档案管理教案 第八章 档案检索
第八章档案检索
案例：
××管理顾问公司的档案在积累了一定数量之后，由于只有案卷目录而没有其它形式的检索工具，在查找档案时经常出现速度慢甚至查找不到的问题。该公司的档案员小陈决定编制一些检索工具以解决查找档案的问题。那么，究竟编制什么种类的检索工具才能适应公司查档的需要呢？
经过分析以往查找档案的情况，小陈发现公司的领导和业务人员频繁查找的档案主要有客户资料、公司的发文和内部文件。于是他决定编制文号索引、客户索引和专题目录等几种检索工具，为查找档案提供途径。这几种检索工具编制完成投入使用之后，明显提高了查找档案的效率，小陈因此也得到领导的表扬。
简析：
档案检索工具是人们查找档案信息的导航系统。没有检索工具，无论是档案管理者，还是利用者，都难以顺利地从大量的档案中找到所需要的对象。同时，档案检索工具的种类很多，功能各有侧重，这就要求档案部门必须根据本单位的实际情况，对档案检索工具的种类和形式进行适当设计，以使编制出来的检索工具适用和有效。
第一节档案检索概述
一、档案检索的含义和一般过程：
“检索”一词，顾名思义为查找、寻取。“检”字，原是书的标签、题签，后又有察看、挑拣等意思；“索”字是指求取、搜寻的意思。档案检索则是指对档案信息进行加工和系统存储，并根据需要进行查找的工作，它是档案提供利用工作的基础和先前条件，是开发档案信息资源的必要条件。档案检索一词，可以有广义和狭义解释。广义的档案检索包括存储和查找两个过程。狭义的档案检索就是查找档案中有用信息的这一过程。以下所涉及的是广义的档案检索。
档案检索包括档案信息存储和信息查检两方面工作。档案信息存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的过程；档案信息查检是指利用检索工具或数据库搜取所需档案信息的过程。这两部分内容是密切联系，不可分割的，存储是查检的基础和前提，查检则是存储的目的。因此，对于检索问题需要把存储过程和查找过程作为一个整体来研究。
（一）档案存储过程的主要内容：
档案的存储包括两个环节：
1、著录标引。对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，有时还需要将反映该件（卷）档案主题的概念借助检索语言（分类表、主题词表等）转换成规范化的检索标识。对每件（卷）档案著录标引后形成的一条记录标为一个条目。
2、编制检索工具。对著录标引后形成的条目加以系统排列，组成各种检索工具，或输入计算机，建立机读文档及数据库。
（二）查检阶段的主要内容：
查找阶段也包括两个环节：确定查找内容、查找。
1、确定查找内容。对利用者的检索要求进行分析，确定利用者所需档案的实质内容，形成概念。有时也需将这些概念借助检索语言转换成规范化的检索标识。在计算机检索中还应按实际需要把这些检索标识之间的逻辑关系表达出来，形成检索表达式。从确定提问主题到形成检索表达式的这一段工作称为编制检索策略。
2、查找。档案工作人员采用各种手段把表示利用者需求的检索标识或检索表达式与存储在检索工具或机读数据库中的检索标识进行相符性比较，将符合利用者要求的条目查找出来。
在手工检索中，相符性比较是由人工进行的；在机检过程中，则由计算机担负二者之间的匹配工作。
二、检索效率：
档案检索效率是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性程度，它是衡量档案检索系统以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标。档案检索效率通常采用检全率和检准率两个指标来衡量和表示。
检全率是指满足利用者要求的全面程度，即检出的有关档案与全部有关档案的百分比。与之相对应的漏检率，即未检出的有关档案与全部有关档案的百分比。 1）检全率=
全部有关档案检出的有关档案×100% 漏检率=全部有关档案
未检出的有关档案
×100%
请生回答：某一利用者要求查找有关税制改革方面的档案，档案馆保存的有关档案为120
件，而检索时检出102件。请问检全率？漏检率？
检全率=102÷120×100%=85%；漏检率=18÷120×100%=15%
检准率是指满足利用者要求的准确程度，即检出的有关档案与检出的全部档案的百分比。与之相对应的是误检率，即检出的不相关档案与检出的全部档案的百分比。 2）检准率=
检出的全部档案检出的有关档案×100% 误检率=检出的全部档案
检出的不相关档案
×100%
请生回答：某一利用者要求查找有关社会保障政策方面的档案，通过一次性检查，共检出
80件档案，经阅读发现其中60件是相关的档案。请问检准率？误检率？ 检准率=60÷80×100%=75%； 误检率=20÷80×100%=25% 三、档案检索语言：
档案检索语言是根据档案检索的需要而创制的人工语言，专门用于手工检索或计算机检索的档案信息检索系统，表达档案主题概念和检索课题概念。如果没有档案检索语言，档案信息就不可能进行有效的存储和查找，也不可能建立起比较完善的档案检索系统，在档案标引人员、档案检索人员、档案管理人员、档案用户、档案检索系统之间，就难以相互沟通和在档案信息需求上取得一致。
档案检索语言由词汇和语法组成，具有三个组成要素。第一，拥有一组系统的文字或符号，用来构成检索词汇要素，分类号和主题词就是它的检索词汇；第二，具有一定量的词汇，用来表达档案信息基本概念，分类表的类目、分类号与主题词就反映了基本概念，而《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》就是档案信息检索词典；第三，有一套语法规则，用以满足档案检索系统多元化检索的需求。
档案检索语言作为一种专门的人工语言，较之于自然语言，具有以下特点：能简明和比较专指地表达档案及检索课题的主题概念；词汇与概念一一对应，排除了多词一义、一词多义和词义含糊；能明确显示出概念之间的相互关系，便于将概念进行系统排列；方便检索时将档案标引用语进行相符性比较。
档案检索语言的作用是保证检索效率，提高查全率和查准率。它是档案信息存储与检索的桥梁，也是档案人员与档案用户之间沟通和满足档案信息需求的桥梁，检索语言质量的高低直接影响检索效率。
第二节 《中国档案分类法》和第三节《中国档案主题词表》不讲。
第四节 档案著录
一、档案著录的内容与作用：
（一）档案著录的内容：
所谓档案著录，是指在档案馆（室）编制档案目录等检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。所谓内容特征，就是指对档案主题的揭示，其中包括档案的分类号、主题词、摘要等。所谓形式特征，是指档案的实体形式、文字表达形式等有关特征，包括档案的题名、责任者、形成时间、地点、档号、文种、载体等等。
档案著录的内容通常包括著录原则、著录项目、著录格式、标识符号、著录信息源、著录用文字、著录项目细则。
编制档案检索工具，一般应经过两个步骤。首先按照档案著录规则，将文件或案卷的内容和形式特征记录下来，由若干著录项目组合为一个条目；其次，将众多的条目，按照一定的体系和方法排列起来，形成某种检索途径，这就是检索工具。后者必须以前者为前提和基础。
从手工检索来说，其基本工具是档案目录。档案目录，是按照一定的顺序排列，指出案卷或文件的内容和形式特征以及存址，供人们查找的名目，如案卷目录、卷内文件目录等。
档案目录本身是一个档案信息线索查寻体系，由许多档案条目组成。档案条目是组成档案目录的基本单元，是对单份文件或案卷的内容或形式特征所做的一条记录。而档案条目又是由著录项目组成。通过实例来了解档案条目与著录项目之间的关系。
等各均为一个一个著录项目，他们共同构成一个档案条目。按照一定的次序将条目编排成的有机体系就是档案目录。此为卷内文件目录。
（二）档案著录工作的作用：
档案著录工作的作用是多方面的，具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用，其中最主要的是检索。著录的质量直接影响到档案检索工具的质量和效能。无论何种档案检索工具，要具备良好的存储与查检功能，都必须以著录项目的详细具体、标引准确、格式与标识符号统一、文字简明为条件。著录工作方面的任何疏忽或过分强调简化以及只注重外形特征的描述，都要影响检索工具的质量，降低其效能。
档案著录是一项细致而又繁重的工作。正确地选择和记录文件或案卷的内容和形式特征，需要通过深入研究，分析文头、正文、文尾等各个部分才能做到，稍有遗漏和疏忽，就难以取得预期效果。认真做好著录工作，对于建立和完善检索工具，提高检索工作水平，有着十分重要的意义。
二、档案著录的原则和要求：
（二）档案著录规则
为了保证档案著录方法的规范，我国制定并颁布了《档案著录规则》，主要内容包括：1、著录条目 P215 2、标识符号 P216
3、著录格式 P217
一般使用段落符号式的条目著录格式。段落符号式，是指将著录条目分成若干段落，每
5、著录项目细则 P219—221
二、档案标引
（一）含义 P221—222 标引的目的是提供检索途径。
（二）种类
1、按工作方式分为人工标引（手工标引）和机器标引。
2、按检索体系分为分类标引和主题标引。
（三）档案分类标引
1、含义给予文件或案卷以分类号标识的过程。即给予每份文件或每个案卷一个分类
号。
2、程序
1）确定分类表目前，主要以《中国档案分类法》作为标准和依据。
