三检制”，即发货前查验、入库前查验和进场前查验，做到材料出厂合格证、技术证件、检验试验合格证“三证”齐全，并经监理工程师批准后才能进入现场。（3）拌制砂浆用的水泥各项技术指标，必须符合相应的国家标准，运到工地的水泥，应有供应单位提供的出厂试验报告单，并按水泥品种、标号和出厂编号分批次进行检查验收，逾期水泥需复验，对不合格的水泥不得使用。

（4）钢材的技术条件，验收标准和试验方法必须分别符合现行国家、治金部标准。进入工地的钢材，均应附有制造商的质量证明书或验收报告单。工地试验工程师，应按有关规定对购入的钢材进行检验，填发“钢筋试验鉴定报告单”作为使用本批钢材的依据。

2.2材料进场后的质量保证措施

（1）袋装水泥的存储与保管

在现场内设置水泥库，水泥不得露天堆放。水泥库靠近拌和区域设置，减少场内倒运和方便投料。水泥库采用钢材、竹木或砖石等材料搭设，周围封闭，顶棚为石棉瓦，确保不漏雨。

（2）水泥库的容量总体上应满足最大单批次混凝土连续施工的需要，并留有30～40%的存量。袋装水泥应按不同的厂家、不同的品种、标号、批次和生产日期等分区堆放，并根据检验状态和结果对其进行标识，标识牌悬挂于库房顶部。（3）水泥应分层堆放整齐，底部应用支架架空离地面20～30cm。四周离墙体30cm 以上，最大堆放高度不超过10包。水泥库必须建立详细的水泥调拨使用台帐，具有可追溯性。

（4）砂石料的存储与标识

凡用于混凝土施工的砂、碎石、卵石等各种粗细集料均应按照不同的规格粒径分仓存放，不得混堆或交叉混合在一起。并应根据检验状态和结果对其进行标识，标识牌立于料仓内且应安放稳固。

（5）储料仓必须用片石或粘土砖砌筑而成，隔墙高度不低于1.5m，并用石灰或水泥砂浆抹面。仓内地面形成向外侧的排水坡面，外侧墙体下部预留孔洞排水，保证仓内无积水。

2.3材料、设备的检验和交货验收

（1）用于本工程的材料和设备进场前，我单位的质检员首先对到场材料和设备按照国家相关标准进行检查验收、取样送实验室检验，填写材料和设备报验单，详细说明材料和设备来源、产地、规格、用途及检验、试验情况等。报验单填好后，连同生产商的材料出厂质量合格证书和我单位提交的检验合格证明报监理工程师，以证明材料、设备质量符合本合同设计和规范的要求。会同监理工程师商定对用于本工程的任何材料和设备进行检查和检验的时间和地点，除监理工程师另有指示外，并向监理工程师提交有正式证明的检验结果和原始数据。

（2）交货验收中坚持“三不”原则。凡质量无保证、证件不齐全、未经检验试验的主要物资、设备，一律不准采购、进场和使用。

（3）坚持先试验后使用原则。物资部门负责对进场物资的数量、质量验收和物资取样试验，按照国家相关标准试验合格且技术证件与实物相符，方可使用。我单位随时按业主或监理工程师的指令，在制造、加工或施工现场和材料存储地对材料和设备进行现场检验，检查其型号、品种、数量、性能等指标，若对某种材料的质量有疑虑时，委托有资格的检测单位进行复检。

3采购成本计划管理措施

3.1采购实施要点

采购管理工作对整个工程的工期、质量和成本都有直接影响。而采购形式的多样、采购责任的众多以及采购业务接触面广、工作地点多等特点，更增加了采购管理工作的难度。

3.2项目采购人工时的预算和考核

（1）准备期

在项目初始阶段，未形成完整的计划订单之前，项目采购计划员应根据以往项目

的基础数据，编制项目人工时估算版并报项目采购经理审核。

（2）估算

当项目计划订单初步形成后，采购计划员按照采购人工时定额计算出各订单的计划人工时数，分类汇总形成完整的项目采购人工时进度计划表，上报采购经理审核。

（3）校准预算

采购经理对项目采购人工时进度计划表进行检查后，上报项目执行中心审批，批准后作为正式的项目人工时进度计划执行。

（4）对项目采购人员进行考评

通过按阶段对项目采购组的工作质量、进展情况、人工效率进行量化考评，可以对项目采购组的管理及绩效给出评价意见，作为奖惩及今后任务分配的主要依据之一。

3.3资源供应商的管理

基于长期的降低采购成本的理念出发，在项目的采购管理中应该贯穿一个“供应商管理”的思想，即把对供应商的管理纳入项目采购管理的一个部分。这样既可通过长期的合作来获得可靠的货源供应和质量保证，又可在时间长短和购买批量上获得采购价格的优势，对降低项目采购中的成本，并提高采购效率有很大的好处。有以下几点值得注意：

（1）与供应商建立直接的战略伙伴关系

1）对于采购方来说，一旦确定了可以长期合作的供应商，应该与供应商建立直接的战略伙伴关系。双方本着“利益共享、风险共担”的原则，建立一种双赢的合作关系，使采购方在长期的合作中获得货源上的保证和成本上的优势，也使供应商拥有长期稳定的大业主，以保证其产出规模的稳定性。这种战略伙伴关系的确立，能给采购管理带来长期而有效的成本控制利益。

2）在采购技术和业务可以实现多项目的集成采购的情况下，可将多项目的框架协议分类五种模式：战略性物资、完全竞争性产品、资源有限的产品、非标设备、与公司已有长期联营协议的供应商。

