档案管理教案 第八章 档案检索
第八章档案检索
案例：
××管理顾问公司的档案在积累了一定数量之后，由于只有案卷目录而没有其它形式的检索工具，在查找档案时经常出现速度慢甚至查找不到的问题。该公司的档案员小陈决定编制一些检索工具以解决查找档案的问题。那么，究竟编制什么种类的检索工具才能适应公司查档的需要呢？
经过分析以往查找档案的情况，小陈发现公司的领导和业务人员频繁查找的档案主要有客户资料、公司的发文和内部文件。于是他决定编制文号索引、客户索引和专题目录等几种检索工具，为查找档案提供途径。这几种检索工具编制完成投入使用之后，明显提高了查找档案的效率，小陈因此也得到领导的表扬。
简析：
档案检索工具是人们查找档案信息的导航系统。没有检索工具，无论是档案管理者，还是利用者，都难以顺利地从大量的档案中找到所需要的对象。同时，档案检索工具的种类很多，功能各有侧重，这就要求档案部门必须根据本单位的实际情况，对档案检索工具的种类和形式进行适当设计，以使编制出来的检索工具适用和有效。
第一节档案检索概述
一、档案检索的含义和一般过程：
“检索”一词，顾名思义为查找、寻取。“检”字，原是书的标签、题签，后又有察看、挑拣等意思；“索”字是指求取、搜寻的意思。档案检索则是指对档案信息进行加工和系统存储，并根据需要进行查找的工作，它是档案提供利用工作的基础和先前条件，是开发档案信息资源的必要条件。档案检索一词，可以有广义和狭义解释。广义的档案检索包括存储和查找两个过程。狭义的档案检索就是查找档案中有用信息的这一过程。以下所涉及的是广义的档案检索。
档案检索包括档案信息存储和信息查检两方面工作。档案信息存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的过程；档案信息查检是指利用检索工具或数据库搜取所需档案信息的过程。这两部分内容是密切联系，不可分割的，存储是查检的基础和前提，查检则是存储的目的。因此，对于检索问题需要把存储过程和查找过程作为一个整体来研究。
（一）档案存储过程的主要内容：
档案的存储包括两个环节：
1、著录标引。对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，有时还需要将反映该件（卷）档案主题的概念借助检索语言（分类表、主题词表等）转换成规范化的检索标识。对每件（卷）档案著录标引后形成的一条记录标为一个条目。
2、编制检索工具。对著录标引后形成的条目加以系统排列，组成各种检索工具，或输入计算机，建立机读文档及数据库。
（二）查检阶段的主要内容：
查找阶段也包括两个环节：确定查找内容、查找。
1、确定查找内容。对利用者的检索要求进行分析，确定利用者所需档案的实质内容，形成概念。有时也需将这些概念借助检索语言转换成规范化的检索标识。在计算机检索中还应按实际需要把这些检索标识之间的逻辑关系表达出来，形成检索表达式。从确定提问主题到形成检索表达式的这一段工作称为编制检索策略。
2、查找。档案工作人员采用各种手段把表示利用者需求的检索标识或检索表达式与存储在检索工具或机读数据库中的检索标识进行相符性比较，将符合利用者要求的条目查找出来。
在手工检索中，相符性比较是由人工进行的；在机检过程中，则由计算机担负二者之间的匹配工作。
二、检索效率：
档案检索效率是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性程度，它是衡量档案检索系统以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标。档案检索效率通常采用检全率和检准率两个指标来衡量和表示。
检全率是指满足利用者要求的全面程度，即检出的有关档案与全部有关档案的百分比。与之相对应的漏检率，即未检出的有关档案与全部有关档案的百分比。 1）检全率=
全部有关档案检出的有关档案×100% 漏检率=全部有关档案
未检出的有关档案
×100%
请生回答：某一利用者要求查找有关税制改革方面的档案，档案馆保存的有关档案为120
件，而检索时检出102件。请问检全率？漏检率？
检全率=102÷120×100%=85%；漏检率=18÷120×100%=15%
检准率是指满足利用者要求的准确程度，即检出的有关档案与检出的全部档案的百分比。与之相对应的是误检率，即检出的不相关档案与检出的全部档案的百分比。 2）检准率=
检出的全部档案检出的有关档案×100% 误检率=检出的全部档案
检出的不相关档案
×100%
请生回答：某一利用者要求查找有关社会保障政策方面的档案，通过一次性检查，共检出
80件档案，经阅读发现其中60件是相关的档案。请问检准率？误检率？ 检准率=60÷80×100%=75%； 误检率=20÷80×100%=25% 三、档案检索语言：
档案检索语言是根据档案检索的需要而创制的人工语言，专门用于手工检索或计算机检索的档案信息检索系统，表达档案主题概念和检索课题概念。如果没有档案检索语言，档案信息就不可能进行有效的存储和查找，也不可能建立起比较完善的档案检索系统，在档案标引人员、档案检索人员、档案管理人员、档案用户、档案检索系统之间，就难以相互沟通和在档案信息需求上取得一致。
档案检索语言由词汇和语法组成，具有三个组成要素。第一，拥有一组系统的文字或符号，用来构成检索词汇要素，分类号和主题词就是它的检索词汇；第二，具有一定量的词汇，用来表达档案信息基本概念，分类表的类目、分类号与主题词就反映了基本概念，而《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》就是档案信息检索词典；第三，有一套语法规则，用以满足档案检索系统多元化检索的需求。
档案检索语言作为一种专门的人工语言，较之于自然语言，具有以下特点：能简明和比较专指地表达档案及检索课题的主题概念；词汇与概念一一对应，排除了多词一义、一词多义和词义含糊；能明确显示出概念之间的相互关系，便于将概念进行系统排列；方便检索时将档案标引用语进行相符性比较。
档案检索语言的作用是保证检索效率，提高查全率和查准率。它是档案信息存储与检索的桥梁，也是档案人员与档案用户之间沟通和满足档案信息需求的桥梁，检索语言质量的高低直接影响检索效率。
第二节 《中国档案分类法》和第三节《中国档案主题词表》不讲。
第四节 档案著录
一、档案著录的内容与作用：
（一）档案著录的内容：
所谓档案著录，是指在档案馆（室）编制档案目录等检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。所谓内容特征，就是指对档案主题的揭示，其中包括档案的分类号、主题词、摘要等。所谓形式特征，是指档案的实体形式、文字表达形式等有关特征，包括档案的题名、责任者、形成时间、地点、档号、文种、载体等等。
档案著录的内容通常包括著录原则、著录项目、著录格式、标识符号、著录信息源、著录用文字、著录项目细则。
编制档案检索工具，一般应经过两个步骤。首先按照档案著录规则，将文件或案卷的内容和形式特征记录下来，由若干著录项目组合为一个条目；其次，将众多的条目，按照一定的体系和方法排列起来，形成某种检索途径，这就是检索工具。后者必须以前者为前提和基础。
从手工检索来说，其基本工具是档案目录。档案目录，是按照一定的顺序排列，指出案卷或文件的内容和形式特征以及存址，供人们查找的名目，如案卷目录、卷内文件目录等。
档案目录本身是一个档案信息线索查寻体系，由许多档案条目组成。档案条目是组成档案目录的基本单元，是对单份文件或案卷的内容或形式特征所做的一条记录。而档案条目又是由著录项目组成。通过实例来了解档案条目与著录项目之间的关系。
等各均为一个一个著录项目，他们共同构成一个档案条目。按照一定的次序将条目编排成的有机体系就是档案目录。此为卷内文件目录。
