档案管理教案 第五章 档案的保管

第五章档案的保管

案例：

××商贸公司的档案管理工作十分出色，已经通过了国家二级档案室的验收。该档案室设有专门的档案库房，库房选址及设备配置符合档案保管的要求；库房内装具的配备与排列合理；档案包装材料的使用符合要求；各类档案排列有序，日常管理规范，档案保管的制度及手续严密。该公司的档案得到了很好的保管，为提供利用工作创造了极大的方便。

××塑料制品公司由于条件的限制，其档案库房为办公用房，并因公司的规模、效益等问题，又一时解决不了购置通风、降湿、降温设备的问题。在高温、潮湿季节，难以控制微生物滋生问题和病虫害，档案受潮也比较严重。同时，该公司在档案库房的管理方面比较松懈，例如：档案调阅后未能及时归于保管位置；允许非档案管理人员进入库房查找档案，或跟随档案人员进入库房；在档案库房中放置食品；调阅档案不进行记录等。因此，该公司的档案损害比较严重，并发生过丢失档案的事故。

简析：

文件归档进入档案部门以后，一方面因利用的需要经常被调出借阅；另一方面，周围的环境对档案物质安全也会产生一定的影响。这就要求档案部门做好档案的有序和安全的保管工作。档案保管工作不仅需要一定的物质条件，而且更需要建立健全管理制度，完善手续，加强日常管理和监制，这样才能为档案营造一个良好的保管环境。

档案保管，是指根据档案的成分和状况，所采取的存放管理和维护完整与安全的措施，是档案收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用六个环节中的一个重要环节。在社会上以至在档案工作中，有时也把档案的日常管理称为保管。而作为档案科学管理的一项业务，档案的保管有其特定的含义。本章所讲的档案保管是一个广义的概念，还包括档案保护这部分内容。

第一节档案保管工作的意义和任务

一、加强档案保管工作的迫切性：

（一）档案保管工作的涵义：

为了解决档案寿命的有限性与社会利用长远性之间的矛盾，产生了档案保管工作。档案保管工作包括三方面的涵义：

第一，档案的库房管理，即档案库房内的日常工作；第二，档案流动过程中的保护，即在各个管理环节中一般的安全防护；第三，保护档案的专门措施，即为延长档案寿命而采取的各种专门的技术处理。这三个方面的工作，有的要与收集、整理和利用等业务结合进行，有的则须单独进行。档案的保管既是整个档案管理业务的一个方面，又是一个相对独立的环节。许多档案馆，设有保管机构专司其职，有些档案馆和档案室，则配有专职或兼职人员负责有关的保管工作。实践证明，忽视或抹杀保管工作的独立性，有碍于档案的科学管理。（二）档案保管工作的意义：

档案保管工作在整个档案工作中意义重大，不可轻视。首先，档案保管工作质量的高低，对于提高档案管理水平具有重大的影响，在一定的条件下甚至具有决定性的影响。无论是以有序化和快捷存取为目的的档案日常管理，还是以延长档案寿命、保守档案机密为目的的档案保护，都是为了整个档案工作顺利地进行创造条件，提供基础。如果档案管理杂乱无序，档案的寿命就不可能有效地延长，甚至毁于一旦；如果档案失密泄密，整个档案工作也就到了瓦解的境地。凡涉及档案存毁安全的问题，必须慎之又慎，档案保管中的一个微小失误，轻者会使档案遭受火灾、雨淋，重者发生丢失、泄密，从而造成不可挽回的损失。

档案保管是整个档案工作的有机组成部分，它与档案管理的其他环节有着密切的联系。要想做好档案保管工作，就必须与档案工作的各个环节密切配合，使档案工作的各个环节对保管工作起促进和制约作用，并注意在进行其他环节的工作中保护档案。在档案的收集、整

理、鉴定、统计、利用的过程中，都可能遭受到某种不利因素的影响，如机械损坏，受潮、受污染、泄密等，而做好了其他环节的工作也会对保管工作提供便利，如通过整理档案并完整系统地排列好，再配上结实的卷皮和清晰的目录，就不容易损坏和丢失；通过鉴定珍贵档案建立起副本，就可以有效地保护重要档案。

