电子文件档案管理培训教案
第一章电子文件概述
学习电子文件及其管理，首先，我们了解一下电子文件的产生与发展，电子文件的概念与特点等对电子文件基本认识问题。
第一节电子文件的产生与发展
一、“无纸时代”的到来
公元前3世纪末2世纪初，我国已经有了能书写的纸张，从此纸张成为我们的生活中必不可少的一部分，如果纸张不存在了，我们的工作和生活会是什么样子，我们都无法想象。那么到底什么是“无纸时代”？无纸是什么，其实“无纸时代”是指在我们的现实工作与生活中，纸张已不在是我们的主要书写工具，取而代之提计算机、网络、磁载体和光载体等成为我们基本的工具，但是，在“无纸时代”珍贵的纸质档案等纸质材料仍然被我们精心保存着。
二、电子文件的发展历程
电子文件的出现，最早可以追溯到20世纪50年代的美国和日本。当时的社会政治、经济和文化发展对办公信息的处理提出了提高工作效率，加快处理速度和降低办公费用的要求，这就使得办公自动化（OA）应运而生。办公自动化运用以计算机为代表的科学技术和先进的办公设备、自动处理、存储、管理和传递办公信息，这一系列工作都是以电子文件为主要对象，为电子文件的产生提供了最初的实践基础，继办公自动化之后，以计算机辅助设计（CAD）电子商务等为代表，电子文件逐步进入人类社会的各个领域，并在社会网络化迅速发展的推动下，在信息化社会中愈来愈成为不少人类社会管理与保存社会记忆工具。
电子文件的发生、发展进度虽然远超以往任何类型的文件，但他的发展也必然会经历一个渐进的过程。
一般地说，电子文件发展要经历四个阶段：
第一段：过程阶段
这一阶段，许多单位开始采用电子计算机，电子文件充当形成文件的过程。单位首先使用计算机形成电子文件，然后由电子文件转化为纸质文件，即把电子文件打印出来，形成的纸质文件经过审批等手续后成为正式文件。这时候的电子文件被称为“草稿性电子文件”。
第二阶段，辅助电子文件阶段
这一阶段的基本特征是纸质正本，电子文件为副本。电子文件的效用比上一个阶段要多些。
第三阶段：电子文件阶段
这一阶段的基本特征是：电子文件为正本，纸质文件为副本。电子文件的法律效力被确认，纸质文件只有在特殊的情况下使用。
前三阶段都有纸质文件存在，但在第三个阶段发生了本质性的变化，电子文件由附属物上升到具有地位的文件正本，此外，第二、第三两个阶段我们又统称为双套阶段。
第四阶段：无纸阶段
这一阶段真正进入了无纸电子文件阶段。人们在工作中已不再使用纸质文件，以往的纸质文件已有保存。在这里需要说明的是：绝对的“无纸时代”并不存在，因为纸质文件会作为“文物”被人们保存起来。我们所指的无纸时代主要是指我们在工作中已不再使用纸张，没有新的纸质文件产生。
第二节电子文件的概念
一、电子文件（电子档案）概念
“电子文件”是20世纪90年代初才开始使用的一个词汇，国外最早提出这一概念的文献在此1988年。
一、电子文件
电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，
依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子文件的种类有：
1.文本文件（字或表处理文件）：是指用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。
2.数据文件(数据库电子文件)：以数据库形式存在的具有文件属性的记录。数据库、记录、字段是其三个层次。
3.图形文件：指根据一定算法绘制的图表、曲线图，如计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的设计模型、图纸、图画等文件。
4.图像文件：指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。
5.影像文件：指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种形态画面，如数字影视片、动画片等。
6.声音文件：指用音频设备录入(录音笔)或用编曲软件生成的文件。
7.命令文件：即计算机程序。
二、其它术语和定义
1.归档电子文件
归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
2.背景信息
背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息
3.元数据
元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
4.逻辑归档
逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
5.物理归档
物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
6.真实性
真实性是指电子文件的内容结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
7.完整性
完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损
8.有效性
有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
9.捕获
捕获是指对电子文件进行实时收信和存储的方法和过程。
10.迁移
迁移是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
第二章电子文件工作的概述
第一节电子文件工作的原则与要求
一、准确完整
电子文件必须真实准确，完整系统，这是由电子文件与电子文件工作的性质决定的。维护文档的完整与安全，是文件工作的基本要求。只有维护文件的完整与安全，才能维护历史真实面貌，才能充分发挥文档的作用。
在准确性上，除传统意义上文件的形成，处理和管理的各环节不能出差错外，还要更多地注意电子文件计算机系统制作的精密性和操作的准确性。在完整性上，
除传统意义上文件组成的完整外，还要注意电子文件背景信息，技术支持环境的元数据的完整性。
二、高效易用
它包括两个方面：效率原则与易用原则。
效率原则包含及时与简便两层含义。
1、及时
要体现电子文件工作的及时性，应做了两方面工作：一是保证电子文件计算机系统的正常运行。电子文件计算机系统给我们提供了物理上的快速度，但如果系统出了问题，甚至瘫痪，会给我们造更大的度麻烦，保证系统正常运行是提高电子文件工作效率的必要条件之一，二是工作人员要有高度的责任心和时间观念计算机的速度可以使文件达到即时传递，但如果没有工作人员接收，文件的传送也永远无法完成，人永远是最终的决定因素。
2、简便
比如用网络传送的就不要用介质传送，能单独使用电子文件的就不要搞电子文件与纸质文件双套制等等。
三、安全保障
电子文件的安全也包括文件的实体安全和信息安全两方面。维护文件的实体安全，是指在管理上和技要相关措施。使磁盘或光盘等电子文件载体不受损坏，尽量延长文件的物理寿命，并且，通过文件的物理备份和全套复制，确保电子文件的永久保存，维护文件的信息发全，是指对机密文件和需要控制利用范围的文件实行严格管理，确保机密文件的信息不泄密，不超范围扩散。
四、电子文件的管理体制
1、电子文件保管者
现阶段在电子文件保管者问题上有三种情况：由文件形成部门保管，计算机站，
信息中心等专业技术机构保管，由档案部门保管机构内部电子文件的管理体制问题上，目前存在的主要实践状态。
第一，在纸质文件为正式文件的情况下，电子文件或保存在原形成部门，处于分散状态，没有正式归档到档案部门管理，或根本没有保存电子文件，电子文件被销毁掉，较少的单位实行了“双套制”，电子文件作为纸制文件的副本保存。
第二，部门机构，特别是使用了局域网的单位，电子文件往往由局域网的信息发布部门作为网络运行，行政信息管理的一个部分加以管理。存在问题是：相关部门没有明确的文件与档案管理职能，局域网的技术管理人员和信息发布人文件管理意识与知识欠缺，没有建立完善的电子文件管理制度与规范等等。由于电子文件是新生事物，在许多单位中没有明确的“谁来管”的规定。因此，往往是由文件形成者自行保管，电子文件由于没有其他部门表示对它的管理负责，而被很自然地留在它的形成部门。这种分散的非专业化的保管方式，完全是初始的一种不良形态，它虽然存在着可以方便形成者自身利用的优点，但由于各部门所关心的主要是电子文件的现实作用，而很少能够其“档案价值”，因此，丢失、损坏，查找不便普遍存在。
由局域网电子文件发布者保管电子文件，是由于他一方面是电子文件最初形成，发布有关；另一方面是由于它们具有计算机技术等方面的优势。但是，这类机构的工作人能存在缺少档案管理专业知识和经验，缺乏文件运转和处理方面的知识和经验，处理文件不够科学，慎重，难以维护文件之间的历史联系等缺陷。
正确的管理体制应该是：在机构内部建立文档一体化管理部门，统一对本机构的电子文件实行全过程集中统一管理。国家标准《CAD电子文件光盘存储，归档与档案管理要求》（GB/T17678---1999）和《电子文件归档与管理规范》中都明确规定机构内部电子文件，电子档案该由文件，档案部门归口管理。
五、电子文件管理总则
1、电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有
效性。
2、应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
3、应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
4、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