（二）档案著录工作的作用：
档案著录工作的作用是多方面的，具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用，其中最主要的是检索。著录的质量直接影响到档案检索工具的质量和效能。无论何种档案检索工具，要具备良好的存储与查检功能，都必须以著录项目的详细具体、标引准确、格式与标识符号统一、文字简明为条件。著录工作方面的任何疏忽或过分强调简化以及只注重外形特征的描述，都要影响检索工具的质量，降低其效能。
档案著录是一项细致而又繁重的工作。正确地选择和记录文件或案卷的内容和形式特征，需要通过深入研究，分析文头、正文、文尾等各个部分才能做到，稍有遗漏和疏忽，就难以取得预期效果。认真做好著录工作，对于建立和完善检索工具，提高检索工作水平，有着十分重要的意义。
二、档案著录的原则和要求：
（二）档案著录规则
为了保证档案著录方法的规范，我国制定并颁布了《档案著录规则》，主要内容包括：1、著录条目 P215 2、标识符号 P216
3、著录格式 P217
一般使用段落符号式的条目著录格式。段落符号式，是指将著录条目分成若干段落，每
5、著录项目细则 P219—221
二、档案标引
（一）含义 P221—222 标引的目的是提供检索途径。
（二）种类
1、按工作方式分为人工标引（手工标引）和机器标引。
2、按检索体系分为分类标引和主题标引。
（三）档案分类标引
1、含义给予文件或案卷以分类号标识的过程。即给予每份文件或每个案卷一个分类
号。
2、程序
1）确定分类表目前，主要以《中国档案分类法》作为标准和依据。
《中国档案分类法》主要用于档案分类标引和组织档案分类目录，它适用于我国各个历史时期所形成的各类档案。其体系结构包括如下几个部分：
A、编制说明：是对分类法进行基本、全面的介绍。它包括编制目的和适用范围、编制原则、基本类目的设置及次序安排的理由、对各种分类问题的处理方法、标记符号、注释以及分类法的管理等。
B、“中华人民共和国档案分类表”：适用于类分1949年10月1日中华人民共和国建立以后形成的档案，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等）组成。
C、“新民主主义档案分类表”：适用于类分中国共产党领导的新民主主义革命斗争时期形成的档案，由主表和辅助表（综合复分表）组成。
D、“民国档案分类表”：适用于类分1911年至1949年民国时期形成的档案，由主表和辅助表（综合复分表、民国时期世界各国和地区表、民国时期行政区划表、民国时期民族表）组成。
E、“清代档案分类表”：适用于类分清代档案，由主表和辅助表（清代档案综合复分表、清代时期世界各国和地区表、清代行政区划表）组成。
2）准确地分析档案内容
分析档案内容，目的在于找出分类标引的依据，准确地把握档案的主题。具体有以下几种方法：
A、分析题名
题名一般能概括反映出文件、案卷的中心内容；但也有不能正确揭示主题内容的，所以，它不是唯一依据。
B、细阅前言、内容提要、结论等
以了解文件的主题、作者撰写该文的意图及这一文件与另一文件的关系，为标引提供依据性信息。
C、浏览正文
通过上述方法仍把握不准文件的中心内容，应浏览正文，找出文件内容论述或涉及的中心问题。
D、查阅文件的版头、尾部及附加标记。
党政机关行文一般都有固定的文件版头，标明发文机关的全称或通用简称以及发文字号。文件的尾部一般有发文机关、抄送机关、成文时间、盖印与签署。附加标记有密级、缓急时限、阅读范围等，有助于了解文件的主题内容、使用范围和参考价值。
3）确定归属类目
将主题分析出来后，根据所用分类表，判定其归属类目，按分类标引规则进行标引。4）给予分类号
档案分类表采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制：用字母表示一个大类，根据需要有些二级类目采用双字母制，如：
B 国家政务总类
BA 人民代表大会工作
BB政府行政工作
BC机构编制、人事劳动
BD监察
BE民族事务
BF宗教
BG华侨事务
BH人口、计划生育
在字母之后采用阿拉伯数字表示下属类目的划分并顺序编号。如：
B 国家政务总类
BA人民代表大会工作
1 代表大会
11会议
111预备会议
112全体会议
113主席团会议
114…………
12立法
13监督与审查、质询
14…………
2常务委员会
3委员长会
档案分类表的每一个类目都配有符号，即类号。
5）审校
审校是标引的最后一道程序，是确保标引质量的重要环节。审校的程序分为自校、互校和总校。
自校：标引人员对自己的标引结果进行校对。
互校：标引人员对标引结果互相进行校对，纠正因个人理解不同而引起的错误，保持不同人员标引的一致性。
总校：在自校、互校后，必须选派熟悉业务、通晓目录工作的人员担任总校。通过总校，可以保证表引工作的整体优化。
3、方法
1）一份文件、一个案卷只论述一个事物或一个问题，就依其所属类目标出分类号。
如：一份文件论述的是给党员上课，标引为A241
2）从不同方面来论述同一主题的文件，则按分类表中有关分散和集中的要求，归入相应类目。
如：每个机关都形成干部任免的文件，《中国档案分类法》采取党、政、军三方面集中设类的方法。标引时，党的干部任免标引为A261，政府的为B333，军队的为D22
3）一份文件、案卷论述的主题涉及到国家、地区、民族、时代、文件类型、使用对象等，一般只标主题内容所属类目的分类号，其他相关因素不标引。
如：《国家教委关于向×国派遣出国留学人员的意见》，标引GB921
4）论述的是两个或两个以上的主题，标引时应分析各主题间的关系，再确定给予一个或几个分类号。
A、若是并列关系，则都应按其属类给出分类号。如：一份文件或案卷论述的是扫盲教育、自学考试两个并列关系的主题，应标引为GB81：86 （同属一个成人教育和继续教育类目下）
B、若是从属关系，即上下位关系，那么标引时应给予上位类的分类号。如：一份文件论述的是工业品、食品、副食品的购销，则应标位LA11（商品购销）
C、若论述的是两个主题，而作者的意图则在于比较主题间的异同和优劣，一般只标引作者
所赞扬的主题分类号。如：《机载航空雷达的特点》中，比较了航空雷达与其他雷达的异同，应标引为NK314
（四）档案主题标引
1、含义
给予文件或案卷以主题标识的过程。即通过对文件或案卷内容的主题分析，从《中国档案主题词表》中找出相关的主题词作为其主题标识。
《中国档案主题词表》，是一部由反映档案内容的主题词和词间关系组成的规范化词典，共收入主题词25891条。它是进行档案主题标引和主题检索的词语控制工具，主要供档案部门及文书处理部门标引和检索档案、文件、资料之用。
2、程序
1）审读文件，确定主题
通过阅读文件的题名、文头、文尾、正文、附加标记来把握主题。审读文件可先看题名，这是了解主题的一条捷径。题名通常由责任者、问题、文件名称组成，可以从中抽取关键词再转换成主题词。
2）主题分析
主要内容有两方面：
A、分析主题的类型。主题的类型依据档案内容可分为单主题（一个主题）和多主题（两个以上）。
B、分析主题的构成因素，也称主题因素。主题因素分为：主体因素（反映文件主题内容的关键性概念）、通用因素（对主题因素起补充和限定作用的通用概念）、位置因素（文件所记述对象的空间和地理位置概念）、时间因素（文件所论述对象存在的时间概念）、文件类型因素（文件类型和形式方面的概念）在档案标引中，主体因素最重要，必须标出，其他因素酌情标引。
3）主题概念转换
在确定了文件的主题概念之后，应将其转化为规范化的主题词，需查找档案主题词表。
单主题文件概念的转换…………，多主题文件概念的转换……，P225。
4）审校
和档案分类标引的审校一样。
第三节档案检索工具