《中国档案分类法》主要用于档案分类标引和组织档案分类目录，它适用于我国各个历史时期所形成的各类档案。其体系结构包括如下几个部分：
A、编制说明：是对分类法进行基本、全面的介绍。它包括编制目的和适用范围、编制原则、基本类目的设置及次序安排的理由、对各种分类问题的处理方法、标记符号、注释以及分类法的管理等。
B、“中华人民共和国档案分类表”：适用于类分1949年10月1日中华人民共和国建立以后形成的档案，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等）组成。
C、“新民主主义档案分类表”：适用于类分中国共产党领导的新民主主义革命斗争时期形成的档案，由主表和辅助表（综合复分表）组成。
D、“民国档案分类表”：适用于类分1911年至1949年民国时期形成的档案，由主表和辅助表（综合复分表、民国时期世界各国和地区表、民国时期行政区划表、民国时期民族表）组成。
E、“清代档案分类表”：适用于类分清代档案，由主表和辅助表（清代档案综合复分表、清代时期世界各国和地区表、清代行政区划表）组成。
2）准确地分析档案内容
分析档案内容，目的在于找出分类标引的依据，准确地把握档案的主题。具体有以下几种方法：
A、分析题名
题名一般能概括反映出文件、案卷的中心内容；但也有不能正确揭示主题内容的，所以，它不是唯一依据。
B、细阅前言、内容提要、结论等
以了解文件的主题、作者撰写该文的意图及这一文件与另一文件的关系，为标引提供依据性信息。
C、浏览正文
通过上述方法仍把握不准文件的中心内容，应浏览正文，找出文件内容论述或涉及的中心问题。
D、查阅文件的版头、尾部及附加标记。
党政机关行文一般都有固定的文件版头，标明发文机关的全称或通用简称以及发文字号。文件的尾部一般有发文机关、抄送机关、成文时间、盖印与签署。附加标记有密级、缓急时限、阅读范围等，有助于了解文件的主题内容、使用范围和参考价值。
3）确定归属类目
将主题分析出来后，根据所用分类表，判定其归属类目，按分类标引规则进行标引。4）给予分类号
档案分类表采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制：用字母表示一个大类，根据需要有些二级类目采用双字母制，如：
B 国家政务总类
BA 人民代表大会工作
BB政府行政工作
BC机构编制、人事劳动
BD监察
BE民族事务
BF宗教
BG华侨事务
BH人口、计划生育
在字母之后采用阿拉伯数字表示下属类目的划分并顺序编号。如：
B 国家政务总类
BA人民代表大会工作
1 代表大会
11会议
111预备会议
112全体会议
113主席团会议
114…………
12立法
13监督与审查、质询
14…………
2常务委员会
3委员长会
档案分类表的每一个类目都配有符号，即类号。
5）审校
审校是标引的最后一道程序，是确保标引质量的重要环节。审校的程序分为自校、互校和总校。
自校：标引人员对自己的标引结果进行校对。
互校：标引人员对标引结果互相进行校对，纠正因个人理解不同而引起的错误，保持不同人员标引的一致性。
总校：在自校、互校后，必须选派熟悉业务、通晓目录工作的人员担任总校。通过总校，可以保证表引工作的整体优化。
3、方法
1）一份文件、一个案卷只论述一个事物或一个问题，就依其所属类目标出分类号。
如：一份文件论述的是给党员上课，标引为A241
2）从不同方面来论述同一主题的文件，则按分类表中有关分散和集中的要求，归入相应类目。
如：每个机关都形成干部任免的文件，《中国档案分类法》采取党、政、军三方面集中设类的方法。标引时，党的干部任免标引为A261，政府的为B333，军队的为D22
3）一份文件、案卷论述的主题涉及到国家、地区、民族、时代、文件类型、使用对象等，一般只标主题内容所属类目的分类号，其他相关因素不标引。
如：《国家教委关于向×国派遣出国留学人员的意见》，标引GB921
4）论述的是两个或两个以上的主题，标引时应分析各主题间的关系，再确定给予一个或几个分类号。
A、若是并列关系，则都应按其属类给出分类号。如：一份文件或案卷论述的是扫盲教育、自学考试两个并列关系的主题，应标引为GB81：86 （同属一个成人教育和继续教育类目下）
B、若是从属关系，即上下位关系，那么标引时应给予上位类的分类号。如：一份文件论述的是工业品、食品、副食品的购销，则应标位LA11（商品购销）
C、若论述的是两个主题，而作者的意图则在于比较主题间的异同和优劣，一般只标引作者
所赞扬的主题分类号。如：《机载航空雷达的特点》中，比较了航空雷达与其他雷达的异同，应标引为NK314
（四）档案主题标引
1、含义
给予文件或案卷以主题标识的过程。即通过对文件或案卷内容的主题分析，从《中国档案主题词表》中找出相关的主题词作为其主题标识。
《中国档案主题词表》，是一部由反映档案内容的主题词和词间关系组成的规范化词典，共收入主题词25891条。它是进行档案主题标引和主题检索的词语控制工具，主要供档案部门及文书处理部门标引和检索档案、文件、资料之用。
2、程序
1）审读文件，确定主题
通过阅读文件的题名、文头、文尾、正文、附加标记来把握主题。审读文件可先看题名，这是了解主题的一条捷径。题名通常由责任者、问题、文件名称组成，可以从中抽取关键词再转换成主题词。
2）主题分析
主要内容有两方面：
A、分析主题的类型。主题的类型依据档案内容可分为单主题（一个主题）和多主题（两个以上）。
B、分析主题的构成因素，也称主题因素。主题因素分为：主体因素（反映文件主题内容的关键性概念）、通用因素（对主题因素起补充和限定作用的通用概念）、位置因素（文件所记述对象的空间和地理位置概念）、时间因素（文件所论述对象存在的时间概念）、文件类型因素（文件类型和形式方面的概念）在档案标引中，主体因素最重要，必须标出，其他因素酌情标引。
3）主题概念转换
在确定了文件的主题概念之后，应将其转化为规范化的主题词，需查找档案主题词表。
单主题文件概念的转换…………，多主题文件概念的转换……，P225。
4）审校
和档案分类标引的审校一样。
第三节档案检索工具
档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。它的基本职能有两个：存储档案信息和提供查找档案的途径。档案检索工具是档案检索工作中存储阶段的工作成果，又是查寻利用档案的必要条件。
一、种类
（一）按编制体例分 P228
1、目录
2、索引
3、指南
（二）按检索范围分
1、全宗范围的检索工具
以一个全宗的档案为著录或介绍对象的检索工具，如案卷目录、案卷文件目录、全宗指南等。
2、档案馆范围的检索工具
以一个档案馆的全部档案为著录或介绍对象的检索工具，如全宗目录、分类目录、主题目录、档案馆指南、人名索引、地名索引等。
3、专题范围的检索工具
以档案馆内有关某一专题的档案为著录或介绍对象的检索工具，如专题目录、专题指南、专题性人名索引和地名索引等。
（三）按功能分 P229
1、馆藏性检索工具
2、查找性检索工具
3、介绍性检索工具
（四）按载体分
1、书本式检索工具
2、卡片式检索工具
3、活页式检索工具
4、缩微式检索工具
5、机读式检索工具
6、网络检索工具是档案馆在互联网上公布档案馆开放档案目录而形成的检索工具。目前，我国许多省级档案馆在互联网上建立了馆藏开放档案的目录检索系统。
二、常用档案检索工具 P233——248
（一）案卷目录
以案卷为单位，依据档案整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统一案卷数量，监督保护档案材料的一种管理工具。它是档案馆（室）最基本的、使用较为频繁的一种检索工具。（二）分类目录
根据体系分类法的基本原则，将档案主题按《中国档案分类法》的逻辑体系组织起来的检索工具。分类目录一般采用卡片式。
（三）卷内文件目录汇编
也称全引目录或案卷文件目录，将全宗或全宗的某一部分案卷内的文件目录汇编而成的检索工具。是案卷目录和卷内文件目录合二为一的产物。
（四）全宗文件目录
以逻辑体系的分类条目来揭示某一全宗内档案内容与成分的检索工具。一般也采用卡片式。（五）专题目录
系统揭示档案馆（室）内有关某一专门题目档案内容和成分的一种检索工具。一般也采用卡片式。
（六）主题卡片也采用卡片式
根据主题法的原理，用规范化的词、词组揭示文件或案卷的主题内容，并按主题字顺组织起来的一种检索工具。
（七）人名索引
揭示档案中所涉及的人物并指明其出处的检索工具。一般也采用卡片式。
（八）文号索引
将档案的文号与档号相对应，提供文号检索档案途径的检索工具。一般采用表格形式。（九）全宗指南
以文章叙述的形式介绍某一个全宗档案内容和成分及其意义的一种工具书，又称为全宗介绍。
（十）专题指南
按照一定的题目，并以文章叙述的形式，综合介绍报道档案馆中保存的有关题目的档案的一种工具书，又称为专题介绍。一般也采用卡片式。
（十一）档案室指南
全面系统介绍机关档案室及其收藏档案情况的工具书，又称档案室介绍。
（十二）档案馆指南
以文章叙述形式全面概要地介绍档案馆及其所存全部档案情况的一种工具书，，又称为档案馆介绍。
（十三）联合目录
汇总若干档案馆或其他单位收藏的档案目录。
（十四）智能化管理和信息共享
运用计算机办公自动化。
三、建立档案检索体系