5、具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
6、应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
六、真实性、完整性和有效性保证
1、应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
（1）登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。
（2）登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者等）。（3）登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。
（4）登记电子文件传递、交接过程中的其他标识
2、应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。
（1）建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
（2）设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
（3）对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
（4）对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
3、应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
4、应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。
5、电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全的保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。
第三章电子文件的制作和收发
电子文件的制作和收发与传统文件的制作和收发，基本程序上有很大不同。下面重点讲一下，在办公自动化条件下，电子文件制作和收发过程中的技术方法和一些管理问题。
第一节电子文件的制作
电子文件的伴随计算机技术的发展而产生的一种新的特殊文件形式，因此，它的制作仍然需依赖电子计算机。电子文件的制作环节也纸质文件几乎相同，它也要经过酝酿，草拟、审核、签发、复核、校对、用印、登记等环节，只不过程序有所变化，而且实际操作过程都是在计算机上进行的。
一、草拟
草拟就是根据发文目的及领导的意图，在确立文件主旨之后，由撰稿者执笔，撰写文件草稿的工作，它是文件制作第一步。
（一）在草拟工作中应注意的几个问题
1、要正确地反映客观实际情况
2、要正确体现发文机关意图
3、要符合党和国家的方针政策
4、要按照文章写作的基本要求草拟文稿
5、要准确使用人名、地名、时间数字、引文
6、要正确使用文种
（二）计算机文件处理系统的电子文件草拟过程
电子文件的草拟过程应是运用文件处理系统在计算机上进行的。
二、审核
审核就是文书部门负责人对成稿后的文件，从内容到体式全面的审查修改的过程。（一）严格把好文件的质量关
1、明确是否有发文的必要
是否确有行文必要是审核的首要内容，一般来说，只有当一份公文
为解决问题所必需，或能产生比面谈、电话、会议、现场办公等方式更好的效果时，才真正具有行文的必要。
2、确定文稿内容是否符合规范
看内容表达是否正确规范，是否符合国家的方针、政策等规定，是否符合本机关的发文目的。
3、核查文稿文面是否符合规范
文件文面是指文件数据项目表达和排版格式的外在形式。
4、检查文稿是否符合行文规则
检查文稿是否符合统一规范和控制文件行为主体资格，行文关系及行文方向等系列制度，规则。文种是否正确，行文关系，传递方向是否正确。
（二）在计算机系统中完成审核的过程
三、签发
签发就是机关领导对文稿进行最后的审定并签署意见的过程，是文件生效的标志。
四、复核
复核就是文书部门对文件的定稿及生成过程，再次进行核查。避免出现问题。其任
务有：
1、检查审核签发手续是否完备
2、检查文件管理信息是否准确
3、检查附件材料是否齐全
4、检查格式是否统一、规范
第四章电子文件的鉴定、归档
电子文件一经形成，就涉及到电子文件鉴定归档和整理等文件生命周期的后期管理工作。无论是传统的纸质文件管理，还是电子文件的管理、鉴定、归档和整理工作都是文件向档案进行转化的必要环节。二者有所区别的是，在传统的纸质文件管理环境中，文件生命周期的阶段性相对较为明显，鉴定，归档工作通常在文件处理程序完毕之后进行，而电子文件因其特殊的规律和文件生命周期的运转形态，将以往工序提前至文件形成阶段，加之电子文件自身的技术特征，载体形式多样性，以及计算机管理的特殊要求，使电子文件的鉴定，归档和整理工作内容更为丰富。
第一节电子文件的鉴定
鉴定概念主要是指文件价值的鉴定，即根据一定的原则和方法判定文件的历史和现实价值，确定期保管期限，对保存期已满的档案进行审核，并按照审核结果对档案作相应处理（销毁或继续保存）的一项业务工作。鉴定历来是文档管理工作难度大，电子文件因其形成也管理的特殊性，其鉴定工作更具有难度和复杂性。为保证电子文件准确、完整、系统，电子文件的鉴定主要是在归档前完成以确保归档电子档案原始性，准确性和完整性。
一、电子文件鉴定工作的类型及其特点
文件的鉴定可分为全面集中鉴定和单项随时鉴定。
全面集中鉴定，即由各方人员组成鉴定小组，对需要归档的文件或保管期限满的档案进行全面鉴定；
单项随时鉴定则是指相关管理人员出于某种特定原因，对文件的某种状态进行专项检查分析，以确定是否采取相应措施。由于两种鉴定方式不同，各具其特点：（一）全面集中鉴定特点
1、多样性
电子文件鉴定的多维性包括两方面：一是鉴定范围的拓宽，电子文件的鉴定不仅是对文件信息的保存价值进行判断估计和预测，还包括该价值实现的前提和保障信息的文件属性，文件的技术状况等；二是涉及鉴定工作的部门更广泛，需要多方人员的参与和协作。电子文件归档前的鉴定主要由电子文件形成部门承担，归档后的鉴定则由档案部门负责。
2、间隔性
鉴定的多维性，无论从文件的鉴定范围，还是鉴定工作的技术和业务方面都投入了相当的人力和时间。在一定时间内具有相对稳定性，这就决定了全面鉴定具有一定阶段性，不可能也没必要经常进行。在一个文件的生命周期内，全面鉴定各有三次左右，可分阶段间隔进行。
3、相对模糊性
全面鉴定主要是对文件的内容，职能等方面的鉴定活动，一般鉴定所得出结论具有整体性和宏观性，确定的文件保管期限也大致的时间范围，没有必要规定具体的某一年限。
（二）单项随时鉴定的特点
1、连续性
电子文件的单项鉴定是一项由相关的管理者随时进行鉴定活动。一份人形成前直至制作，归档、存储、利用、迁移，销毁等过程，需要随时进行鉴定活动。这是因为每次迁移之后都需要对文件信息和载体状况进行检查分析，这意味着即使是永久保存的文件，也会因技术环境的改变需要不断地检查其可利用的状态，而且，在
日常管理活动中要经常进行计算机病毒检查等。
2、分散性
电子文件的鉴定职责是由多个部门承担的，在文件生命周期的不同阶段，可能由不同部门或人员负责，包括文档管理的业务部门，标准部门，档案行政部门等，这就意味着电子文件的鉴定工作，始终是由多方部门或人员分散进行的。
3、相对清晰性
电子文件的鉴定往往是管理都天计算机上进行，所得出的鉴定结论一般是具体的，如文件是否被修改，有无病毒，可否利用，是否应刻录新的备份光盘等，这些鉴定结论都是清晰明确的。
二、电子文件鉴定的基本方法
（一）内容鉴定法
内容鉴定法是指通过审阅文件的内容判断其价值，要求全面审阅和分析文件的正文，以及文件题名，名称等形式特征，从文件反映的内容信息判断其价值。这种方法比较普通。
（三）职能鉴定法
职能鉴定法是按照立档单位在政府机关体系中的地位和各项职能重要性来确定档案价值。
三、电子文件鉴定的工作范围
根据《电子文件归档与管理规范》规定：电子文件的鉴定工作应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级，归档范围和划分保管期限，从电子文件形成到归档保存过程来看，电子文件的鉴定主要包括两个阶段：第一阶段：归档前的鉴定，这是电子文件鉴定工作的重要环节。首先，应由文件形成单位按照规定的项目对电子的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》如
果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性，完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位；其次，参照国有关规定，确定电子文件归档范围，并包括背景信息和数据；第三，根据电子文件的内容，划分保管期限和密级，这项工作可参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行，电子文件的背景信息和无数保管期限应当与内容信息的保管期限一致，应在电子文件的机读目录上一个个标注保管期限。
第二阶段，归档后鉴定，即在电子档案管理过程中的鉴定，其主要任务是对已期限的电子档案重新审查鉴定，对失去保存价值的的电子档案给予处置。
两阶段是相辅相成的，前一个是基础而第二阶段是对上一阶段性和补充。
四、电子文件鉴定工作的内容
（一）电子文件的鉴别
鉴别主要解决“哪能信息构成一份文件等问题这是电子文件首先要处理的工作。（二）电子文件内容的鉴定