档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。它的基本职能有两个：存储档案信息和提供查找档案的途径。档案检索工具是档案检索工作中存储阶段的工作成果，又是查寻利用档案的必要条件。
一、种类
（一）按编制体例分 P228
1、目录
2、索引
3、指南
（二）按检索范围分
1、全宗范围的检索工具
以一个全宗的档案为著录或介绍对象的检索工具，如案卷目录、案卷文件目录、全宗指南等。
2、档案馆范围的检索工具
以一个档案馆的全部档案为著录或介绍对象的检索工具，如全宗目录、分类目录、主题目录、档案馆指南、人名索引、地名索引等。
3、专题范围的检索工具
以档案馆内有关某一专题的档案为著录或介绍对象的检索工具，如专题目录、专题指南、专题性人名索引和地名索引等。
（三）按功能分 P229
1、馆藏性检索工具
2、查找性检索工具
3、介绍性检索工具
（四）按载体分
1、书本式检索工具
2、卡片式检索工具
3、活页式检索工具
4、缩微式检索工具
5、机读式检索工具
6、网络检索工具是档案馆在互联网上公布档案馆开放档案目录而形成的检索工具。目前，我国许多省级档案馆在互联网上建立了馆藏开放档案的目录检索系统。
二、常用档案检索工具 P233——248
（一）案卷目录
以案卷为单位，依据档案整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统一案卷数量，监督保护档案材料的一种管理工具。它是档案馆（室）最基本的、使用较为频繁的一种检索工具。（二）分类目录
根据体系分类法的基本原则，将档案主题按《中国档案分类法》的逻辑体系组织起来的检索工具。分类目录一般采用卡片式。
（三）卷内文件目录汇编
也称全引目录或案卷文件目录，将全宗或全宗的某一部分案卷内的文件目录汇编而成的检索工具。是案卷目录和卷内文件目录合二为一的产物。
（四）全宗文件目录
以逻辑体系的分类条目来揭示某一全宗内档案内容与成分的检索工具。一般也采用卡片式。（五）专题目录
系统揭示档案馆（室）内有关某一专门题目档案内容和成分的一种检索工具。一般也采用卡片式。
（六）主题卡片也采用卡片式
根据主题法的原理，用规范化的词、词组揭示文件或案卷的主题内容，并按主题字顺组织起来的一种检索工具。
（七）人名索引
揭示档案中所涉及的人物并指明其出处的检索工具。一般也采用卡片式。
（八）文号索引
将档案的文号与档号相对应，提供文号检索档案途径的检索工具。一般采用表格形式。（九）全宗指南
以文章叙述的形式介绍某一个全宗档案内容和成分及其意义的一种工具书，又称为全宗介绍。
（十）专题指南
按照一定的题目，并以文章叙述的形式，综合介绍报道档案馆中保存的有关题目的档案的一种工具书，又称为专题介绍。一般也采用卡片式。
（十一）档案室指南
全面系统介绍机关档案室及其收藏档案情况的工具书，又称档案室介绍。
（十二）档案馆指南
以文章叙述形式全面概要地介绍档案馆及其所存全部档案情况的一种工具书，，又称为档案馆介绍。
（十三）联合目录
汇总若干档案馆或其他单位收藏的档案目录。
（十四）智能化管理和信息共享
运用计算机办公自动化。
三、建立档案检索体系
档案检索工具的种类很多，每一种检索工具有着各自的特点，在功能上既有互补性也有重复性（P228）。所以，档案馆（室）并不需配齐所有的检索工具，可以结合自身的需要充分利用档案检索工具之间的互补性建立检索体系。建立检索体系，应符合以下基本要求：
1、保证有一定数量和种类的检索工具。
2、充分利用检索工具的互补性。
3、检索工具的设置应与利用需求相吻合。
4、馆藏性、查检性、介绍性检索工具并举。
四、如何使用检索工具
主要来了解有关档案检索（查询）的一般过程
档案检索是通过利用检索工具查检出所需要档案的过程。这一过程一般由档案利用者自己操作，有时也可由档案工作人员协助或代为完成。档案检索过程如下：
提出检索需求——明确主题概念——选择检索途径——概念转换为检索标识——标识对比——确定查找线索——提取档案
1、运用主题分析法，明确检索要求，即了解清楚档案利用者究竟需要什么档案，将其需求归结为明确的检索主题概念。
2、根据档案室（馆）检索系统的设置情况制定检索策略，也就是从利用者已经掌握的线索和档案馆（室）检索系统的情况出发，选择比较有效的检索途径，并将检索主题概念转换为检索标识。
3、执行检索策略，即从检索系统中进行查检：将表达检索主题概念的检索标识与检索系统中的检索标识进行相符性比较。
4、根据查出的档案线索提取档案，进行甄别、筛选或利用。
第四节档案计算机检索
随着办公自动化的发展，电子计算机已成为必备和常用的工作设备和助手
一、档案计算机检索系统的结构
1、档案计算机检索含义
是指以计算机为检索设备，将档案目录信息以二进制代码形式记录在磁性载体上，
由计算机检索软件进行控制，对输入的档案目录信息自动进行整理、存储、检索、输出、统计等操作。
2、结构
由硬件——计算机、软件和数据库——档案目录信息、著录规则和记录格式、检索语言等要素构成。
计算机检索与手工检索一样，也是由存储和查检两部分组成，在计算机中通常被称为输入和输出。
二、建立计算机检索的步骤
1、系统分析
首先，明确系统应达到的目标和指标。
然后，进行四方面的分析：第一，工序分析；第二，工作量分析；第三，费用分析；第四，时间分析。系统分析的结果，应形成书面材料。
2、设备选购和安装
3、人员培训
包括程序设计员、计算机操作人员、著录标引人员、数据输入人员和日常维护人员的培训。
4、检索软件设计
5、数据准备就是进行档案信息的采集、著录。
6、系统的检验和修改
7、系统操作管理
8、系统评价
能力测试：
以下是一份文件的内容和形式特征：
文件题名：××重型机械制造公司关于机构调整的请示；成文日期：1982年3月11日；发文字号：×重机[1992]23号；文本：定稿；保管期限：永久；密级：内部；页数：2页；载体：纸张；规格：260mm×184mm；附件：××重型机械制造公司关于机构调整的方案；主题词：机构调整请示。分类号：B313；档号：017—1—275—2
根据以上情况，请按照著录规则填制一张段落符号式著录条目。
第三节档案检索工具
档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。它的基本职能有两个：存储档案信息和提供查找档案的途径。档案检索工具是档案检索工作中存储阶段的工作成果，又是查寻利用档案的必要条件。
一、种类
（一）按编制体例分 P228
1、目录
2、索引
3、指南
（二）按检索范围分
1、全宗范围的检索工具
以一个全宗的档案为著录或介绍对象的检索工具，如案卷目录、案卷文件目录、全宗指南等。
2、档案馆范围的检索工具
以一个档案馆的全部档案为著录或介绍对象的检索工具，如全宗目录、分类目录、主题目录、档案馆指南、人名索引、地名索引等。
3、专题范围的检索工具
以档案馆内有关某一专题的档案为著录或介绍对象的检索工具，如专题目录、专题指南、专题性人名索引和地名索引等。
（三）按功能分 P229
1、馆藏性检索工具
2、查找性检索工具
3、介绍性检索工具
（四）按载体分
1、书本式检索工具
2、卡片式检索工具
3、活页式检索工具
4、缩微式检索工具
5、机读式检索工具
6、网络检索工具是档案馆在互联网上公布档案馆开放档案目录而形成的检索工具。目前，我国许多省级档案馆在互联网上建立了馆藏开放档案的目录检索系统。
二、常用档案检索工具 P233——248
（一）案卷目录
以案卷为单位，依据档案整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统一案卷数量，监督保护档案材料的一种管理工具。它是档案馆（室）最基本的、使用较为频繁的一种检索工具。（二）分类目录