档案检索工具的种类很多，每一种检索工具有着各自的特点，在功能上既有互补性也有重复性（P228）。所以，档案馆（室）并不需配齐所有的检索工具，可以结合自身的需要充分利用档案检索工具之间的互补性建立检索体系。建立检索体系，应符合以下基本要求：
1、保证有一定数量和种类的检索工具。
2、充分利用检索工具的互补性。
3、检索工具的设置应与利用需求相吻合。
4、馆藏性、查检性、介绍性检索工具并举。
四、如何使用检索工具
主要来了解有关档案检索（查询）的一般过程
档案检索是通过利用检索工具查检出所需要档案的过程。这一过程一般由档案利用者自己操作，有时也可由档案工作人员协助或代为完成。档案检索过程如下：
提出检索需求——明确主题概念——选择检索途径——概念转换为检索标识——标识对比——确定查找线索——提取档案
1、运用主题分析法，明确检索要求，即了解清楚档案利用者究竟需要什么档案，将其需求归结为明确的检索主题概念。
2、根据档案室（馆）检索系统的设置情况制定检索策略，也就是从利用者已经掌握的线索和档案馆（室）检索系统的情况出发，选择比较有效的检索途径，并将检索主题概念转换为检索标识。
3、执行检索策略，即从检索系统中进行查检：将表达检索主题概念的检索标识与检索系统中的检索标识进行相符性比较。
4、根据查出的档案线索提取档案，进行甄别、筛选或利用。
第四节档案计算机检索
随着办公自动化的发展，电子计算机已成为必备和常用的工作设备和助手
一、档案计算机检索系统的结构
1、档案计算机检索含义
是指以计算机为检索设备，将档案目录信息以二进制代码形式记录在磁性载体上，
由计算机检索软件进行控制，对输入的档案目录信息自动进行整理、存储、检索、输出、统计等操作。
2、结构
由硬件——计算机、软件和数据库——档案目录信息、著录规则和记录格式、检索语言等要素构成。
计算机检索与手工检索一样，也是由存储和查检两部分组成，在计算机中通常被称为输入和输出。
二、建立计算机检索的步骤
1、系统分析
首先，明确系统应达到的目标和指标。
然后，进行四方面的分析：第一，工序分析；第二，工作量分析；第三，费用分析；第四，时间分析。系统分析的结果，应形成书面材料。
2、设备选购和安装
3、人员培训
包括程序设计员、计算机操作人员、著录标引人员、数据输入人员和日常维护人员的培训。
4、检索软件设计
5、数据准备就是进行档案信息的采集、著录。
6、系统的检验和修改
7、系统操作管理
8、系统评价
能力测试：
以下是一份文件的内容和形式特征：
文件题名：××重型机械制造公司关于机构调整的请示；成文日期：1982年3月11日；发文字号：×重机[1992]23号；文本：定稿；保管期限：永久；密级：内部；页数：2页；载体：纸张；规格：260mm×184mm；附件：××重型机械制造公司关于机构调整的方案；主题词：机构调整请示。分类号：B313；档号：017—1—275—2
根据以上情况，请按照著录规则填制一张段落符号式著录条目。
第三节档案检索工具
档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。它的基本职能有两个：存储档案信息和提供查找档案的途径。档案检索工具是档案检索工作中存储阶段的工作成果，又是查寻利用档案的必要条件。
一、种类
（一）按编制体例分 P228
1、目录
2、索引
3、指南
（二）按检索范围分
1、全宗范围的检索工具
以一个全宗的档案为著录或介绍对象的检索工具，如案卷目录、案卷文件目录、全宗指南等。
2、档案馆范围的检索工具
以一个档案馆的全部档案为著录或介绍对象的检索工具，如全宗目录、分类目录、主题目录、档案馆指南、人名索引、地名索引等。
3、专题范围的检索工具
以档案馆内有关某一专题的档案为著录或介绍对象的检索工具，如专题目录、专题指南、专题性人名索引和地名索引等。
（三）按功能分 P229
1、馆藏性检索工具
2、查找性检索工具
3、介绍性检索工具
（四）按载体分
1、书本式检索工具
2、卡片式检索工具
3、活页式检索工具
4、缩微式检索工具
5、机读式检索工具
6、网络检索工具是档案馆在互联网上公布档案馆开放档案目录而形成的检索工具。目前，我国许多省级档案馆在互联网上建立了馆藏开放档案的目录检索系统。
二、常用档案检索工具 P233——248
（一）案卷目录
以案卷为单位，依据档案整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统一案卷数量，监督保护档案材料的一种管理工具。它是档案馆（室）最基本的、使用较为频繁的一种检索工具。（二）分类目录
根据体系分类法的基本原则，将档案主题按《中国档案分类法》的逻辑体系组织起来的检索工具。分类目录一般采用卡片式。
（三）卷内文件目录汇编
也称全引目录或案卷文件目录，将全宗或全宗的某一部分案卷内的文件目录汇编而成的检索工具。是案卷目录和卷内文件目录合二为一的产物。
（四）全宗文件目录
以逻辑体系的分类条目来揭示某一全宗内档案内容与成分的检索工具。一般也采用卡片式。（五）专题目录
系统揭示档案馆（室）内有关某一专门题目档案内容和成分的一种检索工具。一般也采用卡片式。
（六）主题卡片也采用卡片式
根据主题法的原理，用规范化的词、词组揭示文件或案卷的主题内容，并按主题字顺组织起来的一种检索工具。
（七）人名索引
揭示档案中所涉及的人物并指明其出处的检索工具。一般也采用卡片式。
（八）文号索引
将档案的文号与档号相对应，提供文号检索档案途径的检索工具。一般采用表格形式。（九）全宗指南
以文章叙述的形式介绍某一个全宗档案内容和成分及其意义的一种工具书，又称为全宗介绍。
（十）专题指南
按照一定的题目，并以文章叙述的形式，综合介绍报道档案馆中保存的有关题目的档案的一种工具书，又称为专题介绍。一般也采用卡片式。
（十一）档案室指南
全面系统介绍机关档案室及其收藏档案情况的工具书，又称档案室介绍。
（十二）档案馆指南
以文章叙述形式全面概要地介绍档案馆及其所存全部档案情况的一种工具书，，又称为档案馆介绍。
（十三）联合目录
汇总若干档案馆或其他单位收藏的档案目录。
（十四）智能化管理和信息共享
运用计算机办公自动化。
三、建立档案检索体系
档案检索工具的种类很多，每一种检索工具有着各自的特点，在功能上既有互补性也有重复性（P228）。所以，档案馆（室）并不需配齐所有的检索工具，可以结合自身的需要充分利用档案检索工具之间的互补性建立检索体系。建立检索体系，应符合以下基本要求：
1、保证有一定数量和种类的检索工具。
2、充分利用检索工具的互补性。
3、检索工具的设置应与利用需求相吻合。
4、馆藏性、查检性、介绍性检索工具并举。
四、如何使用检索工具
主要来了解有关档案检索（查询）的一般过程
档案检索是通过利用检索工具查检出所需要档案的过程。这一过程一般由档案利用者自己操作，有时也可由档案工作人员协助或代为完成。档案检索过程如下：
提出检索需求——明确主题概念——选择检索途径——概念转换为检索标识——标识对比——确定查找线索——提取档案
1、运用主题分析法，明确检索要求，即了解清楚档案利用者究竟需要什么档案，将其需求归结为明确的检索主题概念。
2、根据档案室（馆）检索系统的设置情况制定检索策略，也就是从利用者已经掌握的线索和档案馆（室）检索系统的情况出发，选择比较有效的检索途径，并将检索主题概念转换为检索标识。
3、执行检索策略，即从检索系统中进行查检：将表达检索主题概念的检索标识与检索系统中的检索标识进行相符性比较。
4、根据查出的档案线索提取档案，进行甄别、筛选或利用。
第四节档案计算机检索
随着办公自动化的发展，电子计算机已成为必备和常用的工作设备和助手
一、档案计算机检索系统的结构
1、档案计算机检索含义
是指以计算机为检索设备，将档案目录信息以二进制代码形式记录在磁性载体上，由计算机检索软件进行控制，对输入的档案目录信息自动进行整理、存储、检索、输出、统计等操作。
2、结构
由硬件——计算机、软件和数据库——档案目录信息、著录规则和记录格式、检索语言等要素构成。
计算机检索与手工检索一样，也是由存储和查检两部分组成，在计算机中通常被称
为输入和输出。
二、建立计算机检索的步骤
1、系统分析
首先，明确系统应达到的目标和指标。
然后，进行四方面的分析：第一，工序分析；第二，工作量分析；第三，费用分析；第四，时间分析。系统分析的结果，应形成书面材料。
2、设备选购和安装
3、人员培训
包括程序设计员、计算机操作人员、著录标引人员、数据输入人员和日常维护人员的培训。
4、检索软件设计
5、数据准备就是进行档案信息的采集、著录。
6、系统的检验和修改
7、系统操作管理
8、系统评价
能力测试：
以下是一份文件的内容和形式特征：
文件题名：××重型机械制造公司关于机构调整的请示；成文日期：1982年3月11日；发文字号：×重机[1992]23号；文本：定稿；保管期限：永久；密级：内部；页数：2页；载体：纸张；规格：260mm×184mm；附件：××重型机械制造公司关于机构调整的方案；主题词：机构调整请示。分类号：B313；档号：017—1—275—2
根据以上情况，请按照著录规则填制一张段落符号式著录条目。
机动车驾驶人档案管理制度