由于档案是由文件转化而来的，所以文件信息的载体和书写材料的质量与档案耐久程度有密切的关系。为了做好档案保管工作，档案部门还必须关心文书部门等对文件信息载体和书写材料的选用，有责任向他们宣传，力求选用适合的载体和书写材料，最大限度地延长需要永久保存的重要文件的寿命。

档案保管工作不是单纯地为保管而保管，其最终目的是为了社会对档案的利用。如果只片面地强调保护档案，不顾提供利用的方便，保管工作就失去了意义。同样，如果只迁就一时提供利用的方便而损毁了档案，最终必将影响提供利用。可见，档案保管与提供利用基本上是一致的，实质上是长远利用和当前利用在档案保管工作中的反映。要正确处理当前利用和长远利用的矛盾，立足长远，保证当前。因此，档案保管工作的一切措施、制度、办法以至具体的技术处理，都要既有利于档案保护，又要保证当前利用和长远利用的方便。这是档案保管工作的出发点，也是检验保管工作做得好坏的标准。

二、档案保管工作的任务：

社会对档案的利用是长期的，因此档案的内容必须系统化，载体必须完好，而且有些档案是为国家和人民的特定利益而设立的，更需要妥善保存。但是，由于社会的自然的种种因素，可能使档案材料遭到损毁，档案的系统性和政治安全可能受到破坏。档案长远安全留存的要求和档案可能损坏之间形成一对尖锐的矛盾，档案保管工作正是为了解决这个矛盾而产生和运行的。档案保管作为档案部门一项经常性的业务工作，不是简单的看堆守摊，而是有着完整而科学的业务内容的。档案保管工作的任务是：

1、建立和维护档案的存放制度：

为了使档案入库、移出、存放井然有序，能够迅速地查找档案，并随时掌握档案实体的状况，档案室（馆）要根据档案的来源、载体等特点，建立一套档案入库存放的规则和管理办法，使档案不管是在存放位置上还是被调阅移动都能够处于一种受控状态。

2、防止档案的损坏。要研究和掌握档案损坏的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取专门技术措施和方法，最大限度的消除各种可能损坏档案的不利因素的影响，把档案的自然损坏降低和控制在最小的范围内。

3、延长档案的寿命。档案保管工作不应只是一味的防止档案的自然损坏，还要采取更积极地措施，最大限度地延长档案的寿命，如在文件制作阶段，选用耐久的载体和书写材料；在档案保管阶段，对文件进行复制、修补和采取其他处理措施等。

4、维护档案的安全。维护档案的安全，一方面要从物质上保证档案不损坏，最大限度地延长其寿命；另一方面，不因档案保管不当造成档案丢失、泄密等，使档案的所有者乃至国家蒙受政治或权益上的损害。

档案保管工作的任务，总的说来就是了解和掌握档案损坏规律，通过经常性工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的政治安全。档案保管工作的实质就是人们向一切可能损毁档案的自然的、社会的不利因素进行斗争。维护档案的完整与安全是我国档案工作基本原则对全部档案工作的基本要求，而档案保管工作是实现维护档案的完整与安全的重要环节和直接手段。换言之，维护档案的完整与安全就是档案保管工作最基本的、经常的任务。因此，档案保管工作者必须学习和掌握有关的科学技术知识。具有高度的政治警惕性和严格的纪律性，使档案的保管处于最佳状态。

三，档案保管工作的基本要求：

（一）以方为主，防治结合。保管档案的技术方法有很多，概括起来，主要有两种：其一是如何预防档案文件损坏的问题，这里既有人为的因素，也有自然的因素。比如防盗窃、防破坏、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防虫、防光等等，这些问题解决了，就可以有效地防止档案文件的损坏；其二是档案损坏之后，如何进行处治的问题，比如，追查丢失、破坏或火灾事故的原因和责任，防尘、灭火、防霉、灭鼠、恢复纸张的机械强度、恢复字迹等。在防和治两个方面，防是档案保管工作中的根本问题，是主导方面。从总体上看，未遭损毁的档案还是大量的，应该以极大的注意力首先保证这些档案的长期安全。对于档案文件来说，无病先防才是积极主动治本的办法。然而，强调以防为主，并不等于就是一切，并不意味着治就不重要了。实践证明，对治不能有丝毫的疏忽大意。抓好治对防也有促进作用。防、治之间具有相互促进、相辅相成的作用。