电子文件的内容鉴定是以内容分析为核心，科学地判断电子文件有用程度，即“哪些文件可以保存下来”以及“这些文件应当保存多长时间”这是鉴定电子文件的主体部分，其最终的鉴定成果是根据文件的不同价值，划分文件的保管期限。
（三）电子文件的技术鉴定
技术鉴定所承担的工作就从技术的角度对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对电子文件信息的真实性、完整性和有效性的认定，以及对电子文件载体性能检测。
1、真实性鉴定电子文件的真实性是指对电子文件的内容，结构和背景信息时行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。具体的鉴定内容包括：
第一，依据电子文件系统所记载的文件形成，修改和批准时间，分析文件是否是最终版本。
第二，检查文件是否按照预先确定的标准格式和模块编辑保存。
第三，检查电子文件管理系统中对文件生成，管理和利用过程的追踪记录，分析是否则存在非法操作。
第四，检查文件的数字签名，以验证文件的来源以及文件在传输过程中是否发生变化。
2、完整性鉴定
完整性是指电子文件的内容，结构，背景和元数据等无缺损。
3、有效性鉴定
有效性鉴定是指电子文件应具务的可理解性和可利用性，包括信息的可识别性，存储系统的可靠性，载体的完好性和兼容性等其内容包括：
第一，检查与电子文件配套的软年，相关电子文件，文件材料是否齐全完整。
第二，检查电子文件的信息储存格式是否符合归档要求。
第三，核实归档或迁移时所填写的文件运行的软硬件环境、版本是否正确。
第四，对于加密文件，如果面要解密，还应检查其密码是否可靠保存/
第五，检测在指定的环境平台上能否正确读出电子文件。对于较小错误，可清洗后再读，以确认其可读性。
4、病毒检测
运用病毒检测软件检测归档文件和归档介质有无病毒感染，如果有病毒，应在杀毒后检查是否影响文件的可续性。
5、介质状况检测
该项工作就是运用相关设备，通过演示或检测的方地电子文件介质状况进行检查，查看其是否符合规定的形式，规格和质量要求，主要包括两方面：
第一，介质物理性的检测，软盘，光盘等介质是否清洁，表面是否光滑，有无划伤、皱褶、磨损，能否正常使用、硬盘是否正常。
第二，介质规格的检查。对于归档和脱机保存的介质，应检查其是否过时，是否符合国家标准。
（四）电子文件的处置
电子文件鉴定的最终结果就是对文件保存或销毁，以及保存文件或销毁，以及对保存文件保管期限的确定。电子文件的处置工作根据鉴定的结果采取具体的处置方法。
1、销毁
电子文件的销毁一般在计算机中进行，主要包括信息册除和介质销毁两种。信息删除是指在计算机系统中将保存在存储价值上的文件信息删除。但不销毁信息载体。为防止错误操作，可先建立备份，检查确定销毁无误后，现将备份删除，对确定要销毁的电子文件，应将存储于回收站里的文件清空。
介质销毁是指将保存文件的载体销毁，如果文件信息存储在不可删除的载体上，清除时要连同载体一起销毁，载体的销毁有压碎、梵烧等。电子文件的销毁必须在形成，利用文件的业务活动结束后进行，而且必须经过授权，销毁过程必须有记录，事后还应检查，凡是决定要销毁的电子文件，除非特殊规定，其所有备份都必须给予销毁。
2、保存
电子文件保存方法有：一是文件管理系统中保存，即将归档文件和期满鉴定后继续留存的文件保存关数据中。二是脱机保存。需要脱机保存的电子文件有暂存一段时间后销毁的电子文件、秘密文件。凡是要脱机保存的文件应选用优良品质，符合国家标准的载体作为脱可保存介质，现在较为普遍的介质有磁带和光盘。三迁移。当机构的系统环境发生变化时，应将所有机存储和脱机保存的电子文件迁移到新系统中，以确保这些保管期限内的新系统中有效利用。
四缩微。有些电子文件在现实条件下无法或难以保障基长期真实性，可采用缩微的
方式予经处理。
五是转换成纸质文件，有些电子文件出于安全，保密，长期存储，利用需求等考虑，有选择地将其打印纸质文件，实行配套管理。
3、移交
指机构将其电子档案转交给其他机构保存。移交的方式采用文件实体移交，文件信息管理职责移交或二者共同移交。具体方式有两种，一是向档案管理机构移交。凡是属于档案机构收集范围内的电子档案应按照有关规定如期向档案室移交，这种移交主要是指管理职责的移交，至于档案的实体既可移交给档案室可以由档案形成机构保存，二是向有关机构移交。当机构改制、撤销或合并时，电子档案随同其它档案一起移交有关机构继续保存。
（五）电子文件鉴定的全程监控
为保证电子文件的鉴定过程合理，有序经及鉴定结果的公正，需要对鉴定过程进行监控。监控措施主要有对电子文件鉴定过程的记录和对记录材料的审查。记录电子文件鉴定过程的材料主要包括：文件管理系统中的跟踪记录、鉴定报告、销毁记录、迁移记录等，这些文件作为鉴定活动的全程记录，应由档案部门统一保管。
第二节电子文件的归档
归档是文件形成部门向档案部门移交具有保存价值文件的业务工作，它标志着文件责任由文件生成部门向档案部门全面转存，无论是纸质文件管理，还是电子文件管理，归档都是文档管理中十分重要的环节，有所区别的是电纸质文件管理环境中，文件生命周期的阶段性相对较明显，归档通常在文件处理完成后进行，电子文件因其形成规律的特殊性有别于纸质文件；归档工作可能全前移到电子文件生成之时，或生成之前，即在系统开发设计阶段就开始规划和设定。由于电子文件自身技术特性、载体形式的多样性以及计算机管理的特殊要求，决定了电子文件的归档工作要比纸质文件的归档工作更为复杂。
电子文件归档是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上，以便长期保存的工作过程。
一、电子文件的确认与采集
电子文件收集积累的重要前提就是对电子文件进行确认，这也是文档一体化管理的基本要求。鉴于电子文件的数字数据是可以流动的，应将它采集到一定载体上，通过一定软件以人可识别的方式显示出来。因此文件的确信与采集是电子文件显示与固定的关键，是文件积累完成的标志。
（一）电子文件确认与采集的要求
1.文件必须具有一定的信息内容，能准确反映在特定时间内，行使职责，参与活动
和处理事务中发生的事实。
2.当需要时，能以电子数字方式再现，以便于文件的每一部分汇集起来，以易于被
人理解的方式存在。
3.文件能被放入背景之中，背景确定了文件由谁产生，这不仅是业务处理工作的组
成部分，还便于帮助用户对文件内容的理解。
4.结构作为文件的格式，必须予以采集，以备该文件今后拷贝到所需要的最新硬件
和软件中。
5.能被一体化地进入部门或个人的文件保存系统中。
二、电子文件收集积累的要求
鉴于电子文件形成与管理的特殊性，根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的规定，电子文件的收集积累应当符合以下几个方面的要求：
1.记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其
电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进
行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当
保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2.当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，
保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电了文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
3.对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应
采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
4.对文件处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字
处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
5.对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应
将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
6.对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其
软更硬件环境和相关数据。对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
7.对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应
同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、A VI为通用格式。
8.对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识，参数和非通用格
式的相关软件。音频电子文件以W A V、MP3为通用格式。
9.对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相
关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