机动车驾驶员档案管理制度 （试行） 为了能够科学、规范地进行机动车驾驶员的档案管理，杜绝档案流失，特制定本制度。 第一条、档案管理要坚持客观、真实、齐全的原则。 第二条、档案管理实行专人专管制度，设立档案管理员工作岗位。 第三条、档案管理应严格遵守国家的有关法律、法规的具体规定，爱岗敬业，坚持平时整理。根据培训机构合理分类存放，便于归档。 第四条、负责机动车驾驶员档案材料的保管、整理和归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 第五条、档案材料一律使用钢笔填写或打印机打印，不得使用圆珠笔、铅笔进行填写。 第六条、档案材料的填写要求书写整洁，不潦草，不涂改，规定填写的内容要填写完整，特别应该注意学员的签名、日期等要求齐全，不可遗漏。不得有漏建、缺建现象。 第七条、各驾校必须将学员档案全部上缴车管所，在上缴档案时，按照规定将档案整理齐全，并按身份证尾数号码按科目分类，上报纸质及电子版花名册。 第八条、各驾校必须明确规定一名驾校业务员负责办理抽档及归档手续。其他人员一律不得抽取档案，如遇特殊情
况需抽取档案时，必须经过考验组负责人同意，方可办理。 第九条、各驾校在科目考试时，可提前三天向档案管理员申请抽取考试人员档案。并按抽档案数量向档案管理员签字备案。考试结束后，按抽档数量归还档案。杜绝档案丢失和不按规定抽取档案。如有发现档案“满天飞”现象，将对该驾校停业整顿。 第十条、机动车驾驶员档案的存放应设置专用档案柜和独立的档案室，档案室要求存放条理化、排列系统化、保管科学化。 第十一条、坚持以防为主、防治结合的方针，切实做好档案“七防”（即防盗、防水、防火、防潮、防鼠、防虫、防泄密）工作，确保档案完整安全。档案室要保持干净，做到无尘、无虫。 第十二条、除档案管理员外，其他人员一般不得随意进入档案室，以防意外；在档案室里不准吸烟。 第十三条、本制度由喀什地区公安交警支队车管所考验组负责实施。
档案管理教案 绪论
档案管理 档案是人类社会实践活动的历史记录，是人类社会发展的文明产物。随着社会的发展和人们社会活动的日益扩大，档案的内容和种类也日益丰富。档案在人类历史进程中越来越发挥出巨大的作用。 案例：2002年，欧盟打火机制造商联合会向欧盟委员会提出反倾销申诉，指控中国生产的一次性燃气打火机在欧洲市场上倾销。当年6月27日，欧盟宣布对产自中国的打火机进行反倾销立案。得知此消息后，浙江温州、宁波等地的打火机生产企业在有关部门和行业协会的组织下准备应诉，并向欧盟申请市场经济地地位和提出“产业无损害抗辩”。应诉中的关键环节是提供公司生产、内销、外销、财务等各方面的材料和原始单据，以及经营过程中的合同、协议、企业章程、董事会决议记录等，更重要的是还要提供近三年来的财务报表和审计报告等一套完整的档案材料。 由于这些应诉企业平时注重生产、销售和经营管理等方面档案的收集和管理工作，因此，所需要的档案齐全、证据充足。于是，经过应诉企业、代理律师等长达15个月的工作，2003年9月，在针对中国产品的众多反倾销调查案中，一次性打火机生产企业的应诉取得了胜利，成为中国企业反倾销应诉史上的标志性事件。 简析： 上述案例告诉我们：企业在生产和经营活动中形成的各种档案具有重要的作用。有时，档案是否完整甚至关系到企业能否生存和发展，并且，在一个单位仅有档案是不够的，有效的档案管理工作才是档案充分发挥作用的前提。 绪论 第一节档案的起源与演变 一、起源诸说： 档案是人类社会活动的产物，是人们社会实践活动的历史记录。许多历史事实表明，档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物，并非是随人类的出现就同时出现的一种社会现象和物质实体。在漫长的原始社会，人类是靠简单的语言和动作表达思想，凭记忆贮存信息。然而，语言、动作的传达受到时间和空间的极大限制，记忆也难免有遗忘和失真。所以，人们创造了“结绳记事”和“刻木为契”等方法来贮存和备用信息和知识。所谓“结绳记事”，就是在绳子上打上不同的结子，以结绳大小、多寡、位置的不同、以及涂上不同的颜色，来记录表示不同的意义。所谓“刻木为契”，就是在木（或竹子、骨）片上刻上各种记号，用来表示不同的意义和作用。这些结绳和刻契起着记录、备忘、凭证和守信的作用，具有档案的意义和作用，从这个意义上说，结绳和刻契是档案的前身或最原始的档案。 随着社会生产的发展，人们的交往日益扩大；文字的发明，为档案的产生提供了社会条件。人们在社会实践中使用文字记录，并且将这些文字记录保存起来便形成了档案。 档案起源于何时？档案产生的历史背景怎样？历来众说纷纭。中外档案学家和有关学者，关于档案起源有诸多不同观点，归纳起来大致有三种： 1、认为文字是产生档案的必要条件。他们认为，自从人类发明了文字，就开始用文字记录社会活动，并将这些记录保存下来，成为档案。 文字是人类在长期的生产和生活实践中，出于记事和传递、贮存信息的需要在群体的基础上逐渐形成和完善的。在文字起源的传说中，有些总是将仓颉造字和保存文书记录联系在一起。现在一般认为，《尚书》是上古历代文书的汇编。《尚书》保存了有关虞、夏特别是商周的重要史料，它是迄今我国最古的历史文件汇编和部分追述古代事迹著作的文集，也是重要的文书档案。
档案管理细则
部门档案管理细则 (试行) 1、 档案柜 1、档案柜摆放整齐，档案柜左上角贴公司资产标签，右上角贴 部门档案标签（部门名称、柜号、档案员姓名）。 2、档案柜内隔板完好整齐，不得缺少、倾斜，每层有明显标签 说明。 3、档案柜内只允许存放档案及档案相关文件，不得放置与档案 无关物品。 2、 档案盒 1、 档案盒使用国家档案局统一标准的档案盒。 2、 档案盒正面的档号为本盒内档案起始号和截止号（侧面相 同），案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级要填写完整。 3、 档案盒侧面案卷题名处，粘贴用白色打印纸打印的案卷名 称、案卷年份、案卷类别、部门、盒号。 3、 归档和整理 1、 存档的文件材料必须是原件，不得是复印件或影印件。因故 无原件者，应进行签章说明。 2、 存档的资料必须具有保存价值的各种文字材料、电子文件、 图表、声像材料以及其他不同载体、不同形式的历史记录，并经部门经理或部门主管签字确认。 3、 文件材料原则上只归档一份，工程、生产技术类文件，可根 据行业标准和现场约定决定归档分数，具有特殊保存价值的可酌情增加归档份数。 4、 各部门档案必须具有完整的档案目录清单，档案目录的内容 见附表一。 5、 各部门必须有档案编号的详细说明书，对编号中各部分内容 必须有明确的注解。同时备有部门档案命名规则表（见附表
二）。 6、 各部门要建立本部门档案索引表（纸质一份，用于档案检索 查阅（格式可参阅附表二和附表三）。电子一份，以备后续计算机管理）,索引表格式根据各部门档案分类表确定（参考附表三）。 7、 每个档案盒内须有盒内案卷目录清单（见附表四），盒底 （一般位于卷末封二的位置）有卷内备考表（附表五）。8、 每个案卷第一页必须盖有档案存档专用章（见附表六），并 填写完整数据。 9、 每个案卷归档的文件材料要收集齐全、完整，整理应按照文 件形成的规律，保持文件之间的有机联系，通过分类、装 订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。 4、 文件材料归档移交 1、 各部门档案要有清晰的文件收文登记表，以便记录文件的来 源。收文登记表可参考附表七，并根据各部门具体情况增 减。 2、 各部门档案存储到一定时间和一定数量后，需要将时间久远 和不流转借阅的案卷移交给公司档案管理专员，由公司档案管理专员进行集中统一管理。 3、 文件材料归档移交前，各部门需要对归档文件进行认真检 查，确保文件材料的完整、准确。 4、 各部门向公司档案部门移交档案时，必须办理移交手续，并 由提交部门经理或部门主管及部门档案管理助理签字，接收部门经理和公司档案管理专员签字。移交清册一式两份，两部门各保存一份。移交清册见附表八。 5、 各部门内部档案助理更换时，也必须移交，移交手续同上。 6、 总经理办公室档案部门根据需要利用工具编制档案移交检索 表。
项目档案管理制度
项目档案管理制度 第一章总则 第一条编制依据：为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。第二条定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和， 是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。 第三条目的：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互 关联、衔接有序的工作。 第四条遵循原则：应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。” 的原则。 第五条保密原则：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公司利益不受损害。 第六条归口部门：工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的具体执行人（项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理 部门，综合部档案主管为本制度执行监督人。 第二章工程档案收集、分类、整理 第一条工程档案收集管理依据：《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。 第二条项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。2.2附表