（二）加强重点，照顾一般。对于需要长久保管的档案以及重要立档单位的档案，应该采取措施，加以重点保护，使其既安全又延长寿命。同时对一般性的档案也不能保管条件太差，在各方面情况允许的范围内，也要适当兼顾。

（三）自力更生、勤俭节约。档案妥善地保管下去，必须具备一定的物质条件，要有一定的技术装备，对此必须予以足够的重视，给予必要的投资，这不仅为当前所需要，同时也为历史所需要。但也要清醒的看到，目前我国还是一个发展中国家，在相当长的一段时间里，国家尚不可能满足档案工作，尤其是保管工作中所提出的一系列要求。因此，有些要求可以在国家帮助下予以解决，有些要求则要依靠档案工作人员自身自力更生、勤俭节约的精神去解决。

（四）立足原件，保证信息。在档案保管工作中，应该力求保证档案原件的完整与安全。档案原件具有无可置疑的凭证作用，尤其是那些能够证实国家、集体和个人权益、具有法律效用的文件，其原件就更为重要和珍贵。另外，必须看到档案原件的保存时间的有限性，使档案原件全部保存产生了困难。现代复制技术的提高，可以使复制件的仿真程度不断提高，为了节省存储空间和费用，目前一些国家已经有条件地承认了一部分复制件的法律效用，对于这些档案来说，信息的保存与流传甚至比保存原件具有更重要的意义。就目前我国的情况来说，应首先下功夫保存好原件，对于那些已经损坏的档案原件，则应设法将其以复制形式保存下去。因为，对档案制作复制件，可以减少原件的机械磨损和其他损坏的可能，从而起到保护原件的作用。

（五）档案保管工作的目的是为了保证党和国家对档案的利用，因此，不能片面地强调保护档案，而不考虑到利用的方便；同时也不能只迁就一时的利用方便，而不顾及档案的保护，影响档案长远的利用。在实际工作中，保管和利用既有具体的矛盾，又有总的一致性。保管利用的关系，实质上是当前利用与长远利用矛盾的关系。所以，保管工作的各项制度以致技术措施等等，既要立足长远利用，又要保证当前利用的方便。

第三节档案保管的基本物质条件

档案保管的物质条件，是档案库房管理所需一切物质装备的总称。档案的保管工作必须依托于一定的物质条件才能实现。开展档案的保管工作，必须有一定的物质条件作保证，否则是难以做好这项工作的。其基本条件如下：

一、档案库房

（一）档案库存建筑应遵循的原则：

档案库房，是保存档案的场所，是保护档案、延长档案寿命最基本的物质条件。档案库房建筑的好坏将直接影响到档案保护条件。档案库房建筑是档案保管中长期起作用的因素，因为建筑上的改动比较困难，而且会造成很大浪费。库房建筑还将直接影响到库房管理措施的效果与费用。库房建筑与库房管理二者互为补充，缺一不可。

档案库房建筑应遵循适用、经济、美观的原则。档案库房是一种特殊性建筑，既不同于民用建筑，也不同于办公用房，档案库房是保存档案的主要场所，档案长期有效的作用和其原始性价值，要求对其进行长期的甚至是无限期的保管，这就必然对档案库房建筑提出一些比较严格的要求。防热、防潮、防光、防有害气体以及防尘等都有比较具体的要求。适用的原则，必须与经济的原则一并考虑。档案库房建筑的要求应与国家经济能力相适应，离开国家经济力量的可能，片面强调过高的要求实际上是办不到的。同时库房建筑的要求还应该和所保管档案的重要程度相适应。国家级的档案馆与地方档案馆，由于所保管档案的重要程度不同，在档案库房的建筑要求上也应有所不同。经济原则不能简单理解为少花钱，如果一个档案库房建成后，根本不适用，给档案保管带来很多问题，尽管少花钱也不能说是经济。档案库房建筑中的美观必须以适用和经济为前提，离开了经济和适用，档案库房外表再美也不能取得好的效果。

