日常工作的分类方法和应用(原创)

日常工作的分类方法和应用（原创）

吴晓岚

分类管理是管理者常用的管理方法，通过分类，将复杂的事物简单化，针对不同类别事物的特点进行细化管理。

我在日常管理中，一般将工作分为四类：

一、日常周期性工作：

1.定义：在《职务说明书》明确定义的工作，一般都有严格的周期性，要

求在确定的时间内准时、准确完成。

2.举例：每天统计考勤、每月申报保险报表、每月核算工资等。

3.管理方法：闹钟式管理。

(1)请员工提前列出本人负责的各项周期性日常工作，确定开始时间和终

止时间或条件，按每日、每周、每月、每年进行汇总，形成《日常周

期性工作时间表》。

(2)请员工找到每项工作的流程、方法和衡量标准。

(3)员工按时间表工作，进行自我检查，安排其他人员抽查。

二、日常触发性工作：

1.定义：在《职务说明书》明确定义的工作，一般都有严格的流程，要求

在某项事件发生时联动实施，要求及时、准确。

2.举例：新员工上岗通知、新员工报到准备、员工离职手续等。

3.管理方法：开关式管理。

(1)请员工列出本人负责的各项触发性日常工作，确定启动和终止条件，

形成《日常触发性工作明细表》。

(2)同时确定每项工作的流程、方法和衡量标准。

(3)员工在得到启动信号时开始工作。完成工作后需要以书面方式向流程

上下游人员进行通知。

以上两类工作都属于日常工作，其工作流程、方法和衡量标准如果缺乏，需要逐步建立起来。如果其工作依据外部的相关法律、法规和流程，需要请员工收集外部文件。

三、任务性工作：

1.定义：可以提前预见、安排，但不会重复发生的工作。

2.举例：编写某项管理流程、调研培训合作机构、设计办公区装修方案等。

3.管理方法：计划管理。

(1)确定任务负责人，任务负责人制定书面的项目工作计划，确定好工作

目标、完成周期、需要的资源和实施的步骤。

(2)组织相关人员讨论，确定工作计划。

(3)任务负责人在任务里程碑、关键点向上级汇报进展，保持通畅的沟通。

在任务完成时提交任务总结报告，包括完成时间、使用的资源、和计

划相比完成的效果、遇到的困难和解决办法等，附上数据、图片等进

行补充说明。

有些工作第一次出现时按照任务性工作来及时处理，一旦重复发生，则可列为日常性工作，及时制定出相关流程和规定，以避免一事一议的低下效率。

四、突发性工作：

1.定义：流程中没有规定，也没有事先安排的临时性事件。

2.举例：街道办事处下户检查、离职员工的突然来访等。

3.管理方法：应急管理。

(1)一般由上级主管临时指定责任人，并口头沟通处理办法。

(2)如果没有时间沟通，则相关人员采取推迟处理的办法，或者根据惯

例处理，或相机处理。

(3)突发性工作完成后要尽快总结汇报。

并非所有的紧急事件都是突发性工作，例如工厂里发生生产事故，如果事先已经制定了事故处理流程，那么实际上这就是一项“触发性日常工作”。我们通过流程的建设，倡导精细化管理，可以不断减少突发性工作，使各项工作井然有序。正如德鲁克先生所说：“管理好的企业，总是单调无味，没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并已将它们转化为例行作业了。”