第三条档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单， 部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。交接人员如未按规章制度办 理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的， 发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。 第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。 第五条移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部 备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1 天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交）， 并做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单 位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司
教育教学管理档案
教育教研管理制度 为了在全校营造一个浓厚的教研氛围，引导教师学大纲、学教材、学教参，提高教师驾驭课堂教学的能力，深化教学改革，优化教学方法、手段，增加教书育人科技含量，实施科研兴校战略，全面推进素质教育，提高教学质量，特制定本制度。 1、学校积极支持教师进行教学研究和改革活动。建立校长、分管教学的副校长——教科室——教研组——备课组——教师为主线的教研管理体系，在教研活动中实施教研组长负责制，蹲点干部要协助支持教研组长工作。 2、教科室、各教研组每学期要根据市、县教研室要求及本校实际开展形式多样的教研活动，深化教学改革，促进教师教学方法、手段的优化。 3、学校实行周教研、月教研、阶段教研制。周教研活动的主要内容：①集体备课：讨论确定近期教学内容的处理意图和安排意见，重点及突出重点的办法，难点及突破难点的办法，知识点及消化知识点的办法等；②组织年级内同行教师随堂听课，评议年级内的公开课；③公布周签情况及分析测试情况等。月教研的主要内容：①组织教师学习教学理论和本学科的研究动态，前沿信息及教学经验；②听、评全校性的公开课、达标课、研讨课等。阶段性教研主要内容总结大型考试的情况，修正教与学的具体计划。每次教研活动要做到“三定”（定时间、定内容、定中心发言人）。二有：（有活动项目，有过程记录）。 4、教师必须按时参加教研活动，不得随意迟到缺席，各教研组长、备课组长作好记载，每迟到二次，缺席一次将从年终的教学质量奖中扣5元，对于到会不发言的教师，视为缺席。（查教研组长笔记） 5、教师投身于教研教改活动之中，每学期必须写一篇高质量的教改经验总结或教改论文、专题研究报告等，对教研成果在县、市获奖的教师将按城关二中教研成果奖励方案进行兑奖，对于不能按要求参加教研活动，一学期里没有教改成果，对县、镇、校及教研组分派的教研任务不积极接受或不能认真完成的教师扣5元。 6、广泛开展听课、评课活动。要求校级领导每周听课不少30节，中层干部不少于25节，教师不少于20节，每少一节在年终常规教学考核中扣1分。 7、按学校、教研组、备课组的安排讲公开课、观摩课、研讨课、达标课等，凡不能按要求一次扣5元。 8、加强课题实验管理，落实专题研究常规，所有课题必须做到： ⑴每个专题要有一份专题研究总方案，每学期要有一份阶段性研究计划（专题名称、实验阶段、目的、研究活动日程安排） ⑵每个专题要按阶段研究计划进行实验。 ⑶每个专题小组每周要进行一次专题活动，活动做到“四定”，即定人员、定时间、定内容。做两有，即有活动项目、有过程记录。 ⑷每学期各专题小组理论学习或评专题研究课不少于8次，每位专题研
档案管理实施细则模板
档案管理实施细则
档案管理实施细则 第一章总则 为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性, 合理有效利用档案资料, 特制定本细则。 第二章公司管理档案的范围及管理权限划分 第一条公司级档案管理范围, 由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件: 1．司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料; 2．公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料; 3．财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料( 含合同、重要报表、银企联系函件等) ; 4．政府、项目批文、合同; 5．公司制度体系、会议纪要、内部发文( 包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等) ; 6．工程进度计划控制文件( 含各业务单位往来函件等) 、工程初设、修改、竣工图纸; 7．公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划;
8．公司签定的各类合同( 含商品房买卖合同) ; 9．公司有效证件、印章; 10．具有法律效力及保存价值的文件; 11．公司重要的会议材料, 包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 12．本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第二条 部门档案管理范围, 由各部门指定专(兼)职文书管理, 于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后, 原件移交公司管理。部门级档案文件如下: 1．各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报; 2．部门例会会议纪要; 3．各部门与其相关业务单位函件管理; 4．招投标文件管理; 5．人事劳资档案及信息管理; (人力资源部统一管理人事档案) 6．仪器、设备维修保养资料; 7．客户、特约商家资料及信息管理; 8．公司的媒体宣传资料、销售报表; 9．财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。
公司企业档案管理制度
公司企业档案管理制度 审核人： 编制人： 制定日期：年月日
1总则 1、1为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司的发展和经营服务，特制定本制度。 1、2本制度所称的档案，是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。 1、3公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。 1、4公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式，共同维护档案的完整与安全，便于公司在经营中的借鉴和利用。 1、5本制度适用于公司所有档案资料的管理。 2档案管理的机构与职责 2、1公司的档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。 2、2公司办公室为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一的归档和日常管理，并对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。具体工作由办公室的档案管理员负责。 2、3公司各部门为档案管理的分管部门，负责管理本部门的档案资料。公司各部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集、保管本部门的档案资料并督促其及时归档。 2、4办公室的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员，应保持相对稳定，名单须报到办公室进行备案，各部门的档案工作人员如有变动须及时通知办公室。
2、5档案工作人员出现工作变动或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。 2、6所有档案工作人员应忠于职守，遵守公司保密制度，严守公司秘密，不得向无关人员泄露档案内容。 3档案管理 3、1档案的归档 3、1、1公司应归档的档案资料包括：行政文书档案、人事档案、营销业务档案、财务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建项目档案等。 3、1、2对于应当立卷归档的材料，各部门须按照规定，定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理，任何个人不得据为已有。 3、1、3除人事档案由公司人力资源部负责外，其它档案资料均由办公室负责整理分类，立卷和归档管理。人力资源部的档案管理亦遵循本制度。 3、1、4公司各部门（人力资源部除外）的档案工作人员应于每年的12月20日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。 3、2档案保管 3、2、1公司所有档案资料均进行专人、专柜管理。 3、2、2档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。