（二）库房建筑的要求：

1、要有足够的面积。

2、开间大小适当。

3、屋顶要绝对防止雨雪渗漏，并具有良好的隔热性能。

4、库房墙壁应坚固耐久，并具有隔热、防潮、防尘的性能。

5、库房地面要具有坚固性与耐久性，防水防潮性能要好。

6、库房门窗应紧密、牢固、防火，窗户应具有防强光与防风沙的功能。

二、档案装具

档案装具是指用以存放档案的柜、架、箱，是档案室（馆）必需的基本设备。设计档案装具时应符合以下要求：

1、档案装具所用材料以及对材料的加工，均不能对档案有损害。

2、便于调阅档案、取拿方便。

3、适当利用库房的空间与面积。

4、经久耐用、牢固、并符合节约原则。

5、尽量做到整齐划一、合乎规范化要求，灵活配置不同装具。

三、设备

档案保管设备是指在档案保管、保护工作中使用的机械、仪器、仪表、器具等技术设备，主要有空调机、去湿机、加湿器、通风机等。

四、包装材料：档案经过包装，既可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，又可以减少机械磨损。目前，我国包装档案的材料有三种：

A、卷盒。采用卷盒来保管案卷在目前是一种比较好的方法，它能够防光、防尘、减少机械磨损，同时也便于管理，且整齐美观。但它占用库房面积较多，而且制作卷盒费用较高，因此要区别情况，根据档案馆（室）的需要与可能适当采取卷盒形式。

B、卷皮。卷皮是包装档案的基本材料，它不仅室为了保护文件，同时它本身又是案卷的封面，对查找利用也是很方便的。卷皮分两种硬卷皮和盒软卷皮。

供A4型文件纸用或供16开型文件纸用，且必须与卷盒同时使用，也即用软卷皮包装并装订的案卷必须装入卷盒中存放。

五、消耗品

消耗品是指用于档案保管工作的易耗低值物品，如防霉防虫药品、吸湿剂、各种表格及管理性的办公用品。

以上这些在档案保管工作中，构成了一个保护链条，共同发挥着为档案创造良好环境、防护档案免受侵害、维护档案完整和安全的作用。

第三节库房管理

一、库房管理的任务：

档案的库房管理是档案保管工作的主要内容，是档案保管工作的基础，因而只有做好经常、具体的库房管理工作，才能为整个档案工作顺利进行创造必要的条件。库房管理的任务

主要包括：（1）档案秩序管理，存放位置与排列顺序。（2）库房温、湿度调节与卫生保洁。（3）档案出入库房控制。（4）档案理化状态监测。（5）库房保卫。

二、进出库制度：

档案库房是保存档案的重要场所，因此必须对进出库房的人员及其进出的方式、时间、要求等进行必要的限制并作出专门的规定。这种专门规定的内容也就是进出库制度的主要内容。一般情况下，档案库房只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原则上不允许进入档案库房。如工作确实需要非档案工作人员进入库房时（如维修库房及其设备），则必须有档案工作人员陪同。档案工作人员进出库房也必须有相应的限制性规定，如非工作时间内一般不允许进入库房，在库房内不允许从事与库房管理工作无关的其他活动，更不允许在库房中吸烟、喝水、吃东西，库房中无人时必须关灯、关窗、库房门上锁。

三、库房温、湿度控制：

科学地控制温度和湿度，是做好档案保管工作的重要措施。有效地完成这些任务，并非只靠简单的体力劳动就可以了，必须按照档案保护的技术要求，建立库房管理制度，采取一系列表的防治措施，对温湿度经常进行测定。

1、温湿度的影响。

档案库房湿度，与防止档案的自然损毁和延长档案的寿命有密切关系。不适宜的温湿度，特别是高温高湿，会加快纸张水解和字迹褪变的速度，增大有害气体和灰尘的吸附能力，招致害虫的滋生和霉菌的蔓延，这些都会给档案造成严重的危害。所以，库房温湿度的调节，是档案保管工作的一项重要内容，也是防止档案损毁的关键性措施。

测量温度的常用仪表有：水银温度计、酒精温度计，双金属自记温度计，前两者需要人工观测并记录，后者可以连续测试记录温度的变化，具有自动测试和记录的功能。测量湿度的常用仪表有：毛发湿度表、普通干湿球湿度计、自动温湿度计，通风干湿表等。这些仪表各有所长，有的使用简便，有的测量精确，有的价格低廉，有的自动化程度高，只要按使用要求操作，都能取得较好的效果。各单位可以根据实际情况选用。