10.计算机系统运行和信息处理等过程涉及的电子文件处理有关参数、管理数
据等应与电子文件一同收集。
11.对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态情况下，其内容信息可
脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
12.定期制作电子文件的备份。
三、电子文件的登记
电子文件的登记包括系统登记和手工登记两种基本形式。在拥有专门的电子文件保存系统的部门，电子文件登记表应是电子文件保存系统的有机组成部分，保存系统在接收文件的同时起动文件登录。
对于单位没有电子文件保存系统，既可以在普通计算机系统中制作电子表格化的《电子文件登记表》也可同时有一套纸质的《电子文件登记表》。
根据《电子文件归档与管理规范》的规定，电子文件的登记方法如下：
1.每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记。
2.电子文件登记表应与电子文件同时保存。
3.电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，永久保存的电
子表格应附有纸质等拷贝件，并与相应电了文件拷贝一起保存。
4.电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；
U ——非正式电子文件；
F ——正式电子文件
5.电子文件类别代码：T-文本文件；I-图像文件；G –图形文件；V-影像文件；
A-声音文件；O-超媒体链接文件；P-程序文件；D-数据文件。
四、电子文件的归档内容
电子文件的归档范围是指在电子环境中从大量电子信息里鉴别哪些属于文件，哪些具有保存价值。按照《电子文件归档与管理规范》的规定，“电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关按规定执行，并包括相应的背景信息和元数据”。
电子文件的归档范围可参照国家档案局制定的《机关文件材料归档和不归档的
档案管理教案 第六章 档案登记和统计
第六章档案登记和统计 案例： ××服装公司的档案室保存有公司的文书档案、设计档案、经营档案、设备档案、音像档案等。由于该档案室忽视了档案日常管理过程的监控，一些管理环节没有进行必要的登记和记录，导致存在下列问题： 一、档案收进、入库、销毁等变化情况心中无数。一次，总经理检查档案室工作，询问到相关情况时，档案室主任拿不出确切的数字汇报，而只能凭借记忆和经验说出大概的情况。总经理对此很不满意，并指示档案室改进工作，加强日常管理和监督。 二、档案借阅、利用等情况不明。一次，公司营销部主任向档案室调阅关于前两年销售工作的文件，在案卷目录上查到了相关文件的条目，但是在库房中却找不到案卷。后几经查找，才发现有关的案卷已被设计部的××设计师借阅。 三、档案管理业务状况无从查考。例如：档案室对库房中档案的保存位置进行调整、对损坏的档案进行修复、对库房设备进行维护等，这些活动档案室都没有做相关记录，造成事后出现问题时无法查考核实工作质量及追究责任。 总经理对档案室的这种情况提出了批评，并指示他们完善各个环节的登记制度，印制登记表格等文件，加强过程的监控。 简析： 档案工作的进展和质量一方面是通过制度和标准来检验；另一方面就是依靠登记和统计的手段进行记录与反馈。 这个案例告诉我们：档案登记和统计工作贯穿于档案管理活动的各个环节，可以直接准确地反映问题、责任人员等各方面情况。做好它，可以对管理质量进行全程监控。 第一节档案登记和统计概述 一、档案登记和统计的一般概念: （一）档案登记： 档案登记，是对档案管理活动中所有重要的事实、行为和数据进行随时记录的工作。登记有两种类型：一种是带有司法行为性质的认证性登记，如婚姻登记，商标、专利、工商营业执照的注册登记等等；一种是在各项日常管理活动中对各种事实、行为的工作记录性登记，如会客登记、出入库登记等。本章所讲的档案登记是属于第二种类型的工作记录性登记，这种登记的目的与作用在于对管理活动中发生的种种较为重要的事实、行为、现象、数字等进行随时记录，以把握整个管理工作的进程与状态。 （二）档案统计： 档案统计，是运用专门的统计技术和方法，对档案工作中的现象、状态、程度等进行量的描述与分析的工作。档案统计工作的对象涉及档案、档案管理、档案事业的所有方面。（三）档案登记与统计的关系： 登记与统计的总体关系是：登记虽不是专门为统计目的而设置的，但登记的结果却可以成为重要的统计素材和基础。统计工作除专门设置的统计调查项目外，大量的原始数据恰恰可以从各样的登记材料中获得。从这个意义上也可以说，登记工作是统计工作的基础，甚至可以从统计工作的角度出发，将登记工作看作是统计工作的一部分。但档案登记与统计作为一种综合性管理手段，与其在其他各社会领域中的应用情形具有同样的特点，那就是它构不成一个严格意义上的流程性工作环节，而是表现为一个方面，并同时体现出其综合性、全面性的特性。具体说来，就是档案登记与统计涉及档案管理领域所有的重要事实与数据。它不仅登记统计档案的数量、状况，而且还登记统计档案管理工作活动的数量、状况，甚至还涉及档案工作机构、人员、经费、设备等所有相关因素，因此，做好档案登记与统计工作必须
档案管理实务教案(精华版)
档案的历史沿革 ?甲骨档案 ?定义：殷商统治者在迷信活动和政务活动中刻写在甲骨上的文字。 ?组成：叙辞命辞占辞验辞 第二节档案的定义及基本涵义 ?一、定义 ?过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。 ?二、基本涵义 ?1、形成者2、形成原因3、形成方式4、基本形态5、本质属性：原始记录性 文件转化为档案一般需要具备以下三个条件： ?1．办理完毕的文件才能作为档案2．对今后工作具有查考利用价值的文件才有必要作为档案3.按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案 （一）办理完毕的文件才能成为档案 ?所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文 件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。情况有以下三种： ?1、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。 办理完毕的文件才能成为档案 ?2、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。 ?3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕。 ?从这个角度来看，可以说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。 （二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。 ?从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。 （三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案 ?从这个角度来看，可以说“文件是档案的因素，档案是文件的组合。” 第三节档案的作用 ?档案最重要的作用有两方面； ?一是凭证作用 ?档案具有凭证作用，中国人常说：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗”。 ?二是参考作用(或情报作用)。 ?档案的作用有时也被称作档案的价值，即凭证价值和参考价值(或情报价值)。 二、档案发挥作用的规律 ?1．档案作用扩展律（第一价值—第二价值）2．档案机密程度递减律 ?一般说来，档案机密性逐渐弱化是一种总的趋势，档案机密性的强弱与档案保存时间的长短成反比例。3档案科学作用递增律 档案发挥作用的规律 ? 4.档案作用的条件律A、受社会发展水平的限制B 、受公众对档案认识水平的限制C 、受档案管理水平的限制 档案分类 ?四、根据档案信息记录方式划分 ?根据档案信息记录方式可以分为 文字档案，图形档案，音像档案(音像档案又可以划分为照片、录音、录像、影片档案。) 档案分类 ?七、其他常见分类方法
电子文件管理