根据体系分类法的基本原则，将档案主题按《中国档案分类法》的逻辑体系组织起来的检索工具。分类目录一般采用卡片式。
（三）卷内文件目录汇编
也称全引目录或案卷文件目录，将全宗或全宗的某一部分案卷内的文件目录汇编而成的检索工具。是案卷目录和卷内文件目录合二为一的产物。
（四）全宗文件目录
以逻辑体系的分类条目来揭示某一全宗内档案内容与成分的检索工具。一般也采用卡片式。（五）专题目录
系统揭示档案馆（室）内有关某一专门题目档案内容和成分的一种检索工具。一般也采用卡片式。
（六）主题卡片也采用卡片式
根据主题法的原理，用规范化的词、词组揭示文件或案卷的主题内容，并按主题字顺组织起来的一种检索工具。
（七）人名索引
揭示档案中所涉及的人物并指明其出处的检索工具。一般也采用卡片式。
（八）文号索引
将档案的文号与档号相对应，提供文号检索档案途径的检索工具。一般采用表格形式。（九）全宗指南
以文章叙述的形式介绍某一个全宗档案内容和成分及其意义的一种工具书，又称为全宗介绍。
（十）专题指南
按照一定的题目，并以文章叙述的形式，综合介绍报道档案馆中保存的有关题目的档案的一种工具书，又称为专题介绍。一般也采用卡片式。
（十一）档案室指南
全面系统介绍机关档案室及其收藏档案情况的工具书，又称档案室介绍。
（十二）档案馆指南
以文章叙述形式全面概要地介绍档案馆及其所存全部档案情况的一种工具书，，又称为档案馆介绍。
（十三）联合目录
汇总若干档案馆或其他单位收藏的档案目录。
（十四）智能化管理和信息共享
运用计算机办公自动化。
三、建立档案检索体系
档案检索工具的种类很多，每一种检索工具有着各自的特点，在功能上既有互补性也有重复性（P228）。所以，档案馆（室）并不需配齐所有的检索工具，可以结合自身的需要充分利用档案检索工具之间的互补性建立检索体系。建立检索体系，应符合以下基本要求：
1、保证有一定数量和种类的检索工具。
2、充分利用检索工具的互补性。
3、检索工具的设置应与利用需求相吻合。
4、馆藏性、查检性、介绍性检索工具并举。
四、如何使用检索工具
主要来了解有关档案检索（查询）的一般过程
档案检索是通过利用检索工具查检出所需要档案的过程。这一过程一般由档案利用者自己操作，有时也可由档案工作人员协助或代为完成。档案检索过程如下：
提出检索需求——明确主题概念——选择检索途径——概念转换为检索标识——标识对比——确定查找线索——提取档案
1、运用主题分析法，明确检索要求，即了解清楚档案利用者究竟需要什么档案，将其需求归结为明确的检索主题概念。
2、根据档案室（馆）检索系统的设置情况制定检索策略，也就是从利用者已经掌握的线索和档案馆（室）检索系统的情况出发，选择比较有效的检索途径，并将检索主题概念转换为检索标识。
3、执行检索策略，即从检索系统中进行查检：将表达检索主题概念的检索标识与检索系统中的检索标识进行相符性比较。
4、根据查出的档案线索提取档案，进行甄别、筛选或利用。
第四节档案计算机检索
随着办公自动化的发展，电子计算机已成为必备和常用的工作设备和助手
一、档案计算机检索系统的结构
1、档案计算机检索含义
是指以计算机为检索设备，将档案目录信息以二进制代码形式记录在磁性载体上，由计算机检索软件进行控制，对输入的档案目录信息自动进行整理、存储、检索、输出、统计等操作。
2、结构
由硬件——计算机、软件和数据库——档案目录信息、著录规则和记录格式、检索语言等要素构成。
计算机检索与手工检索一样，也是由存储和查检两部分组成，在计算机中通常被称
为输入和输出。
二、建立计算机检索的步骤
1、系统分析
首先，明确系统应达到的目标和指标。
然后，进行四方面的分析：第一，工序分析；第二，工作量分析；第三，费用分析；第四，时间分析。系统分析的结果，应形成书面材料。
2、设备选购和安装
3、人员培训
包括程序设计员、计算机操作人员、著录标引人员、数据输入人员和日常维护人员的培训。
4、检索软件设计
5、数据准备就是进行档案信息的采集、著录。
6、系统的检验和修改
7、系统操作管理
8、系统评价
能力测试：
以下是一份文件的内容和形式特征：
文件题名：××重型机械制造公司关于机构调整的请示；成文日期：1982年3月11日；发文字号：×重机[1992]23号；文本：定稿；保管期限：永久；密级：内部；页数：2页；载体：纸张；规格：260mm×184mm；附件：××重型机械制造公司关于机构调整的方案；主题词：机构调整请示。分类号：B313；档号：017—1—275—2
根据以上情况，请按照著录规则填制一张段落符号式著录条目。
档案管理实务教案(精华版)
档案的历史沿革 ?甲骨档案 ?定义：殷商统治者在迷信活动和政务活动中刻写在甲骨上的文字。 ?组成：叙辞命辞占辞验辞 第二节档案的定义及基本涵义 ?一、定义 ?过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。 ?二、基本涵义 ?1、形成者2、形成原因3、形成方式4、基本形态5、本质属性：原始记录性 文件转化为档案一般需要具备以下三个条件： ?1．办理完毕的文件才能作为档案2．对今后工作具有查考利用价值的文件才有必要作为档案3.按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案 （一）办理完毕的文件才能成为档案 ?所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文 件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。情况有以下三种： ?1、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。 办理完毕的文件才能成为档案 ?2、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。 ?3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕。 ?从这个角度来看，可以说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。 （二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。 ?从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。 （三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案 ?从这个角度来看，可以说“文件是档案的因素，档案是文件的组合。” 第三节档案的作用 ?档案最重要的作用有两方面； ?一是凭证作用 ?档案具有凭证作用，中国人常说：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗”。 ?二是参考作用(或情报作用)。 ?档案的作用有时也被称作档案的价值，即凭证价值和参考价值(或情报价值)。 二、档案发挥作用的规律 ?1．档案作用扩展律（第一价值—第二价值）2．档案机密程度递减律 ?一般说来，档案机密性逐渐弱化是一种总的趋势，档案机密性的强弱与档案保存时间的长短成反比例。3档案科学作用递增律 档案发挥作用的规律 ? 4.档案作用的条件律A、受社会发展水平的限制B 、受公众对档案认识水平的限制C 、受档案管理水平的限制 档案分类 ?四、根据档案信息记录方式划分 ?根据档案信息记录方式可以分为 文字档案，图形档案，音像档案(音像档案又可以划分为照片、录音、录像、影片档案。) 档案分类 ?七、其他常见分类方法
《档案管理》课程教学大纲