2、库房温湿度的控制与调节：

当库房内温湿度适合保管要求时，为了防止和减少库房外不适宜的温湿度对库房内的影响，就要求对库房内的温湿度进行控制；当库房内的温湿度不适合档案保管要求时，就需要采取措施进行调节。目前控制和调节库房内温湿度采用的方法主要有三种：一是采用中央空调，用恒温恒湿控制库房；二是采用小空调，对存有特殊载体和珍贵档案的局部进行控制；三是采取密闭、通风和吸潮相结合的措施。

密闭，就是将库房门窗密闭，可以防止库房外不适宜的温湿度对库房内发生影响，以使库房内适宜的温湿度保持稳定。密闭的方法可以将多余的门窗堵死，或使用密封条、密封胶封住门窗缝隙。

通风，就是根据空气流动的规律，有计划地使库房内外的空气进行交换，从而达到调节库房内温湿度的目的。利用门窗自然通风（或排风扇）时，应注意以下两点：首先，要测定库房内外温湿度，取得准确数据，以此作为能否通风的依据。一般库房内温湿度高于室外时，可以通风，反之，应密闭门窗。当温度低于室外，也可以通风（但在西部干旱地区例外）。其次，要注意风力和天气情况，一般风力5级以上时不能通风，风沙天气，夏日中午也不能通风。

吸潮，它是降低库房内湿度的重要方法。一般使用吸潮剂或机械设备除去库房内空气中的部分水蒸气，降低库房内的湿度。常用的吸潮剂有硅胶、晶体无水氯化钙以及生石灰、木炭等。机械设备主要是去湿机。

根据有关规定，保管一般纸质档案的温度为14度-24度，相对湿度是45%-65%，一昼夜允许温度变化范围为正负2度，湿度为正负5%。因为一般微生物繁殖所需要的温度为20度

以上，湿度要大于60%，纸张的含水量要在7%左右。

四、“八防”措施：

档案保管工作中常说的“八防”,一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。这“八防”基本上囊括了对档案实体可能造成损害的所有自然的和人为的因素，是库房管理工作的重要内容。作好“八防”工作需要采取一系列防护性措施：防火，要求在装具及照明灯具的选用，其他电器及其线路的安装等方面消除隐患，必须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的消防器材，在条件允许的情况下，安装防火报警器和自动灭火装置；防水，要求在库房所处地势不能过低，库房内及附近不能有水源，库房选址应远离易发洪水的地点，位于较有利的防洪地段；防潮与库房温湿度尤其是湿度控制密切相关，在库房湿度过大时应及时进行调整；防霉与防虫以及防潮有密切相关，要求对档案文件进行定期检查并放置防霉、防虫药品；防光，，要求库房尽可能全封闭，若有窗户也应尽可能小一些，并安装磨沙玻璃、花纹玻璃或带颜色的玻璃并配备窗帘，尽可能遮蔽户外日光中紫外线照射，照明灯具应使用白织灯并加乳白色灯罩，灯泡最好是磨纱灯泡，不允许使用日光灯（荧光灯）作为库房照明灯具；防尘，要求装置的封闭性好并须对库房及装置等定期进行清扫擦拭，保持清洁；防盗，要求库房门窗坚固，进出库房时随时锁门，并尽可能安置报警装置。

五、库房编号和排架：

1、库房编号：

为了有条不紊地管理库房，应将各个库房加以统一编号。库房的编号有两种方法：一种是为所有的库房编一个总的顺序号，顺序号适合于库房较少的档案馆（室），另一种根据库房所在地的方位及库房建筑的特征进行分区编号，如“东一楼，东二楼、西一楼，西二楼”等。每栋房子的内部，应根据建筑及房间的划分情况进行编号。如系楼房，就应自下而上地编层号；每层房间，应从入口开始，从左向右编间号。