档案管理实务教案(精华版)
档案的历史沿革 ?甲骨档案 ?定义：殷商统治者在迷信活动和政务活动中刻写在甲骨上的文字。 ?组成：叙辞命辞占辞验辞 第二节档案的定义及基本涵义 ?一、定义 ?过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。 ?二、基本涵义 ?1、形成者2、形成原因3、形成方式4、基本形态5、本质属性：原始记录性 文件转化为档案一般需要具备以下三个条件： ?1．办理完毕的文件才能作为档案2．对今后工作具有查考利用价值的文件才有必要作为档案3.按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案 （一）办理完毕的文件才能成为档案 ?所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文 件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。情况有以下三种： ?1、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。 办理完毕的文件才能成为档案 ?2、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。 ?3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕。 ?从这个角度来看，可以说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。 （二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。 ?从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。 （三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案 ?从这个角度来看，可以说“文件是档案的因素，档案是文件的组合。” 第三节档案的作用 ?档案最重要的作用有两方面； ?一是凭证作用 ?档案具有凭证作用，中国人常说：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗”。 ?二是参考作用(或情报作用)。 ?档案的作用有时也被称作档案的价值，即凭证价值和参考价值(或情报价值)。 二、档案发挥作用的规律 ?1．档案作用扩展律（第一价值—第二价值）2．档案机密程度递减律 ?一般说来，档案机密性逐渐弱化是一种总的趋势，档案机密性的强弱与档案保存时间的长短成反比例。3档案科学作用递增律 档案发挥作用的规律 ? 4.档案作用的条件律A、受社会发展水平的限制B 、受公众对档案认识水平的限制C 、受档案管理水平的限制 档案分类 ?四、根据档案信息记录方式划分 ?根据档案信息记录方式可以分为 文字档案，图形档案，音像档案(音像档案又可以划分为照片、录音、录像、影片档案。) 档案分类 ?七、其他常见分类方法
设备档案管理制度
设备档案管理制度（试行） 第一章（目的） 第一条 设备档案是设备制造、使用、管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，特制定本制度。 第二章（管理职责） 第二条 设备档案对公司的资产管理起着至关重要的作用，对其管理的主要负责部门是大唐呼伦贝尔能源开发有限公司（以下简称公司）机电管理部，主要应做好的工作是：资料来源的组织工作；归集记录工作；资料加工分析工作；归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。 第三条 设备的档案应分三级保存。分别为机电管理部、使用设备的项目单位、使用设备的车间。机电设备管理员应严格按公司制定的《档案管理条例》，加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。 第三章（主题释意与说明） 第四条 有关设备档案是指从设备规划、设计、制造（购置）、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料，设备管理员负责将本部门（单位）机电设备逐台建立设备档案及设备档案的管理工作。
第五条 设备档案包括如下内容： 1、制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。 2、设备安装验收移交书。 3、设备附件及工具清单。 4、设备大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录。 5、精度校验及检验记录。 6、设备改装、更新技术。 7、设备缺陷记录及事故报告单（原因分析处理结果）。 8、设备技术状况鉴定表。 9、安装基础图及土建图。 10、设备结构及易损件、主要配件图纸。 11、设备操作规程（包括：岗位职责、主要技术条件、操作程序、 维护保养项目等）。 12、设备检修规程（包括：检修周期、工期、项目、质量标准及 验收规范等）。 13、其他资料。 第六条 设备档案管理的范围包括公司内机械、电气、动力设备及土建设施的有关图纸说明书、技术文件、设备制造图、备件图册、设备档案袋、设备改装图纸、修理工具图册及设备维修、使用等。 第四章（设备档案资料的收集） 第七条 设备管理部门（单位）负责图纸资料的收集工作，将设计通用标准、
档案管理制度基本内容(样本)
档案管理制度基本内容 档案管理人员工作职责 一、认真学习贯彻《档案法》和《上海市档案条例》等档案工作法律、法规，制定本单位档案工作制度。 二、热爱本职工作，维护档案的完整、准确、系统、安全，保守国家机密。 三、积极参加档案部门举办的各类档案业务技能培训，按时上报有关数据和材料。 四、负责建立健全档案工作网络，组织档案工作人员学习业务、交流工作经验，提高档案业务管理水平。 五、监督和指导单位各科室兼职档案人员根据归档范围的要求对文件材料进行收集整理，保证按期完成归档工作。 六、熟练地掌握档案业务知识，定期检查、督促、指导各科室做好预立卷工作，按照分类标准组卷，减少质量差错。 七、接收、整理、保管和利用本单位形成的各种门类和载体的档案，实行集中统一管理。 八、负责开发、编研档案专题汇编，要求文字准确、条理清楚、内容真实，具有一定的参考性。 九、根据需要编制检索工具和参考资料，更好地为单位的中心工作服务。 十、负责档案的借阅和利用，严格查阅、借阅档案的登记手续，热情接待利用者查阅档案，注重档案利用信息反馈，对超期借阅未归的档案及时催还。 十一、参加档案鉴定、销毁工作，并对销毁的材料进行监销。 十二、遵守库房管理制度，保持库房整洁，按照“八防”要求定期整理、清扫、检查，并做好温湿监控记录。 文书档案管理制度 为了完整、系统地保存单位在各项工作中形成的文书材料，提高文书档案的归档质量，适应单位各项工作的需要，特制定文书档案的管理制度。 一、归档范围 文书档案归档范围包括：计划、总结、报告、重要的协议、请示、批复、重要简报、会议纪要、记录、函、通知、会议材料、组织沿革、大事记、年鉴、重要的人民来信来访处理材料，月、季、年度报表，专题材料等有查考价值资料。
公司档案管理办法及实施细则
公司档案管理办法及实施细则 档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、 总则 第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。 第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条
公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、 文件材料的形成与归档 第五条 公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条 公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
中小学档案资料目录索引
中小学档案资料目录索引 一、办公室、教导处档案资料目录（101—710） 第一类：文件资料 101、上级文件（意见、通知、法规等） 102、组织、安全保卫制度 103、安全稳定责任书 104、安全教育、安全检查及专项整治资料 105、安全工作计划和总结 第二类：常规管理 201、学校简介及平面图 202、学校领导机构及分工 203、规章制度（校历表、作息时间表、请销假与考勤、奖惩、办公、教学、教研、财务管理、卫生、例会、教代会与民主管理、学习、岗位职责等） 204、学校远、中、近期目标（建设规划、管理） 205、学校工作计划和总结 206、校务会议记录 207、教（职）代会记录、决议案 208、领导听课笔记 209、政治学习记录（思想、作风、纪律整顿等活动） 210、业务学习记录