武汉职业技术学院 《档案管理》课程教学大纲 课程英文名称： 课程代码：080170 课程负责人： 制定（修订）单位：人文社科系中文教研室 制定（修订）人：张文军 审核人：张艳辉 制定时间：二00三年八月 一、课程简介与课程性质 《档案管理》课程是高职文秘专业必修的一门专业课程。本课程在介绍档案学若干基础理论的基础上，重点介绍档案管理的基本原理和方法。学习这门课程，要在掌握基本概念、基本知识、基本原理的基础上，掌握档案管理的基本方法和技能。 二、课程教学目标 通过本课程的学习，旨在帮助学生认识机关单位的文书、文书工作以及机关单位的档案工作的内容、程序，培养学生掌握从事文书和档案管理的技巧和方法，学习本课程，对以“办文”工作为三大任务之一的职业秘书，具有重要的作用。 三、课程适用的专业与年级 本课程适用于文秘专业各方向，大学二年级开设。 四、课程总学时和总学分 本课程课内学时数为36学时，2学分。
五、本课程与其他课程的联系和分工 本课程既是对文秘基础课程的拓展，又是对应用写作课程的总结归纳。因此，应在学完前两门课程之后开设，并在教学中注意知识上的交叉与衔接。 六、教学方法 《档案管理学》是一门实践性很强的课程，课程内容有相当一部分涉及到档案管理的具体方法和技能。鉴于本课程具有较强的实践性和可操作性，在教学中要求注意： 1、本课程具有较强的实践性和可操作性，在教学过程中要注意理论与实践相结合，切忌死记硬背教材内容。教学中，应注意克服重理论而轻技能、轻实践的偏向；应在文书和档案管理规范的指导下，多开展公文的收发、传递和立卷、组卷实训。力求在实践中加深理解，在实践中学会运用。除按教学计划的要求在毕业前集中安排实践环节外，在授课学时内也应的不少于1/3实训教学环节，以加强实践训练，使理论联系实际，培养动手能力。教学中可安排学生到机关单位的文书工作部门和档案工作部门参观、见习，对于有关文书和档案的处理程序的了解，有条件的还可以参与具体操作。 2、坚持启发式教学原则。充分发挥学生学习的主体作用，培养学生学习文书和档案管理的兴趣。 3、坚持运用案例教学。注意联系档案管理实际，从工作实际、语言逻辑等多方面、多角度，培养学生从事档案管理工作的能力。 4、注意加强多媒体教学，以生动直观的教学手段和形式，以丰富的教学信息来大力提高教学水平和质量。 七、教学重点与难点 教学重点是了解和掌握文书档案管理的内容和程序，主要是教材的第
档案管理学课程教学大纲
《档案管理学》课程教学大纲 一、《档案管理学》课程说明 （一）课程代码：03230024 （二）课程英文名称：Study of Archives Management （三）开课对象：历史教育专业学生 （四）课程性质： 本课程是历史教育选修课程。档案管理学是档案学的一门重要课程。它是以档案和档案工作为研究对象，研究档案信息系统运行的规律，阐述档案管理的一般原理、技术和方法的学科。档案管理学既研究档案管理的理论，又研究档案管理的实际，是一门实践性较强的应用学科，适合历史专业学生选修。 （五）教学目的： 通过较为系统的讲授，使学生初步了解和认识文书档案管理的基本理论和知识，初步掌握档案管理工作技能。 （六）教学内容： 本课程着重阐述档案管理的主要内容，即档案的收集，整理，鉴定，保管，统计，检索，编研和提供利用。本课程实践性很强，特别是档案的整理，鉴定，检索等内容，需要学生全面系统地了解和掌握，并要求进一步研究和探讨。 （七）学时数、学分数及学时数具体分配 学时数： 54 学时 学分数： 3 学分 （八）教学方式： 课堂讲授、讨论 （九）考核方式和成绩记载说明
考核方式为考查。严格考核学生出勤情况，达到学籍管理规定的旷课量取消考试资格。综合成绩根据平时成绩和期末成绩评定，平时成绩占40% ，期末成绩占60% 。 二、讲授大纲与各章的基本要求 第一章档案的收集 教学要点： 档案收集是档案管理工作的首要环节，档案收集工作的好坏，直接影响档案管理工作的其他环节。档案的归档，归档制度，档案馆档案的收集方法，以及丰富馆（室）藏的标准和要求，是学生需要重点掌握的内容。 教学时数：6 学时 教学内容： 第一节档案收集工作概述 一、档案收集工作的内容 1、政府机关、企事业单位的档案室对应归档的档案的接收 2、政府机关、企事业单位对未及时归档的档案补充收集 3、档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值档案的集中和接收 4、档案馆对建国前各历史时期形成的档案的接收与征集 二、档案收集工作的要求 1、加强档案馆（室）外的调查与指导 2、积极推行档案馆（室）档案标准化 3、保证归档和入档案馆的齐全完整 4、维护全宗和全宗群的相对完整性 三、档案收集工作的特点 1、预见性与计划性 2、针对性与及时性 3、系统性与和完整性 第二节档案管理的接收和归档 一、建立、健全归档制度的必要性 二、建立机关文件归档制度的要求 1、归档制度的制定必须符合国家有关文件的规定要求 2、归档制度的制定必须符合本机关的工作、生产、科研活动的实际，体现本机关的文件材料的形成特点和规律 3 、制定的归档制度，应当同本机关的其他机关制度保持内容方面的统一性 4、完善归档制度的内容 三、归档制度的内容
档案管理教学大纲
《档案管理学》教学大纲 一、说明 （一）本课程的目的、要求 档案管理学是秘书学专业的一门专业基础必修课。通过本课程的学习，学生能够较系统 地掌握档案管理的基本理论，具有实施档案管理的实践能力。 （二）内容选取和实施中注意的问题 1，本课程将以档案管理中所涉及的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计等8个基本环节知识和理论为重点进行教学。 2，在课程实施过程中，将了解学科发展的新理论、新思想和新做法进行教学，努力将学科前沿性的研讨和成果带进课堂。 3，注意理论了解实际。通过档案管理课程实践及教学中案例分析，把学科理论学习融入到培养学生档案管理能力中去。 （三）教学方法 根据学科特点，本课程的教学将采用课堂讲授、模拟实践、参观学习及实践考察等多种教学方式。 （四）考核方式 平时作业（占20%）与笔试（占80%）相结合方式。
二、大纲内容 绪论 说明和要求: （1）重点：掌握档案管理学的历史；“档案管理学”研究对象的具体内容。（2）难点：“档案管理学”的学科类型、定位。 第一章档案实体管理概论 第一节何谓档案实体管理 第二节档案实体管理的原则 第三节档案实体管理的方法 说明和要求: （1）重点：掌握档案实体管理内容及基本原则。 （2）难点：档案实体管理方法。 第二章档案的鉴定 第一节档案价值鉴定工作的内容和意义 第二节档案价值与档案鉴定标准 第三节鉴定档案价值的原则与方法 第四节档案保管期限表 第五节档案鉴定工作的制度与组织 说明和要求: （1）重点：掌握鉴定的原则和保管期限表的制定。 （2）难点：如何把握档案鉴定的尺度。 第三章档案的收集 第一节档案收集工作概述 第二节档案馆（室）藏建设 第三节档案室的收集工作 第四节档案馆的收集工作 说明和要求: （1）重点：掌握档案收集工作的要求。 （2）难点：档案的征集与接收。 第四章档案的整理 第一节档案整理工作概述 第二节全宗 第三节全宗内档案的分类 第四节立卷方法的改革 第五节立卷方法的改革附件 第六节类内案卷排列、案卷编号、卷内目录、案卷目录和档号
《档案管理学基础》教案
《档案管理学基础》教案档案管理学基础教案 一、教学目标 1. 了解档案管理的概念、原理和重要性。 2. 掌握档案管理的基本要素和流程。 3. 理解现代档案管理技术和工具的应用。 4. 培养学生的档案管理意识和能力。 二、教学内容及安排 1. 档案管理概述 a. 档案管理的定义和范围 b. 档案管理的目的和意义 c. 档案管理与信息管理的关系 d. 档案管理的基本原则 2. 档案管理的基本要素 a. 档案的分类与等级 b. 档案的鉴定与评估 c. 档案的选编与整理