2、档案柜（架）的摆放与编号：

库房中的档案柜（架）的摆放，应合乎下列几个要求：

第一，排列一致，横竖成行。如有大小式样不同的柜架，则应适当分类，尽可能做到整齐一致。第二，避免直射，注意通风。有窗户的库房柜（架）排列，应与窗户垂直，以避免强烈阳光直射；无窗户的库房柜（架）排列，纵横均可，但应注意不要妨碍通风。第三，空间利用，疏密有序。档案柜（架）的排列在最大限度地利用库房的地面与空间的同时，也要注意便于档案的搬运和存取。柜（架）间的主要通道的宽度应便于档案小型搬运工具（如手推车）的通行，一般可保持1～1.2米，架与架之间的距离以0.8米左右为宜，柜与柜间的距离应适当加宽。所有柜（架）均不宜靠墙摆放。第四，统一编号，迅速存取。为便于对库房内档案的管理和能够迅速地存取，所有档案柜（架）应进行统一编号。编号的方法是：自门口起从左到右编柜（架）号，每个柜（架）的栏也从左向右编号，每栏的格自上而下编号（如果没有栏，则是从上而下的编格号）。

六、全宗的排列与档案的上架：

在一般的档案馆（室），档案是以全宗为单位进行整理和保管的，因此当考虑档案存放的时候，首先应按全宗来进行，一个全宗内的档案应集中在一起。但是，有些特殊情况应予妥善处理，如库房或柜架事先预留的空间已被排满了或不够用，新入馆的档案不能与先入馆的同一全宗的档案排列在一起的时候，可以先暂时单独保存，待可能调整时，再将同一个全宗的档案集中起来，或有计划地分阶段分库定位排列保管。当然，档案按全宗排列也不是绝对的，有的全宗内可能还包括有一部分影片、照片、录音带、技术图纸或会计报表等档案，这些不同类型的档案，可以分别保管。对于暂时或定位分别保管的全宗中的这部分档案，应填写参见卡，把它放在原全宗（全宗主体）存放位置内，指明其存放地点，以保持其应有的联系。

库房内各个全宗单位，应进行系统排列。全宗排列方法，主要有“分类排架”和“流水排架”两种。在很多档案馆（室），全宗下通常采用分类排架，又叫全宗分类排列法。这种排列方法对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利，便于按全宗、类别检索，但分类倒架时费时费力，预留空位很难做到准确。为克服这种弊端，有些档案馆（室）采用流水排架，又叫全宗顺序号流水排列法。这种方法对库房空间和全宗实体的安排比较方便，按进馆顺序排列，通过编制检索工具来解决查找利用问题。

档案存放方式一般有两种，一是竖放，一是平放。竖放是目前采用比较广泛的一种方式，好处是检取和存放案卷比较方便。平放的方法，虽然存放不太方便，但对保护档案是有利的。平放文件较舒展，文件上的皱纹日久后就会消失。这种方法适合于保管珍贵档案和不宜竖放的档案（如卷皮质软、没有装订的案卷、幅面过大的）。平放档案时，为了避免文件承受过重的压力和存取方便，堆叠高度以不超过0.4米为宜。平放的档案还包括影片、录音、录象带等。为防止日久粘连，还要定时放影片、录音、录象，以防止声像走失。防止走失的方法是备份。

七、档案存放位置索引：

档案存放位置索引，是用来指明档案存放地点，便于保管工作人员切实掌握档案馆（室）档案的存放情况和迅速地存取档案的一种检索工具。档案存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，指出他们之间的存放地点。（参辅导201）

档案存放位置索引一

第二种指明各档案库房保存档案情况，即以档案库房和档案柜（架）为单位，指明各个档案库房保存了哪些档案，如表：

档案存放位置索引二

表1、表2所示的两种索引，按形式又分为簿册式和卡片式两种。而第二种存放位置索引还可以采用图表形式，根据每间库房（或楼、层、房间）内档案存放的实际情况绘成示意图。此种图表，可悬挂在相应的库房入口处，便于保管和调卷人员随时参看使用。两种索引，又称档案馆（室）藏指南。

八、档案代理卡：

档案代理卡是一种用来反映档案流动情况的卡片式管理工具，也称作代卷卡，有代替案卷的意思。由于提供利用或档案馆内部工作需要（如重新整理、修补、复制、编制检索工具等），经常需要将库房中已上架的安排好的档案暂时移出库外，为了便于库房管理人员掌握档案流动情况和安全检查，则填写一张统一格式的卡片存放在档案原来的位置上，卡片上注有档号、移出日期、移向何处、归还日期等，以便一目了然。如表（参202）