NO.1 1.电子文件概念的内涵：电子文件首先是文件，它应满足文件的所有要求。电子文件是以 数字形式进行记录的，并可为电子计算机等设备所处理。电子文件的构成方式由内容、背景信息、结构三要素构成。 2.电子文件的特点：1、信息的非人工识读性。2、系统的依赖性，信息对计算机设备及标 准的依赖性。3、信息与特定记录载体之间的可分离性。4、结构的二重性，即信息的物理结构和逻辑结构是可分离的。5、信息存储的高密度性，即具有海量存储的特点。6、信息载体材料的不稳定性：容易受到外界条件的影响；在使用中容易损坏。7、信息的可变性和可操作性，即信息的内容和格式容易被修改、编辑，修改可以不留痕迹。作用：1、使用电子文件可以改变办公方式和提高办公效率。2、电子文件的产生，意味着信息处理走向自动化，并有利于文档一体化。3、电子文件能够进行网络化传输，充分发挥信息资源共享优势。4、电子文件能集成多元化信息。5、电子文件有利于组建国家综合信息系统。 3.如何认识电子文件的原始性？其原始性认定存在哪些困难？认识：1、内容的原始性， 是文件（档案）产生的主要原因和直接目的。与图书等不同，它是作为记录和办事工具，为了处理当时某些事物的需要而产生的。因此，它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。2、形体的原始性，在档案的实体形态上，文件保留着真实的历史标记。困难：1、电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。2、电子文件制作过程的“虚拟化”使得对其原件的界定难以实现。3、电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地“迁移”，以适应新的“生存环境”。4、电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。5、电子文件不再具有特定的字体。6、目前电子文件的签署技术还不普及。 4.文件生命周期理论的主要内容：1、文件从形成到销毁或者永久保存是一个完整的运动 过程。2、这一过程依据文件价值形态的变化可以划分为若干阶段。3、文件在每一个阶段因其特定的价值形态与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一定对应关系。国际档案理事会对电子文件生命周期阶段的划分：分为三个阶段：概念阶段、产生阶段、维护极端。何嘉荪对电子文件运动阶段的阐释：第一阶段：文件的孕育形成阶段。第二阶段：文件的现实使用阶段。第三阶段：文件的暂时保存阶段。第四阶段：文件的保存阶段或历史阶段。佛兰克·厄普沃德的“循环周期论”：往复运动于生成到处置的连续体中的一个过程。 5.文件连续体理论的主要内容：文件连续体理论是指“文件从形成（包括形成前文件管理 系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中采取连贯一致的管理模式”。 其核心是一个文件连续体的模型，该模型借助数学中的坐标系将文件的结构化过程清楚地展示出来，囊括了现行文件和历史文件两方面的“行动-结构”互动问题。其强调两点：1、强调文件管理的连贯性或无阶段性，认为文件是一个连续的无明显分界的现象，“文件可以在多个背景和用途范围内同时存在和积累，而非一定要按人为划分的生命周期的时间顺序运动或累积”。档案工作者应该对文件的形成、维护、保管和利用整个过程负责。2、强调研究视角的多维性。把实现放到了“业务活动”和“与档案活动有关的结构来源、权力和职责”等，站在更广阔的立场上多视角，多层面地研究文件。 NO.2 6.电子文件管理流程与纸质文件的区别：P43 7.电子文件指导思想：辩证唯物主义是电子文件管理的根本指导思想（一是要求我们把电 子文件、电子档案作为人类活动的真实记录，长期加以保存，维护社会记忆的真实性、完整性、有效性；二是要求我们在管理中探索并采取符合电子文件管理实际的方法措施，
档案管理方面的培训
档案管理方面的培训 档案管理是一项重要的工作，它涉及到对各类档案的收集、整理、保存、利用和销毁等方面的工作。为了提高档案管理人员的工作能力和水平，培训就显得尤为重要。本文将就档案管理方面的培训进行探讨。 一、培训的必要性 档案管理是一项专业性较强的工作，需要掌握一定的理论知识和实践技能。而随着社会的发展和科技的进步，档案管理工作也在不断变化和更新。因此，进行档案管理培训，可以帮助档案管理人员及时了解最新的管理理念和技术方法，提高工作效率和质量。 二、培训的内容 1. 档案管理基础知识培训：包括档案的定义、分类、组织结构、管理原则等基本概念和理论知识的介绍，使学员对档案管理的基本要求和基本原理有一个清晰的认识。 2. 档案管理法规培训：介绍档案管理相关的法律法规、政策文件和标准规范，使学员了解和掌握档案管理的法律法规要求，保证档案管理的合规性和规范性。 3. 档案管理技术培训：包括档案的收集、整理、保存、检索、利用和销毁等方面的技术方法和操作技能的培训，使学员能够熟练掌握
档案管理的各项操作流程和技术手段。 4. 档案数字化管理培训：随着信息技术的快速发展，档案数字化管理已成为档案管理的重要趋势。培训内容包括数字化档案的建设与管理、数字化档案的安全保密等方面的知识和技能培训。 5. 档案管理案例分析培训：通过对实际案例的分析和讨论，帮助学员理解档案管理的实际问题和挑战，提高解决问题的能力和应变能力。 三、培训的方式和方法 1. 理论授课：通过讲座、讲解等形式，向学员传授档案管理的基本理论知识和实践经验，使学员对档案管理有一个全面的了解。 2. 实践操作：通过模拟实际工作场景，让学员亲自操作档案管理系统、设备和工具，提高实际操作能力。 3. 案例研讨：组织学员分组进行档案管理案例的分析和讨论，培养学员的问题分析和解决能力。 4. 视频教学：利用多媒体技术，制作档案管理培训视频，方便学员随时随地进行学习和复习。 四、培训的效果评估
档案管理培训
档案管理培训 档案管理培训是一种重要的培训形式，它是针对档案管理人员进行的专业 培训，目的是提升档案管理人员的专业素质和综合能力，提高档案管理工作的 效率和质量。本文将介绍档案管理培训的目的、内容和方法，以及培训的实施 步骤和评估方法。 一、档案管理培训的目的 档案管理培训的目的是通过专业的培训，提高档案管理人员的业务能力和 综合素质，提高档案管理工作的效率和质量，达到以下目的： 1、加强档案管理人员的专业知识和技能：档案管理人员需要具备丰富的专业知识和技能，包括档案管理的理论知识、档案鉴定的方法和技巧、档案的存 储和维护方法等。 2、提高档案管理人员的综合素质：档案管理人员需要具备良好的工作态度和职业素养，以及优秀的沟通能力和组织能力。 3、促进档案管理人员的学习和交流：档案管理培训是档案管理人员进行专业学习和经验交流的重要渠道，可以促进档案管理专业的发展和提高工作水平。
档案管理培训的内容应当包括以下几个方面： 1、档案管理的基本理论和法律法规：档案管理是一门复杂的学科，需要掌握相关的基本理论和法律法规，例如档案管理的原则、档案的分类和鉴定、档案的保密等。 2、档案鉴定与处理：对于档案鉴定与处理，需要掌握相关的鉴定方法和技巧，如档案的定性、定量和评估，还需了解档案处理的各种方式，如复制、扫描、还原等。 3、档案存储与维护：档案存储与维护是档案管理最基本的工作，需要掌握档案存储的方法和技巧，如利用数字化技术、利用密集架等；同时还需掌握档案的保护、修复和抽查等基本技能。 4、档案管理的实际应用：在实际工作中，档案管理人员需要了解档案管理的具体应用场景，如档案的采集、整理、检索和展示等。 5、档案管理的现状和发展动态：了解档案管理行业的现状和动态，可以更好地指导档案管理人员的应用和发展。
档案电子化管理
档案电子化管理 SANY GROUP system office room 【SANYUA16H-
一、对于档案（电子化）管理的认识 网络资料：档案信息化（电子化）是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求、开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。 以上是网络资料，我根据从档案信息资料收集、整理、保管、开发和利用的管理过程说一些个人认识。 以我局为例，我局档案室信息来源主要以纸质为主（纳税人信息资料、申报资料、其他涉税资料等），人工传递核对资料是否齐全，再手工录入系统，仅做编制序号存档用，不做信息资料查询和利用。因此我觉得这样的档案管理模式只是简单收集、简单装订整理、简单保管的简单模式，缺少档案信息化（电子化）管理的内涵。在我的理解中，传递收集资料电子信息，可以和纸质办理审批等环节一起传递。纸质流转完毕归档，电子信息统一归档，工作人员在归档环节只要对纸质和电子信息目录做简单核对就可归档，电子信息也要作为资料归档。 整理环节要以计算机信息网络为依托，以档案电子信息为标签，表明柜号、编号、序列号等信息，建立数据库信息系统。通过管理软件，可以图形化管理。例如，查找整理档案时可以关键词搜索引擎，系统图形化提示在那个位置，提供工作者查询、整理。方便快捷，管理一目了然。 保管环节沿用常规保存，如碰到搬运，移送资料等情况，电子信息要登记，做好备注，同时变动信息可以作为日后跟踪查询。
目前一般的档案管理模式基本缺少开发和利用的内容。以我的理解，开发和利用本应该属于同一环节，根据应用内容而开发。这里不是单纯的说是管理系统的开发，而是档案资料能够向谁提供什么内容，为纳些用户提供查询，查询等级如何等勾稽关系的协调，可以通过信息管理系统搭建勾稽关系。 目前，应用功能比较强大的管理系统为杭州文博图书城信息系统，基本能实现以上几个功能和服务应用，可以借鉴到档案管理模式中来。 二、档案电子化管理模式和系统应具有的功能（网络资料） 1电子档案信息的采集 档案信息资源的来源主要有三种：传统档案的电子化、从业务系统直接接收的电子文件以及网络上具有档案价值的信息资源等。信息数据构成形式包括：文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件及其他文件如命令文件，亦称计算机程序等。对馆藏进行电子化的时候，要根据电子化的不同原因（利用、复制或保存等）选择不同的技术要求。至于电子文件，电子档案馆要和信息形成者之间签订协议，对移交信息的格式、范围等做出规定。 2电子档案信息的处理 电子档馆必须面对大量的、多样的、异构的甚至是复合的文件，对这些信息进行鉴定、保管是其重要功能。不但要保障信息的真实性、完整性，还要对信息进行长期的保存，保证信息可访问、可理解。 3电子档案信息的查询 电子档案具有多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅管理和调用控制功能。能根据检索项提供多条件
档案管理培训