（2）供应商行为的绩效管理

对供应商以往合作过程中的行为进行绩效管理，以评价供应商的优劣。在项目的

执行过程中，要建立不良记录、动态考核。比如建立供应商绩效管理的信息系统，对供应商进行评级；建立量化的供应商行为绩效指标等等。并利用绩效管理的结果衡量与供应商的后期合作，增大或减少供应份额、延长或缩短合作时间等，对供应商以激励和奖惩。这样能促使供应商持续改善供货行为，保证优质及时的供货，逐渐形成公司采购的供应商名录，从而有效提高工作效率，降低项目采购总成本。

（3）合理选择供应商

1）供应商的选择是项目采购管理的重要部分，也是其核心问题。项目采购时应该本着“公平竞争”的原则，给所有符合条件的供应商提供均等的机会，除按公司的原则外，还应注重厂商的供货能力、业绩，对于关键设备材料不承诺最低价中标、适时地制订报价脱标规则，一方面体现市场经济的规则，另一方面也能对采购成本有所控制，提高项目实施的质量。在供应商的选择方面，有如下两个问题值得关注。

2）选择供应商的数量。供应商数量的选择问题，实际上也就是供应商份额的分担问题。从采购方来说，只向一家询价厂家发询价会增加项目资源供应的风险，也不利于对供应商进行压价，缺乏采购成本控制的力度。而从供应商来说，批量供货由于数量上的优势，可以给采购方以商业折扣，减少货款的支付和采购附加费用，有利于减少现金流出，降低采购成本。因而，在进行供应商数量的选择时既要避免单一货源，寻求多家供应，同时又要保证所选供应商承担的工作量，以获取供应商的优惠政策，降低物资的价格和采购成本。这样既能保证采购物资供应的质量，又能有力地控制采购支出。在现在的项目执行中，一般来说，选3～4家供应商为宜。

3）选择供应商的方式。选择供应商的方式主要包括公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购、询价采购和直接签订合同采购，四种不同的采购方式按其特点分为招标采购和非招标采购两类。

在项目采购中采取公开招标的方式可以利用供应商之间的竞争来压低物资价格，帮助采购方以最低价格取得符合要求的工程或货物；并且多种招标方式的合理组合使用，也将有助于提高采购效率和质量，从而有利于控制采购成本。

3.4有效地利用组织环境

（1）充分认识项目的内、外部环境，与业主、供应商建立良好的合作关系。（2）为适应各自项目的环境，分成五个专业界面：综合管理组、采买组、催交组、检验组和物流管理组，把责任和工作量尽快落实，加大工作力度。

（3）改进业务模式，提高工作质量和效率，彻底转变过去的“请购单-询价-合同”的一事一办的作坊式采买，实现向框架协议采购的转变及向招投标方面的发展，同时完善询比价制度。

3.5多项目检验监造催交统筹

（1）要完善检验监造催交管理体系，将检验监造工作从业务操作型向业务管理型转变，重点是建立对第三方检验监造公司的管理体系。

（2）检验监造催交工作要打破常规，一个供应商在同一时间段承担该公司多个项目的多个订单，在这种情况下就不能按项目分割，要统筹考虑配置人力资源和技术资源，提高工作效率，保证监造效果。

要加强对第三方监造管理服务的管理，对第三方人员的资格进行确认、考核和分析评估，保证所有项目、所有订单的全部设备材料的质量处于受控状态。

3.6现场仓库管理

在施工现场，设立现场采购管理组，负责现场设备、材料到货及分发管理和现场采购工作。现场材料管理的职责范围为：接受材料、验收、短途运输、仓库盘点、材料计划和发放、消耗品/工具/机具的采购和租用、合同的单点联系。通过系统管理，使到货设备、材料及时发放到施工单位手中，将设备、材料的接收和发放出错率降至最低，避免材料的重复订货，减少剩余库存量，减少人力投入，减低项目总投资，理顺各环节关系，对降本增效起到至关重要的作用。

3.7采购合同、文件的控制

在采购管理工作中，合同、文档管理能否做好做细也是重点，确保合同、文档的完整性、有效性和追溯性，使合同、文档管理在采购工作中充分发挥指导、协调和快速查寻作用，对提高采购整体工作效率，降低成本有很深远的影响。通过规范管理，确保合同、文档发挥其自身的潜力，将所做大量的工作对采购的不同阶段任务起到推进作用。对于采购文控人员来说，除了应在理论上对于项目做更深层次的了解，在实践工作当中，也应该更积极地参与配合本部门及外部门工作，为部门及整个项目高效运作做好基础保障。

3.8建立采购管理的全流程概念

整个项目采购流程中的成本降低，是对总成本的控制，而不是单一的针对采购货物或服务的价格。获得了低价的采购物品固然是成本的降低，但获得优质的服务、及时快速的供货、可靠的货源保证等也无疑是获得了成本上的利益。同时，降低采购成本不仅指降低采购项目本身的成本，还要考虑相关方面的利益，成本就像在U形管中的水银，压缩这边的成本，那边的成本就增加。单独降低某项成本而不顾及其它方面的反应，这种成本降低是不会体现在项目采购管理的利润之中的。所以，需要建立这种全流程成本的概念，来达到对整个项目采购管理总成本的控制和降低。并保证采购与设计、施工相辅相成，打通全流程，保证总承包项目一次投料试车成功，最终生产出合格产品。