档案代理卡

代理卡是一种简便适用的管理工具。如案卷调出量大、频繁，而不设或不用代理卡，往往会发生虽从检索工具中查出，而到架上提取案卷时没有案卷，又不知道其短缺原因或何时借往何处的情况。如查阅档案出库登记和借出登记簿，往往因按时间流水登记，一时查不出某一案卷的去向。所以，设代理卡是必要的。通过档案代理卡不仅可以了解档案的流动情况，还可以通过对其分析了解档案利用频率等。

九、全宗卷：

全宗卷是专门为保存和管理某一全宗而形成的，用来说明这一全宗历史情况的文件材料专卷。它是档案馆（室）在工作活动中形成的一种档案，也可以说是全宗的档案。《档案馆工作通则》规定：每个全宗都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史变化情况。

（一）全宗卷的内容：

根据有关规定，全宗卷的主要材料有：1、档案收集。档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。2、档案整理。整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。3、档案鉴定。鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等。4、档案保管。档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与复修情况报告等。5、档案统计。档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。6、档案利用。全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。7、档案管理新技术的应用。缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。

全宗内文件按问题——时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南（全宗介绍），立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。卷内文件应逐件加封面装订、编号并装入卷盒内，卷内文件材料较多时可分装数盒。封面和卷盒应采用符合国家标准制作的。这些材料，随着全宗管理活动的继续而有所增加或发生其他变化。

（二）全宗卷的性质和特点：

全宗卷不是该全宗内文件的组成部分，而是档案馆和现行机关档案室在本身的工作活动中形成的一种档案。但是，全宗卷与其全宗有着密切的关系，所以它不固定保存在形成全宗卷的档案馆和档案室，而随同全宗的流动相应的保存在全宗档案所在的档案馆和档案室。掌握全宗卷成分不定型性和保存单位的流动性特点，有利于全宗卷的管理和发挥它的作用。（三）全宗卷的作用：

全宗卷是档案馆（室）管理全宗的一种工具。由于它存储了记述和反映全宗档案及其发展变化的原始凭证和有关的资料，可以为全宗的整理、鉴定、统计、利用服务和为进一步收集该全宗范围内的档案提供重要的依据。全宗卷也是档案馆（室）对全宗进行日常管理，保管工作人员掌握全宗情况不可缺少的材料。

十、库房的定期检查与清点：

定期地对档案进行检查，是库房管理工作中的一项重要工作。检查不仅能发现工作中的缺点，从而及时纠正，同时也是维护档案的安全和完整的一项重要措施。只要细致地检查，才能确切地了解档案安全保管的程度，从而及时采取有效的措施改善保管条件，防止档案继续损坏。档案的定期检查，可根据本部门的具体情况制定，一般1至2年检查一次。一般说来，在工作头绪多，库房比较分散、建筑与设备比较简陋，安全条件比较差的情况下，定期不宜太长，应勤作检查。每次检查一部分，以免影响其他各项工作的正常开展。

检查中应包括下列几个方面：1、检查档案有无被泄密、毁灭、遗失、盗窃，及时发现不安全因素，采取有效措施。2、检查档案有无发黄变脆、字迹褪色、潮湿发霉及鼠害等自然损毁现象，及时防治；机读档案定时倒带和上机检查等。3、检查有无火灾、水灾等隐患，用电设备是否完好，消防器材是否齐全，门窗是否牢固，杜绝意外事故发生。4、检查受损文件的情况和数量，实有档案数量与登记簿册中的数量是否符合。5、对于库房管理、提供利用等各项制度的执行情况和在系统、编目、鉴定等工作中的缺点等。检查工作完毕后，对检查出的问题，应仔细地进行研究，作认真的处理，必要时对某些制度做适当的调整。

能力测试：

1、××环保设备公司在办公楼三楼设置了四间专用档案库房，购置了统一的档案装具，档案室准备将档案移入新建的库房。

请回答以下问题：

1）档案库房是否应该编号？如何编号？

2）档案装具在库房内应如何排列和编号？

3）档案移入库房后应如何排列和存放？