档案管理培训 介绍 档案管理是一项重要的工作，它涉及到组织和维护文档、文件和其他记录的过程。由于档案对于组织的正常运行至关重要，因此进行档案管理培训是非常必要的。 本文档将介绍档案管理培训的重要性、培训内容以及培训方法。通过本次培训，您将能够更好地理解档案管理的概念和原则，并掌握相关的工具和技巧，提高档案管理工作的效率和质量。 重要性 档案管理在组织中的重要性不容忽视。以下是一些档案管理的重要性： 1.信息保存和获取：档案管理可以确保重要的信息保 持完整、准确和可靠。这样，在需要时可以迅速检索和获取所需的信息。
2.法律合规：一些行业有法律规定要求组织必须保存 和管理特定类型的档案，以确保法律合规。例如，金融机 构需要保留客户账户信息和相关交易记录。 3.业务决策支持：通过对档案进行分析和利用，可以 为组织的业务决策提供有价值的信息和洞察力。档案管理 可以帮助组织更好地了解其过去的业绩和趋势，从而做出 更明智的决策。 4.历史记录保存：档案管理可以保留组织的历史记录， 这对于了解组织的发展历程和传统非常重要。这些历史记 录对于组织的文化传承和员工培训也具有重要意义。 培训内容 档案管理培训的内容应根据实际情况进行定制，但通常包 括以下几个方面： 1.档案管理概念和原则：介绍档案管理的基本概念、 原则和标准。这将帮助培训对象更好地理解档案管理的核 心内容和要求。
2.档案分类和归档：介绍不同类型的档案分类方法和 归档规则。通过学习正确的分类和归档方式，可以提高档 案的可管理性和检索效率。 3.档案存储和保护：介绍档案存储和保护的方法和措施。这包括合适的档案盒、标签、封存材料和防火安全等。通过正确的存储和保护措施，可以确保档案的安全和完整。 4.电子档案管理：介绍电子档案管理的基本概念和工具。这对于现代化的组织来说尤其重要，因为电子档案的 管理更加复杂和多样化。 5.档案检索和销毁：介绍档案检索和销毁的方法和步骤。通过掌握正确的检索和销毁技巧，可以确保档案的有 效利用和及时销毁不需要保存的档案。 培训方法 为了提供高效的档案管理培训，可以采用以下方法： 1.讲座和演讲：通过讲座和演讲方式，向培训对象介 绍档案管理的基本概念和原则。这可以帮助培训对象了解 档案管理的重要性和基本要求。
档案电子文件专题讲座
电子文件专题讲座 一、电子文件概述 随着信息技术的不断发展，办公自动化在各级各类国家机关、社会组织、企业、事业单位中日益普及，计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）应用于科研、工业领域，电子数据交换（EDI）、电子商务（EC）在国内外贸易中广泛应用，形成了大量的电子文件。 二、电子文件的概念 电子文件（Electronic Records）是指在数字设备中产生，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 完整的电子文件包括内容、背景和结构三要素。 国际档案界电子文件专家认为，完整的电子文件由文件内容信息与元数据组成，并形象化地将文件与元数据比作信的内容和信封，文件是用元数据封装起来的对象，元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件。 三、电子文件元数据的含义和作用 1、元数据含义。信息技术界中的元数据有多种。电子文件元数据是关于文件的背景信息和结构，满足电子文件管理需求的特殊元数据。它是描述电子文件数据属性，并对其进行定位和管理、同时有助于数据检索的数据，是一种有效的信息资源组织和管理的工具，是一种编码体系。概言之，元数据是对文件的内容、背景、结构信息等进行描述动态扩展的电子目录。 2、元数据的作用。可从三方面来认识：
（1）构建信息发现机制，即检索机制。元数据能够动态地获取电子文件管理的各项信息。面对海量信息资源管理,借助基于资源组织和发现的描述型元数据，快速发现并获取特定的信息单元。 （2）维护信息可识读性。元数据具有静态映射功能，可以完整地记录电子文件的原始状态，还能够系统地映射出电子文件的生成环境，数据产生的软硬件环境，数据结构，类型，打开方式等信息对象的附加相关信息，即保存元数据的元素项。只有在获取数据对象的同时也获取这些附加的说明信息，被检索到的数据单元才是可理解的、可读的。 （3）保障数字信息的真实性、凭证性。信息单元的变迁历史和操作记录的信息是管理元数据的元素项，元数据能够提示文件生成的行政管理环境，为数字信息单元真实性和凭证性提供了重要的佐证。 四、电子文件的种类 1、按电子文件的信息存在形式分类。可分以下8种文件： （1）文本文件（Text），或称为字（表）处理文件，是指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。 （2）图形文件（Graphic） 是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。 （3）图像文件（Image） 是指使用数字设备采集或制作的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 （4）视频（影像）文件（Video）
档案管理知识培训讲义
档案管理基础知识 一、档案 （一）涵义 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 1、档案的来源：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人;档案又来源于形成者自身的实践活动 2、档案的形成条件：是由文件材料有条件转化来的 3、档案的形式是多样的 4、档案是原始的历史记录 （二）、档案的种类 1、按历史时期分：中华人民共和国成立前、中华人民共和国成立后 2、按档案的内容、性质分： 文书档案：反映党务、行政管理活动的纸质文件材料 科技档案：企事业单位和国家机关、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料 专门档案：指各种专门业务活动中形成的具有保存价值的文件材料 3、按档案载体形式分：
甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案 4、按档案所用文字分： 汉语言文字档案、满文档案、藏文档案、蒙文档案、外文档案 二、档案工作 （一）内容 管理档案和档案事业的活动： 狭义：管理档案 档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研广义：管理档案事业 档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案专业教育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传出版工作、档案外事工作等。 三、机关档案工作 （一）涵义：机关档案工作就是管理机关档案和机关档案事业的工作。 （二）机构的设臵和人员的配备 1、机关要设臵综合档案室 机关档案管理机构就是对本单位不同门类、不同载体的全部档案实行集中统一管理的机构，即我们平常所讲的机关综合档案室。 2、档案人员的配备 （三）、机关档案工作各项规章制度的内容
文书与档案管理教案
文书与档案管理教案 叶寿军 2015年春
第1课时文书与文书工作基本知识1 【教学目标】培养文书专业技能 【教学重点】文书概念与特点 【教学难点】理解文书与秘书 【教学方法】自主探究、讨论提高、引导释疑 1、什么是文书？ 文书就是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。 2、什么是公务文书 法定机关与组织为了一定目的在社会活动中未处理公务而形成并使用的具有特定格式，并需要经过一定的程序处理的应用性的文字材料，简称公文。 3、公文的本质特征。 政党和国家机器具体领导与管理政务机关组织处理工作的一种工具。 4、文书的分类 公务文书通用公文，专用公文，技术公文 文书｛ 私人文书P4（随意性） 5、公文的特点 一、工具性（1）管理国家机关政务和事务的工具 （2）是各类国家机关在工作活动中联系事项、商治事务、传达意图交流情况传播经验的工具 （3）是机关内部推进工作的工具 二、权威性（1）有法定的作者制定和发行的——法定：具有一定的职权、职能作者：行为主体机构组织而不是人。 三、统一性 四、现实性 6、公文的作用 (1)领导指导作用（2）行为规范作用（3）公务联系和执照作用（4） 凭据记载作用（5）传递信息与宣传教育 7、文书工作：机关形成处理和管理公文的各个环节及其中相关衔接的各道程序 与手续是完成和处理公文的作用 第2课时文书与文书工作基本知识2 【教学目标】培养文书专业技能 【教学重点】文书工作 【教学难点】理解文书工作 【教学方法】自主探究、讨论提高、引导释疑 1.文书工作 文书工作是办公室工作的重要组成部分，文书工作总的任务是准确及时、安全地处理文书事务，组织公文运转，充分发挥公文的作用，为有效地推进工作服务。 学校文书工作的具体任务是： 第一，做好收文处理包括：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办； 第二，做好发文处理包括：拟稿、核稿、签发、用印、封发等工作； 第三，做好文书管理包括：保管、提供借阅、整理、归档等工作。另外还包括学校的各种会
秘书文档案管理教案
福州外语外贸学院 教案 院部外语学院 姓名魏金山 职称副研究员 课程名称秘书文档管理 编写日期 2012年9月