d. 档案的保存与利用 e. 档案的销毁与归档 3. 档案管理的流程 a. 档案的收集与接收 b. 档案的登记与编码 c. 档案的存储与保管 d. 档案的检索与调阅 e. 档案的交流与传递 4. 现代档案管理技术和工具 a. 电子档案管理系统 b. 数据库管理技术 c. 数字化档案管理 d. 智能化档案检索与浏览 5. 档案管理意识和能力培养 a. 提高档案保密意识 b. 建立档案查阅规章制度 c. 加强档案管理的信息化建设
d. 开展档案专业培训和认证 三、教学方法 1. 讲授法：通过讲授档案管理的理论知识，引导学生理解档案管理 的基本概念和原理。 2. 案例分析法：选取典型案例，分析档案管理中出现的问题及解决 方法，促进学生实际应用能力的提升。 3. 小组讨论法：组织学生参与小组讨论，探讨档案管理的实际问题，并提出解决方案。 4. 视频展示法：播放相关档案管理系统的操作视频，让学生亲自体 验相关工具的使用方法。 5. 实践训练法：组织学生进行档案管理的实践操作，提高其操作技 能和团队协作能力。 四、教学评价与考核 1. 平时表现：考察学生对档案管理知识的理解和应用能力的提升程度，包括课堂表现和作业完成情况。 2. 期中考试：考查学生对档案管理基本概念、原理和流程的掌握情况，包括选择题和简答题。 3. 期末论文：要求学生撰写一篇关于现代档案管理技术与应用的论文，考察学生的综合分析能力和写作能力。 五、教学资源
秘书学文书与档案管理课程授课计划教案
《文书与挡案管理》课程标准教案 一、课程概述 （一）课程性质 该课程是秘书学专业的专业学习领域必修课程与实践课程。 （二）课程定位 该课程是专业课程体系中的专业实践课程，该课程主要对接高级秘书、公共关系、广告、文化产业以及其他相关行业的职业岗位，是提高相关职业素质与职业能力的核心课程。本课程上承“计算机应用基础”、“秘书学”，下接“办公自动化”、“应用写作”。课程主要讲授文书档案收集、整理、鉴定以及检索等方面内容。 （三）课程设计思路 1、总体思路：我校是一所省属综合性本科院校，建设目标是特色鲜明的高水平应用型综合性大学，文学院主要培养适应地方现代化建设的涉及基础语文教育、文化管理、文秘、新闻和广告等各方面专业人才。本课程在培养学生动手实践能力等方面发挥着重要作用。课程设计的总体思路是：通过对文书档案管理基本理论和相关实践操作的学习，使学生初步掌
握文书档案的收集整理鉴定方法，熟悉文书档案检索工具的编制，为使学生将来进入各类单位打下良好基础。 2、具体方法：理论讲解为辅，任务式实际操作为主。以档案馆档案为参考，在基本知识讲授的基础上，安排具体任务进行分项训练。 二、课程目标 （一）课程工作任务目标 此课是秘书专业开设的必修课，通过这门课的学习，使学生初步了解和认识文书档案管理的基本理论和知识，初步掌握档案管理工作的能力。 （二）职业能力目标 针对学生在政府部门、企业就业的特征，强化专业知识学习与专业应用能力的培养。 1、通过对文书档案基本理论和相关实践操作的学习，使学生初步掌握文书档案的收集整理鉴定方法。 2、熟悉案卷的基本整理方法，为使学生将来进入各类单位能迅速适应环境打下良好基础。 （三）职业资格证书考核目标 与该课程相关的职业资格证书是秘书职业资格证书。 三、课程教学内容、学时安排（专业教育课程） （一）课程教学内容
档案管理学教案
档案管理学教案 第一章档案概论 第一节档案的起源与沿革 一、档案的起源 关于档案的起源，主要有以下四种观点： 第一种观点国家和阶级社会产物说。认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。 第二种观点文明社会产物说。认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。国家形成后，形成了比较有条理的档案。 第三种观点社会生产产物说。认为：在原始社会末期人们终于认识到组织社会生产对人类生存的重要性，从此开始组织社会生产活动，并记载生产活动，从此就产生了原始的档案。 第四种观点社会生活产物说。认为：人们为了生活的需要，必须要交往，伴随着交往的继续和深入，人们逐渐发现仅靠语言和大脑记忆交往是远远不够的，必须要有记事工具。原始社会的结绳、刻契等最早的记事形式，就是原始的档案。 二、档案的沿革
档案的沿革可以从以下分析： 1、载体沿革 档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案等。 2、名称的沿革 A、“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍”；魏晋以后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍” B、“档案”一词，一般认为初见于清代。 a 、顺治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。 b 、康熙十九年（1680年）“起居注”：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。” c 、杨宾《柳边纪略》(成书于1707年，康熙四十六年) 说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”
档案管理与信息检索系统
档案管理与信息检索系统 档案管理是一项重要的工作，它涉及到对大量信息的收集、整理、保存和检索。在过去，档案管理主要依靠人工操作，工作效率低下且容易出错。然而，随着信息技术的快速发展，档案管理与信息检索系统的出现给档案管理工作带来了巨大的改变和便利。 档案管理与信息检索系统是一种集成了多种技术和工具的系统，它能够对档案 进行数字化处理，并提供高效的信息检索功能。通过这个系统，我们可以将纸质档案转化为电子档案，并对其进行分类、标注和索引，使得档案的管理更加便捷和高效。 首先，档案管理与信息检索系统能够提高档案管理的效率。传统的档案管理需 要人工进行文件的整理和归档，这个过程耗时且容易出错。而通过信息技术的应用，档案管理与信息检索系统能够自动化地完成这些工作。它能够对档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，从而减少了物理空间的占用和文件的丢失风险。此外，系统还能够对档案进行分类、标注和索引，使得用户可以更快速地找到所需的信息。这种高效的档案管理方式大大提高了工作效率，节省了时间和人力成本。 其次，档案管理与信息检索系统能够提高档案的安全性和可靠性。传统的纸质 档案容易受到自然灾害、意外事故和人为破坏的影响，一旦档案丢失或损坏，很难恢复。而通过数字化处理，档案管理与信息检索系统能够将档案保存在电子设备中，并进行多重备份和加密，确保档案的安全性和可靠性。即使出现了意外情况，我们也可以通过系统的恢复功能来恢复丢失的档案，从而保证了档案的完整性和可用性。 此外，档案管理与信息检索系统还能够提供强大的信息检索功能。在传统的档 案管理方式中，我们需要通过手动翻阅文件和索引来找到所需的信息，这个过程繁琐且容易出错。而通过档案管理与信息检索系统，我们可以通过关键词、日期、文件类型等多种方式进行信息检索，快速定位到所需的档案。系统还能够提供相关性
档案管理学教学大纲