211、校务公开记录 212、教职工考勤记录 213、班级纪律卫生检查评比情况记录 214、薄弱班级转化情况记录 215、学校荣誉登记及证件复印件 216、校报、校刊 第三类：教学工作 301、教务处计划与总结 302、学科教学计划与总结 303、学科成绩表、统计表、试卷分析 304、各班学生期中、期末考试成绩册（升级、毕业考试、学科竞赛成绩表、统计表） 305、教学常规检查记录（课堂教学、备课、作业批改、辅导、课外活动检查情况记录） 306、班级转化学困生记录 第四类：教研工作 401、各学科教研活动计划、记录与总结 402、教研教改学习记录 403、公开课、优质课、观摩课活动记录及教案 404、听课、评课、说课记录 405、教研通讯、论文成果、获奖记录 406、科研课题、审批计划、实施方案、阶段性成果总结
教学档案管理制度
教学档案管理暂行规定 教学档案(含教学成果档案)是教研室开展工作的历史记载，同时是总结经验、加强学科建设、不断改进工作的重要参考资料。教研室有专人负责此项工作，做好收集、整理和保管工作。特备是当资料管理人员变动时，要做好资料交接工作。为保障教学档案规范管理特制订本规定： 一、医院要责成专人(兼职)负责管理教学档案。 二、根据文件、资料分类设卷，集中保存。 三、教学档案的主要内容： 1、基本情况：建立协作关系有关申请、批文、协议书，本院机构设置、床位配置、教学设备、师资队伍情况。 2、教学管理规章制度：河北医科大学、承德医学院等协作院校和医院下发的有关教学工作的规章制度。 3、教学文件：有关专业教学计划、教学大纲、实习大纲、实习计划、医院各年度教学日历、实习安排。 4、见习带教教学材料 ①、教案首页及教案：重要的教学文档资料，学期结束后按讲课顺序装订成册。 ②、见习教案：学期结束后按讲课顺序装订成册，并于册子首页附上本学期见习课授课计划。教案与计划必须统一一致。 ③、听课记录：脱产教师必须听本专业大课，并做好详细记录。其根本目的为：更合理的安排见习内容，使见习内容与授课内容有机结合，互相补充。 ④、集体备课记录：为本教研室相关教师更好的完成某一次教学活动而组织的集体讨论记录。主要包括两种形式，一、课堂授课的集体备课：一般由教研室主任组织，参加人员含各年资教师。即在教研室主任主持下，各级教师根据教学大纲要求对该教师的授课安排提出修改意见，并最后形成统一，形成最终的课程安排，即教案首页定稿。二、见习带教的集体备课：脱产教师组织相关人员结合听课记录讨论见习内容并形成见习教案。 ⑤、教学总结（含教研室总结及脱产教师个人总结）：脱产教师结束后，教师于科教处处领取相关表格，一式两份填写后经教研室主任签字，分别存档。
档案管理制度
按揭档案管理制度 为规范按揭资料的移交及按揭档案管理，确保按揭资料及时、规范移交，按揭档案有效、完整、安全，提高按揭档案管理效率，防范公司潜在的法律风险，特制定本制度。 一.适用范围 本制度适用于收集、整理、移交、评审、归档、保管、查询、借阅、销毁各类 按揭档案资料，并规范所有涉及按揭档案管理的部门、责任人（包括但不仅限于档 案管理员、区域档案管理负责人及按揭资料移交责任人、按揭档案查询借阅人）的 责任。 二.管理对象 按揭档案即公司客户融资业务贷后资料，目前主要为按揭业务贷后书面资料， （按揭书面档案是指客户相关融资资料以纸质形式、电子表格形式存档）包括： 1.权证：(产品合格证、保险发票、保险正本、买卖合同、发票)复印件。 2.基本资料： （1）夫妻双方身份证复印件（若无开户籍证明） （2）夫妻双方户口本复印件（含户主页） （3）结婚/离婚证复印件（若无开婚姻证明，离婚证明/未再婚证明） （4）财产证明1）房产证复印件（若无开房产证明/土地使用证明/居住证明） 2）银行流水复印件（若无需定期存单复印件） 3）原设备证明①发票（自己名下的）②若无发票，开购买证明、 设备合格证（照片声明）③租赁合同（协议）/工程施工合同 ④转让协议 注：反担保人资料同上。 3.合同文本： （1）回购请求书（2）公证申请表（3）个人贷款合同（公证书） （4）工程机械按揭贷款担保服务协议（5）资信调查操作文本 三. 职责 1.档案的保存价值、完整、准确性及保管期限由档案管理员进行鉴定。 2.按揭档案资料的评审、归档、保管、查询、借阅、销毁由档案管理员负责，并总
结、考核区域档案管理，制定、修改、执行有关档案的各种制度，执行档案鉴定归档后所需完善的其它工作。 3.各区域行政助理负责本区域所有有效文件和资料的收集、管理、传送，并协助档案管理员完成档案的归档工作。 4.按揭资料移交责任人（原则为主办按揭经理）负责按揭贷款发放及贷款结清后将相关按揭资料移交给客户、营销代表或银行。 四.按揭档案管理流程 1.档案资料的收集整理 原则上由主办融资经理收集整理档案，融资经理需按要求填写档案资料。 2.档案资料移交 原则上由主办融资经理负责档案资料移交，主办按揭经理必须按流程规范移交档案管理员，并需办理按揭档案交接手续。 3.按揭档案回司。 （1）原则上各区域当月放款业务的所有客户档案必须一次性回司，如有特殊情况无法一次性回司应向档案管理员说明情况，否则给予责任人处罚。所有档案区域需自行存档一份。 （2）《按揭档案目录清单》（附件1）中规定的书面档案资料必须在放款后次月15日前回司，按揭资料全部齐全才算该类档案资料回司。（书面档案的回司时间以邮件详单签收时间为准）。 4.档案资料评审、归档及保管 （1）主办融资经理将按揭客户档案收集齐全并在《档案目录清单》填写完毕后于档案管理员办理交接手续。（附件2）《按揭资料移交存档签收单》）（2）档案管理员在收到按揭客户档案后在下月第15个工作日前完成对档案的评审与电子存档（包括登记编号、登记客户信息、进行资料审查并登记明细），在电子存单完毕后按编号顺序放入档案柜。在部分零散的材料回司后档案管理员应及时将这些材料再次放入相应客户的档案袋中。由档案管理员统一保管按揭档案，并对档案的完整、安全负责。 5.按揭档案资料查询及借阅（附件3《按揭档案资料查询及借阅》）。 五.管理考核
教学类档案管理办法
教学类档案管理办法 以下是为大家整理的教学类档案管理办法的相关范文，本文关键词为教学,档案,管理办法,教学,档案,管理办法,第一章,一条,为，您可以从右上方搜索框检索更多相关文章，如果您觉得有用，请继续关注我们并推荐给您的好友，您可以在教师教学中查看更多范文。 教学类档案管理办法 第一章总则 第一条为了加强我校教学档案工作，充分发挥其在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更好地为学校的发展服务，依据《中华人民共和国档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合我校的实际情况，特制定本办法。第二条凡在教学管理和教学活动中直接形成的对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。 第三条教学档案管理是学校管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、教学管理制度和纳入各级管理人
员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。“四同步”即布置、检查、总结、验收各项教学工作时，要同时布置、检查、总结、验收教学档案工作。 第四条各教学管理和教学业务部门应明确一位负责人分管档案工作，并指定兼职档案员统一管理本部门的教学文件材料，定期整理并按期向学校档案馆移交。第二章归档范围的确定第五条归档材料 1.归档的教学文件材料必须反映学校的教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。 2.归档的教学文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 3.归档的主要内容包括综合管理、招生、学籍变动、学生奖惩决定、毕业生工作以及教学实践、教材等方面材料。具体内容见附件。第六条不归档的文件材料 1.上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件。 2.上级有关教学的未定稿的文件。 3.重份文件。 4.无查考利用价值的事务性临时性文件。 5.非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件。 6.校内其他单位发来的文件。 7.与校外单位交换来的材料。 第三章立卷与归档 第七条收集 1.每年新年伊始，各教学管理部门分管教学档案工作的领导应向本部门的兼职档案员布置收集教学文件材料的任务。 2.教学管理部门应向各院系发放各种文件表格、统一安装教学管
(档案管理)档案管理实施细则(终稿)
关于印发《档案管理实施细则》的通知 各部门、各子公司： 集团公司办公室根据《档案管理实施意见》的要求，针对起草的《档案管理实施细则》与各相关部门和人员进行了反复的沟通、协调，现将修订后的集团公司《档案管理实施细则》印发给你们，请各部门、各相关人员认真学习，严格按照《档案管理实施细则》的要求和标准加强档案管理工作，使我公司的档案管理工作走向规范化轨道。 此通知 附：《档案管理实施细则》 集团公司办公室 2010.5.10