第一章文档与文档工作概述 一、课时安排4课时 二、教学目的要求 1、知识要求：掌握文书、档案、文书工作、档案管理的具体内涵； 2、能力要求：明确辨析文书与档案、文书和档案工作之间的关系； 3、素质要求：具备清晰的思辨能力 三、教学重点 1、文书、公文、文件、档案、文书工作、档案管理等具体内涵的把握 2、文书工作与档案管理的联系与区别 四、教学难点 1、文书与档案的界定 2、文书与档案的区别 五、教学内容 第一节文书与文书工作 一、秘书工作简述： （一）秘书定义： 《现代汉语词典》：“秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。” （二）秘书工作 文书档案管理：34.25% 行政后勤管理：26% 协助老板参与经营管理：18.27% 组织协调公司会务：12.49% 公关与政府关系：5.02% 和老板出差跑来跑去3.97% 结论：从秘书的定义和秘书工作的实际调查可以发现文书档案工作在秘书工作中的绝对位置。 二、文书与文书工作 （一）文书、公文、文件、应用文概念辨析与关系（详见书本第2-3页) 选择：文书、公文、文件、应用文的关系 A 文书〉应用文〉公文〉文件 B 应用文〉文书〉公文〉文件 C 应用文〉文书〉＝公文〉文件 D 应用文〉文书〉＝公文〉＝文件 （二）文书工作 1、文书的作用、种类和稿本（见书本第6、7页） 作用：指导、规范、联系、记载凭证 种类：按涉密分为：绝密、机密、秘密、内部限国内公开和对外公开等；按行文方向分为：上行文、平行文和下行文；还其他有不同的分类标准 稿本：草稿；定稿；正本；副本；存本；试行本；修订本；各种文字文体 2、文书工作的定义、任务和具体内容（见书本第7、8页） 定义：机关等文书单位形成、处理和管理公文的各个环节及其中相衔接的各项程序和手续。任务和内容：制作、处理、管理 3、文书工作的组织与管理（见书本第8、9页） （1）组织形式：集中、分散；（2）领导体制：中办、国办负总责，秘书长和办公厅（室）主
档案培训方案
档案培训方案 档案培训方案 一、培训目标 通过本次培训，使参训人员了解档案管理的基本知识、基本原则，掌握档案管理的基本技能和方法，提高档案管理的效率和质量，保障档案的完整、准确、安全。 二、培训内容 1. 档案管理的基本概念和基本原则 2. 档案管理的分类和逻辑结构 3. 档案管理的基本流程和方法 4. 档案管理的电子化和信息化 5. 档案管理的法律法规和风险防范 6. 档案保管和利用的基本技巧 三、培训形式 1. 理论授课：通过课堂讲解、案例分析等方式，向参训人员介绍档案管理的基本知识和基本原则。 2. 实际操作：参训人员将分成小组，实际操作档案管理的各个环节，如文件整理、文件编目、文件存储等，通过实际操作，提高档案管理的实操能力。 3. 经验分享：请邀请有丰富档案管理经验的专家或从业人员，分享他们的经验和教训，帮助参训人员更深入地理解档案管理工作。 四、培训时间
本次培训计划为期三天，每天上午9:00-12:00，下午13:30-16:30。 五、培训评估 1. 考勤评估：对参训人员的培训出勤情况进行评估，对缺勤人员进行补课或重新安排培训时间。 2. 知识测试：对参训人员进行档案管理知识测试，检验培训效果。 3. 档案管理实操考核：对参训人员的档案管理实操能力进行考核，评估其实际操作能力。 六、培训后续 1. 培训反馈：收集参训人员对培训的意见和建议，以不断改善培训质量。 2. 跟踪指导：对参训人员进行培训跟踪，帮助他们将培训知识运用到实际工作中。 3. 经验总结：对培训进行总结，制定档案管理工作的规范和流程，为今后的培训提供参考。 七、培训资源 1. 人力资源：邀请有经验的专家或从业人员进行授课和分享经验。 2. 教材和教具：准备相关的教材和教具，如PPT、案例资料等，以辅助培训效果。 3. 实操场地和设备：准备适合实操的场地和设备，如文件柜、档案盒等。
档案归档业务培训
档案归档业务培训 （原创实用版） 目录 1.档案归档业务培训的重要性 2.档案归档的基本流程 3.档案归档的注意事项 4.业务培训的具体内容 5.业务培训对提高工作效率的影响 正文 一、档案归档业务培训的重要性 档案归档业务培训对于现代企业和组织来说具有重要的意义。随着社会的发展，各种文件、资料和档案的数量急剧增加，如何有效地进行档案管理，提高工作效率，成为了企业和组织亟待解决的问题。档案归档业务培训正是为了满足这一需求，帮助员工掌握档案管理的基本知识和技能，从而提高整体工作效率。 二、档案归档的基本流程 档案归档的基本流程主要包括以下几个步骤： 1.整理：收集和整理需要归档的文件、资料，进行分类和筛选。 2.编号：对整理好的文件、资料进行编号，以便于查找和管理。 3.归档：将编号后的文件、资料放入相应的档案柜或库房中。 4.登记：对归档的文件、资料进行登记，以便于日后查询和管理。 三、档案归档的注意事项 在进行档案归档时，需要注意以下几点：
1.保持文件、资料的完整性，避免遗漏或损坏。 2.归档的文件、资料应分类明确，便于查找和管理。 3.归档的文件、资料应按照时间顺序或重要性顺序进行排列。 4.对于涉密的文件、资料，需要进行加密或隔离处理，确保信息安全。 四、业务培训的具体内容 档案归档业务培训的具体内容包括： 1.档案管理的基本理论知识，如档案的定义、分类、作用等。 2.档案归档的基本流程和方法，如整理、编号、归档、登记等。 3.档案管理的法律法规和政策，如保密规定、档案保管期限等。 4.档案管理的实际操作技能，如档案柜的使用、档案数据库的建立等。 五、业务培训对提高工作效率的影响 通过档案归档业务培训，员工可以熟练掌握档案管理的基本知识和技能，提高工作效率。具体表现在： 1.提高了员工对档案管理工作的认识，使员工更加重视档案管理。 2.规范了档案归档的流程，避免了因管理不当导致的文件、资料遗失或损坏。 3.提高了员工查找和利用档案的效率，为工作和决策提供了及时、准确的信息支持。 4.降低了因人为因素导致的档案管理成本，提高了整体工作效率。 总之，档案归档业务培训对于提高企业和组织的工作效率具有重要意义。
第四章 电子文件归档和电子档案管理(2020版)
第四章电子文件归档和电子档案管理 第一节概述 一、基本概念 （一）电子文件 电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。 我们在日常工作生活中会接触各种类型的信息记录，但这些信息记录不一定就是电子文件，从电子文件的概念可以看出，只有满足一定条件的信息记录才可以称为电子文件：一是电子文件是以数字格式形成、传输和存储的，通常由计算机、数码相机、数字传感器等电子设备生成、处理和存储，其信息是以二进制数字代码记录和表示的。二是电子文件是由国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中形成和办理的。也就是说，电子文件是应一定的业务和活动需要在社会活动中产生的，记录了特定社会活动的过程和结果，这也是判断计算机的数据或信息是否为电子文件的首要标准。三是电子文件由内容、结构、背景组成，这是电子文件三大基本构成要素。把握电子文件的构成要素对于理解和管理电子文件十分重要，内容信息是电子文件的核心要素，背景信息和结构信息则是保证电子文件内容真实、完整的重要条件。 电子文件的内容是指以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的主题信息，主要表达了作者的意图，例如一份会议纪要中记录的会议情况和议定的事项等。电子文件的结构是指电子文件内容信息的组织和存储方式，分为逻辑结构和物理结构。逻辑结构是对电子文件内容各信息单元之间关系的描述，例如一份电子公文的标题在页面中的位置，正文的字体、字号等。物理结构是电子文件在存储设备或载体中的存储位置和文件格式，它决定了在存储中找到电子文件的寻址方向与方法，以及
电子档案管理基础知识培训
电子档案管理基础知识培训 一、概述 电子档案管理是指利用电子手段对文档进行保存、检索、管理和传递的过程。 随着信息技术的发展，电子档案管理在各行各业得到了广泛应用。本文将介绍电子档案管理的基础知识，包括电子档案管理的定义、特点、优势以及基本原则等内容。 二、电子档案管理的定义 电子档案管理是指利用信息技术手段对电子文档进行保存、组织、检索、传递 和利用的管理工作。通过电子手段对文档进行管理，可以提高文档的存储效率和检索速度，便于文档的共享和传递，实现信息的有效管理。 三、电子档案管理的特点 1.数字化存储：电子档案以数字形式存储，不占用实体空间，便于存 储和管理。 2.多样化检索：电子档案可通过关键词、文档类型等多种方式进行检 索，提高检索效率。 3.安全性：电子档案可通过权限设置和加密技术等手段保障信息的安 全性。 4.可持续性：电子档案可长期保存，不易受到时间和环境的影响。 四、电子档案管理的优势 1.高效性：电子档案管理能够提高文档处理的效率，减少人力成本。 2.便捷性：电子档案可随时随地进行访问和管理，提高工作的灵活性。 3.规范性：电子档案管理能够规范文档的保存和传递流程，提高管理 的标准化程度。 4.环保性：电子档案管理减少了纸张的使用，有利于环境保护。 五、电子档案管理的基本原则 1.一致性原则：保证文档的一致性，避免文档冗余和混乱。 2.完整性原则：确保文档数据的完整性和准确性。 3.保密性原则：对机密文档进行限制访问，保护信息安全。 4.可追溯性原则：确保文档的变更记录可追溯，方便审核和审计。
六、结语 电子档案管理在信息化时代扮演着重要角色，掌握电子档案管理的基础知识对于提升工作效率和信息安全至关重要。希望通过本文的介绍，读者能够对电子档案管理有更深入的了解，为实际工作提供指导和帮助。