《档案管理学》教学大纲 课程名称：档案管理学 课程编码：EN165130B 学分：2学分 总学时：32学时 适用专业：行政管理、公共事业管理 先修课程：《文书学》、《公文写作》、《秘书学》等基础课 一、课程的性质、目的与任务 本课程是公共管理系行政管理专业和公共事业管理专业的一门专业基础课，主要以档案、档案工作以及文书档案的管理为研究对象。 设置本课程的任务是：较系统地介绍档案管理工作的基本理论、基本知识和基本方法，讲授档案形成和发挥作用的规律，档案工作的基本原则，以及档案收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、服务、编研、统计等项业务活动的理论、原则、方法和技术。 二、教学基本要求 通过本课程的学习,要求学生了解我国档案事业和档案管理的实际情况，系统的理解和掌握档案管理的基本理论和基本知识，能够科学地组织档案的业务管理和档案信息的开发利用工作。 三、教学内容 (一) 档案和档案工作概论4学时 1、档案的定义、种类及其作用 2、档案工作的内容、性质和基本原则 3、档案机构及其基本任务 (二) 档案的收集 4学时 1、档案收集工作概述 2、机关文件的归档 3、档案机构对档案的接收、征集 4、档案馆藏的丰富和优化 (三) 档案的整理 6学时 1、档案整理工作的内容和原则 2、全宗的划分、排列和分类 3、案卷排列、编号与案卷目录 4、档号和立档单位与全宗历史考证 (四) 档案价值的鉴定 4学时 1、鉴定档案价值工作的内容、原则和标准 2、档案保管期限表和档案保管期限的划分 3、档案鉴定工作的制度和程序 (五)档案的保管 2学时 1、档案保管的任务和物质条件 2、库房管理 3、档案使用过程中的维护和保护 (六)档案的检索 2学时 1、档案检索概述
档案检索流程总结
档案检索流程总结 档案管理是一个组织或机构内部必备的重要环节，而档案检索是档 案管理中不可或缺的步骤。本文将对档案检索的流程进行总结，以帮 助读者更好地理解和应用于实际操作中。 一、前期准备 在进行档案检索之前，需要进行一系列的前期准备工作。首先，确 定检索的目的和范围，明确需要检索的档案种类和时间段。其次，制 定检索计划，确定检索的时间节点和人员分工。最后，清理档案库存，确保各个档案资料的存放位置和编号准确无误。 二、检索要求 在进行具体的档案检索之前，需要明确检索的具体要求和条件。根 据检索目的的不同，可以确定检索条件包括文件编号、文件名称、文 件日期、文件主题等。此外，还可以根据需要进行模糊搜索，以更好 地满足实际需求。 三、档案检索流程 1. 档案查询 根据检索要求，进行档案查询。可以利用电子档案管理系统进行查询，也可以通过人工查找档案目录和索引进行查询。根据档案编号或 关键词进行查找，并记录查询结果。 2. 档案审核
在进行档案检索之后，需要进行档案审核。审核的目的是确认检索 结果的准确性和完整性，避免遗漏或错误的信息。同时，还需要核对 档案的完好性和可读性，确保所查找到的档案符合要求。 3. 档案复制 在确认所查找的档案符合要求后，需要进行档案复制。复制的方式 可以根据具体情况选择，可以是打印纸质档案，也可以是电子复制。 在复制的过程中，需要保证档案的保密性和安全性，并记录复制的数 量和存放位置。 4. 档案归档 复制完成后，需将档案归档。归档的目的是将检索到的档案重新放 回到原来的位置，确保档案的有序性和可追溯性。归档时需要根据档 案的编号和文件夹的标识归还到相应的位置，并进行档案库存的更新。 四、后期处理 在完成档案检索后，还需要进行一些后期处理工作。首先是记录档 案检索的过程和结果，以备后续查询和参考。其次是及时更新档案索 引和目录，确保档案管理的准确性和及时性。同时也可以进行档案利 用评估，对档案的利用情况进行分析和评价。 总结： 档案检索是档案管理中不可或缺的环节。通过前期准备、明确检索 要求，按照档案查询、审核、复制和归档的流程进行操作，可以提高
档案检索办法
档案检索办法 一、概述 本文档旨在规范和指导档案检索的工作流程和方法，确保档案 的高效检索和使用。 二、档案分类与编号 2.1 档案分类 根据档案的性质和用途，将档案进行分类。常见的分类包括行 政档案、财务档案、合同档案等。每个分类需设置一个明确的标识。 2.2 档案编号 为了方便检索和管理，每个档案都应有唯一的编号。档案编号 应包含分类标识以及流水号两部分，如行政档案的编号可为"AD-001"。 三、档案存储和归档 3.1 档案存储 档案应妥善存放在专门的档案室或档案柜中。档案室应保持干燥、通风、防火、防潮等条件，确保档案的安全性和完整性。
3.2 档案归档 根据档案的时效性和重要性，设定档案的归档期限。归档期限到达后，将档案移入归档库中，保留备份并进行标识。同时，需制定合理的档案归档纪录，记录归档时间和位置。 四、档案检索 4.1 检索规则 制定明确的档案检索规则，包括关键词、分类标识、编号等。根据档案的内容和需求合理选择检索规则，提高检索效率。 4.2 检索工具 使用合适的档案检索工具，例如电子档案管理系统、索引卡片等。确保档案信息的准确记录和快速检索。 4.3 档案借阅 严格控制档案的借阅权限，在借阅记录中详细登记借阅人、借阅目的和借阅时间等信息。借阅期限到达后及时追踪，确保档案的归还和完整性。
五、档案销毁 5.1 销毁程序 按照法律法规和档案管理规定，制定档案销毁程序。包括审查档案的保存期限、编制销毁清单、征得审批等环节。 5.2 销毁方式 选择合适的档案销毁方式，如纸质档案的碎纸、电子档案的删除等。确保档案信息无法恢复，并进行相应的销毁记录。 六、档案安全管理 6.1 权限控制 建立严格的档案访问权限控制机制。确保只有具备授权的人员才能访问档案，并记录每次访问的相关信息。 6.2 数据备份 定期进行档案数据的备份，防止档案信息的丢失和损坏。备份的数据应保存在安全可靠的地方，并做好备份记录。 七、档案修整与补录 7.1 修整
档案学概论第八章
第八章档案工作标准与标准化 一、档案工作标准 ◎1、涵义：档案工作标准,是以档案工作领域的重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称;它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。就本质而言,档案工作标准是一种“统一规定”,是各有关方面需要“共同遵守”的行为准则和依据。 ◎2、档案工作标准的种类： (1)性质不同——管理标准和技术标准 (2)实际法定效力不同——强制性标准和推荐性标准 ☞强制性标准：是指保障国家档案财富安全的标准和国家通过法律、行政法规规定强制执行的标准 ☞推荐性标准：国家档案局将全部档案工作的国家标准和行业标准界定为推荐性标准，并规定今后通过全国档案工作标准化技术委员会审查上报的档案工作标准都作为推荐性标准。 (3)相关程度不同——正式标准和参照标准 ☞正式标准：是指档案工作标准中同档案、档案管理直接相关的标准。 ☞参照标准：是指由于目前尚无正式的档案工作标准可循，而不得不借鉴的其他行业制定的相关工作标准。 (4)适用范围不同——国际标准、区域标准、国家标准、专业或行业标准、企业标准 ☞国际标准：是指经过国际上的威信组织制定，在国际上得到普遍承认和通过的标准。 ☞区域性标准：是指只适用于世界某一区域的、经过世界区域性标准化组织通过的标准。也称为"国际区域性标准" ☞国家标准：是指对全国经济、技术发展有重大意义，必须在全国范围内统一的标准。 ☞专业标准(行业标准)：是指由专业主管部门批准、发布，在该部门范围内统一的标准。☞企业标准：是指在企业内部遵守的技术标准。其内容应当服从于国家标准和专业标准，也可制定高于国家标准或行业标准要求的技术标准，以改进企业生产技术与提高管理水平，增强企业的市场竞争力。 3、档案工作标准的属性(特征) (1)工作程序专门化——标准的制定与审核和批准等工作程序都有专门的规定。 (2)代号格式统一化——标准都有固定的代号，格式整齐划一。 (3)标准内容专一性——标准内容有相对专一性，一个档案工作标准一般只解决一个实践性的问题，文字要求准确简练。 (4)法律效力约束化——档案工作标准是从事文件管理和档案管理的共同依据，在一定条件下具有法律效力，并且具有一定的行为约束力。 (5)采用标准灵活化——档案工作标准多数属于推荐性标准，各地各部门在采用标准的时候具有更大的灵活性。 (6)标准内容时效强——档案工作标准的时效性较强，它是以某个历史阶段的档案工作实践水平为基础的，所以一般都同当时的最先进的技术和管理方式存在一定的距离，随着档案工作实践的发展和新技术、新办法的采用，标准需要不断地进行修订、补充、替代或废止。(7)标准执行操作强——标准依据其不同的种类和级别在不同的范围内贯彻执行，具有较强的可操作性。