档案管理实施细则 为加强集团公司的档案管理工作，有效地保护和利用档案,维护公司的合法权益，使档案管理规范化，特制定本细则如下： 一、集团公司资料归档范围 凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件资料均属归档范围。 （一）政府机关或行业管理部门（简称职能部门）的文书材料。 1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件； 2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件； 3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话； 4、职能部门对公司各类请示事项的批复； 5、其它相关资料。 （二）公司文件资料 1、公司内部管理文件。包括公司发行的各种标准、规章制度、通知、规定、员工奖励、处罚、公司法律纠纷、公司大事记、工商变更及年检资料等。 2、企业的重大决定文件。包括集团公司董事长、总裁办公会及其相关行政会议等形成的决议或会议纪要等。
3、请示性文件。包括公司针对工程项目向市规划局、国土局、区政府、市建设委员会、市财政局等其他政府部门发出的请示、申请报告、说明、汇报、承诺等。 4、凭证性文件。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 5、证件性文书文件。包括公司证件，如法人营业执照、开发资质证书、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证等；房产五证，如建筑工程施工许可证、工程规划许可证、土地使用权证、用地规划许可证、商品房预售许可证；企业获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书、证明等。 6、报告性文件。包括公司开发项目的可行性研究报告、策划报告书、预测报告、实测报告、检测报告、试验报告、审查报告、勘察报告、审计报告、验资报告等。 7、人力资源资料。包括企业各部门的员工档案，人事任免资料，绩效考核资料，员工培训、学习档案，流程管理资料，离职人员档案，人力资源信息，社会异动资料，其他具有保存价值的资料。 8、土地资料。包括建设用地批准，地籍调查表，土地他项权证明书，建设用地地籍测绘成果，移民拆迁、安置补偿批准文件协议等。
档案管理制度
档案管理制度 一、目的 为了保证我公司档案资料归档的及时性、完整性及档案管理的规范性，特制定本公司档案管理制度。 二、适用范围 适用公司所有招标代理、投标文件资料、造价咨询资料、监理咨询资料以及人事档案管理资料。 三、职责 3.1 行政人事部负责本制度的制定和档案的收集与管理。 3.2 各部门负责人负责本部门有关业务档案的归集、整理，提交行政人事部档案管理人员。 3.3 各部门相关人员负责所从事业务的档案的归集、整理，并提交部门负责人审核，保证档案的完整性，不得遗漏和缺失，及时归档。 3.4 总工办总工程师领全面负责全线的档案管理工作，行政人事是档案管理的职能部门，并设专职档案员，在总工程师的指导下，负责对全线档案管理工作进行指导、监督、检查，组织集中整理工作。 四、管理内容 4.1 档案管理要求及原则 4.1.1 档案管理必须认真执行公司有关各项规章制度，档案管理员要增强法律意识，做到依法照章办事，努力提高政治和业务素质，尽职尽责做好档案管理工作。 4.1.2 管理应坚持集中统一管理的原则，档案管理员应积极收取各种门类和载体的档案资料，存档案室集中统一管理。 4.1.3 装订成册的档案必须按规定立卷，填好案卷目录，然后按不同业务成果类别、载体分别上架保管，并写明载体名称，以便查找利用。 4.1.4 随时保持卷面清洁、整齐、保证档案的完整齐全。 4.1.5 档案管理员必须保证档案安全。档案管理员离开档案室时，必须关停电器，拨掉电源插头，上好门锁，管好钥匙，节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条。 4.1.6 档案管理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次，作好记录，做到账物
档案管理学试题与答案
档案管理学试题及答案 一、填空题 ( 每空 1 分，共 20 分 ) 1.文件的生命周期大致可以分为四个阶段，即文件制作阶段、文件现实使用阶段、文件 ________阶段和文件永久保存阶段。 2.档案的内在联系性，决定了集中在一起的档案才具有 ________功能。 3.馆藏建设的四大原则是 ________原则、效益原则、特色原则和弹性原则。 4.档案法规总的来说，是从 ________和保管期限两个方面，对档案信息的输入、 储存问题进行了规范。 5.归档不仅仅是文件的转手和移交，它是一种具有重大意义的法律性、 ________ 性行动。 6.智能控制是对档案信息更高程度的控制。智能控制的深化有助于导致实体控制 的 ______。 7.档案信息处理语言按其构成原理，可以分为分类法语言、 ________语言和代码 语言等。 8.立档单位必须是具有相对独立 ________，并主要以自己名义对外行文的社会主 体单位。 9.全宗之下、案卷之上的档案实体分类层次，可以称为 " 系列 " ，对" 系列分类表 " 人们一般称其为 ________方案。 10.档案整理首先是从 ________开始的，这是因为档案信息的有机关联性首先是 在这一层次上体现出来的，而且，它也是档案馆 ( 室) 对档案进行日常科学管理的 基本单位。 11.档案著录是对档案文件的内容和形式特征进行分析、选择和 ________的过程。 12.对档案内容所涉及事物的著录所形成的条目，是编制 ________的基础。 13.所谓按事由类同性分类，就是主要按社会职能的 ________类分档案信息。 14.档案检索工具具有存储、检索、 ________档案信息三项功能。 15.我国国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满________年向社会开放。 16.档案展览本身就是提供 ________的现场，利用者可以从中得到较为集中和系 统的材料。 17.档案指南有全宗指南、 ________、专题指南三种。 18.________ 是用来统计档案馆保存的全宗数量，并固定全宗号的登记册。 19.档案统计，从广义上说，包括档案 ________统计、档案管理活动统计和档案 事业统计三方面的内容。 20.借阅服务是应用面最 ________的档案信息服务方式。 二、单项选择题 ( 在每小题的四个备选答案中，选出一个正确答案，并将正确答 案的序号填在题干的括号内。每小题 1 分，共 20 分) 1.所谓馆藏建设就是对文件或档案加以 ( ) ，使之入藏于档案馆 ( 室) 的行为或过程。
教学档案管理制度
教学档案管理制度 教学档案管理工作是教学工作的重要组成部分，教学档案可为学院工作及时准确地提供所需要的资料和数据。档案管理质量直接关系到教学规范化管理的程度，各级教学部门要加强教学档案工作的领导与管理。 一.管理体制 1 ?教学档案分为院、系（部）二级管理，教务处为一级管理，系（部）为二级管理。 2.各系（部）要有一名领导分管档案工作，各级管理应配备一名兼职档案人员具体承担档案管理工作。系（部）可由办公室主任或秘书兼管，统一管理本部门、木系统的教学文件材料，并按期向学院档案室移交档案。 二.档案工作 1.负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、装订、保管有关教学的各类档案及相关资料。 2.教务处归档范围 （1）上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件、计划、规定及各种规章制度、办法等。 （2）综合性教学文件材料。木部门产生与制定的各种教学制度、规定、办法、条例，教师与实训（实验）技术人员基本情况及工作量和教学工作的各种统计表等。
(3)教学教材等方面的材料。包扌4教学计划、方案、教学大纲、各类课程表，教师任课安排，有关专业设置、规划、建设、评估、教改方案、总结。各系各专业教材(含自编教材)使用目录。教材征订申请表、征订材料，教材账、卡、清单，教材建设材料，各系课程的试题库、试卷库等。 (4)学籍管理方面的材料。有关学生名册、成绩、学籍及有关变更材料等。 (5)教学过程监控材料。教学信息反馈材料及分析、总结材料，教学检查资料，教学座谈会记录，教学纪律, 教学调度方面的材料等。 (6)教育研究方而的材料。有关教学质量及教学改革的研讨、经验、计划、总结及调查表等材料；教育科研课题和教学改革项目立项、验收等有关材料；优秀教学成果奖评定的有关材料等。 (7)实践教学方面的材料。包括：实训(实验)教学大纲、计划、课表、实训(实验)指导书；实习(包插基础训练、认识实习、生产实习、专业训练、毕业实习)计划、大纲、实习指导书、实习讲义。院外实习协议书、课程设计、毕业设计的题目、计划；实训(实验)室及实习基地建设规划、论证、评估及各实践教学环节的总结和各类统计表等。