培训讲解—电子档案管理系统建设
电子档案管理系统建设 一、电子文件与电子档案 （一）定义 1.电子文件：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。 2.电子档案：具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。 （二）电子文件、电子档案探异 中国：电子档案是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。 西方：不分有归档价值的电子文件和电子档案，都叫Electronic Records。 （三）电子档案逻辑结构 内容：以字符、图像、音频、视频等形式表示的电子档案的主题信息。 结构：电子档案的内容组织和存储方式。包括逻辑结构和物理结构。 背景：包括行政、来源、业务流程、技术背景等。 （四）电子档案物理结构
电子档案包括电子档案内容、内容元数据、结构元数据、技术属性元数据、办理过程元数据、档案属性元数据。 元数据是描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。 （五）电子文件（档案）的管理原则 ●真实性：职责、过程、时间合规； ●可靠性：内容真实反映客观事实； ●完整性：文件组件齐全； ●可用性：文件可理解、关联关系可用。 二、电子档案管理系统概述 （一）概念 1.业务系统：形成或管理机构活动数据的计算机系统。如：各单位电子办公系统、财务系统、业务系统等都属于业务系统。 2.电子文件管理系统（EDMS）：用于形成、处理和维护电子文件的计算机信息系统。一般业务系统中都会设置相关的EDMS。 3.电子档案管理系统（ERMS）：对电子文件、电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机信息系统。数字档案室应用系统就是一种典型的ERMS（本课件下面就把数字档案室应用系统简称为ERMS）。 4.数字档案长期保存系统（TDR）：以正确和可被独立理
(档案管理)档案管理培训资料
档案管理培训资料 我们原来根据档案局的要求， 要求各单位实行部门立卷、 部门整理制度。 也就是各部门 整理好了再移交综合档案室。 现在看来不太现实， 因此， 我们现在的要求是各部门要清晰自 己部门那些材料应当归档， 及时上交档案室。 各处室哪些材料应当归档， 档案管理员应当进 行指导。今天， 我们发了一份《归档不归档范围和保管限期表》，大家回去后分处室列好表， 交给每一个处室负责人， 要求他们及时移交档案素材，移交时应逐条对照， 不得遗漏。 并填 写好档案交接文据(附目录)，作好登记。 我们学校单位比较小， 普通没有专门的文件收发部门， 通常是由校长和各处室主任分散 保管， 比较容易遗失。我们现在的要求是，文件原件由领导签阅后交档案室保管，复印一份 复印件按文件流转程序传阅。 3．现在教育局有一部份文件通知是不发纸质文件的，如果其中有关你学校的，也是要归档 的。因此，要求档案员也要时常浏览教育网，查看电子文件。 根据《分类罗列编号规则》把归档的素材分成党群、政务、教学三类。接着，根据《保 管期限表》把每类分成三小类：永久、长期、短期。 文书档案 党群 党群 党群 政务 政务 政务 教学 教学 教学 永久 长期 短期 永久 长期 短期 永久 长期 短期 卷内目录放在卷首，内容有： 顺序号：卷内文件依其罗列先后填写顺序号，每卷均从 1 开始。 文号：填写文件制发机关的发文字号。如果没有则不填 责任者：填写生成文件的单位或者部门。必须要填 题名：照实抄录 日期：生成文件材料的日期 页号：填写每份文件材料的首页号，最后一份文件填写起止页号。 备注：留空，以备文件材料发生变化时作说明用。 卷内备考表放在卷末，内容有 政务类 党群类 教学类
电子文件管理
一、名词解释 1、电子文件的全程管理:是一种系统的管理，建立在大文件的概念根底上，注重电子文件生命周期各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理容和要求的无缝连接、系统整合和总体效应。 2、前端控制:前端控制是现代文件、档案管理理念的重要容，它以文件生命周期理论为根底，把文件从形成到永久保存或者销毁的不同阶段看做的过程。 3、真实性保障原则:电子文件的真实性是指文件容、构造、背景信息经过传输、迁移等处理后仍然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保障电子文件行政有效性和法律证据性的根底，是电子文件反响历史面貌、构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。 4、电子文件的完整性：电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的容、构造和背景信息没有缺损。P17 5、数字档案馆：数字档案馆是一种技术模式，是一种数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。P23 6、电子文件标准: 是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应遵守的业务技术规。 7、价值鉴定：价值鉴定即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期已满的电子文件进展复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理〔销毁或继续保存〕的过程。P36 8、电子文件的技术鉴定：技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进展
全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。P47 9、逻辑归档:逻辑归档是指在计算机网络上进展，不改变原存贮方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。电子文件生成在什么位置，归档后物理位置仍保持不变。 10、物理归档：物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。其归档的方式又可以分为 网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。P53 11.电子文件编研：电子文件的编研，是指根据客观需要，对文件容进展分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。P106 12.电子文件的归档:归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。 二、简答 1.信息的易变性〔造成电子文件发生变化的主要原因/影响信息易变性的因素〕 P8 第一，在以往的文件中，载体不仅是信息的承载物，它一旦与特定信息结合为一体，还具有一种对信息的固化作用，信息的原有顺序、本来面貌都被凝固在特定的载体上边，不能改变。当信息可以脱离特定载体而存在时,计算机系统息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便,动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。
房屋建筑工程档案资料管理培训教案
房屋建筑工程档案资料管理培训教案
房屋建筑工程 档案资料管理培训
第一章建筑工程文件管理概述 新建、改建、扩建的工业与民用建筑工程，凡在河北省行政区域内的工程建设、勘察设计、监理、施工等单位的工程文件管理均执行河北省《建筑工程技术资料管理规程》。 河北省《<建筑工程技术资料管理规程>解释和答疑》以服务于《建筑工程技术资料管理规程》的实施、规范和提高建筑工程施工质量验收和施工资料的管理工作为目的，对《建筑工程技术资料管理规程》在实施中所提出的问题进行的补充或修正。在工程建设实施过程中收集、填写、整理工程技术资料时，河北省《建筑工程技术资料管理规程》、河北省《建筑工程技术资料管理规程》解释和答疑应配套使用。 第一节工程文件管理的基本概念与要求一、基本概念 为了更好的理解与掌握房屋建设工程档案资料管理的知识，首先要了解以下基本概念。 1．城市建设档案馆：是集中统一保管、管理城市建设档案资料而专门设立的档案管
理机构。 2．房屋建设工程电子档案管理：包括城乡规划、城市建设、村镇建设、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、园林、绿化、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位，在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。 3．建设电子档案：具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。 4．工程档案：在建设工程活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。 5．工程文件：在整个工程的建设过程中，形成的各种形式的信息记录。从立项、审批、施工到竣工验收等一系列活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式的资料。包括工程准备阶段资料、监理资料、施工资料、竣工图及竣工验收资料。