档案管理规定加强信息存储与检索能力
档案管理规定加强信息存储与检索能力 1.引言 信息存储与检索是档案管理中的重要环节。有效的信息存储与检索 能力可以帮助机构和组织更好地管理和利用档案，提高工作效率。为 了加强信息存储与检索能力，制定档案管理规定是必要的。本文将从 档案管理规定的必要性、信息存储和检索的问题以及加强存储和检索 能力的具体措施等方面进行探讨。 2.档案管理规定的必要性 档案管理规定是指为了规范档案管理工作而制定的一系列规章制度。其存在的必要性主要有以下几点： 首先，档案管理规定可以明确规定档案管理的目标、职责和权限， 确保档案管理工作的规范和制度化。 其次，档案管理规定可以为信息存储和检索提供明确的依据和操作 流程，使档案的存储和检索更加有序高效。 最后，档案管理规定可以保护档案的秘密性和安全性，防止档案被 恶意篡改或泄露，保护机构和组织的利益。 3.信息存储问题 信息存储是档案管理中的关键环节。在信息存储过程中，可能会遇 到一些问题，如存储空间不足、存储设备老化等。这些问题需要得到 合理解决，以提高信息存储的效率和质量。
为了解决存储空间不足的问题，可以考虑使用云存储等技术手段， 扩大存储容量，确保档案信息能够得到完整保存。同时，定期清理和 整理存储设备，及时清除无用信息，提高存储空间的利用率。 另外，为了防止存储设备老化导致信息丢失，需要定期对存储设备 进行维护和更换，保持存储设备的稳定性和安全性。同时，建立数据 备份制度，将档案信息备份至多个存储设备或系统，以防止信息丢失。 4.信息检索问题 信息检索是档案管理中的另一个重要环节。在信息检索过程中，可 能会遇到一些问题，如检索效率低、检索结果不准确等。针对这些问题，需要采取一些措施来加强信息检索能力。 首先，要建立完善的档案分类和编目系统。通过合理划分档案分类 和建立统一的编目规范，可以提高信息检索的效率和准确性。 其次，可以利用先进的信息检索技术，如全文检索、语义检索等。 这些技术可以帮助用户快速、准确地检索到所需的档案信息，提高检 索效率和准确性。 另外，定期进行档案索引的更新和维护工作，保证档案信息的完整 和准确性。同时，加强档案管理人员的培训，提高其信息检索的专业 水平和技能。 5.加强存储和检索能力的具体措施 为了加强信息存储与检索能力，可以采取以下具体措施：
档案管理(按章节)
第一章档案 第一节档案的定义和种类 一、档案的起源 1、档案的起源包括档案的萌芽和档案的最终形成两个阶段。（多） 2、结绳和刻契还不是真正意义上的历史记录。（是非） 3、档案产生的前提条件是文字的发明。（单） 二、档案的由来 1、“档案”一词的由来“册、典、中、文案、文书、案卷”（多） 2、我国古代，文书与档案这两个概念基本上是不分的。（是） 3、关于“档案”一词，据现有材料记载，它初始于明末清初之际。（单） 三、档案的定义和基本要素（来源、形成条件、形态、性质） 1、档案的定义 是国家机构社会组织或个人在社会活动中直接形成的有保存价值的各种形式的记录。（单） 2、档案的来源 一般来自两个方面：一是机关团体、部队、企业和事业单位等，二是个人、家庭。（多） 3、形成条件 文件转化为档案一般需要具备三个条件： A、必须是办理完毕的文件。所谓办理完毕，主要是指完成了文书处理程序。（单） B、必须是对日后具有一定查考和保存价值的文件。 C、必须是按照一定规律集中保存起来的文件。（多） 4、档案的形态 包括档案的载体形式和档案内容的记录方式。档案载体的发展来看，古代有龟甲兽骨、青铜钟鼎、竹木板片、金册铁券、缣帛、纸张等，现代有胶片、磁带、磁盘等（多） 5、档案的性质 兼具原始性和记录性于一体的特点，成为档案区别于其他文献资料的独有特性和根本标志。（单、多） 6、其他 档案和图书、资料等都是知识的一种载体，都属于文献范畴。（单） 档案和图书在一定条件下可以相互转化。（是） 档案侧重于事物的原始性和记录性的统一。（是） 因为大多数兵马俑上无文字，只能算是文物，不能当作档案。（单） 四、档案的种类 1、档案的总和 国家档案全宗，又称国家全部档案。社会主义国家档案工作和档案学中的专业术语。（单） 2、档案分类方法有以下几种： 四个（按形成时间划分、按内容性质划分、按形成领域、划分按载体划分） A、按形成时间划分——新中国成立前档案和新中国成立后档案； 新中国成立前档案习惯称为“历史档案”（是） 革命历史档案是1919年“五四”运动到1949年中华人民共和国成立以前。（单） B、按内容性质划分——文书档案、科技档案、各种专门档案； 文书档案亦称“普通档案”、党政档案、政务档案、行政档案 专门档案“人事档案”（单） C、按形成领域划分——私人档案和公务档案；
《文书工作与档案管理基础》教学大纲
《文书工作与档案管理》教学大纲 执笔人苏雯婷 一、课程性质、地位和作用 《文书与档案管理基础》是文秘专业学生必修的专业课。通过本课程的学习学生能掌握文书档案工作的基本知识，公文的概念、特点、要求等，能进行文书处理、文件的整理与归档，以及纸质档案管理和新型载体档案管理等。该门课程是文秘专业的主干课程，在本专业课程体系中居于重要地位。 二、课程教学对象、目的和要求 本课程适用于大学专科层次文秘专业学生。通过本课程的教学，学生能比较系统地掌握文书档案工作的基本知识，公文的概念、特点、要求等，能按照文书处理与档案管理的工作程序，进行文书处理、文件的整理与归档，以及纸质档案管理和新型载体档案管理等。 文书与档案管理课程从总体上可以分为：文书工作概述、现行文书、一般公文办理、机要文件处理、信访文书处理、办公自动化与文书工作、档案工作概述、机关文书立卷、立卷编目与平时归卷、组合案卷与编目定卷、案卷归档、机关档案制度与管理科学化。课程包括文书处理程序和档案处理程序两大块。在教学中，必须让学生明确：文书是档案工作的主要来源和基础，档案是文书的最后归宿，文书与档案工作从理论上、制度上是应该分开的，只是鉴于在基层这两项工作在人员上的不可分，往往合在了一起。 三、课程的相关课程及其关系 学习本课程前的相关课程包括：基础学基础、秘书学、秘书写作。
本课程既是对管理需学基础课程的拓展，又是对秘书写作课程的具体运用。因此，应在学完前两门课程之后开设，并在教学中注意知识上的交叉与衔接。 四、课程内容及学时分配 本课程教学总时数为60学时，其中讲授学时为44学时，实训为16学时。 第一章总论 教学时数：2学时。 教学要求：了解办公室文书与档案管理工作的基本过程；掌握文书与档案工作的基础知识，遵循文书与档案工作的基本原则；明确文书档案人员的基本素质与要求。 教学重点：文书与档案的概念；文书工作与档案管理的基本原则。 教学难点：文书工作与档案管理工作的基本原则。 教学内容： 第一节文书与档案 一、文书与档案的含义 二、文书与档案的性质、特点与作用 三、文书与档案的联系与区别 第二节文书工作与档案管理 一、文书工作与档案管理的含义 二、文书工作与档案管理的任务和内容 三、文书工作与档案管理的基本原则和要求 四、文书工作与档案管理的联系与区别 第三节文书工作与档案管理的组织结构与人员 一、文书工作与档案管理的组织机构 二、文书工作与档案管理的组织领导 三、文书工作与档案管理工作人员